คู่มือการปฏิบัติตาม GDPR สำหรับสตาร์ทอัพ

กฎระเบียบคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR) คือชุดกฎสำหรับบริษัทที่จัดการข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลในเขตเศรษฐกิจยุโรป (EEA) EEA ประกอบด้วยประเทศสมาชิกสหภาพยุโรปทั้งหมด รวมถึงไอซ์แลนด์ ลิกเตนสไตน์ และนอร์เวย์ GDPR มีผลบังคับใช้เมื่อวันที่ 25 พฤษภาคม 2018

GDPR ถือเป็นกฎหมายคุ้มครองข้อมูลที่เข้มงวดที่สุดในโลก โดยให้บุคคลมีอำนาจควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลของตนเองมากขึ้น และกำหนดกฎที่เข้มงวดยิ่งขึ้นให้บริษัทปฏิบัติตามเมื่อรวบรวม ใช้ และปกป้องข้อมูลดังกล่าว

หากบริษัทไม่ปฏิบัติตามกฎเหล่านี้ บริษัทอาจถูกปรับหรือได้รับบทลงโทษอื่น ๆ ค่าปรับสูงสุดคือ 20 ล้านยูโร หรือ 4% ของรายได้รวมทั่วโลกประจำปีของบริษัทในปีก่อนหน้า แล้วแต่จำนวนใดจะสูงกว่า

หน้าที่ภายใต้ GDPR

บริษัทมีหน้าที่และความรับผิดชอบหลายประการที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อรวบรวมและประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลจากพลเมือง EEA:

1. ก่อนเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ ควรใช้เวลาพิจารณาว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการดังกล่าวจะรวบรวม จัดเก็บ และใช้ข้อมูลส่วนบุคคลจากพลเมือง EEA อย่างไร หากจำเป็น ให้ดำเนินการประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูล เพื่อระบุและลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นต่อการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
2. ใช้มาตรการทางเทคนิคและมาตรการด้านองค์กรที่เหมาะสมเพื่อปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล เช่น การเข้ารหัสและการจัดเก็บอย่างปลอดภัย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบและบริการของคุณได้รับการอัปเดตด้วยแพตช์และการอัปเดตด้านความปลอดภัยล่าสุดอยู่เสมอ
3. เมื่อรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล ให้ขอเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นอย่างเคร่งครัดสำหรับวัตถุประสงค์เฉพาะที่จะนำไปใช้เท่านั้น วิธีนี้จะช่วยลดปริมาณข้อมูลที่คุณรวบรวมและลดความเสี่ยงจากการรั่วไหลของข้อมูล
4. มีความโปร่งใสกับลูกค้าเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลที่คุณรวบรวม เหตุผลที่รวบรวม และวิธีการนำไปใช้ ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลอย่างชัดเจน และขอความยินยอมโดยชัดแจ้งก่อนรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล เว้นแต่จะมีฐานทางกฎหมายอื่นสำหรับการรวบรวม
5. เคารพสิทธิของลูกค้าในการคัดค้านการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของตนเอง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าทราบถึงสิทธินี้
6. แต่งตั้งเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูล หากมีบุคคล 20 คนขึ้นไปที่ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลเป็นประจำ หรือหากบริษัทดำเนินการประมวลผลข้อมูลที่ต้องมีการประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูล หรือประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อการส่งต่อ การส่งต่อแบบไม่ระบุตัวตน หรือการวิจัยตลาดและความคิดเห็น
7. หากคุณแบ่งปันข้อมูลส่วนบุคคลกับบุคคลที่สามนอก EEA ให้จัดทำมาตรการคุ้มครองที่เหมาะสม เช่น ข้อสัญญามาตรฐานของ EEA หรือ Privacy Shield
8. ใช้กระบวนการยืนยันตัวตนแบบ double opt-in เมื่อส่งอีเมล เพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับได้ให้ความยินยอมในการรับอีเมล
9. รักษาข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดให้ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน และมีกระบวนการสำหรับอัปเดตข้อมูลเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง
10. หากเกิดการสูญหายของข้อมูลหรือการละเมิดความปลอดภัย ให้ดำเนินการทันทีเพื่อควบคุมเหตุการณ์และป้องกันความเสียหายเพิ่มเติม จัดทำแผนรับมือเหตุการณ์ดังกล่าว รวมถึงวิธีแจ้งลูกค้าและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
11. ในกรณีเกิดการละเมิดข้อมูล ให้แจ้งหน่วยงานกำกับดูแลและลูกค้าโดยเร็วที่สุด
12. เก็บบันทึกกิจกรรมการประมวลผลข้อมูลทั้งหมด เพื่อให้สามารถแสดงหลักฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ในกรณีที่หน่วยงานกำกับดูแลเข้าตรวจสอบ

