Tuân thủ tiếp thị qua email - Tìm hiểu các luật về tiếp thị qua email

Bạn cảm thấy lạc lối trong mê cung các luật về tiếp thị qua email? Bạn không phải là người duy nhất. Với những quy định như GDPR và CASL, bạn rất dễ bị choáng ngợp. Nhưng đừng lo, hướng dẫn của chúng tôi sẽ giúp bạn gỡ rối và chỉ cho bạn cách gửi email đúng quy định mà không gặp phiền phức. Hãy cùng tìm hiểu để đảm bảo các hoạt động tiếp thị qua email của bạn luôn đi đúng hướng. 

Tổng quan về việc tuân thủ

Tuân thủ là gì?

Tuân thủ trong tiếp thị qua email là việc thực hiện theo một hệ thống luật và quy định nhằm bảo vệ người tiêu dùng khỏi thư rác và các email không mong muốn khác. Những quy định này, thay đổi tùy theo từng quốc gia, đặt ra các tiêu chuẩn về những gì được chấp nhận khi gửi email tiếp thị. Chúng thường bao gồm các khía cạnh như xin sự đồng ý để gửi email, cung cấp tùy chọn từ chối nhận thư rõ ràng và đảm bảo tính minh bạch. Tuân thủ không chỉ là nghĩa vụ pháp lý; đây còn là một phần quan trọng trong chiến lược tiếp thị kỹ thuật số chuyên nghiệp, tôn trọng lựa chọn của người đăng ký và thúc đẩy các hoạt động tiếp thị có đạo đức.

Vì sao việc tuân thủ quan trọng

Trong tiếp thị qua email chuyên nghiệp, tuân thủ là yếu tố then chốt vì một số lý do chính:

1. Tránh các hình phạt pháp lý nặng nề có thể phát sinh do không tuân thủ. Mức phạt do vi phạm các quy định về email có thể rất lớn, lên đến hàng triệu đô la tùy thuộc vào quy định và mức độ vi phạm. Tuân thủ đúng cách giúp giảm các rủi ro pháp lý này.
   

2. Duy trì khả năng gửi email và tỷ lệ mở cao. Việc tuân theo các phương pháp tốt nhất trong email, chẳng hạn như cung cấp quyền lựa chọn cho người đăng ký, giúp xây dựng lòng tin và giảm khiếu nại về việc email bị chuyển vào thư mục spam. Điều này giúp duy trì uy tín người gửi và đảm bảo email tiếp tục đến được hộp thư đến.

3. Xây dựng mối quan hệ lâu dài và uy tín thương hiệu với người đăng ký. Bằng cách tôn trọng quyền riêng tư và lựa chọn về cách nhận email của người đăng ký, bạn cho khán giả thấy rằng bạn coi trọng họ hơn những giao dịch nhanh chóng. Điều này có thể giúp xây dựng lòng tin và những người ủng hộ thương hiệu trung thành.

4. Việc xoay xở với luật về email ở nhiều khu vực có thể gây khó hiểu. Có một danh sách chính gồm những người đăng ký đã đồng ý nhận email sẽ giúp mọi việc dễ dàng hơn. Nhờ đó, bạn biết rằng mọi người đều đã đồng ý nhận email tiếp thị, bất kể họ sống ở đâu. Điều này giúp việc tuân thủ các luật khác nhau trở nên đơn giản hơn.

Các loại email mà chuyên viên tiếp thị có thể gửi

Các loại email doanh nghiệp khác nhau, chẳng hạn như email quảng cáo, email giao dịch và email cung cấp thông tin, có những yêu cầu tuân thủ khác nhau. Điều quan trọng là phải hiểu các yêu cầu này để đảm bảo hoạt động tiếp thị của bạn tuân thủ các luật liên quan. 

