Hướng dẫn tuân thủ Đạo luật CAN-SPAM để tiếp thị qua email hiệu quả

Đạo luật CAN-SPAM là luật của Hoa Kỳ, quy định một số nguyên tắc đối với email. Ủy ban Thương mại Liên bang (FTC) thực thi Đạo luật CAN-SPAM và Quy tắc CAN-SPAM liên quan. FTC là một cơ quan liên bang độc lập của Hoa Kỳ, có trụ sở tại Washington, D.C.

Trong bài viết này, chúng tôi cung cấp hướng dẫn tuân thủ để giúp bạn tuân thủ pháp luật và Đạo luật CAN-SPAM, từ dòng tiêu đề đến nội dung trong các chiến dịch tiếp thị. Việc tuân thủ Đạo luật CAN-SPAM trong tiếp thị qua email hoàn toàn khả thi và không phức tạp nếu bạn đọc phần tóm tắt dễ hiểu của chúng tôi.

Đạo luật CAN-SPAM áp dụng cho các loại email khác nhau

Đạo luật CAN-SPAM quy định việc các công ty sử dụng email. Luật áp dụng cho cả thư từ công ty đến khách hàng cuối (B2C) và email từ công ty đến công ty (B2B). Đạo luật phân biệt giữa các loại email khác nhau. Những quy định nghiêm ngặt nhất áp dụng cho email thương mại, vì vậy chúng ta sẽ thảo luận về loại email này trước.

Các yêu cầu của Đạo luật CAN-SPAM đối với email thương mại

Email thương mại quảng cáo sản phẩm hoặc dịch vụ và là một phần thiết yếu của các chiến dịch tiếp thị qua email. Ví dụ: email từ một cửa hàng trực tuyến quảng cáo đợt giảm giá hoặc sản phẩm mới, như sau:

Chủ đề: "Đợt giảm giá mùa hè lớn – giảm 70% tất cả sản phẩm ngoài trời!"

Nội dung: "Xin chào! Hãy sẵn sàng cho mùa hè với đợt giảm giá lớn của chúng tôi. Tất cả sản phẩm ngoài trời hiện được giảm 70%. Hãy ghé thăm cửa hàng trực tuyến của chúng tôi ngay hôm nay."

Dưới đây là tổng quan về những yêu cầu quan trọng nhất đối với email thương mại trong bối cảnh tuân thủ CAN-SPAM.

• Bạn không được sử dụng thông tin tiêu đề sai lệch hoặc gây hiểu lầm trong email. Thông tin "From", "To", "Reply-to" và thông tin định tuyến, bao gồm tên miền và địa chỉ email của người gửi, phải chính xác và xác định người hoặc công ty nơi thư bắt nguồn.
• Tiêu đề email phải chứa các trường bổ sung với thông tin kỹ thuật, chẳng hạn như thời điểm email được gửi, địa chỉ email nào đã gửi và thông qua máy chủ nào. Vì thông tin này nhìn chung ít quan trọng hơn đối với người nhận nên thường bị các ứng dụng email hiện đại ẩn đi, nhưng có thể được hiển thị khi cần.
• Dòng tiêu đề email phải phản ánh chính xác nội dung thư và không được gây hiểu lầm.
• Email phải nêu rõ rằng thư này là một quảng cáo.
• Email phải chứa địa chỉ bưu chính thực của người gửi.
• Trong email thương mại, cần giải thích rõ cho người nhận cách hủy đăng ký nhận các email sau này. Các hướng dẫn này phải dễ nhận biết và dễ hiểu, có thể được hỗ trợ bằng cỡ chữ, màu sắc và vị trí nổi bật. Tùy chọn hủy đăng ký có thể được cung cấp qua email trả lời hoặc một liên kết trực tuyến đơn giản. Ngoài ra, người nhận có thể được lựa chọn chỉ hủy đăng ký một số loại thư nhất định, miễn là họ vẫn có thể hủy hoàn toàn tất cả email tiếp thị. Điều quan trọng là các yêu cầu hủy đăng ký này không bị bộ lọc thư rác chặn lại.

