Thỏa thuận xử lý dữ liệu

Cập nhật lần cuối: 4 tháng 9 năm 2026 · Phiên bản 1.0

Thỏa Thuận Xử Lý Dữ Liệu (“DPA”) này là một phần của Hợp Đồng sử dụng Maildroppa. DPA áp dụng bất cứ khi nào Maildroppa xử lý dữ liệu cá nhân thay mặt Khách hàng.

Các bên

Bên kiểm soát dữ liệu (“Khách hàng”): cá nhân hoặc pháp nhân được xác định là Khách hàng trong Đơn đặt hàng hoặc tài khoản Maildroppa, bao gồm cả Công ty liên kết của Khách hàng được bao gồm hợp lệ khi Công ty liên kết đó là bên kiểm soát Dữ liệu Cá nhân của Khách hàng.

Bên xử lý dữ liệu (“Maildroppa”):

Marcus Biel, kinh doanh dưới tên “Maildroppa”
Dr.-Peter-Hecker-Str. 4b
82031 Grünwald
Đức
Liên hệ: mẫu liên hệ

Khách hàng và Maildroppa cùng được gọi là “Các Bên”.

1. Phạm vi, thời hạn và thứ tự ưu tiên

1.1 DPA này điều chỉnh việc Maildroppa xử lý dữ liệu cá nhân thay mặt Khách hàng liên quan đến dịch vụ (“Dữ liệu Cá nhân của Khách hàng”). Đối tượng, bản chất, mục đích, nhóm đối tượng dữ liệu và loại dữ liệu được mô tả tại Phụ lục 1.

1.2 DPA có hiệu lực khi Khách hàng chấp thuận Điều khoản, một Đơn đặt hàng có dẫn chiếu DPA hoặc xác nhận điện tử riêng. DPA duy trì hiệu lực trong suốt thời hạn Hợp Đồng và chừng nào Maildroppa còn xử lý Dữ liệu Cá nhân của Khách hàng.

1.3 Trong phạm vi xử lý thay mặt Khách hàng, DPA này có giá trị cao hơn Hợp Đồng chính. Pháp luật bảo vệ dữ liệu bắt buộc luôn có giá trị cao nhất.

1.4 Vì các mục đích riêng của mình—bao gồm hợp đồng và thanh toán, bảo mật tài khoản của Maildroppa, bảo vệ nền tảng và hạ tầng gửi mail, phòng chống lạm dụng và các nghĩa vụ pháp lý—Maildroppa có thể đóng vai trò là bên kiểm soát độc lập. Việc xử lý đó được điều chỉnh bởi Thông báo Bảo mật, không thuộc DPA này. Maildroppa sẽ không lợi dụng vai trò bên xử lý để sử dụng Dữ liệu Cá nhân của Khách hàng cho quảng cáo của Maildroppa.

2. Định nghĩa và luật áp dụng

2.1 “Dữ liệu cá nhân”, “xử lý”, “bên kiểm soát”, “bên xử lý”, “đối tượng dữ liệu”, “vi phạm dữ liệu cá nhân” và “cơ quan giám sát” mang ý nghĩa theo GDPR.

2.2 “Luật Bảo vệ Dữ liệu” nghĩa là GDPR, Luật Liên bang Đức về Bảo vệ Dữ liệu và các quy định bảo vệ dữ liệu khác áp dụng cho việc xử lý cụ thể.

2.3 Nếu Khách hàng tự mình là bên xử lý cho một bên kiểm soát khác, Maildroppa hoạt động như bên xử lý tiếp theo. Khách hàng bảo đảm rằng mình được ủy quyền để chỉ định và thuê Maildroppa và sẽ cung cấp cho Maildroppa các thông tin và quyền của bên kiểm soát trong phạm vi cần thiết để thực hiện DPA này.

3. Trách nhiệm và chỉ dẫn của Khách hàng

3.1 Khách hàng chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của việc xử lý, quyền của đối tượng dữ liệu, độ chính xác và tính cần thiết của dữ liệu, cũng như các chỉ dẫn của mình. Khách hàng đặc biệt bảo đảm cơ sở pháp lý, thông báo, thu thập đồng ý khi cần, quyết định lưu trữ/xoá và việc gửi dữ liệu cho người nhận hợp pháp.

3.2 Chỉ dẫn được ghi nhận bao gồm Hợp Đồng chính, DPA này, cấu hình và cách Khách hàng sử dụng dịch vụ, cùng các chỉ dẫn bổ sung ở dạng văn bản. Một chỉ dẫn không được làm thay đổi căn bản bản chất, mục đích hoặc phạm vi của dịch vụ đã thoả thuận. Chỉ dẫn bổ sung có thể cần thỏa thuận riêng và chi phí hợp lý.

3.3 Khách hàng không được xử lý các danh mục đặc biệt theo Điều 9 GDPR, dữ liệu về án tích hình sự và hành vi phạm tội theo Điều 10 GDPR, dữ liệu công cụ thanh toán đầy đủ, bí mật nhà nước hoặc thông tin được bảo vệ đặc biệt khác trên Maildroppa trừ khi Maildroppa chấp thuận rõ ràng trước bằng văn bản cho mục đích cụ thể và biện pháp bảo vệ bổ sung.

3.4 Khách hàng cấu hình các chức năng vai trò, xuất dữ liệu, xoá dữ liệu, đồng ý, theo dõi và tích hợp sẵn có một cách phù hợp với rủi ro và bảo vệ tài khoản, tên miền, khoá API và thông tin xác thực.