Email quảng cáo

Những email này nhằm bán một sản phẩm hoặc khuyến khích người đọc thực hiện một hành động nào đó, chẳng hạn như đăng ký hoặc tham dự một sự kiện. Vì mục tiêu là tiếp thị đến người đọc nên có nhiều quy định hơn về việc xin sự đồng ý và cho phép họ từ chối nhận thư. Tuy nhiên, nếu được thực hiện đúng cách, email quảng cáo cực kỳ hiệu quả trong việc phát triển doanh nghiệp.

Email giao dịch 

Email giao dịch xử lý các thông báo xác nhận đơn hàng, thông báo giao hàng, biên lai, đặt lại mật khẩu và các thông tin hậu cần tương tự. Chúng cung cấp dịch vụ liên quan đến giao dịch mua hàng hoặc tài khoản. Bạn có thể gửi những email này mà không cần sự đồng ý đăng ký nhận thư vì đây là các thông tin liên lạc thiết yếu, không phải tài liệu bán hàng.

Email cung cấp thông tin

Những email này chia sẻ tin tức, mẹo hoặc tài nguyên mà không trực tiếp quảng bá sản phẩm. Miễn là bạn không quảng bá quá mức các sản phẩm trả phí, nội dung cung cấp thông tin gửi đến những liên hệ hiện tại thường sẽ tuân thủ quy định. Thông tin hữu ích và phù hợp giúp nuôi dưỡng mối quan hệ.

Các luật chính về tiếp thị qua email là gì?

Hiểu rõ các luật và quy định quan trọng về email sẽ giúp bạn soạn các thông điệp tiếp thị tuân thủ quy định. Những luật này đảm bảo hoạt động tiếp thị qua email tôn trọng quyền riêng tư, sự đồng ý và quyền của người tiêu dùng. Từ GDPR tại châu Âu đến Đạo luật CAN-SPAM tại Hoa Kỳ, mỗi văn bản pháp luật đều góp phần định hình cách doanh nghiệp sử dụng email cho mục đích tiếp thị.

GDPR: Tiêu chuẩn của châu Âu

Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR) là một quy định mang tính bước ngoặt của EU, thiết lập tiêu chuẩn mới về quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu trên toàn thế giới. Quy định này không chỉ áp dụng cho các tổ chức trong EU mà còn áp dụng cho các tổ chức bên ngoài EU xử lý dữ liệu của cư dân EU.

GDPR nhấn mạnh tầm quan trọng của sự đồng ý và tính minh bạch trong việc xử lý dữ liệu, yêu cầu doanh nghiệp phải nhận được sự cho phép rõ ràng của cá nhân trước khi gửi email tiếp thị cho họ. Quy định này cũng trao cho cá nhân quyền truy cập dữ liệu của mình và yêu cầu xóa dữ liệu. Việc không tuân thủ GDPR có thể dẫn đến các hình phạt nghiêm khắc, vì vậy doanh nghiệp cần tuân theo các quy định này khi gửi email. 

Đạo luật CAN-SPAM: Luật về email của Hoa Kỳ

Tại Hoa Kỳ, Đạo luật CAN-SPAM được thực thi bởi Ủy ban Thương mại Liên bang (FTC). Đạo luật này đặt ra các quy tắc cho thông điệp thương mại, được định nghĩa là bất kỳ email nào chủ yếu nhằm quảng cáo hoặc quảng bá một sản phẩm hay dịch vụ.

Theo đạo luật, doanh nghiệp phải cung cấp thông tin rõ ràng và trung thực trong email, bao gồm dòng tiêu đề rõ ràng, địa chỉ thực hợp lệ, danh tính người gửi và cách thức dễ dàng để từ chối nhận các email trong tương lai. Nếu doanh nghiệp không tuân thủ các quy tắc này, FTC có quyền áp dụng hình phạt.

