Umowa powierzenia przetwarzania danych

Ostatnia aktualizacja: 4 września 2026 · Wersja 1.0

Niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych („DPA”) stanowi część Umowy dotyczącej Maildroppa. Ma zastosowanie zawsze, gdy Maildroppa przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta.

Strony

Administrator („Klient”): osoba fizyczna lub prawna wskazana jako Klient w Zamówieniu lub na koncie Maildroppa, w tym Podmiot Powiązany Klienta skutecznie objęty Umową, jeżeli podmiot ten jest administratorem Danych Osobowych Klienta.

Podmiot przetwarzający („Maildroppa”):

Marcus Biel, prowadzący działalność pod nazwą „Maildroppa”
Dr.-Peter-Hecker-Str. 4b
82031 Grünwald
Niemcy
Kontakt: formularz kontaktowy

Klient i Maildroppa są łącznie zwani „Stronami”.

1. Zakres, okres obowiązywania i pierwszeństwo

1.1 Niniejsza DPA reguluje przetwarzanie przez Maildroppa danych osobowych w imieniu Klienta w związku z usługą („Dane Osobowe Klienta”). Przedmiot, charakter i cel przetwarzania, kategorie osób, których dane dotyczą, oraz rodzaje danych opisano w Załączniku 1.

1.2 DPA wchodzi w życie z chwilą zaakceptowania przez Klienta Regulaminu, Zamówienia obejmującego DPA lub odrębnego potwierdzenia elektronicznego. Obowiązuje przez okres obowiązywania Umowy oraz tak długo, jak Maildroppa przetwarza Dane Osobowe Klienta.

1.3 Niniejsza DPA ma pierwszeństwo przed Umową główną w zakresie przetwarzania w imieniu Klienta. Bezwzględnie obowiązujące przepisy o ochronie danych mają pierwszeństwo w każdym przypadku.

1.4 W odniesieniu do własnych celów — obejmujących obsługę umowy i rozliczenia, bezpieczeństwo kont po stronie Maildroppa, ochronę platformy i infrastruktury wysyłkowej, zapobieganie nadużyciom oraz obowiązki prawne — Maildroppa może być odrębnym administratorem. Takie przetwarzanie podlega Informacji o prywatności, a nie niniejszej DPA. Maildroppa nie będzie wykorzystywać roli podmiotu przetwarzającego do używania Danych Osobowych Klienta w celach reklamowych Maildroppa.

2. Definicje i prawo właściwe

2.1 Terminy „dane osobowe”, „przetwarzanie”, „administrator”, „podmiot przetwarzający”, „osoba, której dane dotyczą”, „naruszenie ochrony danych osobowych” i „organ nadzorczy” mają znaczenie nadane im w RODO.

2.2 „Przepisy o Ochronie Danych” oznaczają RODO, niemiecką federalną ustawę o ochronie danych oraz inne przepisy o ochronie danych mające zastosowanie do danego przetwarzania.

2.3 Jeżeli Klient sam jest podmiotem przetwarzającym działającym w imieniu innego administratora, Maildroppa działa jako dalszy podmiot przetwarzający. Klient zapewnia, że jest uprawniony do wydawania poleceń Maildroppa i korzystania z jej usług oraz udostępni Maildroppa informacje dotyczące administratora i zapewni możliwość korzystania z jego uprawnień w zakresie niezbędnym do wykonania niniejszej DPA.

3. Odpowiedzialność Klienta i polecenia

3.1 Klient odpowiada za zgodność przetwarzania z prawem, prawa osób, których dane dotyczą, prawidłowość i niezbędność danych oraz wydawane przez siebie polecenia. Klient zapewnia w szczególności podstawę prawną, spełnienie obowiązków informacyjnych, uzyskanie zgody, gdy jest wymagana, podejmowanie decyzji o przechowywaniu i usuwaniu danych oraz zgodność z prawem udostępniania danych odbiorcom.

3.2 Udokumentowane polecenia obejmują Umowę główną, niniejszą DPA, konfigurację usługi i sposób korzystania z niej przez Klienta oraz uzupełniające polecenia w formie tekstowej. Polecenie nie może zasadniczo zmieniać charakteru, celu ani zakresu uzgodnionej usługi. Dodatkowe polecenia mogą wymagać odrębnego porozumienia i uzasadnionej opłaty.

