Databehandleravtale

Sist oppdatert: 4. september 2026 · Versjon 1.0

Denne databehandleravtalen ("DPA") utgjør en del av Avtalen for Maildroppa. Den gjelder når Maildroppa behandler personopplysninger på vegne av en Kunde.

Parter

Behandlingsansvarlig ("Kunden"): den fysiske eller juridiske personen som er identifisert som Kunde i Bestillingen eller Maildroppa-kontoen, inkludert et gyldig innlemmet foretak tilknyttet Kunden når det foretaket er behandlingsansvarlig for Kundens personopplysninger.

Databehandler ("Maildroppa"):

Marcus Biel, som driver virksomhet under navnet «Maildroppa»
Dr.-Peter-Hecker-Str. 4b
82031 Grünwald
Tyskland
Kontakt: kontaktskjema

Kunden og Maildroppa omtales samlet som «Partene».

1. Omfang, varighet og rang

1.1 Denne DPA regulerer Maildroppas behandling av personopplysninger på vegne av Kunden i tilknytning til tjenesten ("Kundens personopplysninger"). Gjenstand, art, formål, kategorier av registrerte og datatyper er beskrevet i Vedlegg 1.

1.2 DPA-en trer i kraft når Kunden godtar Vilkårene, en Bestilling som innlemmer den eller en separat elektronisk bekreftelse. Den gjelder i hele Avtalens løpetid og så lenge Maildroppa behandler Kundens personopplysninger.

1.3 Ved behandling på vegne av Kunden går denne DPA foran hovedavtalen. Ufravikelig personvernlovgivning går uansett foran.

1.4 For egne formål – herunder kontrakt og fakturering, Maildroppas egen kontosikkerhet, vern av plattformen og sende-infrastrukturen, misbruksforebygging og rettslige plikter – kan Maildroppa opptre som egen behandlingsansvarlig. Slik behandling reguleres av Personvernerklæringen, ikke denne DPA-en. Maildroppa skal ikke bruke rollen som databehandler til å benytte Kundens personopplysninger i Maildroppas egen markedsføring.

2. Definisjoner og gjeldende rett

2.1 «Personopplysninger», «behandling», «behandlingsansvarlig», «databehandler», «registrert», «brudd på personopplysningssikkerheten» og «tilsynsmyndighet» har de betydningene som følger av GDPR.

2.2 «Personvernlovgivning» betyr GDPR, den tyske føderale personopplysningsloven og annen personvernlov som gjelder for den aktuelle behandlingen.

2.3 Dersom Kunden selv er databehandler for en annen behandlingsansvarlig, opptrer Maildroppa som underdatabehandler. Kunden garanterer at den er autorisert til å instruere og engasjere Maildroppa og vil gjøre behandlingsansvarliges opplysninger og rettigheter tilgjengelige for Maildroppa i den grad det er nødvendig for å oppfylle denne DPA-en.

3. Kundens ansvar og instruksjoner

3.1 Kunden er ansvarlig for lovligheten av behandlingen, registrertes rettigheter, datakvalitet og nødvendighet, samt sine instruksjoner. Kunden sikrer særlig behandlingsgrunnlag, informasjon, samtykke der det kreves, beslutninger om oppbevaring og sletting og lovlige mottakere.

3.2 Dokumenterte instruksjoner består av hovedavtalen, denne DPA-en, Kundens konfigurasjon og bruk av tjenesten og supplerende instruksjoner i tekstform. En instruksjon må ikke grunnleggende endre tjenestens art, formål eller omfang. Tilleggsinstruksjoner kan kreve egen avtale og rimelig vederlag.

3.3 Kunden skal ikke behandle særlige kategorier etter artikkel 9 GDPR, straffedommer og lovovertredelser etter artikkel 10 GDPR, komplette betalingsinstrumentdata, taushetsbelagt myndighetsinformasjon eller andre særskilt vernete opplysninger i Maildroppa med mindre Maildroppa uttrykkelig godkjenner det konkrete formålet og sikringstiltakene på forhånd i tekstform.

