La guida alla conformità al GDPR per le startup

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è un insieme di norme per le aziende che trattano i dati personali delle persone dello Spazio economico europeo (SEE). Il SEE comprende tutti i Paesi dell'UE, oltre a Islanda, Liechtenstein e Norvegia. Il GDPR è entrato in vigore il 25 maggio 2018.

Il GDPR è considerato la legge sulla protezione dei dati più rigorosa al mondo. Offre alle persone un maggiore controllo sui propri dati personali e stabilisce norme più rigide che le aziende devono seguire quando raccolgono, utilizzano e proteggono tali dati.

Se un'azienda non rispetta queste norme, può essere multata o subire altre sanzioni. La sanzione massima è pari a 20 milioni di euro oppure al 4% del fatturato annuo globale dell'azienda dell'anno precedente, se superiore.

Obblighi ai sensi del GDPR

Quando raccoglie e tratta i dati personali dei cittadini del SEE, un'azienda deve rispettare una serie di obblighi e responsabilità:

1. Prima di lanciare un nuovo prodotto o servizio, dedica del tempo a valutare come raccoglierà, archivierà e utilizzerà i dati personali dei cittadini del SEE. Se necessario, conduci una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati per individuare e mitigare i potenziali rischi per la protezione dei dati personali.
2. Adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali, come la crittografia e l'archiviazione sicura. Assicurati che i tuoi sistemi e servizi siano aggiornati con le patch e gli aggiornamenti di sicurezza più recenti.
3. Quando raccogli dati personali, richiedi solo le informazioni strettamente necessarie per lo scopo specifico per cui saranno utilizzate. Questo ti aiuterà a ridurre al minimo la quantità di dati raccolti e il rischio di violazioni dei dati.
4. Sii trasparente con i tuoi clienti riguardo ai dati personali che raccogli, al motivo per cui li raccogli e al modo in cui saranno utilizzati. Fornisci informazioni chiare sulla protezione dei dati e ottieni il consenso esplicito prima di raccogliere dati personali, salvo che esista un'altra base giuridica per la raccolta.
5. Rispetta il diritto dei tuoi clienti di opporti al trattamento dei loro dati personali e assicurati che siano consapevoli di tale diritto.
6. Nomina un responsabile della protezione dei dati se 20 o più persone trattano regolarmente dati personali, se l'azienda svolge operazioni di trattamento che richiedono una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati o se tratta dati personali per la trasmissione, la trasmissione anonimizzata oppure per ricerche di mercato e di opinione.
7. Se condividi dati personali con terze parti al di fuori del SEE, adotta garanzie adeguate, come le clausole contrattuali tipo del SEE o il Privacy Shield.
8. Utilizza il processo di doppio opt-in quando invii email per assicurarti che i destinatari abbiano dato il loro consenso a riceverle.
9. Mantieni tutti i dati personali accurati e aggiornati e predisponi procedure per aggiornarli quando cambiano.
10. In caso di perdita di dati o violazione della sicurezza, intervieni immediatamente per contenere l'incidente e prevenire ulteriori danni. Predisponi un piano per gestire tali incidenti e informare i clienti e le autorità competenti.
11. In caso di violazione dei dati, informa l'autorità di controllo e i tuoi clienti il prima possibile.
12. Conserva i registri di tutte le attività di trattamento dei dati per poter dimostrare la conformità in caso di audit da parte dell'autorità di controllo.

L'elenco contiene gli obblighi e le responsabilità più importanti che un'azienda deve rispettare ai sensi del GDPR quando raccoglie e tratta i dati personali dei cittadini del SEE.

Tuttavia, in alcuni casi potrebbero esserci ulteriori requisiti da considerare. Ad esempio, potrebbero esistere requisiti specifici per le aziende che operano in determinati settori o trattano particolari tipi di dati personali.

È quindi sempre consigliabile chiedere il parere di un esperto di protezione dei dati o contattare l'autorità di controllo per assicurarsi di rispettare tutte le normative applicabili.

GDPR per le aziende al di fuori del SEE

Sebbene sia noto che le aziende con sede nel SEE debbano rispettare il GDPR, non tutti sanno che anche i Paesi al di fuori del SEE devono rispettarlo in determinate circostanze. Di seguito illustriamo i diversi modi in cui le aziende al di fuori del SEE devono conformarsi.

Raccolta di dati personali nello Spazio economico europeo

Se un'azienda con sede al di fuori del SEE offre beni o servizi a persone nel SEE, oppure ne monitora il comportamento, deve rispettare i requisiti del GDPR quando raccoglie, utilizza e protegge i dati personali delle persone del SEE.

Se un'azienda con sede al di fuori del SEE risulta in violazione del GDPR, le autorità dell'UE dispongono di diversi strumenti per garantirne il rispetto.

Ad esempio, se un'azienda statunitense risulta in violazione del GDPR, le autorità dell'UE potrebbero chiedere l'esecuzione di una sentenza nei confronti di tale azienda in un tribunale statunitense, a seconda della natura della violazione e delle leggi dello Stato in cui ha sede l'azienda.

Inoltre, le autorità dell'UE potrebbero usare altri mezzi per spingere un'azienda al di fuori dello Spazio economico europeo a rispettare il GDPR, ad esempio bloccando l'accesso dell'azienda al mercato dell'UE o esponendola pubblicamente al biasimo.

