Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Maildroppa käsittelee henkilötietoja, kun vierailet verkkosivustollamme, luot Maildroppa-tilin tai hallinnoit sitä, viestit kanssamme tai käytät muuta palvelua, jonka käsittelyn tarkoitukset Maildroppa määrittää. Vastaanottajien tietojen ja muiden yritysasiakkaidemme Maildroppaan tallentamien tietojen käsittely kuvataan erikseen kohdassa 3.2 ”Maildroppa henkilötietojen käsittelijänä”.
1 Rekisterinpitäjä ja tietosuojayhteyshenkilö
Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisterinpitäjä ja tietosuojaa koskevien tiedustelujen yhteyshenkilö on:
Marcus Biel, joka harjoittaa liiketoimintaa nimellä ”Maildroppa”
Dr.-Peter-Hecker-Str. 4b
82031 Grünwald
Saksa
Puhelin: +49 171 1151013
Yleiset ja tietosuojaa koskevat tiedustelut: yhteydenottolomake
Laittomasta sisällöstä, roskapostista tai muusta väärinkäytöstä voi ilmoittaa myös Ilmoita laittomasta sisällöstä ja väärinkäytöstä -sivulla.
Tietosuojatiedustelut tavoittavat Marcus Bielin edellä mainitun yhteydenottolomakkeen kautta.
2 Keitä tämä seloste koskee
Tämä seloste koskee erityisesti:
- verkkosivustomme ja julkisesti ylläpidettyjen Maildroppa-sivujen vierailijoita;
- mahdollisia asiakkaita, kokeilukäyttäjiä, asiakkaita ja heidän valtuutettuja tilinkäyttäjiään;
- henkilöitä, jotka lähettävät tukipyyntöjä, tietosuojatiedusteluja tai väärinkäyttöilmoituksia;
- Maildroppan oman myynti- ja tuoteviestinnän vastaanottajia;
- henkilöitä, joiden tietoja käsittelemme omiin sopimuksiin, turvallisuuteen, laskutukseen tai väärinkäytösten ehkäisyyn liittyviin tarkoituksiimme.
Maildroppaa tarjotaan yksinomaan Saksan siviililain (BGB) 14 §:ssä tarkoitetuille elinkeinonharjoittajille, julkisoikeudellisille yhteisöille ja julkisoikeudellisille erityisrahastoille, ei kuluttajille tai lapsille. Tilinkäyttäjien on oltava vähintään 18-vuotiaita.
3 Roolimme
3.1 Maildroppa rekisterinpitäjänä
Maildroppa on rekisterinpitäjä, kun määritämme käsittelyn tarkoitukset ja olennaiset keinot. Tämä kattaa verkkosivuston ylläpidon, viestinnän mahdollisten asiakkaiden kanssa, sopimusten ja tilien hallinnoinnin, todentamisen, laskutuksen, oman tuoteviestintämme, turvallisuuden, petosten ja väärinkäytösten ehkäisyn sekä lakisääteiset velvoitteet.
3.2 Maildroppa henkilötietojen käsittelijänä
Kun asiakas käsittelee Maildroppassa vastaanottajalistoja, kampanjoita, lomakelähetyksiä, automaatioita tai vastaavia asiakastietoja, asiakas yleensä määrittää tarkoitukset ja olennaiset keinot. Maildroppa käsittelee näitä tietoja henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Sovellettavana on yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukainen henkilötietojen käsittelysopimus (DPA), versio 1.3, päivätty 7. lokakuuta 2026.
Rekisteröityjen tulisi yleensä osoittaa tällaisia asiakastietoja koskeva pyyntö asianomaiselle lähettäjälle tai Maildroppan asiakkaalle. Jos voimme tunnistaa kyseisen asiakkaan turvallisesti, välitämme pyynnön ja avustamme DPA:n mukaisesti. Emme ratkaise itsenäisesti asiakkaan kampanjan lainmukaisuutta tai rekisteröityjen oikeuksien poikkeuksia.
Maildroppa voi olla tiettyjen metatietojen rekisterinpitäjä tarkasti rajatuissa tarkoituksissa, joita ovat erityisesti palveluntarjoajatason valitus- ja väärinkäyttösignaalit, alustan ja verkon turvallisuus, lähetysinfrastruktuurin suojaaminen, laittoman käytön ehkäisy ja omat lakisääteiset velvoitteemme. Näitä tarkoituksia ei yhdistetä Maildroppan mainontaan. Lisätietoja on kohdassa 4.12.