3.3 Klientowi nie wolno przetwarzać w Maildroppa szczególnych kategorii danych określonych w art. 9 RODO, danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych określonych w art. 10 RODO, kompletnych danych instrumentów płatniczych, tajemnic urzędowych ani innych informacji objętych szczególną ochroną, chyba że Maildroppa uprzednio wyraźnie zatwierdzi konkretny cel i zabezpieczenia w formie tekstowej.

3.4 Klient konfiguruje dostępne funkcje dotyczące ról, eksportu, usuwania danych, zgód, śledzenia i integracji odpowiednio do ryzyka oraz chroni konta, domeny, klucze API i dane uwierzytelniające.

4. Przetwarzanie wyłącznie na udokumentowane polecenie

4.1 Maildroppa przetwarza Dane Osobowe Klienta wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, również w odniesieniu do przekazywania danych do państwa trzeciego, chyba że obowiązek przetwarzania wynika z prawa Unii lub państwa członkowskiego. W takim przypadku Maildroppa informuje Klienta o tym obowiązku prawnym przed rozpoczęciem przetwarzania, chyba że prawo zabrania udzielenia takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

4.2 Maildroppa wykorzystuje Dane Osobowe Klienta wyłącznie w celu świadczenia, zabezpieczania, wspierania i zakończenia uzgodnionej usługi oraz wykonywania zgodnych z prawem poleceń. Sprzedaż danych, wykorzystywanie ich do reklamy osób trzecich oraz tworzenia listy odbiorców innego podmiotu są zabronione.

4.3 Jeżeli Maildroppa uzna, że polecenie narusza Przepisy o Ochronie Danych, informuje o tym Klienta bez zbędnej zwłoki i może wstrzymać wykonanie tego polecenia do czasu jego potwierdzenia, zmiany lub wyjaśnienia przez właściwy organ. Strony współpracują w dobrej wierze nad zgodnym z prawem rozwiązaniem alternatywnym.

4.4 Dostęp do Danych Osobowych Klienta może uzyskać wyłącznie personel, któremu jest on niezbędny do wykonywania obowiązków. Przed uzyskaniem dostępu osoby te zostają zobowiązane do zachowania poufności lub podlegają odpowiedniemu obowiązkowi ustawowemu oraz otrzymują instrukcje dotyczące prywatności i bezpieczeństwa.

5. Środki techniczne i organizacyjne

5.1 Maildroppa wdraża środki określone w Załączniku 2 zgodnie z art. 28(3)(c) i 32 RODO. Środki te uwzględniają stan wiedzy technicznej, koszty wdrożenia, charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz prawdopodobieństwo i wagę ryzyka.

5.2 Maildroppa może rozwijać poszczególne środki lub zastępować je równoważnymi bądź skuteczniejszymi mechanizmami ochrony. Ogólny uzgodniony poziom ochrony nie może zostać istotnie obniżony. O istotnych niekorzystnych zmianach informuje się z wyprzedzeniem, chyba że natychmiastowe działanie jest niezbędne w celu przeciwdziałania bezpośredniemu zagrożeniu.

5.3 Odpowiedzialność za bezpieczeństwo jest wspólna. Maildroppa nie odpowiada za ryzyko spowodowane wyłącznie niezgodnymi z prawem Treściami Klienta, niezabezpieczonymi urządzeniami Klienta, współdzielonymi danymi uwierzytelniającymi, nieprawidłowo skonfigurowanymi integracjami Klienta lub poleceniami Klienta. Nie narusza to własnych obowiązków ustawowych i umownych Maildroppa.

6. Pomoc w realizacji praw osób, których dane dotyczą

6.1 Uwzględniając charakter przetwarzania, Maildroppa pomaga Klientowi za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w obsłudze żądań wynikających z rozdziału III RODO, w tym dotyczących dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu oraz informacji dotyczących zautomatyzowanych decyzji.

6.2 Jeżeli dane objęte żądaniem są dostępne za pośrednictwem funkcji usługi, Klient obsługuje żądanie samodzielnie. W ramach dodatkowej, proporcjonalnej pomocy Maildroppa przekazuje dostępne informacje lub dokonuje sprostowania, eksportu, ograniczenia przetwarzania bądź usunięcia danych na udokumentowane polecenie.

6.3 Jeżeli Maildroppa otrzyma żądanie osoby, której dane dotyczą, możliwe do zidentyfikowania jako dotyczące Danych Osobowych Klienta, informuje Klienta bez zbędnej zwłoki i nie udziela odpowiedzi merytorycznej, chyba że otrzyma takie polecenie od Klienta lub wymaga tego prawo. Maildroppa może poinformować osobę, której dane dotyczą, że żądanie zostało przekazane administratorowi.

