Maildroppa duy trì các biện pháp sau đối với Dữ liệu Cá nhân của Khách hàng. Việc triển khai có thể được điều chỉnh theo trình độ kỹ thuật tiên tiến hiện có mà không làm giảm đáng kể mức độ bảo vệ tổng thể.
1. Tổ chức và quản trị
- trách nhiệm về quyền riêng tư, bảo mật và sự cố được lập thành văn bản;
- nghĩa vụ bảo mật đối với nhân sự được ủy quyền;
- hướng dẫn về quyền riêng tư và bảo mật phù hợp với vai trò và nhiệm vụ;
- việc cấp, thay đổi và thu hồi quyền truy cập nội bộ được kiểm soát;
- việc rà soát nhà cung cấp được lập thành văn bản và các hợp đồng xử lý dữ liệu bắt buộc;
- quy trình xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu, chỉ thị, việc xóa dữ liệu và yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
2. Xác thực và kiểm soát truy cập
- tài khoản được xác thực thông qua Auth0/Okta và giao diện sản phẩm, giao diện quản trị có quyền truy cập giới hạn theo vai trò;
- quyền truy cập nội bộ riêng cho từng cá nhân dựa trên nhu cầu và nguyên tắc đặc quyền tối thiểu;
- bảo vệ quyền truy cập đặc quyền và thông tin bí mật kỹ thuật; Maildroppa không lưu mật khẩu dưới dạng văn bản thuần;
- ghi nhật ký các sự kiện tài khoản và quản trị có liên quan đến bảo mật;
- rà soát dựa trên sự kiện và rủi ro, đồng thời nhanh chóng thu hồi quyền truy cập không còn cần thiết.
3. Bảo mật truyền dữ liệu và thông tin liên lạc
- truyền dữ liệu được mã hóa bằng các kết nối HTTPS/TLS hiện hành;
- bảo vệ API và webhook bằng xác thực hoặc phương thức sử dụng chữ ký/thông tin bí mật khi có hỗ trợ;
- kiểm tra tên miền và người gửi, đồng thời hỗ trợ các phương thức xác thực email thông dụng;
- bảo vệ trước các yêu cầu lạm dụng thông qua các biện pháp kiểm soát proxy, mạng, giới hạn tốc độ và bảo mật.
4. Tách biệt khách hàng và mục đích
- phân tách về mặt logic dữ liệu và quyền truy cập theo tài khoản Khách hàng;
- phân quyền ở phía máy chủ đối với tài nguyên của tài khoản;
- tách biệt vai trò và mục đích đối với vận hành, hỗ trợ, lập hóa đơn và xử lý dữ liệu của Khách hàng;
- không sử dụng Dữ liệu Cá nhân của Khách hàng để quảng cáo cho bên thứ ba hoặc mua bán danh sách.
5. Tính sẵn sàng, khả năng chống chịu và khôi phục
- vận hành ứng dụng cốt lõi trên hạ tầng được kiểm soát tại Đức và lưu trữ dữ liệu đối tượng chính tại EU;
- biện pháp bảo vệ trước các cuộc tấn công mạng và tải do hành vi lạm dụng gây ra;
- giám sát dịch vụ, ghi nhận lỗi và chuyển xử lý lên cấp cao hơn theo quy trình có kiểm soát;
- sao lưu có hạn chế truy cập theo lịch trình được lập thành văn bản;
- quy trình khôi phục có kiểm soát;
- áp dụng lại các bản ghi về việc xóa và hạn chế chưa được thực hiện sau khi khôi phục.
6. Tính toàn vẹn và xử lý an toàn
- kiểm tra kỹ thuật về loại, kích thước và quyền truy cập đối với các tệp tải lên được hỗ trợ;
- triển khai phần mềm có kiểm soát và xử lý các thành phần phụ thuộc/lỗ hổng bảo mật;
- ghi nhật ký lỗi và bảo mật theo nguyên tắc giảm thiểu dữ liệu;
- biện pháp bảo vệ trước việc sửa đổi trái phép thông qua kiểm soát truy cập;
- xử lý thư bị trả lại, khiếu nại, hủy đăng ký và chặn gửi bảo đảm trách nhiệm giải trình.
7. Bảo vệ dữ liệu ngay từ khâu thiết kế
- các trường bắt buộc và hoạt động xử lý được giới hạn theo mục đích; các trường bổ sung của Khách hàng có thể được cấu hình;
- các chức năng xuất, chỉnh sửa, xóa dữ liệu và chặn gửi hỗ trợ các quy trình liên quan đến chủ thể dữ liệu;
- các quy trình đồng ý và đăng ký có thể ghi lại nội dung văn bản, nguồn và dấu thời gian liên quan;
- việc đo lường lượt mở và lượt nhấp được thể hiện dưới dạng tùy chọn cấu hình minh bạch ở những nơi có áp dụng chức năng này;
- dữ liệu chẩn đoán và phân tích được giả danh hóa hoặc giảm thiểu khi có thể.
8. Xóa và lưu giữ dữ liệu
- quy trình xóa trong hệ thống vận hành đối với liên hệ, chiến dịch, quy trình tự động hóa, biểu mẫu, tệp và dữ liệu liên quan của Khách hàng;
- tách biệt hồ sơ lập hóa đơn phải lưu giữ theo luật định với dữ liệu của Khách hàng trong hệ thống vận hành;
- thông tin về chặn gửi và bảo mật được giới hạn và chỉ sử dụng cho mục đích bảo vệ tương ứng;
- xóa dữ liệu trong hệ thống vận hành mà không chậm trễ bất hợp lý sau khi dịch vụ kết thúc và hoàn tất mọi việc hoàn trả đã thỏa thuận; bản sao lưu hết hạn theo chu kỳ sao lưu được lập thành văn bản;
- lập văn bản ghi nhận việc hoàn trả hoặc xóa dữ liệu theo yêu cầu.
9. Quản lý và rà soát sự cố
- quy trình phát hiện, phân loại, khoanh vùng, điều tra, khắc phục và rà soát được lập thành văn bản;
- thông báo cho Khách hàng mà không chậm trễ bất hợp lý sau khi biết về một vi phạm ảnh hưởng đến Dữ liệu Cá nhân của Khách hàng;
- ghi lại diễn biến theo thời gian, hệ thống và dữ liệu bị ảnh hưởng, các biện pháp và tác động đã biết;
- bảo quản chứng cứ với quyền truy cập bị hạn chế;
- định kỳ rà soát hiệu quả và điều chỉnh các biện pháp dựa trên rủi ro.