Συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων

Τελευταία ενημέρωση: 4 Σεπτεμβρίου 2026 · Έκδοση 1.0

Η παρούσα Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων («ΣΕΔ») αποτελεί μέρος της Σύμβασης για την υπηρεσία Maildroppa. Εφαρμόζεται κάθε φορά που η Maildroppa επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό Πελάτη.

Μέρη

Υπεύθυνος επεξεργασίας («Πελάτης»): το φυσικό ή νομικό πρόσωπο που ταυτοποιείται ως Πελάτης στην Παραγγελία ή στον λογαριασμό Maildroppa, συμπεριλαμβανομένης τυχόν συνδεδεμένης εταιρείας του Πελάτη που έχει εγκύρως συμπεριληφθεί και η οποία ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας των Προσωπικών Δεδομένων του Πελάτη.

Εκτελών την επεξεργασία («Maildroppa»):

Marcus Biel, ασκών επιτήδευμα ως «Maildroppa»
Dr.-Peter-Hecker-Str. 4b
82031 Grünwald
Γερμανία
Επικοινωνία: φόρμα επικοινωνίας

Ο Πελάτης και η Maildroppa καλούνται από κοινού «Μέρη».

1. Αντικείμενο, διάρκεια και προτεραιότητα

1.1 Η παρούσα ΣΕΔ διέπει την επεξεργασία από τη Maildroppa δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό του Πελάτη σε σχέση με την υπηρεσία («Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη»). Το αντικείμενο, η φύση, ο σκοπός, οι κατηγορίες υποκειμένων και οι τύποι δεδομένων περιγράφονται στο Παράρτημα 1.

1.2 Η ΣΕΔ τίθεται σε ισχύ όταν ο Πελάτης αποδεχθεί τους Όρους, μια Παραγγελία που την ενσωματώνει ή χωριστή ηλεκτρονική επιβεβαίωση. Παραμένει σε ισχύ για τη διάρκεια της Σύμβασης και όσο η Maildroppa επεξεργάζεται Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη.

1.3 Η ΣΕΔ υπερισχύει της κύριας Σύμβασης ως προς την επεξεργασία για λογαριασμό του Πελάτη. Το υποχρεωτικό δίκαιο προστασίας δεδομένων υπερισχύει σε κάθε περίπτωση.

1.4 Για ίδιους σκοπούς — περιλαμβανομένων σύμβασης και τιμολόγησης, ασφάλειας λογαριασμού της Maildroppa, προστασίας της πλατφόρμας και της υποδομής αποστολής, πρόληψης κατάχρησης και νομικών υποχρεώσεων — η Maildroppa μπορεί να ενεργεί ως αυτοτελής υπεύθυνος επεξεργασίας. Η σχετική επεξεργασία διέπεται από τη Δήλωση Προστασίας Δεδομένων και όχι από την παρούσα ΣΕΔ. Η Maildroppa δεν θα χρησιμοποιήσει τον ρόλο του εκτελούντος την επεξεργασία για διαφήμιση της Maildroppa με χρήση των Προσωπικών Δεδομένων Πελάτη.

2. Ορισμοί και εφαρμοστέο δίκαιο

2.1 «Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα», «επεξεργασία», «υπεύθυνος επεξεργασίας», «εκτελών την επεξεργασία», «υποκείμενο των δεδομένων», «παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα» και «εποπτική αρχή» έχουν τις έννοιες που αποδίδονται στον GDPR.

2.2 «Δίκαιο Προστασίας Δεδομένων» σημαίνει ο GDPR, ο Γερμανικός Ομοσπονδιακός Νόμος Προστασίας Δεδομένων και κάθε άλλη ισχύουσα νομοθεσία προστασίας δεδομένων που διέπει τη συγκεκριμένη επεξεργασία.

2.3 Αν ο Πελάτης είναι ο ίδιος εκτελών επεξεργασίας για άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας, η Maildroppa ενεργεί ως περαιτέρω εκτελών επεξεργασίας. Ο Πελάτης δηλώνει ότι έχει εξουσιοδοτηθεί να δίνει οδηγίες και να αναθέτει τη Maildroppa και θα θέσει στη διάθεσή της τις πληροφορίες και τα δικαιώματα του υπευθύνου επεξεργασίας στον βαθμό που απαιτείται για την εκτέλεση της ΣΕΔ.

3. Ευθύνη και οδηγίες του Πελάτη

3.1 Ο Πελάτης ευθύνεται για τη νομιμότητα της επεξεργασίας, τα δικαιώματα των υποκειμένων, την ακρίβεια και αναγκαιότητα των δεδομένων και των οδηγιών του. Ο Πελάτης διασφαλίζει ιδίως τη νομική βάση, τις γνωστοποιήσεις, τη συγκατάθεση όπου απαιτείται, τις αποφάσεις διατήρησης/διαγραφής και τους νόμιμους αποδέκτες.

3.2 Οι τεκμηριωμένες οδηγίες αποτελούνται από την κύρια Σύμβαση, την παρούσα ΣΕΔ, τη διαμόρφωση και χρήση της υπηρεσίας από τον Πελάτη και συμπληρωματικές οδηγίες σε μορφή κειμένου. Μια οδηγία δεν πρέπει να μεταβάλει ουσιωδώς τη φύση, τον σκοπό ή το εύρος της συμφωνημένης υπηρεσίας. Πρόσθετες οδηγίες ενδέχεται να απαιτούν χωριστή συμφωνία και εύλογη χρέωση.

