Maildroppa stosuje następujące środki w odniesieniu do Danych Osobowych Klienta. Sposób ich wdrożenia może ewoluować wraz ze stanem wiedzy technicznej, bez istotnego obniżenia ogólnego poziomu ochrony.
1. Organizacja i zarządzanie
- udokumentowany podział obowiązków dotyczących prywatności, bezpieczeństwa i incydentów;
- zobowiązania upoważnionego personelu do zachowania poufności;
- instrukcje dotyczące prywatności i bezpieczeństwa dostosowane do ról i zadań;
- kontrolowane nadawanie, zmiana i odbieranie wewnętrznych uprawnień dostępu;
- udokumentowana weryfikacja dostawców i wymagane umowy powierzenia przetwarzania danych;
- procedury obsługi żądań osób, których dane dotyczą, poleceń, usuwania danych i żądań organów.
2. Uwierzytelnianie i kontrola dostępu
- uwierzytelnianie kont za pośrednictwem Auth0/Okta oraz ograniczanie dostępu do interfejsów produktu i interfejsów administracyjnych na podstawie ról;
- indywidualny dostęp wewnętrzny zgodnie z potrzebami i zasadą najmniejszych uprawnień;
- ochrona dostępu uprzywilejowanego i sekretów technicznych; Maildroppa nie przechowuje haseł w postaci jawnej;
- rejestrowanie zdarzeń dotyczących kont i czynności administracyjnych istotnych dla bezpieczeństwa;
- przegląd uprawnień dostępu na podstawie zdarzeń i ryzyka oraz niezwłoczne odbieranie uprawnień, które nie są już potrzebne.
3. Bezpieczeństwo transmisji i komunikacji
- szyfrowana transmisja z wykorzystaniem aktualnych połączeń HTTPS/TLS;
- zabezpieczone interfejsy API i webhooki wykorzystujące uwierzytelnianie lub metody oparte na podpisie/sekrecie, tam gdzie są udostępniane;
- weryfikacja domen i nadawców oraz obsługa powszechnie stosowanych metod uwierzytelniania poczty elektronicznej;
- ochrona przed żądaniami stanowiącymi nadużycie za pomocą mechanizmów proxy, kontroli sieci, ograniczania częstotliwości żądań i zabezpieczeń.
4. Rozdzielenie środowisk klientów i celów
- logiczne przypisanie danych i dostępu do kont Klientów;
- autoryzacja dostępu do zasobów konta po stronie serwera;
- rozdzielone role i cele w zakresie utrzymania usługi, wsparcia, rozliczeń i przetwarzania na rzecz Klienta;
- niewykorzystywanie Danych Osobowych Klienta do reklam podmiotów trzecich ani do handlu listami.
5. Dostępność, odporność i odtwarzanie
- działanie podstawowej aplikacji na kontrolowanej infrastrukturze w Niemczech i podstawowe przechowywanie danych obiektowych w UE;
- zabezpieczenia przed atakami sieciowymi i obciążeniem stanowiącym nadużycie;
- monitorowanie usługi, rejestrowanie błędów i kontrolowana eskalacja;
- kopie zapasowe o ograniczonym dostępie tworzone zgodnie z udokumentowanym harmonogramem;
- kontrolowane procedury odtwarzania;
- ponowne uwzględnianie po odtworzeniu danych pozostających do zastosowania wpisów dotyczących usunięcia danych i ograniczenia przetwarzania.
6. Integralność i bezpieczne przetwarzanie
- techniczna weryfikacja typu, rozmiaru i uprawnień dostępu w odniesieniu do obsługiwanych przesyłanych plików;
- kontrolowane wdrażanie oprogramowania oraz zarządzanie zależnościami i podatnościami;
- rejestrowanie błędów i zdarzeń bezpieczeństwa z zachowaniem minimalizacji danych;
- zabezpieczenia przed nieuprawnioną zmianą danych poprzez kontrolę dostępu;
- obsługa odbić wiadomości, skarg, rezygnacji z subskrypcji i wykluczeń z wysyłki z zachowaniem rozliczalności.
7. Uwzględnianie ochrony danych w fazie projektowania
- wymagane pola i przetwarzanie ograniczone do zakresu niezbędnego dla danego celu; możliwość konfiguracji dodatkowych pól Klienta;
- funkcje eksportu, sprostowania, usuwania danych i wykluczania z wysyłki wspierające procesy obsługi praw osób, których dane dotyczą;
- możliwość rejestrowania treści, źródła i odpowiednich znaczników czasu w procesach uzyskiwania zgody i zapisu;
- pomiar otwarć i kliknięć przedstawiony jako przejrzysta opcja konfiguracji tam, gdzie funkcja ta ma zastosowanie;
- pseudonimizacja lub minimalizacja danych diagnostycznych i analitycznych, gdy jest to możliwe.
8. Usuwanie i przechowywanie danych
- operacyjne procesy usuwania kontaktów, kampanii, automatyzacji, formularzy, plików i powiązanych danych Klienta;
- oddzielenie dokumentacji rozliczeniowej wymaganej przepisami od danych operacyjnych Klienta;
- ograniczony zakres informacji dotyczących wykluczeń z wysyłki i bezpieczeństwa, wykorzystywanych wyłącznie do właściwego im celu ochronnego;
- usuwanie danych operacyjnych bez zbędnej zwłoki po zakończeniu świadczenia usługi i zakończeniu ewentualnego uzgodnionego zwrotu; upływ okresu przechowywania kopii zapasowych zgodnie z udokumentowanym cyklem tworzenia kopii zapasowych;
- dokumentowanie zwrotu lub usunięcia danych na żądanie.
9. Zarządzanie incydentami i przegląd
- udokumentowany proces wykrywania, klasyfikacji, ograniczania skutków, badania, usuwania skutków i przeglądu incydentów;
- powiadomienie Klienta bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia dotyczącego Danych Osobowych Klienta;
- rejestrowanie chronologii zdarzeń, systemów i danych objętych incydentem, zastosowanych środków oraz dostępnych informacji o skutkach;
- zabezpieczanie dowodów przy ograniczeniu dostępu;
- okresowy przegląd skuteczności i dostosowywanie środków na podstawie ryzyka.