4 Tiedot, tarkoitukset, oikeusperusteet ja säilyttäminen
4.1 Verkkosivuston toimittaminen ja tekninen turvallisuus
Kun verkkosivustoamme tai julkista sivua pyydetään, käsittelemme esimerkiksi IP-osoitetta, päivämäärää ja kellonaikaa, pyydettyä URL-osoitetta, viittaavaa sivua, selaimen ja laitteen tietoja, HTTP-tilaa, siirrettyä tietomäärää sekä turvallisuus- tai virheindikaattoreita.
Käytämme tietoja sivun toimittamiseen, vakauden ylläpitämiseen, virheiden tutkimiseen, hyökkäyksiltä ja väärinkäytöksiltä suojautumiseen sekä turvallisuuden kannalta merkityksellisten tapahtumien dokumentointiin. Oikeusperuste on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta. Oikeutettuja etujamme ovat turvallinen ja saatavilla oleva palvelu, jonka toiminnasta voidaan osoittaa vastuu. Käyttäjän nimenomaisesti pyytämälle palvelulle ehdottoman välttämättömään laitetietojen tallentamiseen tai niihin pääsyyn sovelletaan TDDDG:n 25 §:n 2 momenttia. Käytämme muuta kuin välttämätöntä pääsyä laitetietoihin vain TDDDG:n 25 §:n 1 momentin mukaisen pätevän suostumuksen perusteella.
Tavanomaiset verkko- ja turvallisuuslokit poistetaan dokumentoidun toimintajakson mukaisesti, kun niitä ei enää tarvita toimittamiseen, diagnostiikkaan ja suojaamiseen. Turvallisuuden kannalta merkityksellisiä otteita voidaan säilyttää, kunnes poikkeama on ratkaistu, ja oikeudellisiin vaateisiin sovellettavan ajan.
4.2 Teknisesti välttämättömät asetukset
Kun istunto, kieli, turvallisuus, kirjautuminen tai muu nimenomaisesti pyytämäsi toiminto sitä edellyttää, tallennamme tarvittavat tiedot selaimeen tai luemme niitä sieltä. Nämä toimet palvelevat vain pyydettyä toimintoa, ja niihin sovelletaan TDDDG:n 25 §:n 2 momenttia. Istuntotiedot päättyvät istunnon mukana; muut välttämättömät asetukset säilyvät vain niin kauan kuin kyseinen toiminto tai turvallisuustarkoitus edellyttää.
4.3 Yleisö- ja tuoteanalytiikka
Käytämme Plausible Analyticsia saadaksemme koottuja tietoja sivunäytöistä, lähteistä, selaimesta, käyttöjärjestelmästä, laiteluokasta, likimääräisestä sijainnista, ulkoisista linkeistä ja valituista tapahtumista, kuten rekisteröitymiseen johtavan linkin napsautuksesta. Integraatiossamme Plausible ei käytä evästeitä, paikallista tallennustilaa eikä laitteiden tai käyttäjien välillä pysyvää tunnistetta. IP-osoitetta ja User-Agent-tietoa käytetään pyynnön käsittelyyn, mutta niitä ei tallenneta raakamuodossa; päivittäin vaihtuvaa tunnistetta ei voi yhdistää eri päivien tai verkkosivustojen välillä.
Oikeusperuste on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta. Oikeutettu etumme on tietosuojaa huomioiva koottu mittaaminen sekä verkkosivuston ja tuotteen parantaminen. Palveluntarjoaja on Plausible Insights OÜ, Viro; palveluntarjoajan mukaan vierailijatiedot käsitellään EU:ssa. Verkkosivustolla ei tällä hetkellä käytetä Google Adsia eikä Google Tag Manageria.
4.4 Upotetut videot ja ulkoinen sisältö
Yksittäisillä sivuilla voi olla upotettuja YouTube- tai Spotlightr-videoita ja muuta ulkoista mediaa. Varsinainen ulkoinen soitin ladataan vasta, kun käynnistät toiston tietoisesti. Esikatselukuva voidaan hakea etukäteen paikallisesti tai asianomaiselta palveluntarjoajalta. Ulkoisen pyynnön yhteydessä palveluntarjoaja saa teknisistä syistä tietoja, kuten IP-osoitteen, selaimen ja laitteen tiedot, pyydetyn sivun ja ajankohdan. Soittimen aktivoinnin jälkeen voidaan käsitellä muita käyttötietoja ja, jos olet kirjautunut palveluntarjoajan palveluun, tilitietoja.
