Οδηγός συμμόρφωσης με τον GDPR για startups

Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (GDPR) είναι ένα σύνολο κανόνων για εταιρείες που διαχειρίζονται προσωπικά δεδομένα φυσικών προσώπων του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ). Ο ΕΟΧ περιλαμβάνει όλες τις χώρες της ΕΕ, καθώς και την Ισλανδία, το Λιχτενστάιν και τη Νορβηγία. Ο GDPR τέθηκε σε ισχύ στις 25 Μαΐου 2018.

Ο GDPR θεωρείται ο αυστηρότερος νόμος για την προστασία δεδομένων στον κόσμο. Παρέχει στα φυσικά πρόσωπα μεγαλύτερο έλεγχο στα προσωπικά τους δεδομένα και θέτει αυστηρότερους κανόνες που πρέπει να ακολουθούν οι εταιρείες κατά τη συλλογή, χρήση και προστασία αυτών των δεδομένων.

Αν μια εταιρεία δεν ακολουθεί αυτούς τους κανόνες, μπορεί να της επιβληθεί πρόστιμο ή άλλες κυρώσεις. Το μέγιστο πρόστιμο είναι είτε 20 εκατομμύρια ευρώ είτε το 4% του παγκόσμιου ετήσιου κύκλου εργασιών της εταιρείας για το προηγούμενο έτος, όποιο είναι υψηλότερο.

Υποχρεώσεις βάσει του GDPR

Υπάρχει μια σειρά από υποχρεώσεις και ευθύνες που πρέπει να τηρεί μια εταιρεία όταν συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα πολιτών του ΕΟΧ:

1. Πριν λανσάρετε ένα νέο προϊόν ή υπηρεσία, αφιερώστε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε πώς θα συλλέγει, αποθηκεύει και χρησιμοποιεί προσωπικά δεδομένα πολιτών του ΕΟΧ. Αν είναι απαραίτητο, πραγματοποιήστε εκτίμηση αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων, ώστε να εντοπίσετε και να μετριάσετε πιθανούς κινδύνους για την προστασία των προσωπικών δεδομένων.
2. Εφαρμόστε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, όπως κρυπτογράφηση και ασφαλή αποθήκευση. Βεβαιωθείτε ότι τα συστήματα και οι υπηρεσίες σας είναι ενημερωμένα με τις πιο πρόσφατες διορθώσεις και ενημερώσεις ασφαλείας.
3. Κατά τη συλλογή προσωπικών δεδομένων, ζητάτε μόνο τις πληροφορίες που είναι απολύτως απαραίτητες για τον συγκεκριμένο σκοπό για τον οποίο θα χρησιμοποιηθούν. Αυτό θα σας βοηθήσει να περιορίσετε την ποσότητα των δεδομένων που συλλέγετε και να μειώσετε τον κίνδυνο παραβιάσεων δεδομένων.
4. Να είστε διαφανείς με τους πελάτες σας σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγετε, τους λόγους συλλογής τους και τον τρόπο χρήσης τους. Παρέχετε σαφείς πληροφορίες σχετικά με την προστασία δεδομένων και λάβετε ρητή συγκατάθεση πριν από τη συλλογή προσωπικών δεδομένων, εκτός αν υπάρχει άλλη νομική βάση για τη συλλογή τους.
5. Σεβαστείτε το δικαίωμα των πελατών σας να αντιταχθούν στην επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων και βεβαιωθείτε ότι γνωρίζουν αυτό το δικαίωμα.
6. Ορίστε υπεύθυνο προστασίας δεδομένων αν 20 ή περισσότερα άτομα επεξεργάζονται τακτικά προσωπικά δεδομένα ή αν η εταιρεία πραγματοποιεί πράξεις επεξεργασίας δεδομένων που απαιτούν εκτίμηση αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων ή επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα για διαβίβαση, ανώνυμη διαβίβαση ή έρευνα αγοράς και κοινής γνώμης.
7. Αν κοινοποιείτε προσωπικά δεδομένα σε τρίτους εκτός ΕΟΧ, εφαρμόστε κατάλληλες δικλίδες ασφαλείας, όπως τις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες του ΕΟΧ ή το Privacy Shield.
8. Χρησιμοποιείτε τη διαδικασία διπλής συγκατάθεσης κατά την αποστολή email, ώστε να βεβαιώνεστε ότι οι παραλήπτες έχουν συναινέσει στη λήψη τους.
9. Διατηρείτε όλα τα προσωπικά δεδομένα ακριβή και επικαιροποιημένα και εφαρμόζετε διαδικασίες για την ενημέρωσή τους όταν αλλάζουν.
10. Αν προκύψει απώλεια δεδομένων ή παραβίαση ασφάλειας, ενεργήστε άμεσα για να περιορίσετε το περιστατικό και να αποτρέψετε περαιτέρω ζημία. Διαθέτετε σχέδιο για τον τρόπο διαχείρισης τέτοιων περιστατικών και ενημέρωσης των πελατών και των αρμόδιων αρχών.
11. Σε περίπτωση παραβιάσεων δεδομένων, ενημερώστε την εποπτική αρχή και τους πελάτες σας το συντομότερο δυνατό.
12. Τηρείτε αρχεία όλων των δραστηριοτήτων επεξεργασίας δεδομένων, ώστε να μπορείτε να αποδεικνύετε τη συμμόρφωσή σας σε περίπτωση ελέγχου από την εποπτική αρχή.