CCPA: Bảo vệ người tiêu dùng California

Đạo luật Quyền riêng tư của Người tiêu dùng California (CCPA) là một bước tiến quan trọng đối với quyền riêng tư của người tiêu dùng tại Hoa Kỳ. CCPA trao cho cư dân California một số quyền đối với thông tin cá nhân của họ, bao gồm quyền được biết, xóa và từ chối việc bán hoặc chia sẻ dữ liệu. Đối với doanh nghiệp, điều này đồng nghĩa với trách nhiệm lớn hơn trong việc quản lý dữ liệu người tiêu dùng, đặc biệt trong các hoạt động tiếp thị. Vào tháng 11 năm 2020, Đạo luật Quyền riêng tư của California (CPRA), sửa đổi CCPA và bổ sung các biện pháp bảo vệ quyền riêng tư mới, cho thấy sự chú trọng ngày càng tăng tại Hoa Kỳ đối với quyền riêng tư trong không gian kỹ thuật số.

CASL: Luật của Canada chống email không mong muốn

Luật Chống Thư rác của Canada (CASL) là một trong những luật chống thư rác nghiêm ngặt nhất trên thế giới. Các yêu cầu pháp lý quy định rằng doanh nghiệp phải có được sự đồng ý rõ ràng của người nhận trước khi gửi thông điệp điện tử thương mại (CEM), bao gồm email. Các yêu cầu của CASL không chỉ dừng ở sự đồng ý; luật còn bắt buộc mọi email phải có cách thức rõ ràng để hủy đăng ký và áp dụng các hình phạt nghiêm khắc đối với hành vi không tuân thủ. 

Đạo luật Spam 2003: Luật tiếp thị qua email tại Úc

Tại Úc, Đạo luật Spam 2003 là luật chính điều chỉnh hoạt động tiếp thị qua email. Giống như GDPR và Đạo luật CAN-SPAM, luật yêu cầu phải có sự đồng ý khi gửi thông điệp thương mại không mong muốn, bao gồm email. Khi hướng đến khán giả Úc, điều cần thiết là đảm bảo mọi email bạn gửi đều đến những người nhận đã chủ động đồng ý nhận thông điệp của bạn. Sự đồng ý có thể là trực tiếp, khi người nhận thể hiện rõ sự đồng ý, hoặc ngầm định, dựa trên mối quan hệ của họ với doanh nghiệp.

Đạo luật Spam bao gồm các quy định về việc xác định rõ người gửi trong mọi email tiếp thị, thúc đẩy tính minh bạch và trách nhiệm giải trình. Điều này giúp xây dựng lòng tin với người nhận và duy trì tính toàn vẹn của các chiến dịch email. Mọi email thương mại cũng phải có tùy chọn hủy đăng ký dễ dàng. Năm 2021, Quy định về Spam, một văn bản sửa đổi Đạo luật Spam, bắt đầu có hiệu lực và bổ sung các tiêu chuẩn khác cho luật về quyền riêng tư.

Hình phạt cho việc vi phạm luật tiếp thị qua email là gì?

Hình phạt đối với việc vi phạm luật tiếp thị qua email có thể rất nghiêm trọng. Tiền phạt, kiện tụng, tổn hại danh tiếng và khả năng gửi email thấp hơn đều là những hậu quả có thể xảy ra. Hiểu rõ các hình phạt tiềm ẩn có thể giúp chuyên viên tiếp thị qua email nghiêm túc hơn với việc tuân thủ.

Tiền phạt và kiện tụng

Tùy thuộc vào quy định và mức độ vi phạm, tiền phạt có thể dao động từ hàng nghìn đến hàng triệu đô la cho mỗi email. Ví dụ, vi phạm các quy tắc GDPR có thể bị phạt tới €20 triệu (khoảng $22.6 triệu) hoặc 4% tổng doanh thu toàn cầu hằng năm, tùy theo mức nào cao hơn. Trong khi đó, vi phạm Đạo luật CAN-SPAM có thể bị phạt tới $43,280 cho mỗi thông điệp không tuân thủ. Các vụ kiện tập thể từ người đăng ký cũng là một rủi ro. Vì vậy, hậu quả pháp lý có thể nhanh chóng trở nên tốn kém khi gửi các chiến dịch tiếp thị qua email.