3.4 Kunden konfigurerer tilgjengelige funksjoner for roller, eksport, sletting, samtykke, sporing og integrasjoner hensiktsmessig i forhold til risiko, og beskytter kontoer, domener, API-nøkler og legitimasjon.

4. Behandling kun etter dokumenterte instruksjoner

4.1 Maildroppa behandler Kundens personopplysninger kun etter Kundens dokumenterte instruksjoner, også ved overføring til tredjeland, med mindre unions- eller medlemsstatsrett krever behandling. I så fall informerer Maildroppa Kunden om det rettslige kravet før behandlingen, med mindre loven forbyr slik informasjon av hensyn til viktige allmenne interesser.

4.2 Maildroppa bruker Kundens personopplysninger utelukkende for å levere, sikre, støtte og avslutte den avtalte tjenesten og for å utføre lovlige instruksjoner. Salg, tredjepartsannonsering og etablering av en annen parts mottakerliste er forbudt.

4.3 Dersom Maildroppa anser en instruksjon for å være i strid med personvernlovgivningen, varsler selskapet Kunden uten ugrunnet opphold og kan stanse den berørte instruksjonen inntil den bekreftes, endres eller klargjøres av kompetent instans. Partene samarbeider i god tro om et lovlig alternativ.

4.4 Kun personell som trenger tilgang for sine oppgaver, kan få tilgang til Kundens personopplysninger. Før tilgang blir disse personene bundet av taushetsplikt eller tilsvarende lovpålagt plikt og mottar instruks om personvern og sikkerhet.

5. Tekniske og organisatoriske tiltak

5.1 Maildroppa iverksetter tiltakene i Vedlegg 2 etter artikkel 28 (3)(c) og artikkel 32 GDPR. Tiltakene tar hensyn til det teknologiske nivået, implementeringskostnader, art, omfang, kontekst og formål samt sannsynlighet og alvorlighetsgrad av risiko.

5.2 Maildroppa kan videreutvikle eller erstatte enkelttiltak med tilsvarende eller mer effektive kontroller. Det avtalte overordnede beskyttelsesnivået skal ikke reduseres vesentlig. Vesentlige ugunstige endringer varsles på forhånd med mindre umiddelbar handling er nødvendig for å håndtere en akutt risiko.

5.3 Sikkerhet er et delt ansvar. Maildroppa er ikke ansvarlig for risiko som utelukkende skyldes ulovlig Kundeinnhold, usikre Kundeenheter, delte legitimasjoner, feilkonfigurerte Kundeintegrasjoner eller Kundens instruksjoner. Maildroppas egne lovpålagte og avtalte plikter forblir upåvirket.

6. Bistand med registrertes rettigheter

6.1 Med hensyn til behandlingens art bistår Maildroppa Kunden med egnede tekniske og organisatoriske tiltak ved anmodninger etter kapittel III GDPR, inkludert innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet, protest og informasjon om automatiserte avgjørelser.

6.2 Når etterspurte data er tilgjengelige gjennom produktfunksjonalitet, håndterer Kunden forespørselen selv. For ytterligere forholdsmessig støtte gir Maildroppa tilgjengelig informasjon eller retter, eksporterer, begrenser eller sletter data etter dokumentert instruksjon.

6.3 Dersom Maildroppa mottar en registrert-henvendelse som gjenkjennelig gjelder Kundens personopplysninger, informerer selskapet Kunden uten ugrunnet opphold og svarer ikke materielt med mindre instruert av Kunden eller pålagt ved lov. Maildroppa kan opplyse den registrerte om at forespørselen er videresendt til behandlingsansvarlig.

6.4 Kunden oversender kun informasjon som trengs for å lokalisere og oppfylle forespørselen på en sikker måte. Maildroppa kan belaste rimelige, forhåndsvarslede kostnader for å yte bistand som er åpenbart overdreven, gjentatt eller ikke-standard, i den grad artikkel 28 GDPR tillater det.