6.4 Klient przesyła wyłącznie informacje niezbędne do odnalezienia danych objętych żądaniem i jego bezpiecznej realizacji. Maildroppa może pobierać uzasadnione opłaty, o których poinformowała z wyprzedzeniem, za pomoc w sposób oczywisty nadmierną, powtarzającą się lub niestandardową, w zakresie dozwolonym przez art. 28 RODO.

7. Zgodność z przepisami, oceny skutków i organy

7.1 Uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje, Maildroppa pomaga Klientowi w wykonywaniu obowiązków wynikających z art. 32 do 36 RODO, w tym dotyczących bezpieczeństwa, zgłaszania naruszeń i zawiadamiania o nich, ocen skutków dla ochrony danych oraz uprzednich konsultacji.

7.2 Na uzasadniony wniosek Maildroppa przekazuje informacje o usłudze, przepływach danych, środkach ochrony, dalszych podmiotów przetwarzających i znanych zagrożeniach, niezbędne do przeprowadzenia przez Klienta oceny skutków, o ile nie są one już dostępne w dokumentacji lub na koncie.

7.3 Jeżeli Maildroppa otrzyma wiążące żądanie organu lub sądu dotyczące Danych Osobowych Klienta, informuje Klienta przed ich ujawnieniem, o ile jest to prawnie dozwolone. Maildroppa ocenia uprawnienie do żądania danych i jego zakres, ujawnia wyłącznie dane wymagane prawem oraz dokumentuje sprawę.

8. Naruszenia ochrony danych osobowych

8.1 Maildroppa powiadamia Klienta bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu Naruszenia Ochrony Danych Osobowych dotyczącego Danych Osobowych Klienta. Wstępne informacje mogą być przekazywane etapami, a ich przekazanie nie będzie opóźniane do zakończenia postępowania wyjaśniającego.

8.2 W zakresie, w jakim informacje są dostępne, powiadomienie obejmuje:

• charakter naruszenia, w tym kategorie i przybliżoną liczbę osób oraz rekordów danych objętych naruszeniem;
• prawdopodobne konsekwencje;
• podjęte lub proponowane środki w celu ograniczenia naruszenia i zaradzenia mu;
• czas lub okres wystąpienia oraz aktualny stan postępowania wyjaśniającego;
• punkt kontaktowy, do którego można kierować pytania.

8.3 Maildroppa niezwłocznie podejmuje racjonalne działania w celu ograniczenia naruszenia, zabezpieczenia dowodów, ustalenia przyczyny źródłowej i usunięcia skutków, dokumentuje naruszenie oraz przekazuje dostępne informacje potrzebne Klientowi do wykonania obowiązków wynikających z art. 33 i 34 RODO.

8.4 Klient pozostaje odpowiedzialny za ocenę oraz wszelkie wymagane zgłoszenia organowi nadzorczemu w terminie 72 godzin od chwili, gdy sam dowiedział się o naruszeniu, a także za wszelkie wymagane zawiadomienia osób, których dane dotyczą. Powiadomienie od Maildroppa nie stanowi przyznania się do naruszenia obowiązku ani uznania odpowiedzialności.

8.5 Klient niezwłocznie informuje Maildroppa o incydentach bezpieczeństwa w swoim środowisku, które mogą mieć wpływ na Dane Osobowe Klienta lub usługę, oraz współpracuje przy ograniczaniu ich skutków.

9. Dalsze podmioty przetwarzające

9.1 Klient udziela ogólnej pisemnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w Załączniku 3. Maildroppa pozostaje odpowiedzialna wobec Klienta za wykonanie przez dalszego podmiotu przetwarzającego jego obowiązków wynikających z art. 28(4) RODO.

9.2 Maildroppa zobowiązuje umownie każdego dalszego podmiotu przetwarzającego do zapewnienia zasadniczo takiego samego poziomu ochrony danych w odniesieniu do danej usługi, w tym w zakresie poleceń, poufności, bezpieczeństwa, pomocy, usuwania danych i uprawnień do audytu.