Tổn hại danh tiếng

Bị gắn nhãn là người gửi thư rác sẽ làm tổn hại uy tín người gửi và khả năng gửi email. Khi người đăng ký báo cáo email là thư rác do các vấn đề như nội dung gây hiểu lầm hoặc không có tùy chọn từ chối nhận thư, điểm số người gửi của bạn sẽ bị ảnh hưởng. Điều này khiến các nhà cung cấp email như Gmail và Outlook chặn nhiều email hơn, và việc không tuân thủ cuối cùng có thể khiến email không thể vào hộp thư đến.

Khả năng gửi email thấp hơn

Vi phạm các quy định về quyền riêng tư làm suy giảm lòng tin của người đăng ký đối với thương hiệu. Người nhận ít có khả năng mở các email không tuân thủ hơn, làm giảm tỷ lệ mở và tỷ lệ nhấp, từ đó ảnh hưởng đến lợi tức đầu tư (ROI). Gmail và các nhà cung cấp dịch vụ email khác thậm chí có thể tự động chuyển những thông điệp này vào thư mục spam hoặc giảm mức độ ưu tiên của chúng. Điều này hạn chế phạm vi tiếp cận và hiệu quả tiếp thị qua email.

Làm thế nào để email của tôi tuân thủ quy định?

Soạn email tuân thủ quy định giúp bảo vệ doanh nghiệp đồng thời xây dựng lòng tin với người đăng ký. Hãy làm theo các phương pháp tốt nhất dưới đây để tiếp thị qua email hiệu quả, có đạo đức và đảm bảo tuân thủ các quy định.

Nắm rõ các quy tắc

Làm quen với những quy định chính. Tìm hiểu về sự đồng ý, yêu cầu từ chối nhận thư, quy tắc nhận diện người gửi và các vấn đề khác dựa trên nơi người đăng ký của bạn đang sinh sống. Các công cụ như trình xác thực email có thể quét và phát hiện vấn đề. Kiến thức về luật pháp là sức mạnh khi gửi email tiếp thị.

Sử dụng cơ chế xác nhận kép

Đừng thêm liên hệ khi chưa có sự đồng ý trực tiếp. Khi có thể, hãy sử dụng cơ chế xác nhận kép (người dùng xác nhận đăng ký qua email hoặc hộp kiểm) để xác minh họ thực sự muốn nhận thư. Tài liệu này bảo vệ bạn đồng thời đảm bảo người nhận rõ ràng đồng ý nhận email tiếp thị trong tương lai.

Hủy đăng ký dễ dàng

Mỗi email phải có tùy chọn hủy đăng ký rõ ràng chỉ với một lần nhấp. Hãy giúp việc từ chối nhận thư trở nên đơn giản thông qua liên kết hoặc nút. Tự động xóa người dùng sau khi họ hủy đăng ký cũng là điều thiết yếu. Điều này trao cho người đăng ký quyền kiểm soát hộp thư của họ theo các luật chống thư rác.

Nêu rõ bạn là ai

Các quy định đều yêu cầu tính minh bạch về danh tính người gửi. Tên trong trường “From”, tên doanh nghiệp và địa chỉ thực của bạn nên được hiển thị nổi bật trong email. Điều này giúp người nhận nhận biết và tin tưởng thương hiệu của bạn khi bạn gửi email tiếp thị thương mại.

Nội dung trung thực

Thông điệp gây hiểu lầm hoặc không trung thực vi phạm các quy định như CAN-SPAM. Hãy tạo nội dung email mà người nhận nhận thấy có giá trị và không lừa dối. Những tuyên bố sai lệch chỉ nhằm thu hút lượt nhấp sẽ dẫn đến khiếu nại spam và phá hủy lòng tin. Hãy nghĩ đến lâu dài - coi trọng sự chính trực hơn những lượt chuyển đổi nhanh chóng.