7. Etterlevelse, konsekvensvurderinger og myndigheter

7.1 Med hensyn til behandlingens art og tilgjengelig informasjon bistår Maildroppa Kunden med artikkel 32 til 36 GDPR, inkludert sikkerhet, bruddvarsling og kommunikasjon, konsekvensvurderinger og forhåndsdrøftelse.

7.2 På rimelig forespørsel gir Maildroppa opplysninger om tjenesten, dataflyt, tiltak, underdatabehandlere og kjente risikoer som Kunden trenger til sin konsekvensvurdering, når dette ikke allerede finnes i dokumentasjonen eller kontoen.

7.3 Hvis Maildroppa mottar en bindende anmodning fra myndighet eller domstol om Kundens personopplysninger, informerer selskapet Kunden før utlevering der loven tillater det. Maildroppa vurderer myndighet og omfang, utleverer kun det som er lovlig pålagt og protokollerer saken.

8. Brudd på personopplysningssikkerheten

8.1 Maildroppa varsler Kunden uten ugrunnet opphold etter å ha blitt kjent med et brudd på personopplysningssikkerheten som berører Kundens personopplysninger. Første informasjon kan gis trinnvis og forsinkes ikke til en undersøkelse er fullført.

8.2 Varsel inneholder, så langt tilgjengelig:

• bruddets art, inkludert kategorier og omtrentlige antall berørte personer og poster;
• sannsynlige konsekvenser;
• tiltak som er iverksatt eller foreslått for å begrense og utbedre;
• tidspunkt eller periode og status for pågående undersøkelse;
• et kontaktpunkt for spørsmål.

8.3 Maildroppa gjennomfører straks rimelige tiltak for inndemming, bevis­sikring, årsaks­analyse og utbedring, dokumenterer bruddet og gir tilgjengelig informasjon til Kundens plikter etter artikkel 33 og 34 GDPR.

8.4 Kunden forblir ansvarlig for vurdering og eventuelt varsel til tilsynsmyndighet innen 72 timer etter at Kunden selv ble kjent med bruddet og for eventuell kommunikasjon til registrerte. Et varsel fra Maildroppa er ikke en erkjennelse av pliktbrudd eller ansvar.

8.5 Kunden informerer straks Maildroppa om sikkerhetshendelser i Kundens miljø som kan berøre Kundens personopplysninger eller tjenesten og samarbeider om avbøtende tiltak.

9. Underdatabehandlere

9.1 Kunden gir generell skriftlig autorisasjon til underdatabehandlerne i Vedlegg 3. Maildroppa forblir ansvarlig overfor Kunden for en underdatabehandlers oppfyllelse av sine plikter etter artikkel 28 (4) GDPR.

9.2 Maildroppa forplikter hver underdatabehandler kontraktsmessig til vesentlig samme nivå av personvern for den aktuelle tjenesten, inkludert instruksjoner, konfidensialitet, sikkerhet, bistand, sletting og revisjonsrett.

9.3 Maildroppa gir normalt minst 30 dagers varsel før en underdatabehandler legges til eller byttes ut, til forretnings-e-postadressen som er lagret i kontoen, og publiserer den daterte endringen i underdatabehandlerlisten. Kortere frist kan gjelde ved akutte behov for sikkerhet eller tilgjengelighet; Maildroppa forklarer årsaken og gir varsel så tidlig som mulig.

9.4 Kunden kan protestere innen varslingsperioden på spesifikke, begrunnede personvernhensyn. Partene søker en rimelig løsning, for eksempel en konfigurasjonsendring. Hvis ingen er mulig og protesten er berettiget, kan Kunden si opp hovedavtalen med umiddelbar virkning og uten ekstra kostnad før den nye underdatabehandleren tas i bruk. Rene kommersielle eller konkurransemessige innvendinger er utilstrekkelige.

9.5 Tjenester som ikke behandler Kundens personopplysninger, og mottakere eller integrasjoner som Kunden kobler til etter egen instruks, er ikke Maildroppa-underdatabehandlere. Dette omfatter en tjeneste som Kunden kobler til og kontraherer gjennom egen tredjepartskonto.

