Verwerkersovereenkomst

Laatst bijgewerkt: 4 september 2026 · Versie 1.0

Deze verwerkersovereenkomst (“DPA”) maakt deel uit van de Overeenkomst voor Maildroppa. Zij is van toepassing wanneer Maildroppa persoonsgegevens namens een Klant verwerkt.

Partijen

Verwerkingsverantwoordelijke (“Klant”): de natuurlijke of rechtspersoon die in de Bestelling of het Maildroppa-account als Klant is aangeduid, met inbegrip van een rechtsgeldig betrokken gelieerde onderneming van de Klant wanneer die onderneming verwerkingsverantwoordelijke voor Persoonsgegevens van de Klant is.

Verwerker (“Maildroppa”):

Marcus Biel, handelend onder de naam “Maildroppa”
Dr.-Peter-Hecker-Str. 4b
82031 Grünwald
Duitsland
Contact: contactformulier

Klant en Maildroppa worden samen de “Partijen” genoemd.

1. Toepassingsgebied, looptijd en voorrang

1.1 Deze DPA regelt de verwerking van persoonsgegevens door Maildroppa namens Klant in verband met de dienst (“Persoonsgegevens van de Klant”). Het onderwerp, de aard, het doel, de categorieën betrokkenen en de soorten gegevens zijn beschreven in Bijlage 1.

1.2 De DPA treedt in werking wanneer Klant de Voorwaarden, een Bestelling waarin zij is opgenomen of een afzonderlijke elektronische bevestiging aanvaardt. Zij blijft van kracht gedurende de looptijd van de Overeenkomst en zolang Maildroppa Persoonsgegevens van de Klant verwerkt.

1.3 Voor verwerking namens Klant heeft deze DPA voorrang op de hoofdovereenkomst. Dwingend gegevensbeschermingsrecht heeft altijd voorrang.

1.4 Voor eigen doeleinden — waaronder contract en facturering, de beveiliging van Maildroppa’s eigen accounts, bescherming van het platform en de verzendinfrastructuur, misbruikpreventie en wettelijke verplichtingen — kan Maildroppa zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Op die verwerking is de Privacyverklaring van toepassing, niet deze DPA. Maildroppa zal de rol van verwerker niet gebruiken om Persoonsgegevens van de Klant voor reclame van Maildroppa te gebruiken.

2. Definities en toepasselijk recht

2.1 “Persoonsgegevens”, “verwerking”, “verwerkingsverantwoordelijke”, “verwerker”, “betrokkene”, “inbreuk in verband met persoonsgegevens” en “toezichthoudende autoriteit” hebben de betekenis die de AVG eraan geeft.

2.2 “Gegevensbeschermingsrecht” omvat de AVG, de Duitse federale wet inzake gegevensbescherming en andere gegevensbeschermingswetgeving die op de betreffende verwerking van toepassing is.

2.3 Als Klant zelf verwerker voor een andere verwerkingsverantwoordelijke is, treedt Maildroppa op als subverwerker. Klant garandeert bevoegd te zijn Maildroppa instructies te geven en in te schakelen, en stelt informatie en rechten van de verwerkingsverantwoordelijke aan Maildroppa beschikbaar voor zover nodig om deze DPA uit te voeren.

3. Verantwoordelijkheid en instructies van Klant

3.1 Klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking, de rechten van betrokkenen, de juistheid en noodzakelijkheid van gegevens en zijn instructies. Klant waarborgt in het bijzonder de rechtsgrond, informatieverstrekking, toestemming waar vereist, beslissingen over bewaring en wissing en rechtmatige ontvangers.

3.2 Gedocumenteerde instructies bestaan uit de hoofdovereenkomst, deze DPA, de configuratie en het gebruik van de dienst door Klant en aanvullende instructies in tekstvorm. Een instructie mag de aard, het doel of de omvang van de overeengekomen dienst niet fundamenteel veranderen. Aanvullende instructies kunnen een afzonderlijke overeenkomst en een redelijke vergoeding vereisen.

3.3 Klant mag in Maildroppa geen bijzondere categorieën als bedoeld in artikel 9 AVG, gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten als bedoeld in artikel 10 AVG, volledige betaalinstrumentgegevens, staatsgeheimen of andere bijzonder beschermde informatie verwerken, tenzij Maildroppa het specifieke doel en de waarborgen vooraf uitdrukkelijk in tekstvorm goedkeurt.