รายการนี้ประกอบด้วยหน้าที่และความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดที่บริษัทต้องปฏิบัติตามภายใต้ GDPR เมื่อรวบรวมและประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของพลเมือง EEA

อย่างไรก็ตาม ในบางกรณีอาจมีข้อกำหนดเพิ่มเติมที่ต้องพิจารณา ตัวอย่างเช่น อาจมีข้อกำหนดเฉพาะสำหรับบริษัทที่ดำเนินงานในอุตสาหกรรมบางประเภท หรือประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลบางประเภท

ดังนั้น จึงควรขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญด้านการคุ้มครองข้อมูลหรือติดต่อหน่วยงานกำกับดูแล เพื่อให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

GDPR สำหรับบริษัทนอก EEA

แม้จะเป็นที่ทราบกันดีว่าบริษัทที่ตั้งอยู่ใน EEA จำเป็นต้องปฏิบัติตาม GDPR แต่ไม่ใช่ทุกคนที่ทราบว่าประเทศนอก EEA ก็อาจต้องปฏิบัติตาม GDPR ในบางกรณีเช่นกัน ด้านล่างนี้เราได้สรุปแนวทางต่าง ๆ ที่บริษัทนอก EEA ต้องปฏิบัติตาม GDPR ไว้แล้ว

การรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลในเขตเศรษฐกิจยุโรป

หากบริษัทที่ตั้งอยู่นอก EEA นำเสนอสินค้าหรือบริการแก่บุคคลใน EEA หรือเฝ้าติดตามพฤติกรรมของบุคคลดังกล่าว บริษัทนั้นต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดของ GDPR เมื่อรวบรวม ใช้ และปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลใน EEA

หากพบว่าบริษัทที่ตั้งอยู่นอก EEA ละเมิด GDPR หน่วยงานของสหภาพยุโรปมีเครื่องมือหลายอย่างเพื่อบังคับให้ปฏิบัติตาม GDPR

ตัวอย่างเช่น หากพบว่าบริษัทสหรัฐฯ ละเมิด GDPR หน่วยงานของสหภาพยุโรปอาจขอให้ศาลสหรัฐฯ บังคับใช้คำพิพากษาต่อบริษัทดังกล่าวได้ โดยขึ้นอยู่กับลักษณะของการละเมิดและกฎหมายของรัฐที่บริษัทตั้งอยู่

นอกจากนี้ หน่วยงานของสหภาพยุโรปอาจใช้วิธีอื่นเพื่อกดดันบริษัทนอกเขตเศรษฐกิจยุโรปให้ปฏิบัติตาม GDPR เช่น ปิดกั้นการเข้าถึงตลาดสหภาพยุโรปของบริษัท หรือประณามบริษัทต่อสาธารณะ

อย่างไรก็ตาม เป็นไปได้ยากที่สหภาพยุโรปจะกำหนดบทลงโทษกับบริษัทขนาดเล็กทันทีหากบริษัทละเมิด GDPR ถึงกระนั้น แม้แต่บริษัทขนาดเล็กนอก EEA ก็อาจได้รับประโยชน์จากการปฏิบัติตาม GDPR เนื่องจากการปฏิบัติตาม GDPR สามารถสร้างโอกาสทางธุรกิจที่ดีขึ้นให้กับสตาร์ทอัพ เพราะสามารถทำงานร่วมกับบริษัทอื่น ๆ ที่ปฏิบัติตาม GDPR ได้