Η λίστα περιλαμβάνει τις σημαντικότερες υποχρεώσεις και ευθύνες που πρέπει να τηρεί μια εταιρεία βάσει του GDPR όταν συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα πολιτών του ΕΟΧ.

Ωστόσο, είναι πιθανό σε ορισμένες περιπτώσεις να πρέπει να ληφθούν υπόψη πρόσθετες απαιτήσεις. Για παράδειγμα, μπορεί να υπάρχουν ειδικές απαιτήσεις για εταιρείες που δραστηριοποιούνται σε συγκεκριμένους κλάδους ή επεξεργάζονται συγκεκριμένους τύπους προσωπικών δεδομένων.

Επομένως, συνιστάται πάντα να ζητάτε συμβουλές από ειδικό στην προστασία δεδομένων ή να επικοινωνείτε με την εποπτική αρχή, ώστε να διασφαλίζετε τη συμμόρφωση με όλους τους ισχύοντες κανονισμούς.

GDPR για εταιρείες εκτός ΕΟΧ

Παρότι είναι ευρέως γνωστό ότι οι εταιρείες που εδρεύουν στον ΕΟΧ πρέπει να συμμορφώνονται με τον GDPR, δεν γνωρίζουν όλοι ότι και οι χώρες εκτός ΕΟΧ πρέπει να συμμορφώνονται με τον GDPR υπό ορισμένες προϋποθέσεις. Παρακάτω παρουσιάζουμε τους διαφορετικούς τρόπους με τους οποίους πρέπει να συμμορφώνονται οι εταιρείες εκτός ΕΟΧ.

Συλλογή προσωπικών δεδομένων στον Ευρωπαϊκό Οικονομικό Χώρο

Αν μια εταιρεία με έδρα εκτός ΕΟΧ προσφέρει προϊόντα ή υπηρεσίες σε φυσικά πρόσωπα στον ΕΟΧ ή παρακολουθεί τη συμπεριφορά τους, πρέπει να συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του GDPR κατά τη συλλογή, χρήση και προστασία των προσωπικών δεδομένων φυσικών προσώπων του ΕΟΧ.

Αν διαπιστωθεί ότι εταιρεία με έδρα εκτός ΕΟΧ παραβιάζει τον GDPR, οι αρχές της ΕΕ διαθέτουν αρκετά μέσα για να διασφαλίσουν τη συμμόρφωση με τον GDPR.

Για παράδειγμα, αν διαπιστωθεί ότι μια εταιρεία των ΗΠΑ παραβιάζει τον GDPR, οι αρχές της ΕΕ θα μπορούσαν να ζητήσουν την εκτέλεση δικαστικής απόφασης εναντίον της εν λόγω εταιρείας σε δικαστήριο των ΗΠΑ, ανάλογα με τη φύση της παραβίασης και τη νομοθεσία της πολιτείας στην οποία βρίσκεται η εταιρεία.

Επιπλέον, οι αρχές της ΕΕ ενδέχεται να χρησιμοποιήσουν και άλλα μέσα για να πιέσουν μια εταιρεία εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου να συμμορφωθεί με τον GDPR, όπως να αποκλείσουν την πρόσβασή της στην αγορά της ΕΕ ή να τη διαπομπεύσουν δημόσια.

Ωστόσο, είναι απίθανο η ΕΕ να επιβάλει αμέσως κυρώσεις σε οποιαδήποτε μικρή εταιρεία παραβιάζει τον GDPR. Παρ’ όλα αυτά, ακόμη και για μικρές εταιρείες εκτός ΕΟΧ, η συμμόρφωση με τον GDPR μπορεί να είναι επωφελής. Αυτό συμβαίνει επειδή η συμμόρφωση με τον GDPR μπορεί να προσφέρει στις startups καλύτερες επιχειρηματικές ευκαιρίες, καθώς μπορούν να συνεργάζονται με άλλες εταιρείες που επίσης συμμορφώνονται με τον GDPR.

