Gagnavinnslusamningur

Síðast uppfært: 4. september 2026 · Útgáfa 1.0

Þessi gagnavinnslusamningur ("DPA") er hluti af þjónustusamningi Maildroppa. Hann gildir hvenær sem Maildroppa vinnur persónuupplýsingar fyrir hönd viðskiptavinar.

Aðilar

Ábyrgðaraðili ("Viðskiptavinur"): sá einstaklingur eða lögaðili sem tilgreindur er sem viðskiptavinur í pöntun eða Maildroppa-aðgangi, þ.m.t. tengt félag viðskiptavinar sem hefur með gildum hætti verið fellt undir samninginn, þegar það félag er ábyrgðaraðili persónuupplýsinga viðskiptavinar.

Vinnsluaðili ("Maildroppa")

Marcus Biel, rekur "Maildroppa"
Dr.-Peter-Hecker-Str. 4b
82031 Grünwald
Þýskaland
Hafðu samband: sambandsform

Viðskiptavinur og Maildroppa eru sameiginlega nefnd „Aðilar“.

1. Umfang, gildistími og forgangsröðun

1.1 Þessi DPA stjórnar vinnslu Maildroppa á persónuupplýsingum fyrir hönd viðskiptavinar í tengslum við þjónustuna ("Persónuupplýsingar viðskiptavinar"). Efni, eðli, tilgangur, flokkar skráðra einstaklinga og gagnategundir eru lýst í Fylgiskjali 1.

1.2 Samningurinn tekur gildi þegar viðskiptavinur samþykkir skilmálana, pöntun sem felur hann í sér eða með sérstöku rafrænu samþykki. Hann gildir á samningstímanum og svo lengi sem Maildroppa vinnur persónuupplýsingar viðskiptavinar.

1.3 Þessi DPA hefur forgang fram yfir aðalsamninginn að því er varðar vinnslu fyrir hönd viðskiptavinar. Bindandi persónuverndarlöggjöf hefur þó ávallt æðri rétthæð.

1.4 Maildroppa getur verið sjálfstæður ábyrgðaraðili að persónuupplýsingum sem unnar eru í eigin tilgangi — m.a. samnings- og reikningshald, öryggi reikninga, vernd vettvangs og sendingainfrastrúktúrs, misnotnarvarnir og lagaskyldur. Sú vinnsla fer eftir persónuverndaryfirlýsingu Maildroppa en fellur ekki undir þessa DPA. Maildroppa mun ekki nýta hlutverk sitt sem vinnsluaðila til að nota persónuupplýsingar viðskiptavinar í auglýsingaskyni fyrir Maildroppa.

2. Skilgreiningar og gildandi réttur

2.1 „Persónuupplýsingar“, „vinnsla“, „ábyrgðaraðili“, „vinnsluaðili“, „skráður“, „öryggisbrot á persónuupplýsingum“ og „eftirlitsstjórnvald“ hafa sömu merkingu og í GDPR.

2.2 „Persónuverndarlög“ merkir GDPR, þýsku sambandslögin um persónuvernd og önnur lög sem gilda um tiltekna vinnslu.

2.3 Ef viðskiptavinur er sjálfur vinnsluaðili fyrir annan ábyrgðaraðila er Maildroppa undirvinnsluaðili. Viðskiptavinur ábyrgist að hann hafi heimild til að gefa Maildroppa fyrirmæli og fela því verkið og muni veita Maildroppa þær upplýsingar og þau réttindi ábyrgðaraðila sem nauðsynleg eru til að uppfylla þessa DPA.

3. Ábyrgð og leiðbeiningar viðskiptavinar

3.1 Viðskiptavinur ber ábyrgð á lögmæti vinnslu, réttindum skráðra, nákvæmni og nauðsyn persónuupplýsinga og sínum leiðbeiningum. Hann tryggir m.a. réttmætan grundvöll, tilkynningar, samþykki þegar þörf er á, varðveislu- og eyðingarákvarðanir og lögmæta viðtakendur.