• Các công ty phải đảm bảo cơ chế hủy đăng ký tiếp nhận và xử lý yêu cầu hủy đăng ký trong ít nhất 30 ngày sau khi email được gửi. Điều này giúp người nhận có đủ thời gian gửi yêu cầu hủy đăng ký. Đạo luật đặc biệt coi trọng việc tuân thủ quy định về hủy đăng ký.
• Người đăng ký và thành viên dịch vụ cũng có quyền hủy đăng ký nhận email tiếp thị. Quyền này vẫn áp dụng ngay cả khi họ đã đăng ký dịch vụ hoặc tham gia thành viên. Nếu một thư được gửi mà không có liên kết hủy đăng ký, cần đảm bảo rằng thư đó thuộc một trong các danh mục thư giao dịch hoặc thư quan hệ được pháp luật xác định.
• Các công ty phải tôn trọng yêu cầu từ chối nhận thư và phản hồi yêu cầu hủy đăng ký trong vòng 10 ngày làm việc mà không tính thêm phí hoặc yêu cầu thông tin cá nhân ngoài địa chỉ email. Địa chỉ email của những người không còn muốn nhận liên lạc không được bán hoặc chia sẻ. Ngoại lệ là việc chia sẻ với các công ty hỗ trợ tuân thủ pháp luật.
• Các công ty phải đảm bảo đáp ứng mọi yêu cầu pháp lý, ngay cả khi hợp tác với các công ty khác trong hoạt động tiếp thị qua email. Cả công ty quảng bá sản phẩm và công ty gửi thư đều có thể bị truy tố nếu vi phạm pháp luật.

Các loại email khác theo Đạo luật CAN-SPAM

Email không có mục đích thương mại nhìn chung phải tuân theo các yêu cầu thấp hơn đáng kể. FTC phân biệt giữa nội dung giao dịch hoặc quan hệ với các nội dung khác, đồng thời giám sát việc tuân thủ nội dung.

Nội dung giao dịch hoặc quan hệ

Email giao dịch hoặc quan hệ là thư có mục đích hỗ trợ, xác nhận hoặc cung cấp thông tin về các khía cạnh của một giao dịch hoặc mối quan hệ thương mại hiện có.

Loại email này có thể bao gồm các nội dung sau:

• Thông tin hỗ trợ, hoàn tất hoặc xác nhận một giao dịch thương mại mà người nhận đã đồng ý.
• Thông tin quan trọng về sản phẩm hoặc dịch vụ, chẳng hạn như bảo hành, thu hồi, an toàn hoặc bảo mật, mà người nhận đã mua.
• Cập nhật về điều khoản hoặc tính năng của tư cách thành viên, gói đăng ký, tài khoản, tín dụng hoặc mối quan hệ kinh doanh liên tục khác.
• Thông tin cho người nhận biết về những thay đổi đối với trạng thái của họ trong một mối quan hệ kinh doanh đang tiếp diễn hoặc thông tin cập nhật định kỳ về số dư tài khoản.
• Thông tin về quan hệ lao động, phúc lợi nhân viên hoặc việc giao hàng hóa hay dịch vụ được thực hiện như một phần của hoạt động kinh doanh đã thỏa thuận.

Nếu email chỉ chứa nội dung giao dịch hoặc quan hệ, email đó không được chứa thông tin định tuyến sai lệch hoặc gây hiểu lầm, nhưng nhìn chung được miễn hầu hết các quy định của Đạo luật CAN-SPAM.

Xin lưu ý về ranh giới pháp lý nghiêm ngặt giữa từng danh mục. Không phải mọi thư gửi đến người nhận đang có mối quan hệ kinh doanh với bạn, chẳng hạn như người đăng ký hoặc người tham gia chương trình thành viên, đều tự động được xem là thư giao dịch hoặc thư quan hệ.

Đối với mỗi email, hãy kiểm tra cẩn thận xem một khách hàng trung bình có nhận biết hoặc đánh giá mục đích chính của email là "email giao dịch" hay "email quan hệ" hay không. Nếu không chắc chắn, thư của bạn phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Đạo luật CAN-SPAM đối với thư thương mại nếu muốn duy trì việc tuân thủ.

Ví dụ về nội dung giao dịch

Xác nhận thanh toán cho đơn hàng số 78910

Xin chào. Chúng tôi xác nhận đã nhận được khoản thanh toán cho đơn hàng số 78910. Tổng số tiền €59.99 đã được trừ thành công. Đơn hàng của bạn hiện đang được chuẩn bị để giao. Cảm ơn bạn đã mua sắm tại ElektroMarkt.

Ví dụ về nội dung quan hệ

Thay đổi đối với chính sách quyền riêng tư của chúng tôi

Kính gửi quý khách hàng, chúng tôi xin thông báo rằng chính sách quyền riêng tư của chúng tôi đã được cập nhật nhằm bảo vệ dữ liệu của bạn tốt hơn nữa. Bạn có thể xem các hướng dẫn mới trên website của chúng tôi. Cảm ơn bạn đã tin tưởng ServicePlus .