Εκτός από τον κίνδυνο προστίμων και άλλων κυρώσεων, οι startups μπορεί να αντιμετωπίσουν και ζημία στη φήμη τους αν διαπιστωθεί ότι παραβιάζουν τον GDPR. Αυτό θα μπορούσε να δυσκολέψει τη δραστηριοποίησή τους στον ΕΟΧ και να επηρεάσει επίσης τη διεθνή επιχειρηματική τους δραστηριότητα.

Οι εταιρείες που συμμορφώνονται με τον GDPR μπορεί να είναι πιο ελκυστικές στους πελάτες και τους συνεργάτες, καθώς αποδεικνύουν τη δέσμευσή τους στην προστασία των προσωπικών δεδομένων και τον σεβασμό της ιδιωτικότητας των φυσικών προσώπων.

Συνολικά, ο GDPR αποτελεί σημαντική εξέλιξη για τις startups που διαχειρίζονται τα προσωπικά δεδομένα φυσικών προσώπων στον ΕΟΧ και θα επηρεάσει σημαντικά τον τρόπο με τον οποίο αυτές οι startups συλλέγουν, χρησιμοποιούν και προστατεύουν τα δεδομένα.

Οι startups εκτός ΕΟΧ θα πρέπει να είναι ιδιαίτερα προσεκτικές ως προς τις υποχρεώσεις τους βάσει του GDPR και να λάβουν μέτρα για να διασφαλίσουν τη συμμόρφωσή τους, προκειμένου να αποφύγουν τον κίνδυνο προστίμων και άλλων κυρώσεων, καθώς και τη ζημία στη φήμη τους.

Τι γίνεται αν δεν συλλέγετε δεδομένα στον ΕΟΧ;

Αξίζει να σημειωθεί ότι ακόμη και αν μια startup εκτός ΕΟΧ δεν προσφέρει επί του παρόντος προϊόντα ή υπηρεσίες σε φυσικά πρόσωπα στον ΕΟΧ ούτε παρακολουθεί τη συμπεριφορά τους, μπορεί και πάλι να συνιστάται η εφαρμογή του GDPR.

Αυτό συμβαίνει επειδή ο GDPR αποτελεί παγκόσμιο πρότυπο προστασίας δεδομένων και η εφαρμογή του GDPR μπορεί να βοηθήσει μια startup να καθιερωθεί ως αξιόπιστη εταιρεία που εκτιμά την ιδιωτικότητα των πελατών και των συνεργατών της.

Ο GDPR στο Ηνωμένο Βασίλειο (UK)

Μετά την αποχώρηση του Ηνωμένου Βασιλείου από την ΕΕ την 1η Ιανουαρίου 2021, ο GDPR δεν εφαρμοζόταν πλέον στη χώρα. Ωστόσο, οι κανόνες του GDPR ενσωματώθηκαν απευθείας στη νομοθεσία του Ηνωμένου Βασιλείου ως UK-GDPR, επομένως όλα όσα αναφέρθηκαν παραπάνω σχετικά με τον GDPR ισχύουν και για το Ηνωμένο Βασίλειο.

Πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα εγγραφής συμβατή με τον GDPR στην εφαρμογή Maildroppa

Το Maildroppa είναι μια εφαρμογή email marketing που σας επιτρέπει να δημιουργείτε προσαρμοσμένες φόρμες εγγραφής, μέσω των οποίων οι υποψήφιοι πελάτες μπορούν να εγγραφούν για να λαμβάνουν τακτικές ενημερώσεις ή ενημερωτικά δελτία από εσάς.

Μπορείτε να ορίσετε ελεύθερα ποιες πληροφορίες απαιτούνται για την εγγραφή. Για παράδειγμα, θα μπορούσαν να απαιτούνται το όνομα και το επώνυμο, η ημερομηνία γέννησης και η εθνικότητα του υποψήφιου πελάτη. Αυτά είναι, φυσικά, προσωπικά δεδομένα.

Αν δεν αποκλείσετε τεχνικά τους Ευρωπαίους από την επίσκεψη στον ιστότοπό σας και τη συμπλήρωση της φόρμας εγγραφής σας, υπόκειστε στον GDPR, ακόμη και αν η εταιρεία σας βρίσκεται εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου.