10. Internasjonale overføringer

10.1 Maildroppa overfører Kundens personopplysninger utenfor Det europeiske økonomiske området kun etter dokumentert instruksjon og i samsvar med kapittel V GDPR.

10.2 Der det ikke foreligger gyldig adekvansbeslutning, inngår Maildroppa EUs til enhver tid gjeldende standard­kontrakt­bestemmelser med importøren. Modul 2 gjelder normalt når Kunden er behandlingsansvarlig og Modul 3 når Kunden er databehandler. Denne DPA-en med vedlegg utfyller de tilsvarende SCC-vedleggene.

10.3 Når en leverandør er gyldig sertifisert under EU-US Data Privacy Framework for de relevante dataene, kan adekvansbeslutningen benyttes. Maildroppa overvåker gyldig sertifisering med rimelige intervaller og opprettholder en alternativ mekanisme der det trengs for å fortsette overføringen.

10.4 Maildroppa dokumenterer en overførings­konsekvens­vurdering når det kreves og bruker supplerende tekniske, kontraktuelle eller organisatoriske tiltak som er hensiktsmessige for relevant rett, tilgangsmulighet og datarisiko. Kunden gir informasjon som behøves for å vurdere egne instruksjoner.

11. Retur og sletting

11.1 I avtaleperioden kan Kunden bruke tilgjengelige eksport- og slettings­funksjoner. Før kontraktslutt kan Kunden be om retur av operative personopplysninger i et tilgjengelig, alminnelig maskinlesbart format.

11.2 Etter at tjenestene er avsluttet, sletter Maildroppa alle Kundens personopplysninger og kopier uten ugrunnet opphold med mindre Kunden tidligere ber om retur eller unions- eller medlemsstatsrett krever oppbevaring. Sletting starter når eventuell avtalt retur er fullført. På forespørsel bekrefter Maildroppa sletting i tekstform.

11.3 Data som gjenstår i tilgangsbegrensede sikkerhetskopier, brukes ikke til nye produksjonsformål og overskrives i henhold til dokumentert sikkerhetskopisyklus. Inntil da er de blokkert fra ordinær tilgang. Dersom en sikkerhetskopi brukes til gjenoppretting, anvender Maildroppa straks utestående slette-, protest- og begrensnings-poster på nytt.

11.4 Lovpålagt lagret data og minimal informasjon som er strengt nødvendig for sikkerhet, misbruksforebygging eller varig respekt for avmeldinger, isoleres, tilgangsbegrenses og brukes kun til dette formålet, og slettes deretter når det ikke lenger er nødvendig. Maildroppa identifiserer kategori og rettsgrunnlag overfor Kunden der dette ikke allerede er dokumentert.

12. Informasjon og revisjon

12.1 Maildroppa gir informasjon som er nødvendig for å demonstrere etterlevelse av artikkel 28 GDPR og denne DPA-en. Dette kan omfatte gjeldende TOM-er, underdatabehandler- og overføringsinformasjon, relevante sertifiseringer, revisjonsrapporter, spørreskjemaer og slette-bekreftelser.

12.2 Dersom disse materialene ikke løser en begrunnet risiko, kan Kunden eller en uavhengig kompetent revisor bundet av taushet gjennomføre en revisjon. Revisjoner skjer normalt ikke oftere enn én gang i løpet av tolv måneder, med minst 30 dagers varsel, i ordinær arbeidstid og uten unødig forstyrrelse av andre kunder eller sikkerhet.

12.3 En tilleggs- eller kortere-fristsrevisjon er tillatt når det er begrunnet i brudd på personopplysningssikkerheten, konkret vesentlig bekymring eller pålegg fra tilsynsmyndighet. Maildroppa kan gjøre høysensitivt sikkerhetsmateriell tilgjengelig gjennom egnet tredjepartsrapport og begrense tilgang til andre kunders data, kildekode, sårbarheter eller forretningshemmeligheter når revisjonens formål likevel kan oppnås.