3.3 Ο Πελάτης δεν πρέπει να επεξεργάζεται ειδικές κατηγορίες δεδομένων κατά το Άρθρο 9 GDPR, δεδομένα ποινικών καταδικών και αδικημάτων κατά το Άρθρο 10 GDPR, πλήρη δεδομένα μέσων πληρωμής, κρατικά απόρρητα ή άλλες ειδικά προστατευόμενες πληροφορίες στη Maildroppa, εκτός εάν η Maildroppa εγκρίνει ρητώς εκ των προτέρων και σε μορφή κειμένου τον συγκεκριμένο σκοπό και τα μέτρα προστασίας.

3.4 Ο Πελάτης ρυθμίζει κατάλληλα τις διαθέσιμες λειτουργίες ρόλων, εξαγωγής, διαγραφής, συγκατάθεσης, παρακολούθησης και διασύνδεσης σε σχέση με τον κίνδυνο και προστατεύει λογαριασμούς, τομείς, κλειδιά API και διαπιστευτήρια.

4. Επεξεργασία μόνο βάσει τεκμηριωμένων οδηγιών

4.1 Η Maildroppa επεξεργάζεται Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη μόνο βάσει τεκμηριωμένων οδηγιών του Πελάτη, συμπεριλαμβανομένης τυχόν διαβίβασης σε τρίτη χώρα, εκτός αν το δίκαιο της Ένωσης ή κράτους-μέλους απαιτεί επεξεργασία. Στην περίπτωση αυτή, η Maildroppa ενημερώνει τον Πελάτη για την νομική απαίτηση πριν από την επεξεργασία, εκτός εάν ο νόμος απαγορεύει την ενημέρωση για σπουδαίους λόγους δημοσίου συμφέροντος.

4.2 Η Maildroppa χρησιμοποιεί τα Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη μόνο για την παροχή, ασφάλεια, υποστήριξη και τερματισμό της συμφωνηθείσας υπηρεσίας και για την εκτέλεση νόμιμων οδηγιών. Απαγορεύονται η πώληση, η διαφήμιση τρίτων και η δημιουργία λίστας παραληπτών άλλου μέρους.

4.3 Αν η Maildroppa θεωρήσει ότι μια οδηγία παραβιάζει το Δίκαιο Προστασίας Δεδομένων, ενημερώνει τον Πελάτη χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και μπορεί να αναστείλει την εν λόγω οδηγία μέχρι να επιβεβαιωθεί, τροποποιηθεί ή διευκρινιστεί από το αρμόδιο όργανο. Τα Μέρη συνεργάζονται καλή τη πίστει για νόμιμη εναλλακτική.

4.4 Μόνο το προσωπικό που χρειάζεται πρόσβαση για τα καθήκοντά του μπορεί να έχει πρόσβαση σε Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη. Πριν την πρόσβαση, τα άτομα δεσμεύονται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας ή κατάλληλο νόμιμο καθήκον και λαμβάνουν οδηγίες για προστασία δεδομένων και ασφάλεια.

5. Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα

5.1 Η Maildroppa εφαρμόζει τα μέτρα στο Παράρτημα 2 δυνάμει των Άρθρων 28(3)(γ) και 32 GDPR. Τα μέτρα λαμβάνουν υπόψη την τεχνολογική πρόοδο, το κόστος υλοποίησης, τη φύση, το εύρος, το πλαίσιο και τους σκοπούς, καθώς και την πιθανότητα και τη σοβαρότητα του κινδύνου.

5.2 Η Maildroppa μπορεί να εξελίσσει ή να αντικαθιστά επιμέρους μέτρα με ισοδύναμους ή πιο αποτελεσματικούς ελέγχους. Το συνολικό συμφωνημένο επίπεδο προστασίας δεν πρέπει να μειώνεται ουσιωδώς. Ουσιώδεις δυσμενείς αλλαγές γνωστοποιούνται εκ των προτέρων, εκτός εάν απαιτείται άμεση ενέργεια για αντιμετώπιση οξέος κινδύνου.

5.3 Η ασφάλεια αποτελεί κοινή ευθύνη. Η Maildroppa δεν ευθύνεται για κινδύνους που οφείλονται αποκλειστικά σε παράνομο Περιεχόμενο Πελάτη, μη ασφαλείς συσκευές Πελάτη, κοινόχρηστα διαπιστευτήρια, εσφαλμένες διαμορφώσεις διασυνδέσεων Πελάτη ή οδηγίες του Πελάτη. Οι ίδιες νόμιμες και συμβατικές υποχρεώσεις της Maildroppa παραμένουν ανεπηρέαστες.

6. Συνδρομή στα δικαιώματα των υποκειμένων

6.1 Λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας, η Maildroppa συνδράμει τον Πελάτη με κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για αιτήματα βάσει του Κεφαλαίου III GDPR, συμπεριλαμβανομένων πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, φορητότητας, εναντίωσης και ενημέρωσης σχετικά με αυτοματοποιημένες αποφάσεις.