Esikatselukuvan hakeminen perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaan; oikeutettu etumme on informatiivinen, tietoja minimoiva videon esikatselu. Aktivoimalla ulkoisen soittimen tietoisesti pyydät kyseistä sisältöä. Laitteellesi tallentamiseen tai sen tietoihin pääsyyn sovelletaan TDDDG:n 25 §:n 2 momenttia vain siltä osin kuin se on ehdottoman välttämätöntä nimenomaisesti pyydetyn sisällön tarjoamiseksi. Muu laitetietoihin pääsy tai käsittely, joka edellyttää suostumusta, vaatii pätevän suostumuksen, joka kattaa kyseiset toimet. Pelkkä toiston käynnistäminen ei ole yleinen suostumus seurantaan tai mainontaan. Palveluntarjoajan myöhempään käsittelyyn sovelletaan sen omaa tietosuojaselostetta.
4.5 Yhteydenotot, tuki, tietosuoja ja väärinkäyttöilmoitukset
Kun otat meihin yhteyttä, käsittelemme yhteystietoja, yrityksen ja tilin asiayhteyttä, viestiä ja liitteitä, teknisiä metatietoja, vastaustamme ja asian muistiinpanoja. Väärinkäyttöilmoitus voi sisältää myös ilmoitetun URL-osoitteen, lähettäjän, viestin otsaketiedot, kampanjatunnisteen, perustelut, todisteet ja vakuutuksen vilpittömästä mielestä.
Tarkoituksia ovat pyyntöön vastaaminen, sopimuksen tekeminen tai täyttäminen, lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen, vaateilta puolustautuminen sekä vastaanottajien ja alustan suojaaminen. Pyynnöstä riippuen oikeusperuste on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta, kun olet henkilökohtaisesti sopimusosapuoli tai pyynnöstäsi toteutetaan toimia sopimuksen tekemiseksi kanssasi, yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta lakisääteisten velvoitteiden osalta tai yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta. Oikeutettuja etujamme ovat tiedustelujen dokumentoitava käsittely, väärinkäytösten ehkäisy ja oikeudellisilta vaateilta puolustautuminen.
Yleisten asioiden käsittelyyn ja dokumentointiin tarvittavia asiakirjoja säilytetään yleensä kolme vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana asia päättyy. Asiaa voidaan säilyttää pidempään, jos laki, tutkinta, viranomaispyyntö tai oikeudellinen vaade sitä edellyttää. Liitteet ja henkilöllisyyden todentamiseen liittyvät todisteet, joita ei selvästi enää tarvita, poistetaan aiemmin. Teknisiin verkko- ja turvallisuuslokeihin sovelletaan kohdassa 4.1 kuvattua tarkoitusperusteista säilyttämistä.
4.6 Rekisteröityminen, tili, todentaminen ja sopimus
Rekisteröitymisen yhteydessä ja käytön aikana käsittelemme nimeä, työyhteystietoja, yritystä, osoitetta, maata, kieltä, kirjautumis- ja todentamistunnisteita, rooleja, tiliasetuksia, sopimuksen ja tilauspaketin tietoja, hyväksyttyjä sopimusversioita, käyttö- ja turvallisuustapahtumia sekä tarvittavaa viestintää. Sopimuksen hyväksymistä koskevat todisteet voivat sisältää hyväksytyn sopimusversion, hyväksymisajankohdan sekä tiedot hyväksymistoimesta ja sen yhteydestä tiliin.
Tarkoituksia ovat sopimuksen tekeminen ja täyttäminen, palvelun tarjoaminen ja hallinnointi, valtuutettujen käyttäjien todentaminen, sopimukseen liittyvien tahdonilmaisujen kirjaaminen ja tuen tarjoaminen. Kun olet henkilökohtaisesti sopimusosapuoli tai pyynnöstäsi toteutetaan toimia sopimuksen tekemiseksi kanssasi, näihin tarkoituksiin tarvittavan käsittelyn oikeusperuste on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta. Yritysasiakkaan valtuutettujen käyttäjien, pääkäyttäjien tai yhteyshenkilöiden, jotka eivät itse ole sopimusosapuolia, osalta tarvittava käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaan. Oikeutettu etumme on sovitun palvelun tarjoaminen ja hallinnointi kyseiselle asiakkaalle, mukaan lukien sen valtuutettujen käyttäjien todentaminen ja viestintä heidän kanssaan. Turvallisuuteen ja todisteisiin liittyvä käsittely perustuu lisäksi yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaan; oikeutettuja etujamme ovat tilin ja palvelun suojaaminen, sopimukseen liittyvien tahdonilmaisujen jäljitettävyys ja oikeudellisilta vaateilta puolustautuminen.