9.3 Maildroppa co do zasady powiadamia o dodaniu lub zastąpieniu dalszego podmiotu przetwarzającego z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, wysyłając powiadomienie na firmowy adres e-mail zapisany na koncie, oraz publikuje zmianę wraz z datą na liście dalszych podmiotów przetwarzających. Krótszy termin może mieć zastosowanie w przypadku pilnych potrzeb związanych z bezpieczeństwem lub dostępnością; Maildroppa wyjaśnia przyczynę i przekazuje powiadomienie tak wcześnie, jak to możliwe.

9.4 Klient może zgłosić sprzeciw w okresie objętym powiadomieniem, powołując się na konkretne, uzasadnione przyczyny dotyczące ochrony danych. Strony dążą do znalezienia rozsądnego rozwiązania, takiego jak zmiana konfiguracji. Jeżeli żadne rozwiązanie nie jest możliwe, a sprzeciw jest uzasadniony, Klient może rozwiązać Umowę główną z ważnej przyczyny, bez dodatkowych opłat, zanim rozpocznie się korzystanie z nowego dalszego podmiotu przetwarzającego. Sprzeciw oparty wyłącznie na względach handlowych lub konkurencyjnych nie jest wystarczający.

9.5 Usługi, w ramach których nie są przetwarzane Dane Osobowe Klienta, oraz odbiorcy lub integracje podłączone przez Klienta zgodnie z jego poleceniem nie stanowią dalszych podmiotów przetwarzających Maildroppa. Dotyczy to również usługi, z którą Klient łączy się i na którą zawiera umowę za pośrednictwem własnego konta u podmiotu trzeciego.

10. Przekazywanie danych za granicę

10.1 Maildroppa przekazuje Dane Osobowe Klienta poza Europejski Obszar Gospodarczy wyłącznie na udokumentowane polecenie i zgodnie z rozdziałem V RODO.

10.2 Jeżeli nie ma zastosowania żadna decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, Maildroppa zawiera z podmiotem odbierającym dane obowiązujące w danym czasie standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej (SCC). Moduł 2 ma co do zasady zastosowanie, gdy Klient jest administratorem, a Moduł 3 — gdy Klient jest podmiotem przetwarzającym. Niniejsza DPA i jej Załączniki uzupełniają odpowiednie załączniki do SCC.

10.3 Jeżeli dostawca posiada ważną certyfikację w ramach EU-US Data Privacy Framework obejmującą dane, których dotyczy przekazywanie, można oprzeć się na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony. Maildroppa weryfikuje odpowiednią certyfikację w rozsądnych odstępach czasu i utrzymuje alternatywny mechanizm, gdy jest on potrzebny do kontynuowania przekazywania danych.

10.4 Maildroppa dokumentuje ocenę skutków przekazywania danych, gdy jest ona wymagana, oraz stosuje dodatkowe środki techniczne, umowne lub organizacyjne odpowiednie do właściwych przepisów prawa, możliwości dostępu i ryzyka dotyczącego danych. Klient dostarcza informacje niezbędne do oceny własnych poleceń.

11. Zwrot i usuwanie danych

11.1 W okresie obowiązywania Umowy Klient może korzystać z dostępnych funkcji eksportu i usuwania danych. Przed zakończeniem umowy Klient może zażądać zwrotu Danych Osobowych Klienta wykorzystywanych operacyjnie w dostępnym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.

11.2 Po zakończeniu świadczenia usług Maildroppa bez zbędnej zwłoki usuwa wszystkie Dane Osobowe Klienta i ich kopie, chyba że Klient uprzednio zażąda ich zwrotu lub prawo Unii bądź państwa członkowskiego wymaga ich przechowywania. Usuwanie rozpoczyna się po zakończeniu ewentualnego uzgodnionego zwrotu. Na żądanie Maildroppa potwierdza usunięcie danych w formie tekstowej.

11.3 Dane pozostające w kopiach zapasowych o ograniczonym dostępie nie są wykorzystywane do nowych celów produkcyjnych i są nadpisywane w ramach udokumentowanego, regularnego cyklu tworzenia kopii zapasowych. Do tego czasu zwykły dostęp do nich pozostaje zablokowany. Jeżeli kopia zapasowa zostanie wykorzystana do odtworzenia danych, Maildroppa niezwłocznie ponownie uwzględnia pozostające do zastosowania wpisy dotyczące usunięcia danych, sprzeciwów i ograniczenia przetwarzania.