3.4 Klant configureert beschikbare functies voor rollen, export, wissing, toestemming, tracking en integraties passend bij het risico en beschermt accounts, domeinen, API-sleutels en toegangsgegevens.

4. Verwerking uitsluitend op gedocumenteerde instructies

4.1 Maildroppa verwerkt Persoonsgegevens van de Klant uitsluitend op gedocumenteerde instructies van Klant, ook voor doorgifte naar een derde land, tenzij Unierecht of lidstatelijk recht verwerking vereist. In dat geval informeert Maildroppa Klant vóór de verwerking over die wettelijke verplichting, tenzij de wet deze informatie wegens gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.

4.2 Maildroppa gebruikt Persoonsgegevens van de Klant uitsluitend om de overeengekomen dienst te leveren, beveiligen, ondersteunen en beëindigen en rechtmatige instructies uit te voeren. Verkoop, reclame voor derden en het opstellen van een ontvangerslijst voor een andere partij zijn verboden.

4.3 Als Maildroppa meent dat een instructie in strijd is met het Gegevensbeschermingsrecht, informeert zij Klant onverwijld en mag zij de betreffende instructie opschorten totdat deze door de bevoegde instantie is bevestigd, gewijzigd of verduidelijkt. Partijen werken te goeder trouw samen aan een rechtmatig alternatief.

4.4 Alleen personeel dat voor zijn taken toegang nodig heeft, mag toegang krijgen tot Persoonsgegevens van de Klant. Voorafgaand aan toegang zijn deze personen gebonden aan geheimhouding of een passende wettelijke geheimhoudingsplicht en ontvangen zij instructies over privacy en beveiliging.

5. Technische en organisatorische maatregelen

5.1 Maildroppa voert de maatregelen uit Bijlage 2 uit overeenkomstig de artikelen 28, lid 3, onder c), en 32 AVG. De maatregelen houden rekening met de stand van de techniek, uitvoeringskosten, aard, omvang, context en doeleinden en de waarschijnlijkheid en ernst van risico’s.

5.2 Maildroppa mag afzonderlijke maatregelen doorontwikkelen of vervangen door gelijkwaardige of doeltreffendere maatregelen. Het overeengekomen algemene beschermingsniveau mag niet wezenlijk worden verlaagd. Wezenlijke nadelige wijzigingen worden vooraf gemeld, tenzij onmiddellijk optreden nodig is om een acuut risico te bestrijden.

5.3 Beveiliging is een gedeelde verantwoordelijkheid. Maildroppa is niet verantwoordelijk voor risico’s die uitsluitend worden veroorzaakt door onrechtmatige Klantinhoud, onveilige apparaten van Klant, gedeelde toegangsgegevens, verkeerd geconfigureerde integraties van Klant of instructies van Klant. De eigen wettelijke en contractuele verplichtingen van Maildroppa blijven onverminderd gelden.

6. Bijstand bij rechten van betrokkenen

6.1 Rekening houdend met de aard van de verwerking helpt Maildroppa Klant met passende technische en organisatorische maatregelen bij verzoeken op grond van hoofdstuk III AVG, waaronder inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar en informatie over geautomatiseerde besluiten.

6.2 Als gevraagde gegevens via productfuncties beschikbaar zijn, behandelt Klant het verzoek zelf. Voor aanvullende evenredige ondersteuning verstrekt Maildroppa beschikbare informatie of rectificeert, exporteert, beperkt of wist zij gegevens op gedocumenteerde instructie.

6.3 Als Maildroppa een verzoek van een betrokkene ontvangt dat herkenbaar betrekking heeft op Persoonsgegevens van de Klant, informeert zij Klant onverwijld en geeft zij geen inhoudelijk antwoord, tenzij Klant dit opdraagt of de wet dit vereist. Maildroppa mag de betrokkene meedelen dat het verzoek aan de verwerkingsverantwoordelijke is doorgestuurd.

6.4 Klant verstrekt uitsluitend informatie die nodig is om het verzoek veilig te lokaliseren en af te handelen. Voor kennelijk buitensporige, herhaalde of niet-standaardbijstand mag Maildroppa redelijke, vooraf meegedeelde kosten rekenen voor zover artikel 28 AVG dat toestaat.