6.2 Όπου τα ζητούμενα δεδομένα διατίθενται μέσω λειτουργίας του προϊόντος, ο Πελάτης χειρίζεται αυτοτελώς το αίτημα. Για πρόσθετη αναλογική υποστήριξη, η Maildroppa παρέχει διαθέσιμες πληροφορίες ή διορθώνει, εξάγει, περιορίζει ή διαγράφει δεδομένα βάσει τεκμηριωμένης οδηγίας.

6.3 Αν η Maildroppa λάβει αίτημα υποκειμένου που αναγνωρίσιμα αφορά Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη, ενημερώνει τον Πελάτη χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και δεν απαντά ουσιωδώς εκτός αν λάβει οδηγία από τον Πελάτη ή το απαιτεί ο νόμος. Η Maildroppa δύναται να ενημερώσει το υποκείμενο ότι το αίτημα διαβιβάστηκε στον υπεύθυνο επεξεργασίας.

6.4 Ο Πελάτης αποστέλλει μόνο τις πληροφορίες που απαιτούνται για τον ασφαλή εντοπισμό και ικανοποίηση του αιτήματος. Η Maildroppa μπορεί να χρεώσει εύλογο, προαναγγελθέν κόστος για προδήλως υπερβολική, επαναλαμβανόμενη ή μη τυπική συνδρομή, στον βαθμό που το Άρθρο 28 GDPR το επιτρέπει.

7. Συμμόρφωση, εκτιμήσεις επιπτώσεων και αρχές

7.1 Λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας και τις διαθέσιμες πληροφορίες, η Maildroppa συνδράμει τον Πελάτη στα Άρθρα 32 έως 36 GDPR, περιλαμβανομένων ασφάλειας, γνωστοποίησης παραβίασης και επικοινωνίας, εκτιμήσεων επιπτώσεων και προηγούμενης διαβούλευσης.

7.2 Κατόπιν εύλογου αιτήματος, η Maildroppa παρέχει πληροφορίες για την υπηρεσία, ροές δεδομένων, μέτρα, υποεπεξεργαστές και γνωστούς κινδύνους που απαιτούνται για την εκτίμηση επιπτώσεων του Πελάτη, εφόσον δεν υπάρχουν ήδη στην τεκμηρίωση ή στον λογαριασμό.

7.3 Αν η Maildroppa λάβει δεσμευτικό αίτημα αρχής ή δικαστηρίου για Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη, ενημερώνει τον Πελάτη πριν από τη γνωστοποίηση όπου επιτρέπεται νομικά. Η Maildroppa αξιολογεί την αρμοδιότητα και το εύρος, γνωστοποιεί μόνο ό,τι απαιτείται νομίμως και καταγράφει το ζήτημα.

8. Παραβιάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

8.1 Η Maildroppa ειδοποιεί τον Πελάτη χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση αφότου αντιληφθεί Παραβίαση Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα που αφορά Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη. Αρχικές πληροφορίες μπορούν να παρέχονται τμηματικά και δεν θα καθυστερήσουν έως την ολοκλήρωση της έρευνας.

8.2 Στον βαθμό που είναι διαθέσιμα, η ειδοποίηση περιλαμβάνει:

• τη φύση της παραβίασης, συμπεριλαμβανομένων κατηγοριών και κατά προσέγγιση αριθμών προσώπων και αρχείων που επηρεάζονται·
• πιθανές συνέπειες·
• μέτρα που λήφθηκαν ή προτείνονται για περιορισμό και αποκατάσταση·
• χρόνο ή περίοδο και τρέχουσα κατάσταση έρευνας·
• σημείο επικοινωνίας για ερωτήσεις.

8.3 Η Maildroppa λαμβάνει άμεσα εύλογα μέτρα περιορισμού, διατήρησης αποδεικτικών στοιχείων, εντοπισμού αιτίας και αποκατάστασης, τεκμηριώνει την παραβίαση και παρέχει διαθέσιμες πληροφορίες για τις υποχρεώσεις του Πελάτη κατά τα Άρθρα 33 και 34 GDPR.

8.4 Ο Πελάτης παραμένει υπεύθυνος για την αξιολόγηση και τυχόν γνωστοποίηση στην εποπτική αρχή εντός 72 ωρών από τη δική του γνώση, καθώς και για κάθε επικοινωνία προς τα υποκείμενα. Η ειδοποίηση της Maildroppa δεν συνιστά παραδοχή παραβίασης υποχρέωσης ή ευθύνης.

8.5 Ο Πελάτης ενημερώνει άμεσα τη Maildroppa για περιστατικά ασφάλειας στο περιβάλλον του που ενδέχεται να επηρεάσουν Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη ή την υπηρεσία και συνεργάζεται για τον μετριασμό.

9. Υποεπεξεργαστές

9.1 Ο Πελάτης παρέχει γενική έγγραφη εξουσιοδότηση για τους υποεπεξεργαστές του Παραρτήματος 3. Η Maildroppa παραμένει υπεύθυνη έναντι του Πελάτη για την εκπλήρωση από υποεπεξεργαστή των υποχρεώσεών του κατά το Άρθρο 28(4) GDPR.

9.2 Η Maildroppa δεσμεύει συμβατικά κάθε υποεπεξεργαστή σε ουσιαστικά ίδιο επίπεδο προστασίας δεδομένων για τη σχετική υπηρεσία, συμπεριλαμβανομένων οδηγιών, εμπιστευτικότητας, ασφάλειας, συνδρομής, διαγραφής και δικαιωμάτων ελέγχου.