12.4 Hver Part bærer sine egne kostnader. Dersom en revisjon medfører betydelig arbeid utover lovpålagte plikter eller ikke avdekker vesentlig Maildroppa-manglende etterlevelse, kan Maildroppa belaste rimelige kostnader avtalt på forhånd. Hvis den avdekker vesentlig Maildroppa-manglende etterlevelse, bærer Maildroppa rimelige revisjonskostnader og avhjelper forholdet uten ugrunnet opphold.

12.5 Maildroppa fører protokoller over behandlingskategorier etter artikkel 30 (2) GDPR og samarbeider med kompetent tilsynsmyndighet på forespørsel.

13. Ansvar

13.1 Ansvar mellom Partene reguleres av artikkel 82 GDPR, annen ufravikelig personvernlovgivning og de gjeldende ansvarsbestemmelsene i hovedavtalen. Ingenting i denne DPA-en begrenser registrertes rettigheter eller tilsynsmyndigheters fullmakter.

13.2 Partene er, internt mellom seg, ansvarlige for tap og kostnader i den grad disse skyldes egen forsettlig eller uaktsom overtredelse av denne DPA-en, lovpålagt plikt eller rettslig ansvar. Lovfestede regresrettigheter forblir upåvirket.

14. Oppsigelse ved brudd på personvernforpliktelser

14.1 Dersom Maildroppa vesentlig bryter denne DPA-en, kan Kunden stanse den berørte behandlingen inntil bruddet er utbedret. Dersom Maildroppa ikke utbedrer et vesentlig brudd innen rimelig tid, eller utbedring er umulig, kan Kunden si opp den berørte tjenesten med umiddelbar virkning.

14.2 Maildroppa kan stanse en ulovlig instruksjon i henhold til punkt 4.3. Dersom ingen lovlig alternativ finnes og videreføring vil krenke personvernlovgivningen, kan Maildroppa si opp den berørte behandlingen. Plikter om retur, sletting og bevis består.

15. Sluttbestemmelser

15.1 Endringer avtales i tekstform eller innarbeides gjennom en påviselig elektronisk prosess. Vedlegg kan oppdateres for å gjenspeile faktisk behandling når den overordnede beskyttelsen ikke reduseres vesentlig og varslings- og protestrettigheter etter DPA-en overholdes.

15.2 Hvis en bestemmelse er ugyldig, forblir de øvrige bestemmelsene gjeldende, og lovbestemte regler erstatter den.

15.3 Tysk rett og vernetingsbestemmelsen i hovedavtalen gjelder så langt ufravikelig personvernlovgivning ikke krever noe annet.

15.4 Denne norskspråklige versjonen leveres for bekvemmelighet. Hvis den kommer i konflikt med den tyske versjonen, har den tyske versjonen forrang med mindre ufravikelig lov krever noe annet.

Vedlegg 1 – Beskrivelse av behandlingen

1. Gjenstand og formål

Tilby den skybaserte Maildroppa-tjenesten for samtykkebasert e-postmarkedsføring, inkludert kontakt- og listehåndtering, skjemaer og påmeldingsflyter, kampanjer, maler, automatiseringer, sending, leverings- og interaksjonsrapporter, filer, integrasjoner, eksport, støtte, sikkerhet, sikkerhetskopi og avtalefestet sletting.

2. Varighet

Hovedavtalens løpetid pluss perioden for retur, sletting og utløp av sikkerhetskopi i punkt 11.

3. Art av behandlingen

Innsamling via Kundens skjemaer, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning, segmentering, sammenstilling, gjenfinning, visning, import, eksport, overføring, sending, logging, analyse, begrensning, sikkerhetskopi og sletting etter Kundens instruksjon.

4. Kategorier av registrerte

• Kundens abonnenter, prospekter, leads, kunder og andre forretningskontakter;
• besøkende og innsendere til Kundens skjemaer og landingssider;
• mottakere av Kundens kampanjer, automatiseringer og transaksjonelle meldinger;
• andre personer hvis data Kunden lovlig sender inn til tjenesten.