11.4 Dane przechowywane na podstawie przepisów prawa oraz minimalny zakres informacji ściśle niezbędnych do zapewnienia bezpieczeństwa, zapobiegania nadużyciom lub trwałego respektowania rezygnacji z subskrypcji są wyodrębniane, objęte ograniczeniami dostępu i wykorzystywane wyłącznie w danym celu, a następnie usuwane, gdy nie są już potrzebne. Maildroppa wskazuje Klientowi kategorię i podstawę prawną, jeżeli nie zostały one wcześniej udokumentowane.

12. Informacje i audyty

12.1 Maildroppa udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO i niniejszą DPA. Mogą one obejmować aktualne środki techniczne i organizacyjne (TOMs), informacje o dalszych podmiotach przetwarzających i przekazywaniu danych, odpowiednie certyfikaty, sprawozdania z audytów, kwestionariusze oraz potwierdzenia usunięcia danych.

12.2 Jeżeli materiały te nie rozwiewają uzasadnionych zastrzeżeń dotyczących ryzyka, Klient lub niezależny audytor posiadający odpowiednie kompetencje i zobowiązany do zachowania poufności może przeprowadzić audyt. Audyty odbywają się zwykle nie częściej niż raz na dwanaście miesięcy, za powiadomieniem z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, w zwykłych godzinach pracy i bez powodowania możliwych do uniknięcia zakłóceń w obsłudze innych klientów lub zagrożeń dla bezpieczeństwa.

12.3 Dodatkowy audyt lub audyt z krótszym wyprzedzeniem jest dopuszczalny, jeżeli uzasadnia go Naruszenie Ochrony Danych Osobowych, konkretna istotna obawa lub polecenie organu nadzorczego. Maildroppa może udostępnić szczególnie wrażliwe materiały dotyczące bezpieczeństwa za pośrednictwem odpowiedniego sprawozdania podmiotu trzeciego oraz ograniczyć dostęp do danych innych klientów, kodu źródłowego, informacji o podatnościach lub tajemnic przedsiębiorstwa, o ile nadal możliwe jest osiągnięcie celu audytu.

12.4 Każda ze Stron ponosi własne koszty. Jeżeli audyt wymaga znacznego nakładu pracy wykraczającego poza obowiązki ustawowe lub nie wykaże istotnej niezgodności po stronie Maildroppa, Maildroppa może pobrać uzgodnione z góry opłaty odpowiadające rozsądnym kosztom. Jeżeli audyt wykaże istotną niezgodność po stronie Maildroppa, Maildroppa ponosi rozsądne koszty audytu i usuwa niezgodność bez zbędnej zwłoki.

12.5 Maildroppa prowadzi rejestr kategorii czynności przetwarzania zgodnie z art. 30 ust. 2 RODO i na żądanie współpracuje z właściwym organem nadzorczym.

13. Odpowiedzialność

13.1 Odpowiedzialność między Stronami regulują art. 82 RODO, inne bezwzględnie obowiązujące Przepisy o Ochronie Danych oraz skuteczne postanowienia Umowy głównej dotyczące odpowiedzialności. Żadne postanowienie niniejszej DPA nie ogranicza praw osób, których dane dotyczą, ani uprawnień organów nadzorczych.

13.2 W stosunkach między Stronami każda z nich odpowiada za straty i koszty w zakresie, w jakim zostały one spowodowane zawinionym naruszeniem przez nią niniejszej DPA, obowiązku ustawowego lub obowiązku wynikającego z prawnie przypisanej jej odpowiedzialności. Ustawowe prawa regresu pozostają nienaruszone.

14. Rozwiązanie umowy z powodu naruszenia ochrony danych

14.1 Jeżeli Maildroppa istotnie naruszy niniejszą DPA, Klient może wstrzymać przetwarzanie objęte naruszeniem do czasu jego usunięcia. Jeżeli Maildroppa nie usunie istotnego naruszenia w rozsądnym terminie lub jego usunięcie jest niemożliwe, Klient może z ważnej przyczyny rozwiązać umowę w zakresie usługi objętej naruszeniem.

14.2 Maildroppa może wstrzymać wykonanie niezgodnego z prawem polecenia zgodnie z punktem 4.3. Jeżeli nie można znaleźć zgodnego z prawem rozwiązania alternatywnego, a kontynuowanie przetwarzania naruszałoby Przepisy o Ochronie Danych, Maildroppa może zakończyć przetwarzanie, którego dotyczy polecenie. Obowiązki dotyczące zwrotu, usunięcia danych i przedstawienia dowodów pozostają w mocy.