นอกเหนือจากความเสี่ยงต่อค่าปรับและบทลงโทษอื่น ๆ แล้ว สตาร์ทอัพอาจเผชิญความเสียหายต่อชื่อเสียงหากพบว่าละเมิด GDPR ซึ่งอาจทำให้การทำธุรกิจใน EEA ยากขึ้น และอาจส่งผลกระทบต่อธุรกิจในระดับสากลด้วย

บริษัทที่ปฏิบัติตาม GDPR อาจดึงดูดลูกค้าและพันธมิตรได้มากกว่า เนื่องจากแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลและเคารพความเป็นส่วนตัวของบุคคล

โดยรวมแล้ว GDPR ถือเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญสำหรับสตาร์ทอัพที่จัดการข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลใน EEA และจะส่งผลอย่างมากต่อวิธีที่สตาร์ทอัพเหล่านี้รวบรวม ใช้ และปกป้องข้อมูลดังกล่าว

สตาร์ทอัพนอก EEA จำเป็นต้องใส่ใจหน้าที่ภายใต้ GDPR เป็นพิเศษ และดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามข้อกำหนด เพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงจากค่าปรับและบทลงโทษอื่น ๆ รวมถึงความเสียหายต่อชื่อเสียง

หากคุณไม่ได้รวบรวมข้อมูลใน EEA ล่ะ?

ควรทราบว่าแม้สตาร์ทอัพนอก EEA จะยังไม่ได้เสนอสินค้าหรือบริการแก่บุคคลใน EEA หรือเฝ้าติดตามพฤติกรรมของบุคคลใน EEA ในปัจจุบัน การนำ GDPR มาใช้ก็ยังอาจเป็นสิ่งที่ควรทำ

นั่นเป็นเพราะ GDPR คือมาตรฐานสากลด้านการคุ้มครองข้อมูล และ การนำ GDPR มาใช้สามารถช่วยให้สตาร์ทอัพสร้างภาพลักษณ์ของตนเองในฐานะบริษัทที่มีชื่อเสียงและน่าเชื่อถือ ซึ่งให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัวของลูกค้าและพันธมิตร

GDPR ในสหราชอาณาจักร (UK)

หลังจากสหราชอาณาจักรออกจากสหภาพยุโรปเมื่อวันที่ 1 มกราคม 2021 GDPR ก็ไม่ใช้บังคับในประเทศอีกต่อไป อย่างไรก็ตาม กฎของ GDPR ถูกนำมาบัญญัติไว้โดยตรงในกฎหมายของสหราชอาณาจักรในชื่อ UK-GDPR ดังนั้นทุกสิ่งที่กล่าวไว้ข้างต้นเกี่ยวกับ GDPR จึงใช้กับสหราชอาณาจักรด้วย

วิธีสร้างแบบฟอร์มสมัครสมาชิกที่สอดคล้องกับ GDPR ในแอป Maildroppa

Maildroppa คือแอปการตลาดผ่านอีเมล ที่ช่วยให้คุณสร้างแบบฟอร์มสมัครสมาชิกแบบกำหนดเอง ซึ่งผู้สนใจสามารถสมัครเพื่อรับข้อมูลหรือจดหมายข่าวจากคุณเป็นประจำได้

คุณสามารถกำหนดได้อย่างอิสระว่าต้องใช้ข้อมูลใดในการสมัคร ตัวอย่างเช่น ชื่อและนามสกุล วันเกิด และสัญชาติของผู้สนใจ ข้อมูลเหล่านี้ถือเป็นข้อมูลส่วนบุคคลแน่นอน

หากคุณไม่ได้กีดกันผู้ใช้งานจากยุโรปในทางเทคนิคไม่ให้เข้าชมเว็บไซต์และกรอกแบบฟอร์มสมัครสมาชิก คุณจะอยู่ภายใต้ GDPR แม้ว่าบริษัทของคุณจะตั้งอยู่นอกเขตเศรษฐกิจยุโรปก็ตาม

อย่างไรก็ตาม Maildroppa ช่วยให้คุณปฏิบัติตาม GDPR ได้อย่างง่ายดายอย่างยิ่ง คุณสามารถตั้งค่าได้ว่าลูกค้าที่ต้องการสมัครรับข้อมูลจะต้องดูและลงนามในข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลเสมอหรือไม่ต้องทำเลย หรือกำหนดให้เฉพาะลูกค้าจากสหภาพยุโรป สหราชอาณาจักร และสวิตเซอร์แลนด์เท่านั้นที่ต้องให้ความยินยอมผ่านแบบฟอร์มยินยอมตาม GDPR ของคุณ