7. Naleving, effectbeoordelingen en autoriteiten

7.1 Rekening houdend met de aard van de verwerking en de beschikbare informatie helpt Maildroppa Klant bij de artikelen 32 tot en met 36 AVG, waaronder beveiliging, melding en mededeling van inbreuken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging.

7.2 Op redelijk verzoek verstrekt Maildroppa informatie over de dienst, gegevensstromen, maatregelen, subverwerkers en bekende risico’s die nodig is voor de effectbeoordeling van Klant, voor zover die niet reeds in de documentatie of het account beschikbaar is.

7.3 Als Maildroppa een bindend verzoek van een autoriteit of rechtbank om Persoonsgegevens van de Klant ontvangt, informeert zij Klant vóór verstrekking voor zover wettelijk toegestaan. Maildroppa beoordeelt bevoegdheid en reikwijdte, verstrekt uitsluitend wat wettelijk vereist is en legt de zaak vast.

8. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

8.1 Maildroppa stelt Klant onverwijld in kennis nadat zij kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die Persoonsgegevens van de Klant betreft. Eerste informatie kan gefaseerd worden verstrekt en wordt niet uitgesteld totdat een onderzoek is afgerond.

8.2 Voor zover beschikbaar bevat de kennisgeving:

• de aard van de inbreuk, waaronder categorieën en benaderende aantallen getroffen personen en gegevensbestanden;
• de waarschijnlijke gevolgen;
• genomen of voorgestelde maatregelen om de inbreuk te beperken en te verhelpen;
• het tijdstip of de periode en de actuele onderzoeksstatus;
• een contactpunt voor vragen.

8.3 Maildroppa neemt onverwijld redelijke maatregelen voor beperking, bewaring van bewijs, oorzaakanalyse en herstel, documenteert de inbreuk en verstrekt beschikbare informatie voor de verplichtingen van Klant op grond van de artikelen 33 en 34 AVG.

8.4 Klant blijft verantwoordelijk voor de beoordeling en een eventuele melding aan de toezichthoudende autoriteit binnen 72 uur nadat Klant zelf kennis heeft genomen van de inbreuk en voor eventuele mededelingen aan betrokkenen. Een kennisgeving van Maildroppa houdt geen erkenning van een plichtsverzuim of aansprakelijkheid in.

8.5 Klant informeert Maildroppa onverwijld over beveiligingsincidenten in zijn omgeving die gevolgen kunnen hebben voor Persoonsgegevens van de Klant of de dienst, en werkt mee aan beperking van de gevolgen.

9. Subverwerkers

9.1 Klant geeft algemene schriftelijke toestemming voor de subverwerkers in Bijlage 3. Maildroppa blijft jegens Klant verantwoordelijk voor de nakoming door een subverwerker van zijn verplichtingen op grond van artikel 28, lid 4, AVG.

9.2 Maildroppa legt elke subverwerker contractueel een wezenlijk gelijkwaardig gegevensbeschermingsniveau voor de betrokken dienst op, met inbegrip van instructies, geheimhouding, beveiliging, bijstand, wissing en auditrechten.

9.3 Maildroppa kondigt toevoeging of vervanging van een subverwerker in beginsel ten minste 30 dagen vooraf aan op het zakelijke e-mailadres dat in het account is opgeslagen en publiceert de gedateerde wijziging in de lijst van subverwerkers. Voor dringende beveiligings- of beschikbaarheidsbehoeften kan een kortere termijn gelden; Maildroppa licht de reden toe en doet de kennisgeving zo vroeg mogelijk.

9.4 Klant mag binnen de kennisgevingstermijn bezwaar maken op concrete, onderbouwde gegevensbeschermingsgronden. Partijen zoeken een redelijke oplossing, zoals een configuratiewijziging. Als geen oplossing mogelijk is en het bezwaar gerechtvaardigd is, mag Klant de hoofdovereenkomst om gewichtige reden zonder extra kosten beëindigen voordat de nieuwe subverwerker wordt gebruikt. Zuiver commerciële of concurrentiegerelateerde bezwaren zijn onvoldoende.

9.5 Diensten die geen Persoonsgegevens van de Klant verwerken en ontvangers of integraties die Klant op eigen instructie koppelt, zijn geen subverwerkers van Maildroppa. Dit omvat een dienst die Klant via zijn eigen account bij een derde koppelt en contracteert.