15. Postanowienia końcowe

15.1 Zmiany są uzgadniane w formie tekstowej lub wprowadzane w drodze procesu elektronicznego, którego przebieg można wykazać. Załączniki mogą być aktualizowane w celu odzwierciedlenia faktycznego przetwarzania, o ile ogólny poziom ochrony nie zostaje istotnie obniżony i przestrzegane są przewidziane w DPA prawa do powiadomienia i sprzeciwu.

15.2 Jeżeli którekolwiek postanowienie jest nieważne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, a w jego miejsce stosuje się przepisy ustawowe.

15.3 Zastosowanie mają prawo niemieckie oraz postanowienie Umowy głównej dotyczące właściwości miejscowej sądu, o ile bezwzględnie obowiązujące Przepisy o Ochronie Danych nie wymagają inaczej.

15.4 Niniejsza wersja angielska została udostępniona dla wygody. W razie rozbieżności z wersją niemiecką rozstrzygająca jest wersja niemiecka, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa wymagają inaczej.

Załącznik 1 – Opis przetwarzania

1. Przedmiot i cel

Świadczenie opartej na chmurze usługi Maildroppa służącej do prowadzenia marketingu e-mailowego za zgodą odbiorców, obejmującej zarządzanie kontaktami i listami, formularze i Signup Flows, kampanie, szablony, automatyzacje, wysyłkę, raporty doręczeń i interakcji, pliki, integracje, eksport danych, wsparcie, bezpieczeństwo, kopie zapasowe oraz usuwanie danych zgodnie z umową.

2. Czas trwania

Okres obowiązywania Umowy głównej powiększony o okres zwrotu, usuwania danych i upływu okresu przechowywania kopii zapasowych określony w punkcie 11.

3. Charakter przetwarzania

Zbieranie za pośrednictwem formularzy Klienta, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie, segmentowanie, dopasowywanie, pobieranie, wyświetlanie, import, eksport, przesyłanie, wysyłanie, rejestrowanie w dziennikach, analiza, ograniczanie, tworzenie kopii zapasowych i usuwanie na polecenie Klienta.

4. Kategorie osób, których dane dotyczą

• subskrybenci Klienta, potencjalni klienci, kontakty sprzedażowe, klienci i inne kontakty biznesowe;
• osoby odwiedzające formularze i strony docelowe Klienta oraz przesyłające za ich pośrednictwem dane;
• odbiorcy kampanii Klienta, wiadomości w ramach automatyzacji i wiadomości transakcyjnych;
• inne osoby fizyczne, których dane Klient zgodnie z prawem przekazuje do usługi.

5. Kategorie danych osobowych

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail oraz służbowe dane kontaktowe wprowadzone przez Klienta;
• zdefiniowane przez Klienta pola profilu, tagi, segmenty, listy i przypisania do grup odbiorców;
• dane dotyczące zgody, źródła i dowodów: źródło zapisu, formularz, treść zgody, znaczniki czasu, status potwierdzenia i rezygnacji z subskrypcji oraz metadane IP/przeglądarki, o ile funkcja ta jest włączona i zgodna z prawem;
• dane techniczne formularza i dane dotyczące nadużyć: wymiary ekranu, wersja przeglądarki i systemu operacyjnego, wyznaczony identyfikator urządzenia, dane IP/żądania oraz czas ostatniego wyświetlenia okna pop-up zapisany w przeglądarce, jeżeli Klient odpowiednio osadzi moduł ładowania formularza;
• treść kampanii, formularzy, automatyzacji, szablonów i wiadomości;
• dane dotyczące doręczeń i interakcji: status doręczenia, zdarzenia otwarcia i kliknięcia, o ile funkcja ta jest włączona i zgodna z prawem, odbicia wiadomości, skargi, rezygnacje z subskrypcji i wykluczenia z wysyłki;
• dane techniczne: adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce, żądaniach, bezpieczeństwie, dziennikach i błędach;
• pliki, załączniki i treści przesłane przez Klienta;
• informacje dotyczące integracji, importu, eksportu i wsparcia, w tym identyfikatory podmiotów trzecich przekazane przez Klienta.

6. Dane szczególne

Przetwarzanie szczególnych kategorii danych, o których mowa w art. 9, oraz danych dotyczących wyroków skazujących, o których mowa w art. 10, nie wchodzi w zakres usługi i jest zabronione, chyba że zostało uprzednio wyraźnie uzgodnione w formie tekstowej dla określonego celu i z dodatkowymi zabezpieczeniami.

