10 mẹo giúp tránh thư mục spam

Không có gì bí mật khi thư mục spam là một trong những nơi đáng sợ nhất trên internet.

Theo báo cáo về spam và lừa đảo qua email năm 2025 của Kaspersky, spam chiếm 44,99% lưu lượng email toàn cầu trong năm 2025. Quy mô này khiến việc xác thực người gửi chặt chẽ và duy trì danh sách email sạch trở nên thiết yếu.

Vậy điều đó có ý nghĩa gì đối với các chiến dịch tiếp thị qua email của bạn? Email của bạn có nhiều khả năng rơi vào thư mục spam hơn bao giờ hết.

Tin tốt là có một vài bước đơn giản bạn có thể thực hiện để tránh thư mục spam và đảm bảo email được gửi đến hộp thư đến.

1. Chọn địa chỉ người gửi dễ nhận biết

Hãy sử dụng một địa chỉ email gắn liền với thương hiệu của bạn và đảm bảo địa chỉ đó dễ nhớ. Tránh sử dụng các địa chỉ chung chung như info@ hoặc sales@, vì những địa chỉ này dễ bị đánh dấu là spam hơn.

Địa chỉ email bạn dùng để gửi thư phải trông quen thuộc và đáng tin cậy với người nhận. Hãy sử dụng tên thật của bạn và tên công ty trong tên người gửi. Những địa chỉ người gửi theo mô hình này đã được chứng minh là có tỷ lệ mở cao hơn, qua đó tăng khả năng email của bạn đến được hộp thư đến của người đăng ký.

2. Sử dụng nhà cung cấp dịch vụ email uy tín

Một nhà cung cấp dịch vụ email uy tín là một trong những cách tốt nhất để đảm bảo các chiến dịch tiếp thị qua email của bạn tránh được thư mục spam. Nếu bạn đang sử dụng Maildroppa thì không cần lo lắng. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng Mailchimp hoặc một dịch vụ email miễn phí khác, email của bạn có nhiều khả năng bị xem là spam hơn. Điều này là do các nhà cung cấp email miễn phí thường bị kẻ gửi spam lợi dụng.

Việc trả phí cho một nhà cung cấp dịch vụ email chuyên nghiệp giúp bạn tiếp cận các công cụ hỗ trợ đảm bảo email được gửi đến hộp thư đến. Ví dụ, hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email như Maildroppa đều cung cấp một hình thức giám sát khả năng gửi email. Điều này có nghĩa là bạn có thể biết email của mình có bị gửi vào thư mục spam hay không và thực hiện các bước để khắc phục vấn đề.

Dưới đây là một vài điều cần xem xét khi chọn nhà cung cấp dịch vụ email:

• Danh tiếng tốt: Hãy nghiên cứu công ty và đảm bảo công ty đó có danh tiếng tốt.
• Tỷ lệ gửi thành công: Bạn nên chọn một nhà cung cấp có tỷ lệ gửi thành công cao. Điều này có nghĩa là email của bạn có nhiều khả năng đến được hộp thư đến hơn.
• Quản lý bộ lọc spam: Một số nhà cung cấp dịch vụ email cung cấp các công cụ giúp bạn quản lý bộ lọc spam. Điều này có thể hữu ích nếu bạn gặp khó khăn trong việc đưa email đến hộp thư đến.

3. Xác thực tên miền

Một trong những cách tốt nhất để tránh thư mục spam là xác thực tên miền của bạn. Việc này cho các nhà cung cấp email biết rằng bạn đang sử dụng tên miền của mình, đồng thời bạn là một doanh nghiệp hợp pháp chứ không phải kẻ lừa đảo.

Đổi lại, các nhà cung cấp email sẽ có xu hướng tin tưởng email của bạn hơn và gửi chúng đến hộp thư đến.

Có một vài cách khác nhau để xác thực tên miền. Phổ biến nhất là thông qua DKIM (DomainKeys Identified Mail), một tiêu chuẩn xác thực email.

DKIM sử dụng chữ ký mật mã để xác minh email được gửi từ một tên miền cụ thể. Điều này giúp giảm nguy cơ giả mạo và tấn công lừa đảo.