3.2 Skjalfestar leiðbeiningar samanstanda af aðalsamningi, þessari DPA, stillingum og notkun viðskiptavinar á þjónustunni og viðbótarleiðbeiningum á textaformi. Leiðbeining má ekki grundvallarbreyta eðli, tilgangi eða umfangi samningsbundinnar þjónustu. Viðbótarleiðbeiningar kunna að krefjast sérstaks samnings og hæfilegrar gjaldtöku.

3.3 Viðskiptavinur má ekki vinna sérstaka flokka samkvæmt 9. gr. GDPR, sakfellinga- og afbrotatengdar upplýsingar samkvæmt 10. gr. GDPR, fullar greiðslumiðlaupplýsingar, opinber leyndarmál eða aðrar sérstaklega verndaðar upplýsingar í Maildroppa nema Maildroppa hafi fyrirfram og skýrt samþykkt á textaformi tiltekinn tilgang og verndarráðstafanir.

3.4 Viðskiptavinur stillir hlutverk, útflutnings-, eyðingar-, samþykkis-, rakningar- og tengimöguleika þjónustunnar með hliðsjón af áhættu og verndar aðganga, lén, API-lykla og auðkenni.

4. Vinnsla eingöngu samkvæmt skjalfestum leiðbeiningum

4.1 Maildroppa vinnur persónuupplýsingar viðskiptavinar eingöngu samkvæmt skjalfestum leiðbeiningum hans, þ.m.t. flutning til þriðja lands, nema lög Evrópusambandsins eða aðildarríkis krefjist vinnslu. Þá upplýsir Maildroppa viðskiptavin um lagaskylduna áður en vinnsla hefst, nema lögin banni slíkar upplýsingar vegna mikilvægra almanna-hagsmuna.

4.2 Maildroppa notar persónuupplýsingar viðskiptavinar aðeins til að veita, tryggja, styðja og ljúka samningsbundinni þjónustu og fylgja lögmætum leiðbeiningum. Sala, auglýsingar þriðju aðila og gerð móttakendalista annarra aðila er bönnuð.

4.3 Telji Maildroppa leiðbeiningu brjóta í bága við persónuverndarlög tilkynnir fyrirtækið viðskiptavini tafarlaust og má fresta framkvæmd viðkomandi leiðbeiningar þar til hún er staðfest, breytt eða skýrð af þar til bærum aðila. Aðilar vinna í góðri trú að lögmætum valkosti.

4.4 Aðeins starfsfólk sem þarf aðgang til að sinna störfum sínum fær aðgang að persónuupplýsingum viðskiptavinar. Áður en aðgangur fæst er það bundið trúnaði eða sambærilegri lagaskyldu og fær leiðbeiningar um persónuvernd og öryggi.

5. Tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir

5.1 Maildroppa innleiðir ráðstafanir í Fylgiskjali 2 samkvæmt 28. gr. 3(c) og 32. gr. GDPR. Ráðstafanir taka mið af tækniþróun, kostnaði, eðli, umfangi, samhengi og tilgangi vinnslunnar og líkum á áhættu og alvarleika hennar.

5.2 Maildroppa má þróa eða skipta út einstaka ráðstöfunum fyrir jafngildar eða öflugri. Heildarvernd má þó ekki rýrna verulega. Veruleg neikvæð breyting er tilkynnt fyrirfram nema bregðast þurfi tafarlaust við bráðri áhættu.

5.3 Öryggi er sameiginleg ábyrgð. Maildroppa ber ekki ábyrgð á áhættu sem stafar eingöngu af ólöglegu efni viðskiptavinar, óöruggum tækjum hans, sameiginlegum auðkennum, rangstilltum tengingum eða leiðbeiningum viðskiptavinar. Lagalegar og samningsbundnar skyldur Maildroppa standa óhaggaðar.

6. Aðstoð vegna réttinda skráðra

6.1 Með hliðsjón af eðli vinnslunnar aðstoðar Maildroppa viðskiptavin með viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum við beiðnir samkvæmt III. kafla GDPR, þ.m.t. aðgang, leiðréttingu, eyðingu, takmörkun, flutning, andmæli og upplýsingar um sjálfvirkar ákvarðanir.

