Tietojenkäsittelysopimus

Päivitetty viimeksi: 4. syyskuuta 2026 · Versio 1.0

Tämä tietojenkäsittelysopimus ("DPA") muodostaa osan Maildroppa-sopimusta. Sitä sovelletaan aina, kun Maildroppa käsittelee henkilötietoja Asiakkaan lukuun.

Osapuolet

Rekisterinpitäjä ("Asiakas"): luonnollinen tai oikeushenkilö, joka on tunnistettu Asiakkaaksi Tilauksessa tai Maildroppa-tilillä, mukaan lukien tosiasiallisesti mukaan otettu Asiakkaan konserniyhtiö, kun kyseinen konserniyhtiö on Asiakkaan henkilötietojen rekisterinpitäjä.

Käsittelijä ("Maildroppa"):

Marcus Biel, toiminimi "Maildroppa"
Dr.-Peter-Hecker-Str. 4b
82031 Grünwald
Saksa
Yhteys: yhteydenottolomake

Asiakas ja Maildroppa ovat yhdessä "Osapuolet".

1. Soveltamisala, kesto ja etusija

1.1 Tämä DPA säätelee Maildroppan henkilötietojen käsittelyä Asiakkaan lukuun palvelun yhteydessä ("Asiakkaan henkilötiedot"). Käsittelyn kohde, luonne, tarkoitus, rekisteröityjen ryhmät ja tietotyypit on kuvattu Liitteessä 1.

1.2 DPA tulee voimaan, kun Asiakas hyväksyy Ehdot, Tilauksen, johon se on liitetty, tai erillisen sähköisen vahvistuksen. Se on voimassa Sopimuksen keston ajan ja niin kauan kuin Maildroppa käsittelee Asiakkaan henkilötietoja.

1.3 Tämä DPA menee Asiakkaan lukuun tapahtuvan käsittelyn osalta pääsopimuksen edelle. Pakottava tietosuojalainsäädäntö menee kuitenkin aina kaiken muun edelle.

1.4 Omia tarkoituksiaan varten – mukaan lukien sopimus ja laskutus, Maildroppan oman tilin turvallisuus, alustan ja lähetysinfrastruktuurin suojaus, väärinkäytösten estäminen ja lakisääteiset velvoitteet – Maildroppa voi toimia erillisenä rekisterinpitäjänä. Tällainen käsittely kuuluu tietosuojaselosteen piiriin, ei tämän DPA:n. Maildroppa ei käytä käsittelijän roolia Asiakkaan henkilötietojen hyödyntämiseen Maildroppan mainontaan.

2. Määritelmät ja sovellettava laki

2.1 "Henkilötiedot", "käsittely", "rekisterinpitäjä", "käsittelijä", "rekisteröity", "henkilötietojen tietoturvaloukkaus" ja "valvontaviranomainen" tarkoittavat samaa kuin GDPR:ssä.

2.2 "Tietosuojalainsäädäntö" tarkoittaa GDPR:ää, Saksan liittovaltion tietosuojalakia sekä muuta kyseiseen käsittelyyn sovellettavaa tietosuojalakia.

2.3 Jos Asiakas on itse käsittelijä toisen rekisterinpitäjän puolesta, Maildroppa toimii alikäsittelijänä. Asiakas vakuuttaa olevansa valtuutettu antamaan Maildroppalle ohjeita ja käyttämään sitä sekä toimittaa rekisterinpitäjän tiedot ja oikeudet Maildroppalle siinä laajuudessa kuin tämän DPA:n täytäntöönpano edellyttää.

3. Asiakkaan vastuu ja ohjeet

3.1 Asiakas vastaa käsittelyn lainmukaisuudesta, rekisteröityjen oikeuksista, tietojen paikkansapitävyydestä ja tarpeellisuudesta sekä antamistaan ohjeista. Asiakas huolehtii erityisesti laillisesta perusteesta, tiedonannoista, suostumuksista tarvittaessa, säilytys- ja poistopäätöksistä sekä laillisista vastaanottajista.