Tästä omiin tarkoituksiimme tapahtuvasta käsittelystä peräisin olevat tilin operatiiviset tiedot poistetaan sopimuksen päätyttyä dokumentoidun päättämis- ja poistoprosessin mukaisesti, kun niitä ei enää tarvita palauttamiseen, toiminnan alasajoon tai lainmukaiseen rajoitusjaksoon. Sopimusasiakirjoja ja niitä tukevia todisteita voidaan säilyttää sovellettavan tavanomaisen vanhentumisajan päättymiseen saakka siltä osin kuin niitä tarvitaan oikeudellisten vaateiden todentamiseen tai niiltä puolustautumiseen. Asiakkaan henkilötietoihin, joita Maildroppa käsittelee asiakkaan lukuun, sovelletaan kohtaa 7 yhdessä DPA:n kanssa.
4.7 Laskutus ja maksaminen
Tarjouksia, tilauksia, maksuja, hyvityksiä ja laskuja varten käsittelemme nimeä, yritystä, osoitetta, ALV-tunnistetta, tilauspakettia, summaa, valuuttaa, maksun tilaa, tapahtumatunnisteita ja kirjeenvaihtoa. Stripe käsittelee yleensä täydelliset kortti- tai pankkitiedot, ja meille palautetaan vain Maildroppan tarvitsemat tila- ja laskutustiedot.
Yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta on oikeusperuste sopimuksen täyttämiseen ja maksun käsittelyyn tarvittavalle käsittelylle, kun olet henkilökohtaisesti sopimusosapuoli. Yritysasiakkaan yhteyshenkilöihin, jotka eivät itse ole sopimusosapuolia, sovelletaan yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaa; oikeutettu etumme on kyseisen asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen asianmukainen hallinnointi ja laskutus. Kauppa- ja verolainsäädännön velvoitteet täytetään yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan perusteella. Kirjanpitotositteita säilytetään yleensä kahdeksan vuotta ja pidemmän lakisääteisen säilytysvelvollisuuden alaisia kirjanpitokirjoja ja muita kaupallisia asiakirjoja kymmenen vuotta, kummassakin tapauksessa kyseisen kalenterivuoden lopusta. Kun Stripe käyttää tietoja omiin sääntelyyn liittyviin tarkoituksiinsa, se toimii näiden tarkoitusten osalta omalla tietosuojavastuullaan.
4.8 Tilin turvallisuus sekä petosten ja väärinkäytösten ehkäisy
Palvelun, lähettäjämaineen ja muiden käyttäjien suojaamiseksi käsittelemme tiliin, verkkotunnukseen, lähettäjään, maksuun, verkkoon, käyttöön, toimitukseen, palautuneisiin viesteihin, valituksiin ja riskeihin liittyviä signaaleja. Niihin voivat kuulua IP-osoite ja maa, sähköpostin ja verkkotunnuksen ominaisuudet, poikkeavat kirjautumis- tai lähetysmallit, todisteet listojen alkuperästä, valitusosuudet ja tilin tarkastusten tulokset.
Oikeusperuste on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta ja lakisääteisen ilmoitus- tai yhteistyövelvollisuuden osalta yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta. Oikeutettuja etujamme ovat roskapostin, petosten, tietojenkalastelun, haittaohjelmien, luvattoman pääsyn ja mainehaittojen ehkäisy. Automaattiset signaalit voivat käynnistää tarkastuksen, todistuspyynnön tai välittömästi tarpeellisen tilapäisen suojatoimen. Jos päätöksellä on luonnollista henkilöä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia, sovelletaan automaattisia päätöksiä koskevia lakisääteisiä vaatimuksia; henkilö voi pyytää ihmisen tekemää arviointia ja esittää kantansa.