10. Internationale doorgiften

10.1 Maildroppa geeft Persoonsgegevens van de Klant uitsluitend op gedocumenteerde instructies en overeenkomstig hoofdstuk V AVG door buiten de Europese Economische Ruimte.

10.2 Als geen toepasselijk adequaatheidsbesluit bestaat, sluit Maildroppa met de importeur de dan geldende standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Module 2 geldt in beginsel als Klant verwerkingsverantwoordelijke is en Module 3 als Klant verwerker is. Deze DPA en haar Bijlagen vullen de overeenkomstige SCC-bijlagen in.

10.3 Als een aanbieder voor de betrokken gegevens geldig gecertificeerd is onder het EU-US Data Privacy Framework, mag het adequaatheidsbesluit worden gebruikt. Maildroppa controleert de relevante certificering met redelijke tussenpozen en houdt waar nodig een alternatief mechanisme in stand om de doorgifte voort te zetten.

10.4 Maildroppa documenteert waar vereist een effectbeoordeling van de doorgifte en gebruikt aanvullende technische, contractuele of organisatorische maatregelen passend bij het relevante recht, de toegangsmogelijkheden en het gegevensrisico. Klant verstrekt informatie die nodig is om zijn eigen instructies te beoordelen.

11. Teruggave en wissing

11.1 Tijdens de Overeenkomst mag Klant beschikbare export- en wisfuncties gebruiken. Vóór het einde van de overeenkomst mag Klant teruggave van operationele Persoonsgegevens van de Klant verzoeken in een beschikbaar, gangbaar machineleesbaar formaat.

11.2 Na beëindiging van de diensten wist Maildroppa alle Persoonsgegevens van de Klant en kopieën onverwijld, tenzij Klant vooraf teruggave verzoekt of Unierecht of lidstatelijk recht bewaring vereist. Wissing begint zodra een overeengekomen teruggave is voltooid. Op verzoek bevestigt Maildroppa de wissing in tekstvorm.

11.3 Gegevens die in back-ups met beperkte toegang achterblijven, worden niet voor nieuwe productiedoeleinden gebruikt en worden volgens de gedocumenteerde reguliere back-upcyclus overschreven. Tot dan blijven zij geblokkeerd voor reguliere toegang. Als een back-up voor herstel wordt gebruikt, past Maildroppa openstaande registraties van wissing, bezwaar en beperking onverwijld opnieuw toe.

11.4 Wettelijk bewaarde gegevens en minimale informatie die strikt noodzakelijk is voor beveiliging, misbruikpreventie of blijvende naleving van afmeldingen worden geïsoleerd, aan toegangsbeperkingen onderworpen en uitsluitend voor dat doel gebruikt, en gewist zodra zij niet meer nodig zijn. Maildroppa deelt Klant de categorie en rechtsgrond mee voor zover deze niet al zijn gedocumenteerd.

12. Informatie en audits

12.1 Maildroppa verstrekt informatie die nodig is om naleving van artikel 28 AVG en deze DPA aan te tonen. Dit kan actuele technische en organisatorische maatregelen, informatie over subverwerkers en doorgiften, passende certificeringen, auditrapporten, vragenlijsten en wisbevestigingen omvatten.

12.2 Als deze stukken een onderbouwd risico niet wegnemen, mag Klant of een onafhankelijke deskundige auditor die aan geheimhouding is gebonden een audit uitvoeren. Audits vinden normaal niet vaker dan eenmaal per twaalf maanden plaats, met ten minste 30 dagen voorafgaande kennisgeving, tijdens normale kantooruren en zonder vermijdbare verstoring voor andere klanten of de beveiliging.

12.3 Een aanvullende audit of audit met kortere aankondiging is toegestaan wanneer een inbreuk in verband met persoonsgegevens, een concrete wezenlijke zorg of een aanwijzing van een toezichthoudende autoriteit dit rechtvaardigt. Maildroppa mag zeer gevoelige beveiligingsinformatie via een geschikt rapport van een derde beschikbaar stellen en toegang tot gegevens van andere klanten, broncode, kwetsbaarheden of bedrijfsgeheimen beperken als het auditdoel desondanks kan worden bereikt.