5. Kategorier av personopplysninger

• identitets- og kontaktdata: navn, e-postadresse og forretningskontaktinformasjon som Kunden legger inn;
• kunde-definerte profilfelter, etiketter, segmenter, lister og publikumstildelinger;
• samtykke-, kilde- og bevisdata: påmeldingskilde, skjema, samtykketekst, tidsstempler, bekreftelse og avmeldingsstatus samt IP-/nettlesermetadata der dette er aktivert og lovlig;
• tekniske skjema- og misbruksdata: skjermstørrelse, nettleser- og operativsystemversjon, avledet enhetsidentifikator, IP/forespørselsdata og et siste popup-visningstidspunkt lagret i nettleseren der Kunden legger inn skjema-lasteren tilsvarende;
• kampanje-, skjema-, automasjons-, mal- og meldingsinnhold;
• leverings- og interaksjonsdata: leveringsstatus, åpne- og klikkhendelser der dette er aktivert og lovlig, tilbakesprett, klager, avmeldinger og sperringer;
• tekniske data: IP-adresse, enhet, nettleser, forespørsel, sikkerhets-, logg- og feilinformasjonsdata;
• filer, vedlegg og innhold lastet opp av Kunden;
• integrasjons-, import-, eksport- og støtteinformasjon, inkludert tredjepartsidentifikatorer sendt inn av Kunden.

6. Særlige data

Behandling av særlige kategorier etter artikkel 9 og straffedommer etter artikkel 10 GDPR er ikke en del av tjenesten og er forbudt med mindre det uttrykkelig avtales på forhånd i tekstform for et spesifikt formål med ekstra sikringstiltak.

7. Frekvens og volum

Kontinuerlig, i det omfang Kunden bestemmer gjennom bruk, konfigurasjon, mottakere, abonnement og instruksjoner.

8. Kundens rettigheter og plikter

Kundens rettigheter og plikter følger av denne DPA-en, hovedavtalen og personvernlovgivningen. Kunden bestemmer særlig formål, behandlingsgrunnlag, datakategorier, mottakere, konfigurasjon, oppbevaring og håndtering av registrertes rettigheter.

Vedlegg 2 – Tekniske og organisatoriske tiltak

Maildroppa opprettholder følgende tiltak for Kundens personopplysninger. Implementeringen kan utvikles i takt med det teknologiske nivået uten å redusere totalbeskyttelsen vesentlig.

1. Organisasjon og styring

• dokumenterte roller for personvern, sikkerhet og hendelseshåndtering;
• taushetsplikt for autorisert personell;
• rolle- og oppgavebaserte instrukser om personvern og sikkerhet;
• kontrollert tildeling, endring og tilbakekalling av intern tilgang;
• dokumentert leverandør­vurdering og påkrevde databehandleravtaler;
• prosedyrer for registrert-henvendelser, instruksjoner, sletting og myndighets­krav.

2. Autentisering og tilgangskontroll

• autentiserte kontoer via Auth0/Okta og rolle­begrensede produkt- og administrasjonsgrensesnitt;
• individuell intern tilgang basert på behov og minste privilegium;
• beskyttelse av privilegert tilgang og tekniske hemmeligheter; ingen lagring av passord i klartekst av Maildroppa;
• logging av sikkerhetsrelevante konto- og administrative hendelser;
• hendelses- og risikobasert gjennomgang og rask tilbakekalling av tilgang som ikke lenger kreves.

3. Overførings- og kommunikasjons­sikkerhet

• kryptert overføring via gjeldende HTTPS/TLS-forbindelser;
• beskyttede API-er og webhooks med autentisering eller signatur/hemmelighet der dette tilbys;
• domene- og avsenderkontroller og støtte for vanlige e-postautentiserings­metoder;
• vern mot misbrukende forespørsler via proxy-, nettverks-, rate-limit- og sikkerhetskontroller.

4. Leietaker- og formålsseparasjon

• logisk fordeling av data og tilgang til Kundekontoer;
• autorisasjon på serversiden for kontoressurser;
• adskilte roller og formål for drift, støtte, fakturering og Kundebehandling;
• ingen bruk av Kundens personopplysninger til tredjepartsannonsering eller listehandel.