Vahvistamattomat tavanomaiset riskisignaalit poistetaan, kun niitä ei enää tarvita palvelun arviointiin ja suojaamiseen. Todisteita vahvistetuista rikkomuksista, rajoituksista ja valituksista voidaan säilyttää tarvittavien suojaus- ja vanhentumisaikojen ajan. Vähimmäistiedot sisältävä, käyttöoikeuksiltaan rajattu lähetysestomerkintä voidaan säilyttää, kun se on tarpeen uuden ei-toivotun viestinnän tai rajoitusten kiertämisen estämiseksi.
4.9 Virhediagnostiikka ja toiminnan valvonta
Virheen sattuessa voimme käsitellä virheen ajankohtaa, kyseistä toimintoa, pseudonyymistä tili- tai käyttäjätunnistetta, laitetta, selainta, käyttöjärjestelmää, ohjelmistoversiota sekä kutsupinon ja pyynnön metatietoja. Sisältö ja suorat tunnisteet minimoidaan tai poistetaan mahdollisuuksien mukaan ennen siirtoa.
Tarkoituksia ovat vianmääritys, turvallisuus ja saatavuus yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan perusteella. Diagnostiikkatiedot poistetaan määritetyn palveluntarjoaja- ja toimintajakson mukaisesti, kun niitä ei enää tarvita vianmääritykseen, turvallisuuteen tai tiettyyn tukitapaukseen.
4.10 Oma palvelu- ja markkinointiviestintämme
Lähetämme sopimus- ja turvallisuusviestejä, kun se on tarpeen sopimuksen täyttämiseksi tai tilin ja palvelun suojaamiseksi kohdassa 4.6 kuvatuilla oikeusperusteilla. Uutiskirjeet ja muu mainonta perustuvat yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan ja UWG:n 7 §:n mukaiseen suostumukseen tai vastaavia palvelujamme koskevan suppean lakisääteisen nykyasiakaspoikkeuksen puitteissa yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaan yhdessä UWG:n 7 §:n 3 momentin kanssa.
Voit kieltäytyä markkinoinnista milloin tahansa maksutta. Suostumuksen peruuttamisen tai vastustamisen jälkeen säilytämme vähimmäistiedot sisältävän esto- ja todistusmerkinnän, jos se on tarpeen valinnan noudattamiseksi ja aiemman lainmukaisuuden osoittamiseksi. Suostumustietoja säilytetään yleensä kolme vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin suostumusta viimeksi käytettiin tai se peruutettiin.
4.11 Asiakkaan sisältö ja vastaanottajatiedot
Asiakkaat voivat käsitellä Maildroppassa yhteystietoja, mukautettuja kenttiä, tunnisteita, segmenttejä, suostumus- ja alkuperätodisteita, lomakelähetyksiä, kampanjoiden ja automaatioiden sisältöä, toimitus-, avaus-, napsautus-, palautumis-, valitus- ja peruutustietoja, tiedostoja ja integraatiotietoja. Asiakas määrittää tarkan laajuuden.
Kun asiakas upottaa Maildroppan lomakkeiden latausskriptin verkkosivustolleen, skripti voi johtaa teknisen tunnisteen näytön mitoista sekä selaimen ja käyttöjärjestelmän tiedoista ja lähettää sen lomakepyynnön mukana Maildroppalle lomakeväärinkäytösten tarkistamista varten. Ponnahduslomakkeen toistuvan näyttämisen hallitsemiseksi skripti voi myös tallentaa viimeisimmän näyttöajankohdan selaimen paikalliseen tallennustilaan. Asiakas päättää upottamisesta ja asetuksista, ja hänen on kuvattava nämä laitteeseen kohdistuvat toimet omassa tietosuojaselosteessaan ja arvioitava niiden lainmukaisuus sovellettavan lainsäädännön mukaan.
Maildroppa käsittelee näitä tietoja henkilötietojen käsittelijänä yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaisesti tarjotakseen, suojatakseen ja tukeakseen palvelua sopimuksen ja asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Asianomainen rekisterinpitäjä määrittää oikeusperusteen suhteessa rekisteröityihin. Kohtaa 4.12 sovelletaan Maildroppan tarkasti rajattuun, erilliseen käsittelyyn sen omiin tarkoituksiin. Käsittelyn yksityiskohdat, tietoryhmät, poistaminen ja alikäsittelijät kuvataan DPA:ssa ja sen liitteissä.
Yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaisten erityisten henkilötietoryhmien sekä 10 artiklan mukaisten rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvien tietojen käsittely ei kuulu vakiopalveluun. Asiakas saa käsitellä tällaisia tietoja Maildroppassa vain, jos siitä on etukäteen nimenomaisesti sovittu tekstimuodossa kyseistä tarkoitusta varten, mukaan lukien tarvittavat lisäsuojatoimet, DPA:n kohdan 3.4 mukaisesti. Saman sopimusehdon mukaan tämä koskee myös täydellisiä maksuvälinetietoja, virkasalaisuuksia, Saksan rikoslain (StGB) 203 §:n suojaaman ammatillisen salassapitovelvollisuuden piiriin kuuluvia tietoja ja muita erityisen lakisääteisen suojan alaisia tietoja.
4.12 Palveluntarjoajatason valitus-, toimitus- ja väärinkäyttösignaalit
Maildroppa käsittelee yleensä toimitustapahtumia, palautuneita viestejä, valituksia, peruutuksia ja lähetysestoja asianomaisen asiakkaan lukuun. Kun Maildroppa tarvitsee erikseen tiettyjä metatietoja alustan, lähetysinfrastruktuurin tai muiden vastaanottajien suojaamiseen, Maildroppa määrittää itse tämän tarkasti rajatun tarkoituksen. Lähteitä ovat asiakkaan asetukset, toimituspalveluntarjoajien palaute, vastaanottajien toimet ja väärinkäyttöilmoitukset. Tiedot voivat sisältää vastaanottajaosoitteen tai siitä johdetun estotunnisteen, lähettäjän ja verkkotunnuksen, viesti- tai kampanjatunnisteen, tapahtumatyypin, ajankohdan, syyn sekä käsittely- tai tarkastustilan.
Oikeusperuste on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta. Oikeutettuja etuja ovat valitusten ja vastustamisten noudattaminen, toistuvan ei-toivotun viestinnän estäminen, väärinkäytösten ehkäisy ja yhteisen lähettäjämaineen suojaaminen. Tiedot rajoitetaan suojauksen ja todistamisen kannalta tarpeelliseen laajuuteen ja poistetaan tai anonymisoidaan, kun kyseinen tarkoitus ja tarvittavat vanhentumis- tai rajoitusajat päättyvät. Asianomainen asiakas antaa ensisijaiset tiedot viestinnästään; tämä seloste täydentää niitä Maildroppan erillisiä tarkoituksia koskevilla tiedoilla.
5 Vastaanottajat ja palveluntarjoajat
Henkilötietoja luovutetaan vain vastaanottajille, jotka tarvitsevat niitä edellä mainittuihin tarkoituksiin. Näitä voivat olla:
- Marcus Biel ja toimeksiannon saaneet nimenomaisesti valtuutetut henkilöt sekä salassapitoon sitoutuneet asiantuntijat;
- tekniset palveluntarjoajat, jotka käsittelevät saapuvaa ja lähtevää viestintää, siltä osin kuin ne käsittelevät henkilötietoja tätä tarkoitusta varten;
- Hetzner Online GmbH keskeistä hostingia ja infrastruktuuria varten Saksassa;
- Cloudflare, Inc. DNS:ää, sisällön toimitusta, välityspalvelin- ja turvallisuustoimintoja varten;
- Amazon Web Services EMEA SARL ja asianomaiset AWS-yhtiöt objektitallennusta ja teknisiä pilvipalveluja varten, pääasiassa Frankfurtissa;
- SparkPost/Bird tapahtumapohjaisten viestien ja asiakkaiden sähköpostien toimittamiseen;
- Okta/Auth0 todentamiseen ja tilille pääsyyn;
- Bugsnag/SmartBear virhediagnostiikkaan;
- Plausible Insights OÜ tietosuojaa huomioivaan verkkosivusto- ja tuoteanalytiikkaan;
- Stripe Payments Europe, Limited ja asianomaiset Stripe-yhtiöt maksuihin;
- YouTube/Google ja Spotlightr ulkoisiin esikatselukuviin, jos niitä käytetään, ja tietoisen aktivoinnin jälkeen asianomaiseen soittimeen;
- oikeudelliset, vero- ja turvallisuusasiantuntijat, viranomaiset ja tuomioistuimet, kun se on tarpeen tai laki sitä edellyttää.