12.4 Elke Partij draagt haar eigen kosten. Als een audit aanzienlijke werkzaamheden buiten wettelijke verplichtingen veroorzaakt of geen wezenlijke niet-naleving door Maildroppa vaststelt, mag Maildroppa vooraf overeengekomen redelijke kosten rekenen. Als wezenlijke niet-naleving door Maildroppa wordt vastgesteld, draagt Maildroppa de redelijke auditkosten en verhelpt zij de tekortkoming onverwijld.

12.5 Maildroppa houdt registers van categorieën van verwerkingsactiviteiten bij op grond van artikel 30, lid 2, AVG en werkt op verzoek samen met de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

13. Aansprakelijkheid

13.1 De aansprakelijkheid tussen Partijen wordt beheerst door artikel 82 AVG, ander dwingend Gegevensbeschermingsrecht en de geldige aansprakelijkheidsbepalingen van de hoofdovereenkomst. Niets in deze DPA beperkt de rechten van betrokkenen of bevoegdheden van toezichthoudende autoriteiten.

13.2 In de onderlinge verhouding tussen Partijen is ieder verantwoordelijk voor schade en kosten voor zover veroorzaakt door zijn verwijtbare schending van deze DPA, een wettelijke plicht of rechtmatige verantwoordelijkheid. Wettelijke regresrechten blijven onverlet.

14. Beëindiging wegens een gegevensbeschermingsinbreuk

14.1 Als Maildroppa deze DPA wezenlijk schendt, mag Klant de betrokken verwerking opschorten totdat de schending is verholpen. Als Maildroppa een wezenlijke schending niet binnen een redelijke termijn verhelpt of herstel onmogelijk is, mag Klant de betrokken dienst om gewichtige reden beëindigen.

14.2 Maildroppa mag een onrechtmatige instructie overeenkomstig bepaling 4.3 opschorten. Als geen rechtmatig alternatief kan worden gevonden en voortzetting het Gegevensbeschermingsrecht zou schenden, mag Maildroppa de betrokken verwerking beëindigen. Verplichtingen inzake teruggave, wissing en bewijs blijven bestaan.

15. Slotbepalingen

15.1 Wijzigingen worden in tekstvorm overeengekomen of via een aantoonbaar elektronisch proces opgenomen. Bijlagen mogen worden bijgewerkt om de feitelijke verwerking weer te geven, mits de algemene bescherming niet wezenlijk wordt verlaagd en de kennisgevings- en bezwaarrechten van de DPA worden nageleefd.

15.2 Als een bepaling ongeldig is, blijven de overige bepalingen van kracht en treden wettelijke regels ervoor in de plaats.

15.3 Duits recht en de forumkeuzebepaling van de hoofdovereenkomst zijn van toepassing voor zover dwingend Gegevensbeschermingsrecht niet anders vereist.

15.4 Deze Nederlandse versie wordt voor het gemak verstrekt. Bij strijdigheid met de Duitse versie heeft de Duitse versie voorrang, tenzij dwingend recht anders vereist.

Bijlage 1 – Beschrijving van de verwerking

1. Onderwerp en doel

Levering van de cloudgebaseerde Maildroppa-dienst voor e-mailmarketing op basis van toestemming, waaronder contact- en lijstbeheer, formulieren en Signup Flows, campagnes, sjablonen, automatiseringen, verzending, afleverings- en interactierapporten, bestanden, integraties, exports, ondersteuning, beveiliging, back-ups en contractuele wissing.

2. Duur

De looptijd van de hoofdovereenkomst plus de periode voor teruggave, wissing en het vervallen van back-ups uit bepaling 11.

3. Aard van de verwerking

Verzamelen via formulieren van Klant, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, aanpassen, segmenteren, vergelijken, opvragen, weergeven, importeren, exporteren, doorgeven, verzenden, loggen, analyseren, beperken, back-ups maken en wissen op instructie van Klant.

4. Categorieën betrokkenen

• abonnees, prospects, leads, klanten en andere zakelijke contacten van Klant;
• bezoekers en indieners van formulieren en landingspagina’s van Klant;
• ontvangers van campagnes, automatiseringen en transactionele berichten van Klant;
• andere personen van wie Klant de gegevens rechtmatig aan de dienst verstrekt.