3.2 Dokumentoidut ohjeet koostuvat pääsopimuksesta, tästä DPA:sta, Asiakkaan palvelun konfiguroinnista ja käytöstä sekä lisäohjeista tekstimuodossa. Ohje ei saa olennaisesti muuttaa sovitun palvelun luonnetta, tarkoitusta tai laajuutta. Lisäohjeet voivat edellyttää erillistä sopimusta ja kohtuullista maksua.

3.3 Asiakas ei saa käsitellä Maildroppassa GDPR:n 9 artiklan erityisiä henkilötietoryhmiä, 10 artiklan rikostuomiota ja rikkomuksia koskevia tietoja, täydellisiä maksuvälinetietoja, virkasalaisuuksia tai muuta erityisellä suojalla varustettua tietoa, ellei Maildroppa ole nimenomaisesti hyväksynyt kyseistä tarkoitusta ja suojatoimia etukäteen tekstimuodossa.

3.4 Asiakas konfiguroi käytettävissä olevat rooli-, vienti-, poistamis-, suostumus-, seuranta- ja integraatiotoiminnot riskitasoon sopiviksi ja suojaa tilit, verkkotunnukset, API-avaimet ja tunnistetiedot.

4. Käsittely vain dokumentoitujen ohjeiden perusteella

4.1 Maildroppa käsittelee Asiakkaan henkilötietoja vain Asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, mukaan lukien siirto kolmanteen maahan, ellei unionin tai jäsenvaltion laki velvoita muuhun käsittelyyn. Tällöin Maildroppa ilmoittaa Asiakkaalle laillisesta velvoitteesta ennen käsittelyä, paitsi jos laki kieltää ilmoituksen tärkeän yleisen edun vuoksi.

4.2 Maildroppa käyttää Asiakkaan henkilötietoja vain sovitun palvelun tarjoamiseen, turvaamiseen, tukemiseen ja päättämiseen sekä laillisten ohjeiden toteuttamiseen. Myynti, kolmannen osapuolen mainonta ja toisen osapuolen vastaanottajalistan luominen on kielletty.

4.3 Jos Maildroppa katsoo, että ohje rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, se ilmoittaa siitä Asiakkaalle viipymättä ja voi keskeyttää kyseisen ohjeen täytäntöönpanon, kunnes toimivaltainen taho vahvistaa, muuttaa tai selventää sen. Osapuolet tekevät hyvässä uskossa yhteistyötä laillisen vaihtoehdon löytämiseksi.

4.4 Vain tehtäviensä vuoksi pääsyä tarvitsevat henkilöt saavat käyttää Asiakkaan henkilötietoja. Ennen pääsyä nämä henkilöt sitoutetaan salassapitoon tai vastaavaan lakisääteiseen velvoitteeseen ja heille annetaan tietosuoja- ja turvallisuusohjeistus.

5. Tekniset ja organisatoriset toimet

5.1 Maildroppa toteuttaa Liitteessä 2 kuvatut toimet GDPR:n 28 (3)(c) ja 32 artiklan mukaisesti. Toimet huomioivat tekniikan tason, toteutuskustannukset, luonteen, laajuuden, asiayhteyden ja tarkoitukset sekä riskin todennäköisyyden ja vakavuuden.

5.2 Maildroppa voi kehittää tai korvata yksittäisiä toimia vastaavilla tai tehokkaammilla hallintatoimilla. Sovittu kokonaisvaatimustaso ei saa heikentyä olennaisesti. Olennaisista haitallisista muutoksista ilmoitetaan etukäteen, ellei akuutin riskin vuoksi tarvita välittömiä toimia.

5.3 Turvallisuus on yhteisvastuu. Maildroppa ei vastaa riskeistä, jotka johtuvat yksinomaan laittomasta Asiakkaan sisällöstä, turvattomista Asiakkaan laitteista, jaetuista tunnuksista, virheellisesti konfiguroiduista integraatioista tai Asiakkaan ohjeista. Maildroppan lakisääteiset ja sopimukselliset velvoitteet säilyvät muuttumattomina.

6. Tuki rekisteröidyn oikeuksille

6.1 Ottaen huomioon käsittelyn luonteen Maildroppa auttaa Asiakasta asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimin III luvun mukaisissa pyynnöissä, mukaan lukien tarkastusoikeus, oikaisu, poisto, rajoitus, siirto-oikeus, vastustaminen ja automaattista päätöksentekoa koskeva tieto.