7. Częstotliwość i ilość danych

Przetwarzanie odbywa się w sposób ciągły, a ilość danych zależy od sposobu korzystania z usługi przez Klienta, konfiguracji, odbiorców, planu i poleceń Klienta.

8. Prawa i obowiązki Klienta

Prawa i obowiązki Klienta wynikają z niniejszej DPA, Umowy głównej oraz Przepisów o Ochronie Danych. Klient decyduje w szczególności o celach, podstawach prawnych, kategoriach danych, odbiorcach, konfiguracji, okresach przechowywania i sposobie reagowania na wykonywanie praw przez osoby, których dane dotyczą.

Załącznik 2 – Środki techniczne i organizacyjne

Maildroppa stosuje następujące środki w odniesieniu do Danych Osobowych Klienta. Sposób ich wdrożenia może ewoluować wraz ze stanem wiedzy technicznej, bez istotnego obniżenia ogólnego poziomu ochrony.

1. Organizacja i zarządzanie

• udokumentowany podział obowiązków dotyczących prywatności, bezpieczeństwa i incydentów;
• zobowiązania upoważnionego personelu do zachowania poufności;
• instrukcje dotyczące prywatności i bezpieczeństwa dostosowane do ról i zadań;
• kontrolowane nadawanie, zmiana i odbieranie wewnętrznych uprawnień dostępu;
• udokumentowana weryfikacja dostawców i wymagane umowy powierzenia przetwarzania danych;
• procedury obsługi żądań osób, których dane dotyczą, poleceń, usuwania danych i żądań organów.

2. Uwierzytelnianie i kontrola dostępu

• uwierzytelnianie kont za pośrednictwem Auth0/Okta oraz ograniczanie dostępu do interfejsów produktu i interfejsów administracyjnych na podstawie ról;
• indywidualny dostęp wewnętrzny zgodnie z potrzebami i zasadą najmniejszych uprawnień;
• ochrona dostępu uprzywilejowanego i sekretów technicznych; Maildroppa nie przechowuje haseł w postaci jawnej;
• rejestrowanie zdarzeń dotyczących kont i czynności administracyjnych istotnych dla bezpieczeństwa;
• przegląd uprawnień dostępu na podstawie zdarzeń i ryzyka oraz niezwłoczne odbieranie uprawnień, które nie są już potrzebne.

3. Bezpieczeństwo transmisji i komunikacji

• szyfrowana transmisja z wykorzystaniem aktualnych połączeń HTTPS/TLS;
• zabezpieczone interfejsy API i webhooki wykorzystujące uwierzytelnianie lub metody oparte na podpisie/sekrecie, tam gdzie są udostępniane;
• weryfikacja domen i nadawców oraz obsługa powszechnie stosowanych metod uwierzytelniania poczty elektronicznej;
• ochrona przed żądaniami stanowiącymi nadużycie za pomocą mechanizmów proxy, kontroli sieci, ograniczania częstotliwości żądań i zabezpieczeń.

4. Rozdzielenie środowisk klientów i celów

• logiczne przypisanie danych i dostępu do kont Klientów;
• autoryzacja dostępu do zasobów konta po stronie serwera;
• rozdzielone role i cele w zakresie utrzymania usługi, wsparcia, rozliczeń i przetwarzania na rzecz Klienta;
• niewykorzystywanie Danych Osobowych Klienta do reklam podmiotów trzecich ani do handlu listami.

5. Dostępność, odporność i odtwarzanie

• działanie podstawowej aplikacji na kontrolowanej infrastrukturze w Niemczech i podstawowe przechowywanie danych obiektowych w UE;
• zabezpieczenia przed atakami sieciowymi i obciążeniem stanowiącym nadużycie;
• monitorowanie usługi, rejestrowanie błędów i kontrolowana eskalacja;
• kopie zapasowe o ograniczonym dostępie tworzone zgodnie z udokumentowanym harmonogramem;
• kontrolowane procedury odtwarzania;
• ponowne uwzględnianie po odtworzeniu danych pozostających do zastosowania wpisów dotyczących usunięcia danych i ograniczenia przetwarzania.