5. Categorieën persoonsgegevens

• identiteits- en contactgegevens: naam, e-mailadres en door Klant ingevoerde zakelijke contactgegevens;
• door Klant gedefinieerde profielvelden, tags, segmenten, lijsten en doelgroepindelingen;
• toestemmings-, bron- en bewijsgegevens: aanmeldbron, formulier, toestemmingstekst, tijdstempels, bevestigings- en afmeldstatus en IP-/browsermetadata waar ingeschakeld en rechtmatig;
• technische formulier- en misbruikgegevens: schermafmetingen, browser- en besturingssysteemversie, een afgeleide apparaatidentificatie, IP-/verzoekgegevens en een in de browser opgeslagen tijdstip van de laatste pop-upweergave wanneer Klant de formulierlader dienovereenkomstig insluit;
• inhoud van campagnes, formulieren, automatiseringen, sjablonen en berichten;
• afleverings- en interactiegegevens: afleverstatus, open- en klikgebeurtenissen waar ingeschakeld en rechtmatig, bounces, klachten, afmeldingen en verzendblokkeringen;
• technische gegevens: IP-adres, apparaat-, browser-, verzoek-, beveiligings-, log- en foutinformatie;
• bestanden, bijlagen en inhoud die Klant uploadt;
• integratie-, import-, export- en ondersteuningsinformatie, waaronder door Klant verstrekte identificatoren van derden.

6. Bijzondere gegevens

Verwerking van bijzondere categorieën uit artikel 9 en strafrechtelijke gegevens uit artikel 10 maakt geen deel uit van de dienst en is verboden, tenzij vooraf uitdrukkelijk in tekstvorm voor een specifiek doel met aanvullende waarborgen overeengekomen.

7. Frequentie en volume

Doorlopend, in het volume dat wordt bepaald door het gebruik, de configuratie, ontvangers, het abonnement en de instructies van Klant.

8. Rechten en plichten van Klant

De rechten en plichten van Klant vloeien voort uit deze DPA, de hoofdovereenkomst en het Gegevensbeschermingsrecht. Klant bepaalt in het bijzonder de doeleinden, rechtsgronden, gegevenscategorieën, ontvangers, configuratie, bewaring en beantwoording van rechten van betrokkenen.

Bijlage 2 – Technische en organisatorische maatregelen

Maildroppa handhaaft de volgende maatregelen voor Persoonsgegevens van de Klant. De uitvoering mag meegroeien met de stand van de techniek zonder de algemene bescherming wezenlijk te verminderen.

1. Organisatie en governance

• gedocumenteerde verantwoordelijkheden voor privacy, beveiliging en incidenten;
• geheimhoudingsverplichtingen voor bevoegd personeel;
• rol- en taakgerichte instructies over privacy en beveiliging;
• gecontroleerde toekenning, wijziging en intrekking van interne toegang;
• gedocumenteerde leveranciersbeoordeling en vereiste verwerkersovereenkomsten;
• procedures voor verzoeken van betrokkenen, instructies, wissing en verzoeken van autoriteiten.

2. Authenticatie en toegangscontrole

• geauthenticeerde accounts via Auth0/Okta en rolgebonden product- en beheerinterfaces;
• individuele interne toegang op basis van noodzaak en minimale rechten;
• bescherming van geprivilegieerde toegang en technische geheimen; geen opslag van wachtwoorden in leesbare tekst door Maildroppa;
• registratie van beveiligingsrelevante account- en beheergebeurtenissen;
• gebeurtenis- en risicogestuurde controle en onverwijlde intrekking van niet langer benodigde toegang.

3. Beveiliging van overdracht en communicatie

• versleutelde overdracht via actuele HTTPS/TLS-verbindingen;
• beveiligde API’s en webhooks met authenticatie of handtekening-/geheimmechanismen waar beschikbaar;
• domein- en afzendercontroles en ondersteuning voor gangbare e-mailauthenticatiemethoden;
• bescherming tegen misbruikverzoeken via proxy-, netwerk-, snelheidsbegrenzings- en beveiligingsmaatregelen.

4. Scheiding van klanten en doeleinden

• logische toewijzing van gegevens en toegang aan Klantaccounts;
• autorisatie aan de serverzijde voor accountresources;
• gescheiden rollen en doeleinden voor bedrijfsvoering, ondersteuning, facturering en verwerking voor Klant;
• geen gebruik van Persoonsgegevens van de Klant voor reclame van derden of handel in lijsten.