9.3 Η Maildroppa παρέχει γενικά προειδοποίηση τουλάχιστον 30 ημερών πριν προσθέσει ή αντικαταστήσει υποεπεξεργαστή στη διεύθυνση επιχειρηματικού email που τηρείται στον λογαριασμό και δημοσιεύει την αλλαγή με ημερομηνία στη λίστα υποεπεξεργαστών. Συντομότερη περίοδος μπορεί να ισχύσει για επείγουσες ανάγκες ασφάλειας ή διαθεσιμότητας· η Maildroppa εξηγεί τον λόγο και παρέχει ειδοποίηση το συντομότερο.

9.4 Ο Πελάτης μπορεί να αντιταχθεί εντός της περιόδου ειδοποίησης για συγκεκριμένους, τεκμηριωμένους λόγους προστασίας δεδομένων. Τα Μέρη αναζητούν εύλογη λύση, όπως αλλαγή ρύθμισης. Αν δεν είναι δυνατή και η αντίρρηση είναι βάσιμη, ο Πελάτης μπορεί να καταγγείλει για σπουδαίο λόγο την κύρια Σύμβαση χωρίς επιπλέον χρέωση πριν χρησιμοποιηθεί ο νέος υποεπεξεργαστής. Καθαρά εμπορικές ή ανταγωνιστικές αντιρρήσεις δεν αρκούν.

9.5 Υπηρεσίες που δεν επεξεργάζονται Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη, καθώς και παραλήπτες ή διασυνδέσεις που συνδέονται από τον Πελάτη κατ’ εντολή του, δεν θεωρούνται υποεπεξεργαστές της Maildroppa. Αυτό περιλαμβάνει υπηρεσία για την οποία ο Πελάτης συνδέεται και συμβάλλεται μέσω δικού του λογαριασμού τρίτου.

10. Διεθνείς διαβιβάσεις

10.1 Η Maildroppa διαβιβάζει Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου μόνο βάσει τεκμηριωμένων οδηγιών και σύμφωνα με το Κεφάλαιο V GDPR.

10.2 Όπου δεν υπάρχει εφαρμοστέα απόφαση επάρκειας, η Maildroppa συνάπτει τις εκάστοτε ισχύουσες Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής με τον εισαγωγέα. Γενικά εφαρμόζεται η Ενότητα 2 όπου ο Πελάτης είναι υπεύθυνος επεξεργασίας και η Ενότητα 3 όπου ο Πελάτης είναι εκτελών επεξεργασίας. Η παρούσα ΣΕΔ και τα Παραρτήματά της συμπληρώνουν τα αντίστοιχα Παραρτήματα SCC.

10.3 Όπου πάροχος είναι έγκυρα πιστοποιημένος στο EU-US Data Privacy Framework για τα σχετικά δεδομένα, μπορεί να χρησιμοποιηθεί η απόφαση επάρκειας. Η Maildroppa παρακολουθεί τη σχετική πιστοποίηση σε εύλογα διαστήματα και διατηρεί εναλλακτικό μηχανισμό όπου απαιτείται για συνέχιση της διαβίβασης.

10.4 Η Maildroppa τεκμηριώνει αξιολόγηση επιπτώσεων διαβίβασης όπου απαιτείται και χρησιμοποιεί πρόσθετα τεχνικά, συμβατικά ή οργανωτικά μέτρα ανάλογα με το σχετικό δίκαιο, τη δυνατότητα πρόσβασης και τον κίνδυνο δεδομένων. Ο Πελάτης παρέχει τις πληροφορίες που χρειάζονται για την αξιολόγηση των δικών του οδηγιών.

11. Επιστροφή και διαγραφή

11.1 Κατά τη διάρκεια της Σύμβασης, ο Πελάτης μπορεί να χρησιμοποιεί τις διαθέσιμες λειτουργίες εξαγωγής και διαγραφής. Πριν τη λήξη της σύμβασης, ο Πελάτης μπορεί να ζητήσει επιστροφή λειτουργικών Προσωπικών Δεδομένων Πελάτη σε διαθέσιμη, συνήθως χρησιμοποιούμενη, μηχανικώς αναγνώσιμη μορφή.

11.2 Μετά τη λήξη των υπηρεσιών, η Maildroppa διαγράφει όλα τα Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη και αντίγραφά τους χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, εκτός αν ο Πελάτης έχει προηγουμένως ζητήσει επιστροφή ή το δίκαιο της Ένωσης ή κράτους-μέλους απαιτεί διατήρηση. Η διαγραφή ξεκινά μόλις ολοκληρωθεί κάθε συμφωνημένη επιστροφή. Κατόπιν αιτήματος, η Maildroppa επιβεβαιώνει τη διαγραφή σε μορφή κειμένου.

11.3 Δεδομένα που παραμένουν σε αντίγραφα ασφαλείας με περιορισμένη πρόσβαση δεν χρησιμοποιούνται για νέους παραγωγικούς σκοπούς και αντικαθίστανται σύμφωνα με τον τεκμηριωμένο κανονικό κύκλο αντιγράφων ασφαλείας. Μέχρι τότε παραμένουν μπλοκαρισμένα από τακτική πρόσβαση. Αν χρησιμοποιηθεί αντίγραφο ασφαλείας για αποκατάσταση, η Maildroppa επανεφαρμόζει αμέσως τις εκκρεμείς εγγραφές διαγραφής, εναντίωσης και περιορισμού.