Tietoihin, joita Maildroppa käsittelee henkilötietojen käsittelijänä, sovelletaan DPA:n liitettä 3 ”Hyväksytyt alikäsittelijät ja siirrot”. Asiakkaan lataamat kuvat tallennetaan Maildroppan AWS-tilin kautta. Sähköpostimallien teknisen valmistelun yhteydessä Stripo vastaanottaa tätä tarkoitusta varten lähetetyn HTML/CSS-sisällön. Se voi sisältää henkilötietoja, linkkejä ja kuvien URL-osoitteita. Vastaanottajalistoja ja asiakkaiden perustietoja, kuten nimiä ja sähköpostiosoitteita, ei siirretä erikseen tätä mallien käsittelyä varten. Jos tässä yhteydessä käsitellään asiakkaan henkilötietoja asiakkaan lukuun, sovelletaan DPA:n liitteen 3 Stripoa koskevaa merkintää. Palvelut, kuten Zapier, Make tai muut integraatiot, jotka asiakas hankkii suoraan ja yhdistää Maildroppaan, vastaanottavat tietoja asiakkaan ohjeiden ja vastuun alaisina; asiakkaan on arvioitava nämä vastaanottajat, sopimukset ja siirrot. Maildroppan omat velvollisuudet noudattaa ohjeita, varmistaa turvallisuus ja täyttää kansainvälisten siirtojen vaatimukset ovat edelleen voimassa.
Emme myy henkilötietoja emmekä luovuta niitä toisen osapuolen suoramainontaan.
6 Kansainväliset siirrot
Jotkin palveluntarjoajat tai tukiyksiköt sijaitsevat Euroopan talousalueen ulkopuolella. Kun henkilötietoja siirretään kolmanteen maahan tai niihin päästään kolmannesta maasta, käytämme yleisen tietosuoja-asetuksen V luvun mukaista asianmukaista mekanismia, erityisesti tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä, mukaan lukien voimassa oleva osallistuminen EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen (EU-US Data Privacy Framework), tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeita.
Kun käytetään vakiosopimuslausekkeita, arvioimme asiaankuuluvaa lainsäädäntöä ja käytäntöjä sekä mahdollisia täydentäviä teknisiä, sopimuksellisia ja organisatorisia suojatoimia. Asiakkaan henkilötietoihin käytetyt vastaanottajat, alueet ja siirtomekanismit esitetään DPA:n liitteessä 3; myös DPA:n kohtaa 10 sovelletaan. Jäljennöksen asiaankuuluvista suojatoimista voi pyytää yhteydenottolomakkeellamme. Liikesalaisuuksia ja turvallisuuteen liittyviä yksityiskohtia voidaan peittää, jos se ei estä tarvittavaa suojatoimien arviointia.
7 Säilyttäminen, poistaminen ja varmuuskopiot
Kun Maildroppa käsittelee tietoja rekisterinpitäjänä omiin tarkoituksiinsa, sovelletaan edellä kyseiselle käsittelylle kuvattuja aikoja. Jos kiinteää aikaa ei ole ilmoitettu, poistamme tai anonymisoimme tiedot, kun niiden tarkoitus päättyy eikä lakisääteinen velvollisuus, rajoitustarve, käynnissä oleva tutkinta tai oikeudellinen puolustautuminen edellytä niiden säilyttämistä. Huomioimme tarkoituksen, arkaluonteisuuden, määrän, riskin ja lakisääteiset vanhentumisajat.
Asiakkaan henkilötietojen, joita Maildroppa käsittelee asiakkaan lukuun, palauttamiseen ja poistamiseen sovelletaan DPA:n kohtaa 11. Käsittelypalvelujen päätyttyä nämä tiedot poistetaan tai palautetaan asiakkaan valinnan mukaan ilman aiheetonta viivytystä, minkä jälkeen olemassa olevat jäljennökset poistetaan, ellei laki edellytä säilyttämistä. Ellei toisin ohjeisteta, sovittuna on poistaminen. Jos välitön valikoiva poistaminen varmuuskopioista on teknisesti mahdotonta, kyseiset tiedot suojataan operatiiviselta jatkokäytöltä ja poistetaan tai ylikirjoitetaan viimeistään dokumentoidun, kestoltaan rajatun varmuuskopiointijakson päättyessä. Jos varmuuskopio palautetaan, asianomaiset poistot, vastustamiset ja käsittelyrajoitukset toteutetaan uudelleen ilman aiheetonta viivytystä.