Một phương pháp phổ biến khác là SPF (Sender Policy Framework), một tiêu chuẩn xác minh email được gửi từ địa chỉ IP được ủy quyền.

4. Đừng khiến email trông giống spam

Có một vài điều bạn có thể làm để đảm bảo email của mình không trông giống spam.

• Đừng lạm dụng dấu chấm than. Sử dụng quá nhiều dấu chấm than có thể khiến email trông giống spam và bị bộ lọc spam lọc bỏ. Chúng tôi khuyên bạn chỉ sử dụng khi cần thiết.
• Tránh sử dụng quá nhiều hình ảnh. Email có nhiều hình ảnh dễ bị lọc thành spam hơn vì hình ảnh có thể được dùng để che giấu văn bản.
• Tránh viết toàn bộ bằng chữ in hoa hoặc chữ thường. Những kỹ thuật này thường được kẻ lừa đảo sử dụng để né bộ lọc spam.
• Sử dụng định dạng văn bản thuần túy thay vì định dạng HTML. Email HTML dễ bị lọc thành spam hơn vì có thể chứa mã ẩn kích hoạt bộ lọc spam. Hãy thêm liên kết đến phiên bản văn bản thuần túy của email dành cho những người nhận thích định dạng đó.
• Đừng sử dụng quá nhiều liên kết trong email. Email có nhiều liên kết dễ bị lọc thành spam hơn. Điều này là do kẻ lừa đảo thường liên kết đến các trang web độc hại. Nếu bắt buộc phải thêm nhiều liên kết, hãy phân bố chúng trong email để không tập trung tất cả vào một chỗ.

5. Giữ nội dung email ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề

Nội dung email nên ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Không ai muốn lãng phí thời gian đọc một cuốn tiểu thuyết. Hãy đi thẳng vào trọng tâm và đảm bảo thông điệp của bạn dễ hiểu.

Email dài có nhiều khả năng bị lọc thành spam hơn vì có thể chứa nhiều nội dung không liên quan đến người nhận. Chúng cũng có thể khó đọc trên thiết bị di động.

Hãy giữ nội dung email ngắn gọn và tập trung vào một chủ đề duy nhất. Thêm lời kêu gọi hành động để người đăng ký biết bạn muốn họ thực hiện hành động gì.

6. Đảm bảo địa chỉ email của bạn không liên quan đến spam

Điều quan trọng là đảm bảo địa chỉ email của bạn không liên quan đến bất kỳ khiếu nại spam nào. Nếu có, email của bạn rất có thể sẽ rơi vào thư mục spam. Để tránh điều này, bạn có thể sử dụng một địa chỉ email khác dành riêng cho các chiến dịch tiếp thị.

Bạn cũng có thể sử dụng một công cụ để kiểm tra xem địa chỉ email của mình có nằm trong danh sách đen nào không. Nếu có, bạn có thể thử yêu cầu gỡ địa chỉ khỏi danh sách.

7. Giúp việc hủy đăng ký dễ dàng như đăng ký

Hãy giúp mọi người dễ dàng đăng ký vào danh sách email của bạn, đồng thời cũng dễ dàng hủy đăng ký. Nếu mọi người phải thực hiện quá nhiều bước để hủy đăng ký, họ có nhiều khả năng đánh dấu email của bạn là spam hơn.

Bạn có thể sử dụng một dịch vụ tiếp thị qua email như Maildroppa để việc này trở nên dễ dàng. Với Maildroppa, mọi người có thể đăng ký vào danh sách email của bạn chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Và nếu muốn hủy đăng ký, họ cũng có thể thực hiện chỉ bằng một cú nhấp chuột. Điều này sẽ giảm khả năng email của bạn rơi vào thư mục spam.

8. Làm sạch danh sách email

Một danh sách email sạch là yếu tố thiết yếu để tránh thư mục spam. Hãy thường xuyên xóa những người đăng ký không hoạt động khỏi danh sách, cũng như các địa chỉ từng bị trả lại. Điều này giúp danh sách luôn được cập nhật và cải thiện khả năng gửi email.