6.2 Mikäli pyydetyt tiedot ovat saatavilla tuote-toiminnallisuuden kautta, Asiakas käsittelee pyynnön itse. Oikeasuhtaista lisätukea varten Maildroppa toimittaa saatavilla olevat tiedot tai oikaisee, vie, rajoittaa tai poistaa tiedot dokumentoidun ohjeen perusteella.

6.3 Jos Maildroppa saa rekisteröidyn pyynnön, joka selvästi koskee Asiakkaan henkilötietoja, se ilmoittaa Asiakkaalle viipymättä eikä vastaa asiasisältöisesti ilman Asiakkaan ohjetta tai lain vaatimusta. Maildroppa voi kertoa rekisteröidylle, että pyyntö on välitetty rekisterinpitäjälle.

6.4 Asiakas toimittaa vain tiedot, jotka tarvitaan pyynnön paikantamiseen ja turvalliseen täyttämiseen. Maildroppa voi periä kohtuulliset, etukäteen ilmoitetut kulut ilmeisen liiallisesta, toistuvasta tai epätavanomaisesta avusta siinä määrin kuin GDPR 28 sen sallii.

7. Sääntöjen noudattaminen, vaikutustenarvioinnit ja viranomaiset

7.1 Ottaen huomioon käsittelyn luonteen ja saatavilla olevat tiedot Maildroppa avustaa Asiakasta GDPR:n 32–36 artiklojen mukaisissa velvoitteissa, mukaan lukien turvallisuus, loukkausilmoitukset ja -viestintä, tietosuojavaikutustenarvioinnit ja ennakkokuuleminen.

7.2 Kohtuullisen pyynnön perusteella Maildroppa toimittaa palvelua, tietovirtoja, toimia, alikäsittelijöitä ja tunnettuja riskejä koskevat tiedot, joita Asiakas tarvitsee vaikutustenarviointiinsa, jos niitä ei jo ole dokumentaatiossa tai tilillä.

7.3 Jos Maildroppa saa sitovan viranomais- tai tuomioistuinpyynnön Asiakkaan henkilötiedoista, se ilmoittaa Asiakkaalle ennen luovutusta, jos laki sen sallii. Maildroppa arvioi viranomaisen toimivallan ja laajuuden, luovuttaa vain laissa vaaditun ja dokumentoi asian.

8. Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset

8.1 Maildroppa ilmoittaa Asiakkaalle viipymättä tultuaan tietoiseksi Asiakkaan henkilötietoja koskevasta tietoturvaloukkauksesta. Alkutiedot voidaan toimittaa vaiheittain, eikä ilmoitusta viivästetä tutkinnan valmistumiseen asti.

8.2 Ilmoitus sisältää mahdollisuuksien mukaan:

• loukkauksen luonteen, mukaan lukien asianomaisten henkilöiden ja tietueiden ryhmät ja likimääräiset määrät;
• todennäköiset seuraukset;
• toteutetut tai suunnitellut toimet rajoittamiseksi ja korjaamiseksi;
• ajankohdan tai ajanjakson sekä nykyisen tutkintatilanteen;
• yhteyspisteen kysymyksiä varten.

8.3 Maildroppa ryhtyy viipymättä kohtuullisiin rajoittamis-, todistusaineiston säilytys-, juurisyyn selvitys- ja korjaustoimiin, dokumentoi loukkauksen ja toimittaa saatavilla olevat tiedot Asiakkaan GDPR:n 33 ja 34 artiklan mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi.

8.4 Asiakas vastaa edelleen arvioinnista sekä mahdollisesta ilmoituksesta valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa omasta tietoonsa saannista ja mahdollisesta viestinnästä rekisteröidyille. Maildroppan ilmoitus ei ole velvollisuuden rikkomisen tai vastuun myöntäminen.

8.5 Asiakas ilmoittaa Maildroppalle viivytyksettä Asiakkaan ympäristössä tapahtuvista turvallisuuspoikkeamista, jotka voivat vaikuttaa Asiakkaan henkilötietoihin tai palveluun, ja tekee yhteistyötä torjunnassa.