Το Maildroppa, ωστόσο, σας διευκολύνει σημαντικά να συμμορφωθείτε με τον GDPR. Μπορείτε να ορίσετε αν οι πελάτες που θέλουν να εγγραφούν στη λίστα σας πρέπει πάντα ή ποτέ να βλέπουν και να υπογράφουν τη συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων ή να ορίσετε ότι μόνο οι πελάτες από την ΕΕ, το Ηνωμένο Βασίλειο και την Ελβετία πρέπει να δίνουν τη συγκατάθεσή τους στη φόρμα συγκατάθεσης GDPR.

Ως επιχείρηση, πρέπει να ενημερώνετε τους πελάτες σας σχετικά με τους τύπους δεδομένων που συλλέγετε, τους λόγους συλλογής τους και τον τρόπο αποθήκευσης και επεξεργασίας τους. Επειδή κάθε εταιρεία είναι διαφορετική, τα δεδομένα που συλλέγει και ο τρόπος χρήσης τους μπορεί να διαφέρουν. Είναι σημαντικό, ως ιδιοκτήτης της επιχείρησης, να είστε διαφανείς με τους πελάτες σας σχετικά με τις πρακτικές σας για τα δεδομένα και να συμμορφώνεστε με τους κανονισμούς του GDPR.

Το Maildroppa, ως πάροχος υπηρεσιών, κατανοεί αυτή την ευθύνη — γι’ αυτό προσφέρουμε μια λειτουργία προσαρμογής της φόρμας συγκατάθεσης GDPR στις δικές σας απαιτήσεις. Η εφαρμογή μας αποθηκεύει επίσης τη διατύπωση της φόρμας συγκατάθεσης GDPR με την οποία συμφώνησε ένας συνδρομητής, παρέχοντάς σας αποδεικτικό της συμφωνίας ακόμη και χρόνια αργότερα.

Μια ακόμη απαίτηση του GDPR είναι οι πελάτες να κάνουν διπλή επιβεβαίωση εγγραφής στο ενημερωτικό δελτίο σας. Αυτό διασφαλίζει ότι μόνο οι πελάτες που έχουν δώσει τη ρητή συγκατάθεσή τους για να λαμβάνουν πληροφορίες από εσάς, σύμφωνα με τη δήλωση GDPR, το κάνουν. Εφόσον η διπλή επιβεβαίωση εγγραφής είναι η προεπιλεγμένη συμπεριφορά του Maildroppa, δεν χρειάζεται να λάβετε επιπλέον μέτρα.

Περίληψη

Συνοπτικά, ο GDPR είναι ένα σύνολο κανονισμών που εφαρμόζονται σε εταιρείες οι οποίες διαχειρίζονται τα προσωπικά δεδομένα φυσικών προσώπων στον ΕΟΧ. Ο GDPR παρέχει στα φυσικά πρόσωπα μεγαλύτερο έλεγχο στα προσωπικά τους δεδομένα και επιβάλλει αυστηρότερους κανόνες σχετικά με τον τρόπο συλλογής, χρήσης και προστασίας αυτών των δεδομένων από τις εταιρείες.

Οι startups στον ΕΟΧ θα πρέπει να λάβουν μέτρα για να διασφαλίσουν τη συμμόρφωσή τους με τον GDPR, προκειμένου να αποφύγουν τον κίνδυνο προστίμων και άλλων κυρώσεων, καθώς και τη ζημία στη φήμη τους.

Οι startups εκτός ΕΕ θα πρέπει επίσης να διασφαλίσουν τη συμμόρφωσή τους με τον GDPR, αν προσφέρουν προϊόντα ή υπηρεσίες σε φυσικά πρόσωπα στην ΕΕ ή παρακολουθούν τη συμπεριφορά τους. Αν και είναι απίθανο η ΕΕ να επιβάλει αμέσως κυρώσεις σε κάθε μικρή εταιρεία που παραβιάζει τον GDPR, οι αρχές της ΕΕ διαθέτουν αρκετά μέσα για να διασφαλίσουν τη συμμόρφωση.

Αν μια startup θέλει να καθιερωθεί ως αξιόπιστη εταιρεία που εκτιμά την ιδιωτικότητα των πελατών και των συνεργατών της, μπορεί να είναι επωφελές να εφαρμόσει τον GDPR, ακόμη και αν δεν εδρεύει στην ΕΕ ή δεν συναλλάσσεται με φυσικά πρόσωπα εντός της ΕΕ. Τέλος, είναι σημαντικό να θυμάστε ότι, παρόλο που το Ηνωμένο Βασίλειο αποχώρησε από την ΕΕ, ο GDPR εξακολουθεί να εφαρμόζεται εκεί με τη μορφή του UK-GDPR.