5. Tilgjengelighet, robusthet og gjenoppretting

• kjerneapplikasjon driftet på kontrollert infrastruktur i Tyskland og primær objektlagring i EU;
• beskyttelse mot nettverksangrep og misbrukslast;
• tjeneste­overvåking, feilkartlegging og kontrollert eskalering;
• tilgangsbegrensede sikkerhetskopier etter dokumentert plan;
• kontrollerte gjenopprettings­prosedyrer;
• ny anvendelse av utestående slette- og begrensnings­poster etter gjenoppretting.

6. Integritet og sikker behandling

• teknisk type-, størrelses- og tilgangsvalidering for støttede opplastinger;
• kontrollert programvareutrulling og håndtering av avhengigheter/sårbarheter;
• feil- og sikkerhetslogging med dataminimering;
• vern mot uautorisert endring gjennom tilgangskontroll;
• ansvarlig håndtering av tilbakesprett, klager, avmeldinger og sperringer.

7. Personvern som standard og design

• påkrevde felt og behandling begrenset til formål; ekstra Kundefelter er konfigurerbare;
• eksport-, rettings-, slettings- og sperrefunksjoner støtter registrert-prosesser;
• samtykke- og påmeldingsflyter kan registrere tekst, kilde og relevante tidsstempler;
• åpnings- og klikkmåling presenteres som en gjennomsiktig konfigurasjon der funksjonen gjelder;
• diagnostikk- og analyse­data pseudonymiseres eller minimeres der mulig.

8. Sletting og oppbevaring

• operative sletteflyter for kontakter, kampanjer, automatiseringer, skjemaer, filer og tilhørende Kundedata;
• separasjon av lovpålagte fakturaopplysninger fra operative Kundedata;
• begrenset sperre- og sikkerhetsinformasjon brukes kun til sitt beskyttende formål;
• operativ sletting uten ugrunnet opphold etter tjenestestopp og fullført eventuell avtalt retur; sikkerhetskopi utløper etter dokumentert syklus;
• retur eller sletting dokumenteres på forespørsel.

9. Hendelseshåndtering og gjennomgang

• dokumentert prosess for deteksjon, klassifisering, inndemming, undersøkelse, utbedring og gjennomgang av hendelser;
• varsel til Kunden uten ugrunnet opphold etter å ha blitt kjent med brudd som berører Kundens personopplysninger;
• registrering av tidslinje, berørte systemer og data, tiltak og tilgjengelig påvirkning;
• bevis­sikring under tilgangsrestriksjoner;
• periodisk effektivitet-gjennomgang og risikobasert justering av tiltak.

Vedlegg 3 – Autoriserte underdatabehandlere og overføringer

Følgende liste gjelder for de relevante funksjonene; ikke alle leverandører behandler de samme dataene for hver Kunde. Maildroppa verifiserer juridisk enhet, region og overføringsmekanisme mot den faktiske kontrakten før første bruk og etter en vesentlig endring.

Auth0/Okta er inkludert i dette vedlegget kun i den grad det behandler Kundens personopplysninger som underdatabehandler i en bestemt dataflyt. Maildroppas behandlingsansvarlige behandling av konto­brukerdata for egne kontrakts-, konto- og autentiseringsformål reguleres av Personvernerklæringen og faller utenfor denne DPA-en.

Endringsvarsler

Maildroppa informerer Kunder på forretnings-e-postadressen som er lagret i kontoen og publiserer en datert versjon av denne listen. Varslet identifiserer leverandør, formål, lokasjon, mekanisme og planlagt startdato. Protestprosessen reguleres av punkt 9.

Kundeinitierte integrasjoner

Zapier, Make og andre tjenester som Kunden kobler til, er ikke automatisk Maildroppa-underdatabehandlere. Når Maildroppa overfører data til en slik integrasjon etter Kundens instruks, er Kunden ansvarlig for mottaker­valg, fullmakt, personvernerklæringer, avtaler og internasjonale overførings­mekanismer.