6. Integralność i bezpieczne przetwarzanie

• techniczna weryfikacja typu, rozmiaru i uprawnień dostępu w odniesieniu do obsługiwanych przesyłanych plików;
• kontrolowane wdrażanie oprogramowania oraz zarządzanie zależnościami i podatnościami;
• rejestrowanie błędów i zdarzeń bezpieczeństwa z zachowaniem minimalizacji danych;
• zabezpieczenia przed nieuprawnioną zmianą danych poprzez kontrolę dostępu;
• obsługa odbić wiadomości, skarg, rezygnacji z subskrypcji i wykluczeń z wysyłki z zachowaniem rozliczalności.

7. Uwzględnianie ochrony danych w fazie projektowania

• wymagane pola i przetwarzanie ograniczone do zakresu niezbędnego dla danego celu; możliwość konfiguracji dodatkowych pól Klienta;
• funkcje eksportu, sprostowania, usuwania danych i wykluczania z wysyłki wspierające procesy obsługi praw osób, których dane dotyczą;
• możliwość rejestrowania treści, źródła i odpowiednich znaczników czasu w procesach uzyskiwania zgody i zapisu;
• pomiar otwarć i kliknięć przedstawiony jako przejrzysta opcja konfiguracji tam, gdzie funkcja ta ma zastosowanie;
• pseudonimizacja lub minimalizacja danych diagnostycznych i analitycznych, gdy jest to możliwe.

8. Usuwanie i przechowywanie danych

• operacyjne procesy usuwania kontaktów, kampanii, automatyzacji, formularzy, plików i powiązanych danych Klienta;
• oddzielenie dokumentacji rozliczeniowej wymaganej przepisami od danych operacyjnych Klienta;
• ograniczony zakres informacji dotyczących wykluczeń z wysyłki i bezpieczeństwa, wykorzystywanych wyłącznie do właściwego im celu ochronnego;
• usuwanie danych operacyjnych bez zbędnej zwłoki po zakończeniu świadczenia usługi i zakończeniu ewentualnego uzgodnionego zwrotu; upływ okresu przechowywania kopii zapasowych zgodnie z udokumentowanym cyklem tworzenia kopii zapasowych;
• dokumentowanie zwrotu lub usunięcia danych na żądanie.

9. Zarządzanie incydentami i przegląd

• udokumentowany proces wykrywania, klasyfikacji, ograniczania skutków, badania, usuwania skutków i przeglądu incydentów;
• powiadomienie Klienta bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia dotyczącego Danych Osobowych Klienta;
• rejestrowanie chronologii zdarzeń, systemów i danych objętych incydentem, zastosowanych środków oraz dostępnych informacji o skutkach;
• zabezpieczanie dowodów przy ograniczeniu dostępu;
• okresowy przegląd skuteczności i dostosowywanie środków na podstawie ryzyka.

Załącznik 3 – Upoważnione dalsze podmioty przetwarzające i przekazywanie danych

Poniższa lista ma zastosowanie do odpowiednich funkcji; nie każdy dostawca przetwarza te same dane dla każdego Klienta. Przed pierwszym skorzystaniem z usług dostawcy i po istotnej zmianie Maildroppa weryfikuje podmiot prawny, region i mechanizm przekazywania danych w odniesieniu do faktycznie zawartej umowy.

Auth0/Okta jest uwzględnione w niniejszym Załączniku wyłącznie w zakresie, w jakim przetwarza Dane Osobowe Klienta jako dalszy podmiot przetwarzający w ramach konkretnego przepływu danych. Przetwarzanie przez Maildroppa, jako administratora, danych użytkowników kont do własnych celów związanych z umowami, kontami i uwierzytelnianiem podlega Informacji o prywatności i nie jest objęte niniejszą DPA.

Powiadomienia o zmianach

Maildroppa informuje Klientów na firmowy adres e-mail zapisany na koncie oraz publikuje opatrzoną datą wersję niniejszego wykazu. Powiadomienie wskazuje dostawcę, cel, lokalizację, mechanizm oraz planowaną datę rozpoczęcia świadczenia usług. Procedurę zgłaszania sprzeciwu określa punkt 9.

Integracje podłączane na polecenie Klienta

Zapier, Make i inne usługi podłączone przez Klienta nie stają się automatycznie dalszymi podmiotami przetwarzającymi Maildroppa. Jeżeli Maildroppa przekazuje dane do takiej integracji na polecenie Klienta, Klient odpowiada za wybór odbiorcy, uprawnienie do przekazania danych, informacje dotyczące prywatności, umowy oraz mechanizmy międzynarodowego przekazywania danych.