6.2 Þar sem beiðni er hægt að afgreiða í gegnum virkni vörunnar sinnir viðskiptavinur henni sjálfur. Fyrir viðbótaraðstoð í hæfilegu umfangi veitir Maildroppa aðgengilegar upplýsingar eða framkvæmir leiðréttingu, útflutning, takmörkun eða eyðingu samkvæmt skjalfestum fyrirmælum.

6.3 Fái Maildroppa beiðni frá skráðum sem augljóslega varðar persónuupplýsingar viðskiptavinar tilkynnir Maildroppa það tafarlaust og svarar ekki efnislega nema samkvæmt leiðbeiningu viðskiptavinar eða lög krefjist. Maildroppa má upplýsa hinn skráða um að beiðnin hafi verið framsend til ábyrgðaraðila.

6.4 Viðskiptavinur sendir aðeins upplýsingar sem þarf til að finna og uppfylla beiðnina á öruggan hátt. Maildroppa getur rukkað hæfilegan, fyrirfram tilkynntan kostnað fyrir augljóslega óhóflega, endurtekna eða óstaðlaða aðstoð að því marki sem 28. gr. GDPR heimilar.

7. Fylgni, mat á áhrifum og yfirvöld

7.1 Með hliðsjón af eðli vinnslunnar og tiltækum upplýsingum aðstoðar Maildroppa viðskiptavin við 32.–36. gr. GDPR, þ.m.t. öryggi, tilkynningu og samskipti vegna brots, mat á áhrifum persónuverndar og fyrirfram samráð.

7.2 Að sanngjarnri beiðni veitir Maildroppa upplýsingar um þjónustuna, gagnaflæði, ráðstafanir, undirvinnsluaðila og þekktar áhættur sem viðskiptavinur þarf vegna eigin mats á áhrifum, sé það ekki þegar aðgengilegt í skjölum eða aðgangi.

7.3 Fái Maildroppa bindandi beiðni stjórnvalds eða dómstóls um afhendingu persónuupplýsinga viðskiptavinar tilkynnir Maildroppa viðskiptavini áður en gögn eru afhent þar sem lög leyfa. Maildroppa metur vald og umfang, afhendir aðeins það sem lög krefjast og skráir málið.

8. Öryggisbrot á persónuupplýsingum

8.1 Maildroppa tilkynnir viðskiptavini án ónauðsynlegra tafa eftir að hafa orðið vart við öryggisbrot sem hefur áhrif á persónuupplýsingar viðskiptavinar. Upplýsingar geta komið í áföngum og verða ekki seinkaðar þar til rannsókn lýkur.

8.2 Tilkynning inniheldur eftir því sem kostur er:

• eðli brotsins, þ.m.t. flokka og áætlaðan fjölda skráðra og skráa;
• líklegar afleiðingar;
• ráðstafanir sem gerðar hafa verið eða eru fyrirhugaðar til að hefta og bæta úr;
• tíma- eða tímabil og stöðu rannsóknar;
• tengilið fyrir fyrirspurnir.

8.3 Maildroppa grípur tafarlaust til hæfilegra ráðstafana til að hefta, varðveita sönnunargögn, finna orsök og bæta úr, skráir brotið og veitir tiltækar upplýsingar fyrir skyldur viðskiptavinar samkvæmt 33. og 34. gr. GDPR.

8.4 Viðskiptavinur ber áfram ábyrgð á mati og mögulegri tilkynningu til eftirlitsstjórnvalds innan 72 klst. frá eigin vitneskju og á mögulegum samskiptum við skráða. Tilkynning Maildroppa felur ekki í sér viðurkenningu á broti eða bótaskyldu.

8.5 Viðskiptavinur tilkynnir Maildroppa tafarlaust um öryggisatvik í umhverfi sínu sem getur haft áhrif á persónuupplýsingar viðskiptavinar eða þjónustuna og vinnur með í að draga úr tjóni.