9. Alikäsittelijät

9.1 Asiakas antaa yleisen kirjallisen valtuutuksen Liitteessä 3 mainituille alikäsittelijöille. Maildroppa vastaa edelleen Asiakkaalle alikäsittelijän GDPR 28 (4) ‑velvoitteiden täyttämisestä.

9.2 Maildroppa sitoo jokaisen alikäsittelijän sopimuksella olennaisilta osin samaan tietosuojatasoon kyseisen palvelun osalta, mukaan lukien ohjeet, salassapito, turvallisuus, tuki, poisto ja auditointioikeudet.

9.3 Maildroppa antaa yleensä vähintään 30 päivän ilmoituksen ennen alikäsittelijän lisäämistä tai vaihtamista tilille tallennettuun yrityssähköpostiosoitteeseen ja julkaisee päivätyn muutoksen alikäsittelijäluettelossa. Lyhyempi aika voi olla tarpeen kiireellisistä turvallisuus- tai käytettävyysvaatimuksista; Maildroppa selittää syyn ja ilmoittaa niin aikaisin kuin mahdollista.

9.4 Asiakas voi vastustaa ilmoitusaikana erityisin, perustelluin tietosuojaperustein. Osapuolet pyrkivät kohtuulliseen ratkaisuun, kuten konfigurointimuutokseen. Jollei ratkaisua löydy ja vastustus on oikeutettu, Asiakas voi irtisanoa pääsopimuksen perustellusta syystä ilman lisämaksua ennen uuden alikäsittelijän käyttöönottoa. Pelkät kaupalliset tai kilpailulliset perusteet eivät riitä.

9.5 Palvelut, jotka eivät käsittele Asiakkaan henkilötietoja, sekä vastaanottajat tai integraatiot, jotka Asiakas yhdistää ohjeellaan, eivät ole Maildroppan alikäsittelijöitä. Tämä koskee palvelua, johon Asiakas yhdistää ja jonka se sopii omalla kolmannen osapuolen tilillään.

10. Kansainväliset siirrot

10.1 Maildroppa siirtää Asiakkaan henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain dokumentoitujen ohjeiden perusteella ja GDPR:n V luvun mukaisesti.

10.2 Mikäli soveltuvaa riittävyyspäätöstä ei ole, Maildroppa tekee vastaanottajan kanssa Euroopan komission ajantasaiset vakiolausekkeet. Moduuli 2 soveltuu yleensä, kun Asiakas on rekisterinpitäjä, ja Moduuli 3, kun Asiakas on käsittelijä. Tämä DPA ja sen liitteet täydentävät vastaavat SCC-liitteet.

10.3 Jos palveluntarjoaja on asianmukaisesti sertifioitu EU–USA Data Privacy Frameworkin mukaisesti kyseisten tietojen osalta, voidaan käyttää riittävyyspäätöstä. Maildroppa seuraa sertifiointia kohtuullisin väliajoin ja ylläpitää vaihtoehtoista mekanismia siirron jatkuvuuden varmistamiseksi.

10.4 Maildroppa dokumentoi siirtovaikutustenarvioinnin tarvittaessa ja käyttää täydentäviä teknisiä, sopimus- tai organisatorisia toimenpiteitä soveltuvaan lainsäädäntöön, pääsymahdollisuuteen ja datariskiin nähden. Asiakas toimittaa tiedot, joita tarvitaan omien ohjeidensa arviointiin.

11. Palautus ja poisto

11.1 Sopimuksen aikana Asiakas voi käyttää saatavilla olevia vienti- ja poistotoimintoja. Ennen sopimuksen päättymistä Asiakas voi pyytää operatiivisten Asiakkaan henkilötietojen palautusta saatavilla olevassa, yleisesti käytetyssä koneellisesti luettavassa muodossa.

11.2 Palvelun päätyttyä Maildroppa poistaa kaikki Asiakkaan henkilötiedot ja kopiot viipymättä, ellei Asiakas aiemmin pyydä palautusta tai unionin tai jäsenvaltion laki edellytä säilytystä. Poisto alkaa, kun mahdollinen palautus on tehty. Maildroppa vahvistaa poiston pyynnöstä tekstimuodossa.