Nội dung khác

Danh mục này bao gồm các email không mang tính thương mại, giao dịch hoặc quan hệ. Ví dụ có thể là bản tin từ một công ty chứa thông tin hoặc lời khuyên chung mà không trực tiếp quảng bá sản phẩm hay dịch vụ.

Ví dụ

Tin tức hằng tháng từ TechTrends: Mẹo & Thủ thuật

Chào mừng bạn đến với số TechTrends hằng tháng! Trong số này, bạn sẽ tìm thấy các mẹo hữu ích để cải thiện kỹ năng máy tính, tin tức công nghệ thú vị và các cuộc phỏng vấn độc quyền với chuyên gia trong ngành. Chúc bạn đọc vui vẻ! Đội ngũ TechTrends.

Đáng tiếc là FTC không cung cấp nhiều thông tin chi tiết hơn về "Nội dung khác". Tuy nhiên, có thể giả định rằng các quy tắc tương tự như đối với email giao dịch hoặc email quan hệ cũng được áp dụng cho nội dung này.

Hãy ghi nhớ những điều này khi lập chiến lược tiếp thị qua email!

Đánh giá nội dung thương mại và phi thương mại theo Đạo luật CAN-SPAM

Trên thực tế, các công ty thường kết hợp nội dung thương mại với nội dung phi thương mại trong email. Đối với những thư hỗn hợp như vậy, mục đích chính sẽ quyết định email có thuộc các quy định về thư thương mại của Đạo luật CAN-SPAM hay không. Việc xác định mục đích chính phụ thuộc vào hai yếu tố chính:

Cách diễn giải dòng tiêu đề

Nếu người nhận diễn giải dòng tiêu đề là một thư có vẻ quảng cáo sản phẩm hoặc dịch vụ thương mại, thư đó sẽ được phân loại là thư thương mại.

Vị trí của nội dung trong thư

Một thư cũng được xem là thư thương mại nếu phần thương mại nằm ở đầu thư, còn phần giao dịch hoặc quan hệ chỉ xuất hiện về cuối email.

Ví dụ 1

ĐẾN: John Smith

TỪ: TechWorld Inc.

CHỦ ĐỀ: Đơn hàng #12345 của bạn và ưu đãi độc quyền!

NỘI DUNG: Kính gửi ông Smith, chúng tôi vui mừng thông báo rằng đơn hàng #12345 gồm ba chiếc điện thoại Model X của ông đã được gửi thành công. Dự kiến giao hàng trong ba ngày làm việc tới.

Là một khách hàng thân thiết, chúng tôi cũng muốn chia sẻ với ông một ưu đãi độc quyền: giảm 20% cho mẫu máy tính bảng Y mới nhất của chúng tôi, có hiệu lực đến cuối tháng. Truy cập website của chúng tôi để biết thêm thông tin!

Email này có lẽ là thư giao dịch hoặc thư quan hệ, vì nội dung chính chứa thông tin về đơn hàng. Phần thương mại ở cuối — ưu đãi máy tính bảng — vẫn hiện diện nhưng không chi phối toàn bộ thư.

Ví dụ 2

ĐẾN: Lisa Johnson

TỪ: Trendy Fashion House

CHỦ ĐỀ: Bộ sưu tập mùa hè mới đã ra mắt — và cập nhật về đơn hàng của bạn

NỘI DUNG: Khám phá bộ sưu tập mùa hè hoàn toàn mới của chúng tôi với các ưu đãi độc quyền chỉ dành cho người đăng ký! Xem các mẫu váy mùa hè và phụ kiện trong bộ sưu tập của chúng tôi.

Nhân tiện, đơn hàng #67890 của bạn đã được xử lý và dự kiến sẽ được giao vào thứ Sáu.

Email này thiên về một thư quảng cáo hơn, vì trọng tâm là quảng bá bộ sưu tập mùa hè mới. Thông tin về đơn hàng ở cuối thư chỉ chiếm một phần nhỏ và có vẻ giống một cập nhật bổ sung hơn.

Email thương mại có nội dung từ nhiều công ty

Trong trường hợp một email quảng bá thông tin từ nhiều công ty, có một phương pháp rõ ràng để xác định ai chịu trách nhiệm tuân thủ Đạo luật CAN-SPAM với tư cách là "người gửi".