11.4 Νομίμως διατηρούμενα δεδομένα και ελάχιστες πληροφορίες που απαιτούνται αυστηρά για ασφάλεια, πρόληψη κατάχρησης ή μόνιμη τήρηση των αιτημάτων διακοπής συνδρομής απομονώνονται, περιορίζεται η πρόσβαση και χρησιμοποιούνται μόνο για τον σκοπό αυτό, έπειτα διαγράφονται όταν δεν χρειάζονται πλέον. Η Maildroppa γνωστοποιεί την κατηγορία και τη νομική βάση στον Πελάτη όπου δεν έχει ήδη τεκμηριωθεί.

12. Πληροφόρηση και έλεγχοι

12.1 Η Maildroppa παρέχει τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για να αποδείξει τη συμμόρφωση με το Άρθρο 28 GDPR και την παρούσα ΣΕΔ. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τρέχοντα ΤΟΜ, πληροφορίες υποεπεξεργαστών και διαβιβάσεων, κατάλληλες πιστοποιήσεις, εκθέσεις ελέγχου, ερωτηματολόγια και επιβεβαιώσεις διαγραφής.

12.2 Αν τα ως άνω υλικά δεν εξαλείψουν τεκμηριωμένο κίνδυνο, ο Πελάτης ή ανεξάρτητος αρμόδιος ελεγκτής δεσμευόμενος από εμπιστευτικότητα μπορεί να διεξαγάγει έλεγχο. Οι έλεγχοι πραγματοποιούνται συνήθως όχι συχνότερα από μία φορά ανά δώδεκα μήνες, με προειδοποίηση τουλάχιστον 30 ημερών, εντός κανονικού ωραρίου εργασίας και χωρίς αχρείαστη διατάραξη άλλων πελατών ή ασφάλειας.

12.3 Επιτρέπεται επιπλέον έλεγχος ή έλεγχος με συντομότερη προειδοποίηση όταν δικαιολογείται από Παραβίαση Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, συγκεκριμένη ουσιώδη ανησυχία ή εντολή εποπτικής αρχής. Η Maildroppa μπορεί να παράσχει ιδιαίτερα ευαίσθητες πληροφορίες ασφάλειας μέσω κατάλληλης έκθεσης τρίτου και να περιορίσει την πρόσβαση σε δεδομένα άλλων πελατών, πηγαίο κώδικα, ευπάθειες ή εμπορικά απόρρητα, εφόσον ο σκοπός του ελέγχου επιτυγχάνεται.

12.4 Κάθε Μέρος φέρει τα δικά του έξοδα. Όπου ένας έλεγχος δημιουργεί ουσιώδη εργασία πέραν των νόμιμων καθηκόντων ή δεν αποκαλύπτει ουσιαστική μη συμμόρφωση της Maildroppa, η Maildroppa μπορεί να χρεώσει εύλογα, προσυμφωνημένα κόστη. Αν εντοπιστεί ουσιαστική μη συμμόρφωση της Maildroppa, η Maildroppa φέρει τα εύλογα έξοδα ελέγχου και αποκαθιστά το θέμα χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση.

12.5 Η Maildroppa τηρεί αρχεία κατηγοριών επεξεργασίας κατά το Άρθρο 30(2) GDPR και συνεργάζεται με την αρμόδια εποπτική αρχή κατόπιν αιτήματος.

13. Ευθύνη

13.1 Η ευθύνη μεταξύ των Μερών διέπεται από το Άρθρο 82 GDPR, άλλο υποχρεωτικό Δίκαιο Προστασίας Δεδομένων και τις ισχύουσες διατάξεις ευθύνης της κύριας Σύμβασης. Τίποτα στην παρούσα ΣΕΔ δεν περιορίζει τα δικαιώματα των υποκειμένων ή τις εξουσίες εποπτικής αρχής.

13.2 Μεταξύ των Μερών, καθένα ευθύνεται για ζημία και κόστος στον βαθμό που προκλήθηκαν από υπαίτια παραβίαση της ΣΕΔ, νόμιμου καθήκοντος ή νόμιμης ευθύνης του. Τα νόμιμα δικαιώματα αναγωγής παραμένουν ανεπηρέαστα.

14. Καταγγελία λόγω παραβίασης προστασίας δεδομένων

14.1 Αν η Maildroppa παραβιάσει ουσιωδώς την παρούσα ΣΕΔ, ο Πελάτης μπορεί να αναστείλει τη σχετική επεξεργασία μέχρι να αποκατασταθεί. Αν η Maildroppa δεν αποκαταστήσει ουσιώδη παραβίαση εντός εύλογου χρόνου ή η αποκατάσταση είναι αδύνατη, ο Πελάτης μπορεί να καταγγείλει την αντίστοιχη υπηρεσία για σπουδαίο λόγο.

14.2 Η Maildroppa μπορεί να αναστείλει παράνομη οδηγία βάσει της ρήτρας 4.3. Αν δεν βρεθεί νόμιμη εναλλακτική και η συνέχιση θα παραβίαζε το Δίκαιο Προστασίας Δεδομένων, η Maildroppa μπορεί να καταγγείλει τη σχετική επεξεργασία. Παραμένουν οι υποχρεώσεις επιστροφής, διαγραφής και διατήρησης αποδεικτικών στοιχείων.