Bảo vệ thông tin riêng tư

Không bao giờ chia sẻ hoặc bán danh sách email hay dữ liệu khác nếu chưa có sự đồng ý trực tiếp theo các luật về quyền riêng tư như GDPR và CCPA. Hãy xử lý địa chỉ email và thông tin cá nhân một cách an toàn. An ninh mạng cũng quan trọng không kém để giảm thiểu rủi ro rò rỉ dữ liệu. Coi trọng quyền riêng tư của người đăng ký sẽ tạo dựng thiện cảm.

Thường xuyên làm sạch danh sách

Rà soát danh sách email và xóa các địa chỉ không hợp lệ, những người đã từ chối nhận thư, khiếu nại spam, v.v. Tự động hóa quy trình khi có thể. Việc vệ sinh danh sách này đảm bảo bạn chỉ gửi email cho những liên hệ đã đăng ký hợp lệ và quan tâm đến nội dung. Phân khúc chính xác theo lựa chọn của người dùng sẽ giúp nâng cao hiệu quả hơn nữa.

Ghi nhận sự đồng ý

Ghi lại sự đồng ý của người đăng ký khi họ đăng ký bằng hộp kiểm, biểu mẫu, v.v. theo yêu cầu pháp lý. Theo dõi sự đồng ý theo từng người dùng giúp cung cấp bằng chứng tuân thủ khi cần. Nhật ký đồng ý cũng hỗ trợ phân loại những người đăng ký tương tác thành những người đã hủy đăng ký để làm sạch danh sách.

Hãy nhờ trợ giúp nếu cần

Việc tuân thủ trong tiếp thị qua email không nhất thiết phải khó hiểu. Nếu bạn cần trợ giúp để hiểu các quy định tại địa phương hoặc triển khai những mẹo trên, đừng ngần ngại tìm đến các chuyên gia. Nhiều nhà cung cấp dịch vụ email cũng cung cấp hỗ trợ về tuân thủ. Tuân thủ tốt là duy trì hoạt động kinh doanh.

Tóm tắt

Việc luôn cập nhật các luật về bảo vệ dữ liệu là rất quan trọng, nhưng không nhất thiết phải quá sức. Bằng cách hiểu rõ các quy định chính như GDPR và CAN-SPAM, vốn nhấn mạnh sự đồng ý và tính minh bạch, bạn có thể xây dựng các chiến dịch tuân thủ và giành được lòng tin của khán giả. Hãy ghi nhận sự cho phép, đơn giản hóa việc hủy đăng ký, xác định rõ người gửi và coi trọng sự chính trực hơn những lượt chuyển đổi nhanh chóng. Việc tuân theo các phương pháp tốt nhất trong tiếp thị qua email và cập nhật các luật mới sẽ giúp đảm bảo hoạt động tiếp thị qua email của bạn có đạo đức và hiệu quả. Điều này cũng giảm thiểu rủi ro pháp lý và các vấn đề về khả năng gửi email vốn có thể phá hủy uy tín người gửi. Thay vì xem việc tuân thủ là một hạn chế, hãy coi đó là cơ hội xây dựng kết nối chân thực với khán giả thông qua sự phù hợp và trung thực. Hãy xây dựng chiến lược tiếp thị qua email xoay quanh việc cung cấp giá trị, thay vì khai thác dữ liệu. Bằng cách này, bạn sẽ đảm bảo hoạt động tiếp thị qua email tuân thủ quy định, đồng thời đạt ROI (lợi tức đầu tư) cao hơn về lâu dài nhờ xây dựng những người ủng hộ trung thành. Tuân thủ và hiệu quả không đối lập nhau; chúng song hành khi lợi ích của khán giả được đặt lên hàng đầu. Hãy duy trì ưu tiên đó, cập nhật các quy tắc mới nhất và làm việc với chuyên gia khi cần. Nhờ vậy, bạn sẽ tránh được các hình phạt và thuận lợi hướng tới tỷ lệ mở cùng lượt nhấp cao hơn.