9. Undirvinnsluaðilar

9.1 Viðskiptavinur veitir almenna skriflega heimild fyrir undirvinnsluaðilum í Fylgiskjali 3. Maildroppa ber áfram ábyrgð gagnvart viðskiptavini á framkvæmd skyldna 28. gr. 4 GDPR af hálfu undirvinnsluaðila.

9.2 Maildroppa bindur hvern undirvinnsluaðila samningsbundið við sambærilega persónuvernd fyrir viðkomandi þjónustu, þ.m.t. leiðbeiningar, trúnað, öryggi, aðstoð, eyðingu og endurskoðunarrétt.

9.3 Maildroppa gefur almennt að minnsta kosti 30 daga fyrirvara áður en undirvinnsluaðili er bætt við eða honum skipt út, með tilkynningu á viðskiptatölvupóstfang sem skráð er í aðganginum, og birtir dagsetta breytingu á listanum. Styttri frestur getur átt við vegna brýnna öryggis- eða rekstrarþarfa; Maildroppa útskýrir ástæðu og tilkynnir eins fljótt og unnt er.

9.4 Viðskiptavinur getur mótmælt innan fyrirvarafrests á grundvelli sértækra, rökstuddra persónuverndarástæðna. Aðilar leitast við sanngjarna lausn, t.d. með stillingabreytingu. Ef hún er ómöguleg og mótmælið réttmætt getur viðskiptavinur rift aðalsamningi af mikilvægri ástæðu og án viðbótargjalds áður en nýr undirvinnsluaðili tekur við vinnslu. Einber viðskiptaleg eða samkeppnisleg mótmæli eru ófullnægjandi.

9.5 Þjónustur sem ekki vinna persónuupplýsingar viðskiptavinar og móttakendur eða tengingar sem viðskiptavinur setur upp á eigin vegum teljast ekki undirvinnsluaðilar Maildroppa. Þetta á m.a. við þjónustu sem viðskiptavinur tengir og gerir samning um með eigin aðgangi hjá þriðja aðila.

10. Alþjóðlegir flutningar

10.1 Maildroppa flytur persónuupplýsingar viðskiptavinar út fyrir Evrópska efnahagssvæðið eingöngu samkvæmt skjalfestum leiðbeiningum og í samræmi við V. kafla GDPR.

10.2 Þar sem engin viðeigandi ákvörðun um fullnægjandi persónuvernd er fyrir hendi gerir Maildroppa samning við viðtakandann á grundvelli þá gildandi staðlaðra samningsákvæða framkvæmdastjórnar ESB. Almennt gildir eining 2 þegar viðskiptavinur er ábyrgðaraðili og eining 3 þegar viðskiptavinur er vinnsluaðili. Þessi DPA og fylgiskjöl hennar fylla út viðeigandi viðauka SCC.

10.3 Sé þjónustuaðili með gilda vottun samkvæmt EU-US Data Privacy Framework fyrir viðeigandi gögn má nýta ákvörðunina um fullnægjandi persónuvernd. Maildroppa fylgist með vottun í hæfilegu millibili og viðheldur varamekanisma eftir þörfum til að halda flutningi áfram.

10.4 Maildroppa skjalfestir mat á flutningsáhrifum þegar þörf krefur og beitir viðbótar tæknilegum, samningsbundnum eða skipulagslegum ráðstöfunum eftir viðeigandi lögum, aðgangsmöguleikum og áhættu gagna. Viðskiptavinur veitir upplýsingar sem þarf til að meta eigin leiðbeiningar.

11. Skil og eyðing

11.1 Á samningstímanum getur viðskiptavinur notað útflutnings- og eyðingarvirkni sem í boði er. Fyrir lok samnings getur viðskiptavinur óskað eftir afhendingu rekstrarlegra persónuupplýsinga sinna í aðgengilegu, algengu véllesanlegu sniði.