Các nhà tiếp thị có sản phẩm hoặc dịch vụ được quảng cáo trong email có thể chỉ định một trong số họ làm "người gửi" chính thức, người sẽ tuân thủ các quy định của Đạo luật CAN-SPAM. Điều này có thể thực hiện được miễn là người gửi được chỉ định đáp ứng các tiêu chí sau:

1. Người gửi được chỉ định khởi tạo email để quảng bá sản phẩm, dịch vụ hoặc website của chính họ.
2. Người gửi được chỉ định được nêu rõ trong dòng "From" của email.
3. Người gửi được chỉ định tuân thủ mọi quy định của Đạo luật CAN-SPAM, nghĩa là email không chứa thông tin gây hiểu lầm về việc truyền tải hoặc dòng tiêu đề. Ngoài ra, email phải chứa địa chỉ gửi thư hợp lệ, liên kết hủy đăng ký hoạt động và nhãn phù hợp cho biết đây là thư thương mại hoặc thư có nội dung khiêu dâm rõ ràng.

Nếu người gửi được chỉ định không thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ này, tất cả nhà tiếp thị được nêu tên trong email có thể phải cùng chịu trách nhiệm do không tuân thủ pháp luật.

Trách nhiệm đối với email có chức năng chuyển tiếp

Một số email cung cấp tùy chọn chuyển tiếp cho người khác thông qua liên kết "chuyển tiếp cho bạn bè". Việc công ty ban đầu gửi email có còn chịu trách nhiệm tuân thủ các quy định như Đạo luật CAN-SPAM hay không phụ thuộc vào một số yếu tố nhất định.

Yếu tố quyết định là người gửi email ban đầu có trao phần thưởng hoặc lợi ích cho người chuyển tiếp thư hay không. Ví dụ, nếu người gửi tặng tiền, phiếu giảm giá, chiết khấu, giải thưởng hoặc ưu đãi khác cho việc chuyển tiếp, người gửi có thể chịu trách nhiệm tuân thủ. Điều tương tự cũng áp dụng nếu người gửi thưởng hoặc cung cấp lợi ích cho ai đó nhằm tăng lưu lượng truy cập website hoặc thúc đẩy việc giới thiệu.

Tuy nhiên, nếu việc chuyển tiếp không mang lại lợi ích rõ ràng, trách nhiệm đối với email được chuyển tiếp thường không còn thuộc về người gửi ban đầu.

Hình phạt đối với hành vi vi phạm Đạo luật CAN-SPAM

Vi phạm Đạo luật CAN-SPAM có thể dẫn đến những hình phạt đáng kể. Mỗi email vi phạm luật CAN-SPAM có thể phải chịu mức phạt dân sự lên đến $53,088 — mức tối đa do điều chỉnh lạm phát mới nhất của FTC quy định (có hiệu lực từ ngày 17 tháng 1 năm 2025 và vẫn đang được áp dụng tính đến tháng 7 năm 2026).

Cụ thể, nếu bạn gửi một chiến dịch bản tin đến 1000 người nhận email và không tuân thủ các yêu cầu của Đạo luật CAN-SPAM, tổng mức phạt tối đa theo lý thuyết có thể vượt quá 53 triệu đô la Mỹ, vì hình phạt được áp dụng cho từng email riêng lẻ.

Cả công ty có sản phẩm được quảng cáo trong thư và công ty nơi thư bắt nguồn đều có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý. Email đưa ra tuyên bố gây hiểu lầm về sản phẩm hoặc dịch vụ cũng có thể chịu sự điều chỉnh của các luật cấm quảng cáo gây hiểu lầm.

Đạo luật CAN-SPAM quy định một số hành vi phạm tội nghiêm trọng có thể dẫn đến các khoản tiền phạt bổ sung. Ngoài ra còn có các hình phạt hình sự, bao gồm phạt tù, đối với những hành vi như truy cập trái phép vào máy tính để gửi thư rác, sử dụng thông tin giả khi đăng ký tài khoản email hoặc tên miền, lừa dối về nguồn gốc thư rác, thu thập địa chỉ hoặc danh sách email bằng các phương thức trái phép, và sử dụng trái phép các máy chủ chuyển tiếp mở hoặc proxy.

Ngoài các khoản phạt dân sự, nhà tiếp thị qua email có thể phải bồi thường cho người tiêu dùng bị ảnh hưởng theo Mục 19 của Đạo luật FTC. Khoản bồi thường này có thể bao gồm số tiền người tiêu dùng đã trả cũng như giá trị thời gian bị mất. Vì vậy, việc tuân thủ cẩn thận các quy định của Đạo luật CAN-SPAM để tránh hậu quả pháp lý là vô cùng quan trọng.