15. Τελικές διατάξεις

15.1 Τροποποιήσεις συμφωνούνται σε μορφή κειμένου ή ενσωματώνονται μέσω αποδεδειγμένης ηλεκτρονικής διαδικασίας. Τα Παραρτήματα μπορούν να ενημερώνονται ώστε να αντικατοπτρίζουν την πραγματική επεξεργασία, εφόσον δεν μειώνεται ουσιωδώς η συνολική προστασία και τηρούνται τα δικαιώματα ειδοποίησης και αντίρρησης της ΣΕΔ.

15.2 Αν διάταξη είναι άκυρη, οι λοιπές διατάξεις παραμένουν σε ισχύ και την αντικαθιστούν οι εκ του νόμου κανόνες.

15.3 Εφαρμόζεται το γερμανικό δίκαιο και η ρήτρα δικαιοδοσίας της κύριας Σύμβασης, στο μέτρο που το υποχρεωτικό Δίκαιο Προστασίας Δεδομένων δεν απαιτεί διαφορετικά.

15.4 Αυτή η ελληνική έκδοση παρέχεται για διευκόλυνση. Αν έρχεται σε αντίθεση με τη γερμανική έκδοση, υπερισχύει η γερμανική έκδοση, εκτός εάν το υποχρεωτικό δίκαιο ορίζει διαφορετικά.

Παράρτημα 1 – Περιγραφή της επεξεργασίας

1. Αντικείμενο και σκοπός

Παροχή της υπηρεσίας Maildroppa στο υπολογιστικό νέφος για email marketing βάσει άδειας, περιλαμβανομένης διαχείρισης επαφών και λιστών, φορμών και ροών εγγραφής, καμπανιών, προτύπων, αυτοματισμών, αποστολής, παράδοσης και αναφορών αλληλεπίδρασης, αρχείων, διασυνδέσεων, εξαγωγών, υποστήριξης, ασφάλειας, αντιγράφων ασφαλείας και συμβατικής διαγραφής.

2. Διάρκεια

Η διάρκεια της κύριας Σύμβασης συν την περίοδο επιστροφής, διαγραφής και λήξης αντιγράφων ασφαλείας κατά τη ρήτρα 11.

3. Φύση της επεξεργασίας

Συλλογή μέσω φορμών Πελάτη, καταγραφή, οργάνωση, δόμηση, αποθήκευση, προσαρμογή, τμηματοποίηση, αντιστοίχιση, ανάκτηση, εμφάνιση, εισαγωγή, εξαγωγή, διαβίβαση, αποστολή, καταγραφή, ανάλυση, περιορισμός, αντίγραφα ασφαλείας και διαγραφή βάσει οδηγιών Πελάτη.

4. Κατηγορίες υποκειμένων δεδομένων

• συνδρομητές, υποψήφιοι, δυνητικοί πελάτες, πελάτες και άλλες επαγγελματικές επαφές του Πελάτη·
• επισκέπτες και υποβάλλοντες δεδομένα σε φόρμες και σελίδες προορισμού του Πελάτη·
• παραλήπτες καμπανιών, αυτοματισμών και συναλλακτικών μηνυμάτων του Πελάτη·
• άλλα άτομα των οποίων τα δεδομένα ο Πελάτης υποβάλλει νόμιμα στην υπηρεσία.

5. Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

• δεδομένα ταυτότητας και επικοινωνίας: όνομα, διεύθυνση email και επαγγελματικά στοιχεία επικοινωνίας που εισάγει ο Πελάτης·
• πεδία προφίλ, ετικέτες, τμήματα, λίστες και αναθέσεις κοινού οριζόμενα από τον Πελάτη·
• δεδομένα συγκατάθεσης, προέλευσης και αποδείξεων: πηγή εγγραφής, φόρμα, κείμενο συγκατάθεσης, χρονικές σφραγίδες, κατάσταση επιβεβαίωσης και διαγραφής, καθώς και μεταδεδομένα IP/περιηγητή όπου ενεργοποιείται και είναι νόμιμο·
• τεχνικά δεδομένα φόρμας και κατάχρησης: διαστάσεις οθόνης, έκδοση περιηγητή και λειτουργικού, παράγωγο αναγνωριστικό συσκευής, IP/δεδομένα αιτήματος και χρόνος τελευταίας εμφάνισης αναδυόμενου παραθύρου, αποθηκευμένος στο πρόγραμμα περιήγησης όπου ο Πελάτης ενσωματώνει αναλόγως τον φορτωτή φόρμας·
• περιεχόμενο καμπανιών, φορμών, αυτοματισμών, προτύπων και μηνυμάτων·
• δεδομένα παράδοσης και αλληλεπίδρασης: κατάσταση παράδοσης, γεγονότα ανοίγματος και κλικ όπου ενεργοποιείται και είναι νόμιμο, αναπηδήσεις, παράπονα, διαγραφές και καταστολές·
• τεχνικά δεδομένα: διεύθυνση IP, συσκευή, περιηγητής, αίτημα, ασφάλεια, αρχεία καταγραφής και σφάλματα·
• αρχεία, συνημμένα και περιεχόμενο που ανεβάζει ο Πελάτης·
• πληροφορίες διασύνδεσης, εισαγωγής, εξαγωγής και υποστήριξης, συμπεριλαμβανομένων αναγνωριστικών τρίτων που υποβάλλει ο Πελάτης.