11.2 Eftir að þjónusta lýkur eyðir Maildroppa öllum persónuupplýsingum viðskiptavinar og afritum án ónauðsynlegra tafa nema viðskiptavinur hafi áður óskað afhendingar eða lög ESB eða aðildarríkis krefjist varðveislu. Eyðing hefst þegar afhendingu er lokið. Að beiðni staðfestir Maildroppa eyðingu á textaformi.

11.3 Gögn sem sitja eftir í afritum með aðgangstakmörkun eru ekki notuð í nýjum rekstri og eru yfirskrifuð samkvæmt skjalfestri reglubundinni afritunarhringrás. Þar til þá eru þau lokað frá reglulegum aðgangi. Ef afrit er notað til endurheimtar beitir Maildroppa tafarlaust aftur óafgreiddum eyðingar-, andmæla- og takmörkunarfærslum.

11.4 Gögn sem þurfa að vera varðveitt samkvæmt lögum og lágmarksupplýsingar sem nauðsynlegar eru vegna öryggis, misnotnarvarna eða varanlegrar virðingar afskráninga eru einangruð, aðgangstakmörkuð og notuð aðeins í þeim tilgangi og síðan eytt þegar þeirra er ekki lengur þörf. Maildroppa tilgreinir flokk og lagastoð fyrir viðskiptavin ef hún er ekki þegar skjalfest.

12. Upplýsingar og úttektir

12.1 Maildroppa veitir upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að sýna fram á samræmi við 28. gr. GDPR og þessa DPA. Þetta getur falið í sér uppfærðar TOM-lista, upplýsingar um undirvinnsluaðila og flutninga, viðeigandi vottanir, úttektarskýrslur, spurningalista og staðfestingar á eyðingu.

12.2 Ef þau gögn eyða ekki rökstuddri áhættu getur viðskiptavinur eða óháður hæfur endurskoðandi bundinn trúnaði framkvæmt úttekt. Úttektir fara almennt ekki fram oftar en einu sinni á tólf mánuðum, með minnst 30 daga fyrirvara, á hefðbundnum viðskiptatíma og án óþarfa raskana fyrir aðra viðskiptavini eða öryggi.

12.3 Heimilt er að framkvæma viðbótar- eða skemmri fyrirvara úttekt vegna öryggisbrots, sérstakrar verulegrar áhyggju eða fyrirmæla eftirlitsstjórnvalds. Maildroppa getur veitt mjög viðkvæmar öryggisupplýsingar með viðeigandi þriðja-aðila skýrslu og takmarkað aðgang að gögnum annarra viðskiptavina, frumkóða, veikleikum eða viðskiptaleyndarmálum ef markmiði úttektar er þó náð.

12.4 Hver aðili ber eigin kostnað. Skapi úttekt verulegt aukið verk fram yfir lagaskyldur eða finni hún enga verulega vanfylgni Maildroppa, má Maildroppa rukka sanngjarnan, fyrirfram samþykktan kostnað. Finni hún verulega vanfylgni ber Maildroppa hæfilegan úttektarkostnað og bætir úr tafarlaust.

12.5 Maildroppa viðheldur skrám yfir vinnsluflokka samkvæmt 30. gr. 2 GDPR og vinnur með viðeigandi eftirlitsstjórnvaldi eftir beiðni.

13. Ábyrgð

13.1 Ábyrgð milli aðila fer eftir 82. gr. GDPR, annarri ófrávíkjanlegri persónuverndarlöggjöf og gildandi ábyrgðarákvæðum aðalsamningsins. Ekkert í þessari DPA skerðir réttindi skráðra eða heimildir eftirlitsstjórnarvalda.

13.2 Milli aðila ber hvor um sig tap og kostnað að því marki sem það stafar af saknæmu broti hans á þessari DPA, lagaskyldu eða lögmætri ábyrgð. Lögbundin endurkröfuréttur stendur óhaggaður.

14. Riftun vegna brota á persónuvernd

14.1 Brjóti Maildroppa þessa DPA verulega getur viðskiptavinur stöðvað viðkomandi vinnslu þar til bætt hefur verið úr. Sé ekki bætt úr innan hæfilegs tíma eða það ógerlegt getur viðskiptavinur sagt upp viðkomandi þjónustu með riftun.