Quy định đối với email có nội dung khiêu dâm rõ ràng

Đối với email tiếp thị có nội dung khiêu dâm rõ ràng, FTC đã thiết lập các quy định đặc biệt trong Đạo luật CAN-SPAM. Các quy định này nhằm đảm bảo người nhận có thể chủ động quyết định có muốn xem nội dung khiêu dâm rõ ràng hay không, chẳng hạn bằng cách cuộn xuống hoặc nhấp vào một liên kết đặc biệt. Điều này đảm bảo nội dung như vậy không được hiển thị bất ngờ hoặc ngoài ý muốn.

Tuy nhiên, xin lưu ý rằng các quy định này không áp dụng nếu người nhận đã đồng ý nhận những email như vậy từ người gửi.

Để tuân thủ quy định này, email chứa tài liệu có nội dung tình dục phải có cảnh báo "SEXUALLY-EXPLICIT:" ở đầu dòng tiêu đề. Trong phần nội dung thư, phần nội dung email đầu tiên hiển thị cũng phải có cảnh báo "SEXUALLY-EXPLICIT:" cùng với thông tin tiêu chuẩn của email thương mại, chẳng hạn như thông báo đây là quảng cáo, địa chỉ bưu chính của người gửi và tùy chọn để người nhận từ chối nhận thêm thư từ người gửi này.

Đạo luật CAN-SPAM so với GDPR

Đạo luật CAN-SPAM cho phép gửi email tiếp thị trực tiếp đến bất kỳ ai mà không cần xin phép cho đến khi người nhận yêu cầu rõ ràng không nhận nữa (opt-out).

Ngược lại, Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung (GDPR) đi xa hơn nhiều:

Chỉ được gửi email tiếp thị trực tiếp đến những người nhận đã đồng ý trước (opt-in). Sự đồng ý phải được đưa ra tự do, cụ thể, được thông báo đầy đủ và không mơ hồ thông qua một hành động khẳng định rõ ràng, nghĩa là việc đánh dấu sẵn vào ô hoặc các hình thức đồng ý ngầm khác là không đủ. Ngoài ra, người nhận phải được thông báo chính xác dữ liệu của họ sẽ được sử dụng như thế nào. Người gửi phải lưu bằng chứng về sự đồng ý và cung cấp bằng chứng nếu có khiếu nại về hành vi gửi email của họ.

Maildroppa: Đồng minh của bạn trong hoạt động tiếp thị qua email tuân thủ pháp luật

Maildroppa là công cụ thiết yếu dành cho các doanh nghiệp muốn đáp ứng các quy định về tiếp thị qua email như CAN-SPAM và GDPR. Công cụ này đảm bảo việc tuân thủ mà vẫn duy trì hiệu quả của các chiến dịch email.

Để tuân thủ CAN-SPAM, Maildroppa tự động đưa thông tin thiết yếu của người gửi, chẳng hạn như địa chỉ gửi thư thực, vào mọi email. Tính năng này đảm bảo sự minh bạch và đáng tin cậy trong liên lạc. Người dùng có thể tùy chỉnh tên và email người gửi, giúp email dễ nhận diện hơn và giảm nguy cơ bị đánh dấu là thư rác. Mọi địa chỉ người gửi đều được xác minh, góp phần tăng độ tin cậy cho email.

Theo GDPR, Maildroppa bắt buộc áp dụng quy trình double opt-in cho tất cả khách hàng. Điều này không chỉ bảo đảm sự đồng ý rõ ràng của người đăng ký mà còn cải thiện tỷ lệ gửi thành công và độ tin cậy. Nền tảng cung cấp các tùy chọn đồng ý GDPR và văn bản thỏa thuận có thể tùy chỉnh, phù hợp với người đăng ký ở nhiều khu vực như EU, UK và Thụy Sĩ.

Hơn nữa, cam kết bảo vệ dữ liệu của Maildroppa được thể hiện qua việc lưu trữ với Hetzner tại Đức, tuân thủ các luật bảo vệ dữ liệu nghiêm ngặt của Đức. Tùy chọn tắt theo dõi khách hàng tôn trọng quyền riêng tư và phù hợp với xu hướng tiếp thị kỹ thuật số hiện nay.

Maildroppa nổi bật như một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp xử lý sự phức tạp của việc tuân thủ pháp luật trong tiếp thị qua email, kết hợp việc tuân thủ quy định với hiệu quả tiếp thị.