6. Ειδικά δεδομένα

Η επεξεργασία ειδικών κατηγοριών κατά το Άρθρο 9 και δεδομένων ποινικών καταδικών κατά το Άρθρο 10 GDPR δεν αποτελεί μέρος της υπηρεσίας και απαγορεύεται εκτός αν έχει συμφωνηθεί ρητώς εκ των προτέρων σε μορφή κειμένου για συγκεκριμένο σκοπό με πρόσθετα μέτρα προστασίας.

7. Συχνότητα και όγκος

Συνεχής, στον όγκο που καθορίζεται από τη χρήση, τη ρύθμιση, τους παραλήπτες, το πλάνο και τις οδηγίες του Πελάτη.

8. Δικαιώματα και υποχρεώσεις Πελάτη

Τα δικαιώματα και οι υποχρεώσεις του Πελάτη πηγάζουν από την παρούσα ΣΕΔ, την κύρια Σύμβαση και το Δίκαιο Προστασίας Δεδομένων. Ο Πελάτης αποφασίζει ιδίως τους σκοπούς, τις νομικές βάσεις, τις κατηγορίες δεδομένων, τους αποδέκτες, τη ρύθμιση, τη διατήρηση και την ανταπόκριση στα δικαιώματα υποκειμένων.

Παράρτημα 2 – Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα

Η Maildroppa διατηρεί τα ακόλουθα μέτρα για τα Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη. Η υλοποίηση μπορεί να εξελίσσεται με την τεχνολογική πρόοδο χωρίς ουσιώδη μείωση της συνολικής προστασίας.

1. Οργάνωση και διακυβέρνηση

• τεκμηριωμένες ευθύνες προστασίας δεδομένων, ασφάλειας και περιστατικών·
• υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας για το εξουσιοδοτημένο προσωπικό·
• οδηγίες προστασίας δεδομένων και ασφάλειας ανά ρόλο και έργο·
• ελεγχόμενη χορήγηση, αλλαγή και ανάκληση εσωτερικής πρόσβασης·
• τεκμηριωμένος έλεγχος παρόχων και απαιτούμενες συμβάσεις επεξεργασίας·
• διαδικασίες για αιτήματα υποκειμένων, οδηγίες, διαγραφή και αιτήματα αρχών.

2. Έλεγχος ταυτότητας και πρόσβασης

• λογαριασμοί με πιστοποίηση μέσω Auth0/Okta και διεπαφές προϊόντος και διαχείρισης με περιορισμούς ρόλου·
• ατομική εσωτερική πρόσβαση βάσει ανάγκης και ελάχιστου δικαιώματος·
• προστασία προνομιούχου πρόσβασης και τεχνικών μυστικών· καμία αποθήκευση κωδικών σε απλό κείμενο από τη Maildroppa·
• καταγραφή γεγονότων ασφαλείας λογαριασμών και διαχείρισης·
• ανασκόπηση βάσει γεγονότος/κινδύνου και άμεση ανάκληση πρόσβασης που δεν απαιτείται πια.

3. Ασφάλεια μετάδοσης και επικοινωνίας

• κρυπτογραφημένη μετάδοση με τρέχουσες συνδέσεις HTTPS/TLS·
• προστατευόμενα API και webhooks με μεθόδους πιστοποίησης ή υπογραφής/μυστικού όπου παρέχονται·
• έλεγχοι domain και αποστολέα και υποστήριξη κοινών μεθόδων αυθεντικοποίησης email·
• προστασία από καταχρηστικά αιτήματα μέσω proxy, δικτύου, ορίων ρυθμού και ελέγχων ασφαλείας.

4. Διαχωρισμός πελατών και σκοπών

• λογική κατανομή δεδομένων και πρόσβασης σε λογαριασμούς Πελάτη·
• εξουσιοδότηση από την πλευρά του διακομιστή για πόρους λογαριασμού·
• διαχωρισμένοι ρόλοι και σκοποί για λειτουργία, υποστήριξη, τιμολόγηση και επεξεργασία Πελάτη·
• καμία χρήση Προσωπικών Δεδομένων Πελάτη για διαφήμιση τρίτων ή εμπορία λιστών.

5. Διαθεσιμότητα, ανθεκτικότητα και ανάκτηση

• λειτουργία βασικής εφαρμογής σε ελεγχόμενη υποδομή στη Γερμανία και κύρια αποθήκευση αντικειμένων δεδομένων στην ΕΕ·
• μέτρα κατά επιθέσεων δικτύου και καταχρηστικού φόρτου·
• παρακολούθηση υπηρεσίας, σύλληψη σφαλμάτων και ελεγχόμενη κλιμάκωση·
• αντίγραφα ασφαλείας με περιορισμένη πρόσβαση σε τεκμηριωμένο πρόγραμμα·
• ελεγχόμενες διαδικασίες αποκατάστασης·
• επανεφαρμογή εκκρεμών εγγραφών διαγραφής και περιορισμού μετά την αποκατάσταση.