14.2 Maildroppa getur stöðvað ólögmæta leiðbeiningu samkvæmt lið 4.3. Finnist enginn lögmætur valkostur og áframhald myndi brjóta í bága við persónuverndarlög getur Maildroppa sagt upp viðkomandi vinnslu. Skila-, eyðingar- og sönnunarskyldur haldast óbreyttar.

15. Lokarákvæði

15.1 Breytingar eru samþykktar á textaformi eða í gegnum sannanlegt rafrænt ferli. Fylgiskjöl má uppfæra til að endurspegla raunverulega vinnslu að því marki sem heildarvernd rýrnar ekki verulega og tilkynningar- og mótmælaréttur samkvæmt þessari DPA er virtur.

15.2 Ef ákvæði reynist ógilt halda önnur ákvæði gildi sínu og lagareglur koma í stað þess.

15.3 Þýsk lög og ákvæði um varnarþing í aðalsamningi gilda að því marki sem ófrávíkjanleg persónuverndarlög krefjast ekki annars.

15.4 Þessi íslenska útgáfa er veitt til þæginda. Stangist hún á við þýska útgáfu samningsins, hefur sú þýska gildi nema ófrávíkjanleg lög krefjist annars.

Fylgiskjal 1 – Lýsing á vinnslu

1. Efni og tilgangur

Veiting skýjalausnar Maildroppa fyrir leyfismiðað markpósthald, þ.m.t. samskipta- og listastýring, eyðublöð og „Signup Flows“, herferðir, sniðmát, sjálfvirkni, sendingar, afhendingar- og aðgerðaskýrslur, skrár, tengingar, útflutning, stuðning, öryggi, afritun og samningsbundna eyðingu.

2. Tímalengd

Samningstími aðalsamningsins auk skila-, eyðingar- og afritsgildistíma samkvæmt lið 11.

3. Eðli vinnslunnar

Söfnun í gegnum eyðublöð viðskiptavinar, skráning, skipulag, uppbygging, geymsla, aðlögun, flokkaskipting, samsvörun, endurheimt, birting, innflutningur, útflutningur, flutningur, sending, skráning, greining, takmörkun, afritun og eyðing samkvæmt leiðbeiningum viðskiptavinar.

4. Flokkar skráðra

• áskrifendur, væntanlegir viðskiptavinir, mögulegir sölutengiliðir, viðskiptavinir og aðrir viðskiptasambandsaðilar viðskiptavinar;
• gestir og innsendarar í eyðublöð og áfangasíður viðskiptavinar;
• móttakendur herferða, sjálfvirkni og viðskiptaskilaboða viðskiptavinar;
• aðrir einstaklingar sem viðskiptavinur sendir löglega upplýsingar um til þjónustunnar.

5. Flokkar persónuupplýsinga

• auðkennis- og samskiptagögn: nafn, netfang og viðskiptaupplýsingar sem viðskiptavinur slær inn;
• notendaskilgreind prófílsvið, merkimiðar, flokkar, listar og markhópsúthlutanir;
• samþykkis-, uppruna- og sönnunargögn: uppruni skráningar, eyðublað, orðalag samþykkis, tímamerki, staðfestingar- og afskráningarstöðu og IP-/vafralýsigögn þar sem virkt og lögmætt;
• tæknileg eyðublaðs- og misnotnagögn: skjástærð, vafra- og stýrikerfisútgáfa, afleidd tækjakenni, IP/beiðnigögn og síðasta sýningartími sprettigluggans sem er vistaður í vafra þegar viðskiptavinur fellir inn hleðslubúnað eyðublaðs með viðeigandi stillingum;
• efni herferða, eyðublaða, sjálfvirkni, sniðmáta og skilaboða;
• afhendingar- og aðgerðagögn: afhendingarstaða, opnanir og smellir þar sem virkt og lögmætt, frávísanir, kvartanir, afskráningar og hömlur;
• tæknileg gögn: IP-tala, tæki, vafri, beiðni, öryggis-, skráningar- og villuupplýsingar;
• skrár, viðhengi og efni sem viðskiptavinur hleður inn;
• upplýsingar um tengingar, inn- og útflutning og þjónustubeiðnir, þ.m.t. auðkenni þriðja aðila sem viðskiptavinur sendir.