11.3 Pääsyrajoitetuissa varmuuskopioissa jäljelle jääviä tietoja ei käytetä uusiin tuotantotarkoituksiin ja ne ylikirjoitetaan dokumentoidun varmuuskopiointisyklin mukaisesti. Tähän asti ne ovat estetty säännölliseltä käytöltä. Jos varmuuskopiota käytetään palautukseen, Maildroppa soveltaa viipymättä keskeneräiset poistot, vastustukset ja rajoitukset uudelleen.

11.4 Laillisesti säilytettävät tiedot ja vähimmäistiedot, jotka ovat ehdottoman välttämättömiä turvallisuudelle, väärinkäytösten estämiselle tai tilausten peruutusten pysyvälle noudattamiselle, eristetään, rajoitetaan pääsy ja käytetään vain tähän tarkoitukseen, minkä jälkeen ne poistetaan tarpeen päätyttyä. Maildroppa ilmoittaa Asiakkaalle kategorian ja oikeusperustan, jos se ei jo ilmene dokumentaatiosta.

12. Tiedot ja auditoinnit

12.1 Maildroppa toimittaa tiedot, jotka ovat tarpeen GDPR 28 artiklan ja tämän DPA:n noudattamisen osoittamiseksi. Näihin voi sisältyä ajantasaiset TOM:t, alikäsittelijä- ja siirtotiedot, asianmukaiset sertifioinnit, auditointiraportit, kyselylomakkeet ja poistovahvistukset.

12.2 Jos nämä aineistot eivät poista perusteltua riskiä, Asiakas tai riippumaton pätevä, salassapitoon sidottu auditoija voi toteuttaa auditoinnin. Auditointeja suoritetaan normaalisti enintään kerran 12 kuukaudessa, vähintään 30 päivän ilmoituksella, tavanomaisina työaikoina ja ilman tarpeetonta häiriötä muille asiakkaille tai turvallisuudelle.

12.3 Lisä- tai lyhyemmän varoitusajan auditointi on sallittu, jos sen oikeuttavat henkilötietojen tietoturvaloukkaus, konkreettinen merkittävä huoli tai valvontaviranomaisen määräys. Maildroppa voi antaa erittäin herkän turvallisuusmateriaalin saataville sopivan kolmannen osapuolen raportin kautta ja rajoittaa pääsyn muiden asiakkaiden tietoihin, lähdekoodiin, haavoittuvuuksiin tai liikesalaisuuksiin, jos auditoinnin tarkoitus saavutetaan.

12.4 Kumpikin osapuoli vastaa omista kustannuksistaan. Jos auditointi aiheuttaa Maildroppalle olennaisesti lakisääteiset velvoitteet ylittävää työtä tai ei paljasta Maildroppan olennaista vaatimustenvastaisuutta, Maildroppa voi periä etukäteen sovitut kohtuulliset kustannukset. Jos auditointi paljastaa olennaisen Maildroppan vaatimustenvastaisuuden, Maildroppa vastaa kohtuullisista auditointikuluista ja korjaa asian viipymättä.

12.5 Maildroppa ylläpitää GDPR:n 30 (2) artiklan mukaisia käsittelyluettelotietoja ja tekee yhteistyötä toimivaltaisen valvontaviranomaisen kanssa pyynnöstä.

13. Vastuu

13.1 Osapuolten välinen vastuu määräytyy GDPR:n 82 artiklan, muun pakottavan tietosuojalainsäädännön ja pääsopimuksen voimassa olevien vastuusäännösten perusteella. Mikään tässä DPA:ssa ei rajoita rekisteröityjen oikeuksia tai valvontaviranomaisten toimivaltuuksia.

13.2 Osapuolten välillä kukin vastaa menetyksestä ja kustannuksista siinä määrin kuin se johtuu sen tuottamuksellisesta tämän DPA:n, lakisääteisen velvoitteen tai laillisen vastuun rikkomisesta. Lakisääteiset regressioikeudet säilyvät.

14. Irtisanominen tietosuojarikkomuksen johdosta

14.1 Jos Maildroppa rikkoo olennaisesti tätä DPA:ta, Asiakas voi keskeyttää kyseisen käsittelyn, kunnes rikkomus on korjattu. Jollei Maildroppa korjaa olennaista rikkomusta kohtuullisessa ajassa, tai korjaus on mahdoton, Asiakas voi irtisanoa kyseisen palvelun erityisestä syystä.