6. Ακεραιότητα και ασφαλής επεξεργασία

• τεχνική επαλήθευση τύπου, μεγέθους και πρόσβασης για υποστηριζόμενα uploads·
• ελεγχόμενη ανάπτυξη λογισμικού και διαχείριση εξαρτήσεων/ευπαθειών·
• καταγραφή σφαλμάτων και ασφάλειας με ελαχιστοποίηση δεδομένων·
• μέτρα κατά μη εξουσιοδοτημένης αλλοίωσης μέσω ελέγχου πρόσβασης·
• υπεύθυνη επεξεργασία αναπηδήσεων, παραπόνων, διαγραφών και καταστολών.

7. Προστασία δεδομένων ήδη από τον σχεδιασμό

• απαιτούμενα πεδία και επεξεργασία περιορισμένη στον σκοπό· επιπλέον πεδία Πελάτη ρυθμιζόμενα·
• λειτουργίες εξαγωγής, διόρθωσης, διαγραφής και καταστολής υποστηρίζουν διαδικασίες υποκειμένων·
• ροές συγκατάθεσης και εγγραφής μπορούν να καταγράφουν κείμενο, προέλευση και σχετικές χρονικές σφραγίδες·
• η μέτρηση ανοιγμάτων και κλικ παρουσιάζεται ως διαφανής ρύθμιση όπου εφαρμόζεται·
• διαγνωστικά και αναλυτικά δεδομένα ψευδωνυμοποιούνται ή ελαχιστοποιούνται όπου είναι εφικτό.

8. Διαγραφή και διατήρηση

• λειτουργικές ροές διαγραφής για επαφές, καμπάνιες, αυτοματισμούς, φόρμες, αρχεία και συναφή δεδομένα Πελάτη·
• διαχωρισμός νόμιμων τιμολογιακών αρχείων από λειτουργικά δεδομένα Πελάτη·
• περιορισμένες πληροφορίες καταστολής και ασφάλειας χρησιμοποιούνται μόνο για προστατευτικό σκοπό·
• λειτουργική διαγραφή χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση μετά τη λήξη υπηρεσίας και ολοκλήρωση κάθε συμφωνημένης επιστροφής· λήξη αντιγράφων ασφαλείας σύμφωνα με τον τεκμηριωμένο κύκλο·
• επιστροφή ή διαγραφή τεκμηριώνεται κατόπιν αιτήματος.

9. Διαχείριση περιστατικών και ανασκόπηση

• τεκμηριωμένη διαδικασία ανίχνευσης, ταξινόμησης, περιορισμού, διερεύνησης, αποκατάστασης και ανασκόπησης·
• ειδοποίηση στον Πελάτη χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση μετά την επίγνωση παραβίασης που αφορά Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη·
• καταγραφή χρονολογίου, επηρεαζόμενων συστημάτων και δεδομένων, μέτρων και διαθέσιμου αντικτύπου·
• διατήρηση αποδεικτικών στοιχείων με περιορισμό πρόσβασης·
• περιοδική ανασκόπηση αποτελεσματικότητας και προσαρμογή μέτρων βάσει κινδύνου.

Παράρτημα 3 – Εξουσιοδοτημένοι υποεπεξεργαστές και διαβιβάσεις

Ο ακόλουθος κατάλογος εφαρμόζεται στις σχετικές λειτουργίες· δεν επεξεργάζεται κάθε πάροχος τα ίδια δεδομένα για κάθε Πελάτη. Η Maildroppa επαληθεύει τη νομική οντότητα, την περιοχή και τον μηχανισμό διαβίβασης έναντι του πραγματικού συμβολαίου πριν από πρώτη χρήση και μετά από ουσιώδη αλλαγή.

Η Auth0/Okta περιλαμβάνεται στο παρόν Παράρτημα μόνο στον βαθμό που επεξεργάζεται Προσωπικά Δεδομένα Πελάτη ως υποεπεξεργαστής σε συγκεκριμένη ροή δεδομένων. Η επεξεργασία λογαριασμού-χρήστη από τη Maildroppa ως αυτοτελής υπεύθυνος για σκοπούς σύμβασης, λογαριασμού και πιστοποίησης διέπεται από τη Δήλωση Προστασίας Δεδομένων και εκφεύγει της παρούσας ΣΕΔ.

Ειδοποιήσεις αλλαγών

Η Maildroppa ενημερώνει τους Πελάτες στη διεύθυνση επιχειρηματικού email που τηρείται στον λογαριασμό και δημοσιεύει με ημερομηνία έκδοση της παρούσας λίστας. Η ειδοποίηση προσδιορίζει τον πάροχο, τον σκοπό, την τοποθεσία, τον μηχανισμό και την προτιθέμενη ημερομηνία έναρξης. Η διαδικασία αντίρρησης διέπεται από τη ρήτρα 9.

Διασυνδέσεις κατ’ εντολή Πελάτη

Οι υπηρεσίες Zapier, Make και άλλες που συνδέονται από τον Πελάτη δεν αποτελούν αυτόματα υποεπεξεργαστές της Maildroppa. Όπου η Maildroppa διαβιβάζει δεδομένα σε τέτοια διασύνδεση κατ’ εντολή Πελάτη, ο Πελάτης ευθύνεται για την επιλογή αποδέκτη, την εξουσιοδότηση, τις γνωστοποιήσεις ιδιωτικότητας, τα συμβόλαια και τους μηχανισμούς διεθνούς διαβίβασης.