6. Sérstök gögn

Vinnsla sérflokka skv. 9. gr. og sakfellinga-/afbrotagagna skv. 10. gr. GDPR er ekki hluti þjónustunnar og er bönnuð nema sérstaklega hafi verið samið fyrirfram á textaformi fyrir ákveðinn tilgang með viðbótarráðstöfunum.

7. Tíðni og umfang

Stöðugt, í því magni sem notkun, stillingar, móttakendur, áskriftarleiðir og leiðbeiningar viðskiptavinar ákveða.

8. Réttindi og skyldur viðskiptavinar

Réttindi og skyldur viðskiptavinar leiða af þessari DPA, aðalsamningi og persónuverndarlögum. Viðskiptavinur ákveður m.a. tilgang, lagagrundvöll, gagnategundir, viðtakendur, stillingar, varðveislu og viðbrögð við réttindum skráðra.

Fylgiskjal 2 – Tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir

Maildroppa viðheldur eftirfarandi ráðstöfunum fyrir persónuupplýsingar viðskiptavinar. Framkvæmd getur þróast í takt við tækniþróun án þess að rýra heildaröryggi verulega.

1. Skipulag og stjórnun

• skjalfestar ábyrgðir varðandi persónuvernd, öryggi og atvik;
• trúnaðarskuldbindingar fyrir heimilað starfsfólk;
• hlutverka- og verkefnamiðaðar leiðbeiningar um persónuvernd og öryggi;
• stýrður veiting, breyting og afturköllun innri aðgangs;
• skjalfest endurskoðun þjónustuveitenda og krafan um vinnslusamninga;
• verklag fyrir beiðnir skráðra, leiðbeiningar, eyðingu og kröfur yfirvalda.

2. Auðkenning og aðgangsstýring

• auðkenndur aðgangur í gegnum Auth0/Okta og hlutverkaskipta vöru- og stjórnborða;
• einstaklingsbundinn innri aðgangur byggður á þörf og lágmarksréttindum;
• vernd forréttinda-aðgangs og tæknilegra leyndarmála; engin geymsla lykilorða í ódulkóðuðum texta hjá Maildroppa;
• skráning öryggistengdra atburða á notendareikningum og í stjórnun;
• atvika- og áhættubundin endurskoðun og tafarlaus afturköllun óþarfs aðgangs.

3. Flutnings- og samskiptaöryggi

• dulkóðaðar tengingar með nýjustu HTTPS/TLS;
• varin API og vefkrókar (webhooks) með auðkenningu eða undirskriftar-/leynilyklaaðferðum þar sem við á;
• lén- og sendandaprófanir og stuðningur við algengar tölvupóst-auðkenningar;
• vernd gegn misnotkunarbeiðnum með milliþjón, net-, hraðatakmarkana- og öryggisstýringum.

4. Aðskilnaður leigjenda og tilgangs

• rökleg aðgreining gagna og aðgangs milli viðskiptavina;
• miðlægt heimildarmat netþjóna fyrir auðlindir aðgangs;
• aðskilin hlutverk og tilgangar fyrir rekstur, stuðning, innheimtu og vinnslu viðskiptavinar;
• engin notkun persónuupplýsinga viðskiptavinar í auglýsingum þriðju aðila eða viðskiptum með lista.

5. Tiltæki, seigla og endurheimt

• kjarnaforrit á stýrðri innviði í Þýskalandi og aðalgeymsla gagnahluta í ESB;
• varnir gegn netárásum og óeðlilegri hleðslu;
• þjónustuvöktun, villuskráning og stýrð stigvaxandi viðbrögð;
• aðgangstakmörkuð afrit samkvæmt skjalfestri dagskrá;
• stýrð endurheimtarferli;
• endurbeiting óútleystra eyðingar- og takmörkunarfærslna eftir endurheimt.