14.2 Maildroppa voi keskeyttää laittoman ohjeen kohdan 4.3 nojalla. Jos laillista vaihtoehtoa ei löydy ja jatkaminen rikkoisi tietosuojalainsäädäntöä, Maildroppa voi päättää kyseisen käsittelyn. Palautus-, poistamis- ja todistevelvoitteet säilyvät.

15. Loppumääräykset

15.1 Muutokset sovitaan tekstimuodossa tai otetaan käyttöön todennettavan sähköisen prosessin kautta. Liitteitä voidaan päivittää vastaamaan todellista käsittelyä, kunhan kokonaissuojatasoa ei heikennetä olennaisesti ja DPA:n ilmoitus- ja vastustusoikeuksia noudatetaan.

15.2 Jos jokin ehto on pätemätön, muut ehdot pysyvät voimassa ja korvaava sääntö soveltuu lain mukaan.

15.3 Sovellettavaksi tulee Saksan laki ja pääsopimuksen oikeuspaikkalauseke, ellei pakottava tietosuojalainsäädäntö toisin edellytä.

15.4 Tämä suomenkielinen versio on laadittu helpottamaan lukemista. Jos se on ristiriidassa saksankielisen version kanssa, saksankielinen versio on etusijalla, ellei pakottava laki toisin määrää.

Liite 1 – Käsittelyn kuvaus

1. Kohde ja tarkoitus

Maildroppa-pilvipalvelun tarjoaminen luvanvaraisen sähköpostimarkkinoinnin tarpeisiin, mukaan lukien yhteystieto- ja listanhallinta, lomakkeet ja Signup Flows, kampanjat, pohjat, automaatiot, lähetys, toimitus- ja interaktioraportit, tiedostot, integraatiot, viennit, tuki, turvallisuus, varmuuskopiointi ja sopimuksen mukainen poisto.

2. Kesto

Pääsopimuksen kesto sekä kohdan 11 mukainen palautus-, poisto- ja varmuuskopioiden vanhenemisaika.

3. Käsittelyn luonne

Kerääminen Asiakkaan lomakkeiden kautta, tallennus, järjestäminen, jäsentäminen, säilytys, mukautus, segmentointi, täsmäytys, haku, näyttö, tuonti, vienti, siirto, lähetys, lokitus, analyysi, rajoitus, varmuuskopiointi ja poisto Asiakkaan ohjeen mukaan.

4. Rekisteröityjen ryhmät

• Asiakkaan tilaajat, prospektit, liidit, asiakkaat ja muut liikekontaktit;
• Asiakkaan lomakkeiden ja laskeutumissivujen vierailijat ja lähettäjät;
• Asiakkaan kampanjoiden, automaatioiden ja transaktiosähköpostien vastaanottajat;
• muut henkilöt, joiden tietoja Asiakas laillisesti toimittaa palveluun.

5. Henkilötietoryhmät

• identiteetti- ja yhteystiedot: nimi, sähköpostiosoite ja Asiakkaan syöttämät liikeyhteystiedot;
• Asiakkaan määrittelemät profiilikentät, tagit, segmentit, listat ja yleisömääritykset;
• suostumus-, lähde- ja todistetiedot: liittymislähde, lomake, suostumusteksti, aikaleimat, vahvistus- ja peruutustila sekä IP-/selainmetadata, jos käytössä ja laillista;
• tekniset lomake- ja väärinkäyttötiedot: näytön mitat, selain- ja käyttöjärjestelmäversio, johdettu laitetunniste, IP-/pyyntötiedot ja selaimeen tallennettu ponnahdusikkunan viimeisin näyttöaika, kun Asiakas upottaa lomakelataajan tätä vastaavalla tavalla;
• kampanja-, lomake-, automaatio-, pohja- ja viestisisältö;
• toimitus- ja interaktiotiedot: toimitusstatus, avaus- ja klikkaustapahtumat, jos käytössä ja laillista, bounce-viestit, valitukset, peruutukset ja estot;
• tekniset tiedot: IP-osoite, laite, selain, pyyntö-, turvallisuus-, loki- ja virhetiedot;
• Asiakkaan lataamat tiedostot, liitteet ja sisältö;
• integraatio-, tuonti-, vienti- ja tukitiedot, mukaan lukien Asiakkaan toimittamat kolmannen osapuolen tunnisteet.