Lakisääteisesti säilytettävät laskutus- ja sopimusasiakirjat, vähimmäismäärä lähetysestotietoja sekä turvallisuus- tai väärinkäyttötodisteet säilytetään erikseen ja vain niiden määriteltyihin tarkoituksiin. Niitä ei käytetä uusiin markkinointikampanjoihin. Säilyttäminen Maildroppan omiin tarkoituksiin edellyttää lainmukaista, erillistä käsittelyä näihin tarkoituksiin; se ei luo yleistä oikeutta säilyttää asiakkaan henkilötietoja Maildroppan omiin tarkoituksiin sen jälkeen, kun käsittely asiakkaan lukuun päättyy. DPA:n kohtien 1.4 ja 11.5 mukainen erottelu pätee.
8 Vaadittavat tiedot
Verkkosivuston vierailijoiden ei yleensä tarvitse antaa muita sopimustietoja. Rekisteröitymistä, todentamista, sopimusta, maksamista ja turvallisuustarkastusta varten pakollisiksi merkityt tiedot ovat tarpeellisia; ilman niitä emme välttämättä voi tarjota tiliä tai tiettyä toimintoa. Vapaaehtoiset tiedot on merkitty tai niiden vapaaehtoisuus käy ilmi asiayhteydestä.
9 Oikeutesi
Kun lakisääteiset edellytykset täyttyvät, sinulla on oikeus:
- saada pääsy tietoihin yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti;
- tietojen oikaisemiseen yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti;
- tietojen poistamiseen yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaisesti;
- käsittelyn rajoittamiseen yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaisesti;
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukaisesti;
- vastustaa käsittelyä yleisen tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti;
- peruuttaa suostumus tulevaisuuteen vaikuttavasti;
- tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.
Vastustaminen: Kun käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaan, voit vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvillä perusteilla. Voit vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa perusteluja esittämättä; tietoja ei silloin enää käsitellä tähän tarkoitukseen.
Käytä yhteydenottolomakettamme tietosuojatiedusteluihin. Saatamme pyytää tietoja, joita tarvitaan henkilöllisyytesi vahvistamiseen ja tietojen turvalliseen löytämiseen. Vastaamme yleensä kuukauden kuluessa; monimutkaisten tai lukuisten pyyntöjen tapauksessa tätä määräaikaa voidaan pidentää kahdella kuukaudella, kun lakisääteiset edellytykset täyttyvät.
Jos pyyntö koskee asiakastietoja, joiden rekisterinpitäjä on Maildroppan asiakas, ota yhteyttä kyseiseen asiakkaaseen. Avustamme asiakasta vastaamisessa.
10 Oikeus tehdä valitus
Voit tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle. Maildroppan toimivaltainen paikallinen viranomainen on yleensä:
Baijerin tietosuojavalvontaviranomainen (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
Saksa
www.lda.bayern.de
Voit myös ottaa yhteyttä vakituisen asuinpaikkasi, työpaikkasi tai väitetyn rikkomuksen tapahtumapaikan viranomaiseen.
11 Turvallisuus
Käytämme teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, joiden tarkoituksena on tarjota riskiä vastaava turvallisuustaso ottaen huomioon uusin tekniikka, toteuttamiskustannukset, luonne, laajuus, asiayhteys ja tarkoitukset. Niihin kuuluvat salattu siirto, todennettu ja roolirajattu pääsy, asiakkaiden erottelu, turvallisuuslokitus, infrastruktuurin suojaaminen sekä poikkeamiin, varmuuskopioihin, palauttamiseen ja poistamiseen liittyvät menettelyt.
Asiakkaiden lukuun tapahtuvan käsittelyn teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden sitova kuvaus on DPA:n liitteessä 2. Mikään internetpohjainen palvelu ei voi taata ehdotonta turvallisuutta.
12 Tämän selosteen muutokset
Päivitämme tätä selostetta, kun käsittely, palveluntarjoajat tai oikeudellinen tilanne muuttuvat olennaisesti. Ajantasainen versio ja päivämäärä ovat saatavilla verkkosivustollamme. Annamme myös asianmukaisen lisäilmoituksen olennaisista muutoksista, jotka vaikuttavat asiakastiliin tai aiempiin valintoihin.