ในฐานะธุรกิจ คุณต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับประเภทข้อมูลที่คุณรวบรวม เหตุผลที่รวบรวม และวิธีจัดเก็บและประมวลผลข้อมูล เนื่องจากแต่ละบริษัทแตกต่างกัน ข้อมูลที่รวบรวมและวิธีใช้งานจึงอาจแตกต่างกัน สิ่งสำคัญคือคุณในฐานะเจ้าของธุรกิจต้องมีความโปร่งใสกับลูกค้าเกี่ยวกับแนวทางการจัดการข้อมูล และปฏิบัติตามข้อกำหนด GDPR

Maildroppa ในฐานะผู้ให้บริการเข้าใจความรับผิดชอบนี้ นั่นจึงเป็นเหตุผลที่เรานำเสนอฟีเจอร์สำหรับปรับแต่งแบบฟอร์มยินยอมตาม GDPR ให้ตรงกับข้อกำหนดเฉพาะของคุณ แอปของเรายังบันทึกข้อความในแบบฟอร์มยินยอมตาม GDPR ที่สมาชิกให้ความยินยอมไว้ด้วย เพื่อให้คุณมีหลักฐานของข้อตกลงดังกล่าวแม้เวลาจะผ่านไปหลายปี

ข้อกำหนดอีกประการหนึ่งของ GDPR คือ ลูกค้าต้องยืนยันการสมัครรับจดหมายข่าวแบบ double opt-in วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเฉพาะลูกค้าที่ให้ความยินยอมโดยชัดแจ้งเพื่อรับข้อมูลจากคุณตามคำชี้แจง GDPR ของคุณเท่านั้นที่จะได้รับข้อมูล เนื่องจาก double opt-in เป็นพฤติกรรมเริ่มต้นของ Maildroppa จึงไม่จำเป็นต้องดำเนินการเพิ่มเติม

สรุป

โดยสรุป GDPR คือชุดข้อบังคับที่ใช้กับบริษัทซึ่งจัดการข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลใน EEA GDPR ให้บุคคลมีอำนาจควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลของตนเองมากขึ้น และกำหนดกฎที่เข้มงวดยิ่งขึ้นเกี่ยวกับวิธีที่บริษัทสามารถรวบรวม ใช้ และปกป้องข้อมูลดังกล่าว

สตาร์ทอัพใน EEA จำเป็นต้องดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าปฏิบัติตาม GDPR เพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงจากค่าปรับและบทลงโทษอื่น ๆ รวมถึงความเสียหายต่อชื่อเสียง

สตาร์ทอัพนอกสหภาพยุโรปก็จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าปฏิบัติตาม GDPR หากนำเสนอสินค้าหรือบริการแก่บุคคลในสหภาพยุโรป หรือเฝ้าติดตามพฤติกรรมของบุคคลดังกล่าว แม้ไม่น่าจะเป็นไปได้ที่สหภาพยุโรปจะกำหนดบทลงโทษกับบริษัทขนาดเล็กทุกแห่งที่ละเมิด GDPR ทันที แต่หน่วยงานของสหภาพยุโรปก็มีเครื่องมือหลายอย่างเพื่อบังคับให้ปฏิบัติตาม

หากสตาร์ทอัพต้องการสร้างภาพลักษณ์ของตนเองในฐานะบริษัทที่มีชื่อเสียงและน่าเชื่อถือ ซึ่งให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัวของลูกค้าและพันธมิตร การนำ GDPR มาใช้ก็อาจเป็นประโยชน์ แม้จะไม่ได้ตั้งอยู่ในสหภาพยุโรปหรือมีปฏิสัมพันธ์กับบุคคลภายในสหภาพยุโรปก็ตาม สุดท้าย สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่า แม้สหราชอาณาจักรจะออกจากสหภาพยุโรปแล้ว แต่ GDPR ยังคงใช้บังคับที่นั่นในรูปแบบของ UK-GDPR