Tuttavia, è improbabile che l'UE imponga immediatamente sanzioni a una piccola azienda che viola il GDPR. Ciononostante, anche per le piccole aziende al di fuori del SEE può essere vantaggioso rispettare il GDPR. Questo perché la conformità al GDPR può offrire alle startup migliori opportunità commerciali, consentendo loro di collaborare con altre aziende che rispettano a loro volta il GDPR.

Oltre al rischio di multe e altre sanzioni, le startup possono anche subire danni alla reputazione se risultano in violazione del GDPR. Ciò potrebbe rendere più difficile fare affari nel SEE e influire anche sulla loro attività a livello internazionale.

Le aziende conformi al GDPR possono risultare più attraenti per clienti e partner, poiché dimostrano il proprio impegno a proteggere i dati personali e a rispettare la privacy delle persone.

Nel complesso, il GDPR rappresenta uno sviluppo significativo per le startup che trattano i dati personali delle persone nel SEE e avrà un impatto rilevante sul modo in cui queste startup raccolgono, utilizzano e proteggono tali dati.

Le startup al di fuori del SEE dovranno prestare particolare attenzione ai propri obblighi ai sensi del GDPR e adottare misure per garantire la conformità, così da evitare il rischio di multe e altre sanzioni, oltre ai danni alla reputazione.

E se non raccogli dati nel SEE?

Vale la pena notare che, anche se una startup al di fuori del SEE attualmente non offre beni o servizi a persone nel SEE e non ne monitora il comportamento, potrebbe comunque essere consigliabile adottare il GDPR.

Questo perché il GDPR è uno standard globale per la protezione dei dati e l'adozione del GDPR può aiutare una startup a affermarsi come azienda affidabile e rispettabile, che attribuisce valore alla privacy dei propri clienti e partner.

Il GDPR nel Regno Unito (UK)

Dopo l'uscita del Regno Unito dall'UE, il 1° gennaio 2021, il GDPR non era più applicabile nel Paese. Tuttavia, le norme del GDPR sono state integrate direttamente nel diritto britannico come UK-GDPR, quindi tutto ciò che è stato discusso sopra riguardo al GDPR si applica anche al Regno Unito.

Come creare un modulo di iscrizione conforme al GDPR nell'app Maildroppa

Maildroppa è un'app di email marketing e ti consente di creare moduli di iscrizione personalizzati, tramite i quali i potenziali clienti possono iscriversi per ricevere regolarmente informazioni o newsletter da te.

Puoi definire liberamente quali informazioni sono necessarie per la registrazione. Ad esempio, nome e cognome, data di nascita e nazionalità del potenziale cliente. Si tratta, naturalmente, di dati personali.

Se non escludi tecnicamente gli europei dalla possibilità di visitare il tuo sito web e compilare il modulo di iscrizione, sei soggetto al GDPR, anche se la tua azienda si trova al di fuori dello Spazio economico europeo.

Maildroppa, tuttavia, ti rende estremamente facile rispettare il GDPR. Puoi impostare se i clienti che desiderano iscriversi alla tua lista debbano sempre o mai visualizzare e firmare l'accordo sul trattamento dei dati, oppure puoi impostare che solo i clienti dell'UE, del Regno Unito e della Svizzera debbano prestare il proprio consenso tramite il modulo di consenso GDPR.

In qualità di azienda, devi informare i tuoi clienti sui tipi di dati che raccogli, sul motivo per cui li raccogli e sul modo in cui vengono archiviati e trattati. Poiché ogni azienda è diversa, i dati raccolti e il modo in cui vengono utilizzati possono variare. È importante che tu, in quanto titolare dell'azienda, sia trasparente con i tuoi clienti riguardo alle tue pratiche relative ai dati e rispetti le normative GDPR.

Maildroppa, in qualità di fornitore di servizi, comprende questa responsabilità: per questo offriamo una funzione che consente di personalizzare il modulo di consenso GDPR in base alle tue esigenze specifiche. La nostra app salva inoltre il testo del modulo di consenso GDPR accettato da un iscritto, fornendoti una prova dell'accordo anche a distanza di anni.

Un altro requisito del GDPR è che i clienti debbano effettuare il doppio opt-in per la tua newsletter. Questo garantisce che ricevano informazioni da te solo i clienti che hanno prestato il loro consenso esplicito, come indicato nella tua informativa GDPR. Poiché il doppio opt-in è il comportamento predefinito di Maildroppa, non è necessario adottare ulteriori misure.

Riepilogo

In sintesi, il GDPR è un insieme di normative applicabili alle aziende che trattano i dati personali delle persone nel SEE. Il GDPR offre alle persone un maggiore controllo sui propri dati personali e impone norme più rigide sul modo in cui le aziende possono raccogliere, utilizzare e proteggere tali dati.

Le startup nel SEE dovranno adottare misure per garantire la conformità al GDPR, così da evitare il rischio di multe e altre sanzioni, oltre ai danni alla reputazione.

Anche le startup al di fuori dell'UE dovranno garantire la conformità al GDPR se offrono beni o servizi a persone nell'UE oppure ne monitorano il comportamento. Sebbene sia improbabile che l'UE imponga immediatamente sanzioni a ogni piccola azienda che viola il GDPR, le autorità dell'UE dispongono di diversi strumenti per garantirne il rispetto.

Se una startup desidera affermarsi come azienda affidabile e rispettabile, che attribuisce valore alla privacy dei propri clienti e partner, può essere vantaggioso adottare il GDPR, anche se non ha sede nell'UE né intrattiene rapporti con persone all'interno dell'UE. Infine, è importante ricordare che, sebbene il Regno Unito abbia lasciato l'UE, il GDPR continua ad applicarsi sotto forma di UK-GDPR.