5. Beschikbaarheid, veerkracht en herstel

• exploitatie van de kernapplicatie op gecontroleerde infrastructuur in Duitsland en primaire opslag van objectgegevens in de EU;
• bescherming tegen netwerkaanvallen en misbruikbelasting;
• dienstmonitoring, foutregistratie en gecontroleerde escalatie;
• back-ups met beperkte toegang volgens een gedocumenteerd schema;
• gecontroleerde herstelprocedures;
• opnieuw toepassen van openstaande wis- en beperkingsregistraties na herstel.

6. Integriteit en veilige verwerking

• technische validatie van type, grootte en toegang voor ondersteunde uploads;
• gecontroleerde software-uitrol en beheer van afhankelijkheden en kwetsbaarheden;
• fout- en beveiligingsregistratie met gegevensminimalisatie;
• bescherming tegen onbevoegde wijzigingen door toegangscontrole;
• controleerbare verwerking van bounces, klachten, afmeldingen en verzendblokkeringen.

7. Gegevensbescherming door ontwerp

• verplichte velden en verwerking beperkt tot het doel; aanvullende Klantvelden zijn configureerbaar;
• functies voor export, rectificatie, wissing en verzendblokkering ondersteunen processen voor betrokkenen;
• toestemmings- en aanmeldprocessen kunnen tekst, bron en relevante tijdstempels vastleggen;
• open- en klikmeting wordt als transparante configuratie aangeboden waar de functie van toepassing is;
• diagnostische en analysegegevens worden waar mogelijk gepseudonimiseerd of geminimaliseerd.

8. Wissing en bewaring

• operationele wisprocessen voor contacten, campagnes, automatiseringen, formulieren, bestanden en gerelateerde Klantgegevens;
• scheiding van wettelijk vereiste factureringsgegevens en operationele Klantgegevens;
• beperkte informatie over verzendblokkeringen en beveiliging, uitsluitend gebruikt voor het beschermingsdoel;
• operationele wissing onverwijld na beëindiging van de dienst en voltooiing van overeengekomen teruggave; vervallen van back-ups volgens de gedocumenteerde back-upcyclus;
• documentatie van teruggave of wissing op verzoek.

9. Incidentbeheer en beoordeling

• gedocumenteerd proces voor detectie, classificatie, beperking, onderzoek, herstel en beoordeling;
• onverwijlde kennisgeving aan Klant na kennisneming van een inbreuk die Persoonsgegevens van de Klant betreft;
• vastlegging van tijdlijn, getroffen systemen en gegevens, maatregelen en beschikbare informatie over gevolgen;
• bewaring van bewijs onder toegangsbeperkingen;
• periodieke beoordeling van doeltreffendheid en risicogestuurde aanpassing van maatregelen.

Bijlage 3 – Goedgekeurde subverwerkers en doorgiften

De onderstaande lijst geldt voor de betrokken functies; niet elke aanbieder verwerkt voor elke Klant dezelfde gegevens. Maildroppa controleert de rechtspersoon, regio en het doorgiftemechanisme aan de hand van de feitelijke overeenkomst vóór het eerste gebruik en na een wezenlijke wijziging.

Auth0/Okta is uitsluitend in deze Bijlage opgenomen voor zover het in een bepaalde gegevensstroom Persoonsgegevens van de Klant als subverwerker verwerkt. De verwerking door Maildroppa als verwerkingsverantwoordelijke van accountgebruikersgegevens voor eigen contract-, account- en authenticatiedoeleinden valt onder de Privacyverklaring en buiten deze DPA.

Kennisgevingen van wijzigingen

Maildroppa informeert Klanten op het zakelijke e-mailadres dat in het account is opgeslagen en publiceert een gedateerde versie van deze lijst. De kennisgeving vermeldt de aanbieder, het doel, de locatie, het mechanisme en de beoogde startdatum. De bezwaarprocedure wordt geregeld in bepaling 9.

Integraties op instructie van Klant

Zapier, Make en andere door Klant gekoppelde diensten zijn niet automatisch subverwerkers van Maildroppa. Wanneer Maildroppa op instructie van Klant gegevens aan zo’n integratie doorgeeft, is Klant verantwoordelijk voor de keuze van ontvangers, bevoegdheid, privacyverklaringen, overeenkomsten en mechanismen voor internationale doorgifte.