6. Erityistiedot

GDPR:n 9 artiklan erityisten tietoryhmien ja 10 artiklan rikostuomiotietojen käsittely ei kuulu palveluun ja on kielletty, ellei etukäteen tekstimuodossa nimenomaisesti sovita tietystä tarkoituksesta ja lisäsuojatoimista.

7. Tiheys ja volyymi

Jatkuvaa, määrältään Asiakkaan käytön, konfiguraation, vastaanottajien, sopimuspaketin ja ohjeiden mukaista.

8. Asiakkaan oikeudet ja velvollisuudet

Asiakkaan oikeudet ja velvollisuudet perustuvat tähän DPA:han, pääsopimukseen ja tietosuojalainsäädäntöön. Asiakas päättää erityisesti tarkoituksista, oikeusperusteista, tietoryhmistä, vastaanottajista, konfiguraatiosta, säilytyksestä ja rekisteröityjen pyyntöihin vastaamisesta.

Liite 2 – Tekniset ja organisatoriset toimet (TOM)

Maildroppa ylläpitää seuraavia toimenpiteitä Asiakkaan henkilötiedoille. Toteutus voi kehittyä tekniikan tason mukana heikentämättä olennaisesti kokonais-suojaustasoa.

1. Organisaatio ja hallinto

• dokumentoidut tietosuoja-, turvallisuus- ja häiriövastuuhenkilöt;
• salassapitovelvoitteet valtuutetuille henkilöille;
• roolin ja tehtävän mukaiset tietosuoja- ja turvallisuusohjeistukset;
• sisäisen pääsyn myöntäminen, muuttaminen ja peruutus hallitusti;
• dokumentoitu palveluntarjoajien arviointi ja vaadittavat tietojenkäsittelysopimukset;
• menettelyt rekisteröidyn pyyntöihin, ohjeisiin, poistoon ja viranomaisvaatimuksiin.

2. Todennus ja pääsynhallinta

• todennetut tilit Auth0/Okta-järjestelmän kautta sekä roolikohtaiset tuote- ja hallintaliittymät;
• yksilöllinen sisäinen pääsy tarpeen ja vähimmän etuoikeuden periaatteella;
• etuoikeutetun pääsyn ja teknisten salaisuuksien suojaus; Maildroppa ei tallenna salasanoja selkokielisenä;
• turvallisuuteen liittyvien tili- ja hallintatapahtumien lokitus;
• tapahtuma- ja riskiperusteinen pääsyn tarkistus ja nopea poistaminen, kun tarve päättyy.

3. Siirto- ja viestintäturvallisuus

• salattu siirto ajantasaisilla HTTPS/TLS-yhteyksillä;
• suojatut API- ja webhook-rajapinnat todennuksella tai allekirjoitus-/salaisuusmenetelmillä, jos tarjolla;
• verkkotunnus- ja lähettäjätarkistukset sekä yleisten sähköpostin todennusmenetelmien tuki;
• väärinkäyttöpyyntöjen torjunta proxy-, verkko-, nopeusrajoitus- ja turvallisuusohjaimilla.

4. Vuokraaja- ja tarkoituserottelu

• datan ja pääsyn looginen erottelu Asiakastilien mukaan;
• palvelinpuolen valtuutus tilin resursseille;
• erilliset roolit ja tarkoitukset operaatioille, tuelle, laskutukselle ja Asiakkaan käsittelylle;
• Asiakkaan henkilötietojen käyttökielto kolmannen osapuolen mainontaan tai listakauppaan.

5. Saatavuus, kestävyys ja palautus

• ydinsovellustoiminta valvotulla infrastruktuurilla Saksassa ja ensisijainen objektitietojen tallennus EU:ssa;
• suojaukset verkkohyökkäyksiä ja väärinkäyttökuormitusta vastaan;
• palvelun seuranta, virheiden tallennus ja hallittu eskalointi;
• pääsyrajoitetut varmuuskopiot dokumentoidulla aikataululla;
• hallitut palautusprosessit;
• keskeneräisten poistojen ja rajoitusten uudelleensovellus palautuksen jälkeen.