6. Heilleiki og örugg vinnsla

• tæknileg sannprófun gerðar, stærðar og aðgangs fyrir studdar upphleðslur;
• stýrð uppsetning hugbúnaðar og meðhöndlun hugbúnaðarháða og veikleika;
• villa- og öryggisskráning með lágmörkun gagna;
• varnir gegn ólöglegum breytingum með aðgangsstýringu;
• rekjanleg meðhöndlun frávísana, kvartana, afskráninga og hömlunarlista.

7. Persónuvernd innbyggð í hönnun

• skyldusvið og vinnsla takmörkuð við tilgang; viðbótarreiti stillir viðskiptavinur;
• útflutnings-, leiðréttingar-, eyðingar- og hömlunarvirkni styður réttindi skráðra;
• samþykki og skráningarflæði geta skráð texta, uppruna og viðeigandi tímamerki;
• opnunar- og smellimæling er sýnileg stilling þar sem virkni á við;
• greiningar- og greiningargögn eru dulkennd eða lágmörkuð þegar unnt er.

8. Eyðing og varðveisla

• rekstrarlegar eyðingarleiðir fyrir tengiliði, herferðir, sjálfvirkni, eyðublöð, skrár og tengd gögn viðskiptavinar;
• aðskilnaður lögbundinna reikningsfærslna frá rekstrargögnum viðskiptavinar;
• takmörkuð hömlunar- og öryggisupplýsingar notaðar eingöngu í verndartilgangi;
• rekstrarleg eyðing án ónauðsynlegra tafa eftir lok þjónustu og lok hvers umsaminna skilaferlis; afrit renna út samkvæmt skjalfestri afritunarhringrás;
• staðfesting skila eða eyðingar að beiðni.

9. Atvikastjórnun og endurskoðun

• skjalfest ferli um greiningu, flokkun, höftun, rannsókn, úrbætur og endurskoðun;
• tilkynning til viðskiptavinar án ónauðsynlegra tafa eftir vitneskju um brot sem hefur áhrif á persónuupplýsingar hans;
• skráning tímaásar, kerfa og gagna, ráðstafana og mögulegra áhrifa;
• varðveisla sönnunargagna með aðgangstakmörkun;
• reglulegt árangursmat og áhættumiðuð aðlögun ráðstafana.

Fylgiskjal 3 – Heimilaðir undirvinnsluaðilar og flutningar

Eftirfarandi listi gildir fyrir viðkomandi virkni; ekki vinnur hver veitandi sömu gögn fyrir alla viðskiptavini. Maildroppa staðfestir lögpersónu, svæði og flutningsmeganisma í samningi fyrir fyrstu notkun og eftir verulega breytingu.

Auth0/Okta er aðeins skráð í þessu fylgiskjali að því marki sem það vinnur persónuupplýsingar viðskiptavinar sem undirvinnsluaðili í tilteknu gagnaflæði. Sjálfstæð vinnsla Maildroppa á notendagögnum reiknings fyrir samnings-, aðgangs- og auðkenningartilgangi er lýst í persónuverndaryfirlýsingu og fellur utan þessarar DPA.

Tilkynningar um breytingar

Maildroppa upplýsir viðskiptavini á viðskiptatölvupóstfangið í aðganginum og birtir dagsetta útgáfu af þessum lista. Tilkynningin tilgreinir veitanda, tilgang, staðsetningu, mekanisma og fyrirhugaðan upphafsdag. Ferli mótmæla er samkvæmt lið 9.

Tengingarnar sem viðskiptavinur stýrir

Zapier, Make og aðrar þjónustur sem viðskiptavinur tengir eru ekki sjálfkrafa undirvinnsluaðilar Maildroppa. Þegar Maildroppa sendir gögn til slíkrar tengingar samkvæmt leiðbeiningu viðskiptavinar ber viðskiptavinur ábyrgð á vali viðtakanda, heimild, persónuverndaryfirlýsingum, samningum og flutningsmeginisma á alþjóðavísu.