Việc phân khúc danh sách email cũng mang lại lợi ích. Điều này có nghĩa là chia danh sách thành các nhóm nhỏ hơn dựa trên những yếu tố như sở thích, vị trí hoặc lịch sử mua hàng. Phân khúc danh sách giúp bạn gửi những email có mục tiêu và phù hợp hơn, từ đó tăng khả năng email được gửi đến hộp thư đến.

Sử dụng quy trình đăng ký kép là một cách tốt để đảm bảo danh sách email của bạn sạch và bạn chỉ gửi email cho những người muốn nhận email. Với quy trình đăng ký kép, người đăng ký phải xác nhận đăng ký trước khi được thêm vào danh sách. Điều này giúp loại bỏ các địa chỉ không hoạt động hoặc giả mạo. Nếu bạn đang sử dụng Maildroppa, đăng ký kép là cài đặt mặc định nên bạn không cần lo lắng về việc này.

9. Duy trì lịch gửi nhất quán

Gửi email theo một lịch nhất quán là một cách tốt để tránh thư mục spam. Nếu bạn gửi email không đều đặn, thông điệp của bạn có nhiều khả năng bị bỏ lỡ giữa vô số email khác.

Ví dụ, nếu bạn chỉ gửi email khi có chương trình giảm giá hoặc khuyến mãi, người đăng ký có thể bắt đầu phớt lờ thông điệp của bạn. Nhưng nếu bạn gửi email thường xuyên, dù chỉ để chia sẻ một nội dung hữu ích, họ sẽ có xu hướng chú ý hơn.

Việc gửi email nhất quán cũng giúp giữ danh sách sạch. Nếu ai đó đã lâu không mở email của bạn, bạn nên cân nhắc hủy đăng ký của họ khỏi danh sách email. Bằng cách này, bạn biết rằng mọi người trong danh sách đều quan tâm đến việc nhận email của bạn.

10. Kiểm tra và rút kinh nghiệm

Cuối cùng, hãy nhớ kiểm tra các chiến dịch email trước khi gửi. Việc này bao gồm kiểm tra dòng tiêu đề, nội dung và thời điểm gửi.

Để A/B test dòng tiêu đề, bạn cần gửi hai phiên bản email có dòng tiêu đề khác nhau cho một nhóm nhỏ người đăng ký. Sau đó, bạn có thể so sánh tỷ lệ mở và xem phiên bản nào hoạt động tốt hơn.

Hãy thử nghiệm cả nội dung. Thử những cách khác nhau như kể chuyện, thêm GIF và liên kết bài viết để xem người đăng ký phản hồi tốt nhất với nội dung nào. Và đừng quên kiểm tra các thời điểm gửi khác nhau để xem khi nào người đăng ký có nhiều khả năng mở và tương tác với email nhất.

Điều này có nghĩa là gửi email vào những thời điểm khác nhau trong ngày hoặc trong tuần để xem khi nào người đăng ký có nhiều khả năng mở email nhất. Ví dụ, bạn có thể nhận thấy người đăng ký có xu hướng mở email nhiều hơn nếu email được gửi vào sáng thứ Ba.

Sau khi kiểm tra và tìm hiểu điều gì phù hợp nhất với đối tượng của mình, bạn có thể bắt đầu áp dụng những thay đổi này vào các chiến dịch email. Điều này giúp bạn tránh thư mục spam và cải thiện khả năng gửi email.

Bằng cách làm theo những mẹo này, bạn có thể đảm bảo các chiến dịch tiếp thị qua email của mình được gửi đến hộp thư đến. Để tránh thư mục spam, điều quan trọng là phải có một danh sách email sạch, gửi email theo lịch nhất quán và kiểm tra các chiến dịch trước khi gửi. Bạn cũng có thể cải thiện khả năng gửi email bằng cách sử dụng quy trình đăng ký kép, phân khúc danh sách và gửi email vào những thời điểm nhất quán trong ngày hoặc trong tuần. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo các chiến dịch tiếp thị qua email của mình thành công.