6. Eheys ja turvallinen käsittely

• tekninen tyypin, koon ja pääsyn validointi tuetuissa latauksissa;
• hallittu ohjelmistojulkaisu ja riippuvuuksien/haavoittuvuuksien hallinta;
• virhe- ja turvallisuuslokitus minimointiperiaatteella;
• suojaus luvattomalta muutokselta pääsynhallinnalla;
• vastuullinen bounce-, valitus-, peruutus- ja estokäsittely.

7. Tietosuoja suunnittelussa

• pakolliset kentät ja käsittely rajattu tarkoitukseen; lisäkentät Asiakkaan konfiguroitavissa;
• vienti-, oikaisu-, poisto- ja estotoiminnot tukevat rekisteröidyn prosesseja;
• suostumus- ja liittymisvirrat voivat tallentaa tekstin, lähteen ja olennaiset aikaleimat;
• avaus- ja klikkausmittaus esitetään läpinäkyvänä asetuksena, jos toiminto on käytössä;
• diagnostiikka- ja analytiikkadata pseudonymisoidaan tai minimoidaan mahdollisuuksien mukaan.

8. Poisto ja säilytys

• operatiiviset poistovirrat kontakteille, kampanjoille, automaatioille, lomakkeille, tiedostoille ja muille Asiakkaan tiedoille;
• lakisääteisten laskutustietojen erottelu operatiivisista Asiakastiedoista;
• rajoitetut estot ja turvallisuustiedot käytössä vain suojaustarkoitukseen;
• operatiivinen poisto viipymättä palvelun päätyttyä ja mahdollisen palautuksen jälkeen; varmuuskopioiden vanheneminen dokumentoidun syklin mukaisesti;
• palautus tai poisto dokumentoidaan pyynnöstä.

9. Häiriönhallinta ja tarkistus

• dokumentoitu havaitsemis-, luokittelu-, rajoitus-, tutkinta-, korjaus- ja tarkistusprosessi;
• ilmoitus Asiakkaalle viipymättä, kun Asiakkaan henkilötietoihin vaikuttava loukkaus havaitaan;
• aikajanan, järjestelmien, tietojen, toimenpiteiden ja vaikutusten kirjaus;
• todisteiden säilytys pääsyrajoituksin;
• toimenpiteiden tehokkuuden säännöllinen tarkistus ja riskiperusteinen säätö.

Liite 3 – Valtuutetut alikäsittelijät ja siirrot

Seuraava luettelo koskee kyseisiä toimintoja; kaikki palveluntarjoajat eivät käsittele samoja tietoja jokaiselle Asiakkaalle. Maildroppa varmistaa oikeushenkilön, alueen ja siirtomekanismin sopimusta vasten ennen ensimmäistä käyttöä ja olennaisen muutoksen jälkeen.

Auth0/Okta sisältyy tähän liitteeseen vain siltä osin kuin se käsittelee Asiakkaan henkilötietoja alikäsittelijänä tietyssä tietovirrassa. Maildroppan rekisterinpitäjäkäsittely tilin käyttäjätiedoilleen sopimus-, tili- ja tunnistautumistarkoituksiin kuuluu tietosuojaselosteeseen eikä tämän DPA:n piiriin.

Muutosilmoitukset

Maildroppa ilmoittaa Asiakkaille tilille tallennettuun yrityssähköpostiosoitteeseen ja julkaisee päivätyn version tästä luettelosta. Ilmoitus yksilöi palveluntarjoajan, tarkoituksen, sijainnin, mekanismin ja suunnitellun aloituspäivän. Vastustusmenettelyä ohjaa kohta 9.

Asiakkaan ohjaamat integraatiot

Zapier, Make ja muut Asiakkaan yhdistämät palvelut eivät automaattisesti ole Maildroppan alikäsittelijöitä. Kun Maildroppa siirtää tietoja tällaiseen integraatioon Asiakkaan ohjeen perusteella, Asiakas vastaa vastaanottajan valinnasta, valtuutuksesta, tietosuojailmoituksista, sopimuksista ja kansainvälisen siirron mekanismeista.