4. Xử lý chỉ theo chỉ dẫn được ghi nhận

4.1 Maildroppa chỉ xử lý Dữ liệu Cá nhân của Khách hàng theo các chỉ dẫn được ghi nhận của Khách hàng, bao gồm chuyển dữ liệu sang nước thứ ba, trừ khi luật Liên minh hoặc quốc gia thành viên yêu cầu. Khi đó Maildroppa sẽ thông báo cho Khách hàng về yêu cầu pháp lý trước khi xử lý nếu pháp luật không cấm vì lý do lợi ích công cộng quan trọng.

4.2 Maildroppa chỉ sử dụng Dữ liệu Cá nhân của Khách hàng để cung cấp, bảo mật, hỗ trợ và chấm dứt dịch vụ đã thoả thuận và để thực hiện các chỉ dẫn hợp pháp. Bán dữ liệu, quảng cáo của bên thứ ba và tạo danh sách người nhận cho bên khác đều bị cấm.

4.3 Nếu Maildroppa cho rằng một chỉ dẫn vi phạm Luật Bảo vệ Dữ liệu, Maildroppa sẽ thông báo cho Khách hàng mà không chậm trễ và có thể tạm ngưng chỉ dẫn đó cho đến khi được cơ quan có thẩm quyền xác nhận, thay đổi hoặc làm rõ. Các Bên hợp tác thiện chí để tìm giải pháp hợp pháp thay thế.

4.4 Chỉ những nhân sự cần thiết cho nhiệm vụ mới được truy cập Dữ liệu Cá nhân của Khách hàng. Trước khi truy cập, họ bị ràng buộc bởi nghĩa vụ bảo mật hoặc nghĩa vụ theo luật tương đương và được hướng dẫn về quyền riêng tư và bảo mật.

5. Biện pháp kỹ thuật và tổ chức

5.1 Maildroppa triển khai các biện pháp tại Phụ lục 2 theo Điều 28(3)(c) và 32 GDPR. Các biện pháp xét đến trình độ kỹ thuật, chi phí thực hiện, bản chất, phạm vi, bối cảnh, mục đích và khả năng cũng như mức độ nghiêm trọng của rủi ro.

5.2 Maildroppa có thể phát triển hoặc thay thế từng biện pháp bằng biện pháp tương đương hoặc hiệu quả hơn. Mức độ bảo vệ tổng thể đã thoả thuận không được giảm đáng kể. Thay đổi bất lợi đáng kể sẽ được thông báo trước trừ khi cần hành động ngay để xử lý rủi ro cấp bách.

5.3 Bảo mật là trách nhiệm chung. Maildroppa không chịu trách nhiệm cho rủi ro gây ra hoàn toàn bởi Nội dung Khách hàng bất hợp pháp, thiết bị Khách hàng không an toàn, thông tin xác thực chia sẻ, tích hợp của Khách hàng cấu hình sai hoặc chỉ dẫn của Khách hàng. Các nghĩa vụ theo luật và hợp đồng của Maildroppa vẫn không bị ảnh hưởng.

6. Hỗ trợ thực hiện quyền của đối tượng dữ liệu

6.1 Xét đến bản chất của việc xử lý, Maildroppa hỗ trợ Khách hàng thông qua các biện pháp kỹ thuật và tổ chức thích hợp đối với các yêu cầu theo Chương III GDPR, bao gồm truy cập, chỉnh sửa, xoá, hạn chế, di chuyển, phản đối và thông tin về quyết định tự động.

6.2 Khi dữ liệu được yêu cầu sẵn có qua chức năng sản phẩm, Khách hàng tự xử lý yêu cầu. Đối với hỗ trợ bổ sung hợp lý, Maildroppa sẽ cung cấp thông tin sẵn có hoặc chỉnh sửa, xuất, hạn chế hoặc xoá dữ liệu theo chỉ dẫn được ghi nhận.

6.3 Nếu Maildroppa nhận được yêu cầu của đối tượng dữ liệu có thể nhận biết liên quan đến Dữ liệu Cá nhân của Khách hàng, Maildroppa sẽ thông báo cho Khách hàng mà không chậm trễ và không trả lời nội dung trừ khi được Khách hàng chỉ dẫn hoặc pháp luật yêu cầu. Maildroppa có thể thông báo cho đối tượng dữ liệu rằng yêu cầu đã được chuyển tiếp cho bên kiểm soát.

6.4 Khách hàng chỉ gửi những thông tin cần thiết để xác định và thực hiện yêu cầu một cách an toàn. Maildroppa có thể tính phí hợp lý, được thông báo trước, cho hỗ trợ rõ ràng quá mức, lặp lại hoặc không tiêu chuẩn trong phạm vi Điều 28 GDPR cho phép.

7. Tuân thủ, đánh giá tác động và cơ quan chức năng

7.1 Xét đến bản chất của việc xử lý và thông tin sẵn có, Maildroppa hỗ trợ Khách hàng với các Điều 32 đến 36 GDPR, bao gồm bảo mật, thông báo vi phạm và truyền thông, đánh giá tác động bảo vệ dữ liệu và tham vấn trước.

7.2 Theo yêu cầu hợp lý, Maildroppa cung cấp thông tin về dịch vụ, luồng dữ liệu, biện pháp, bên xử lý phụ và rủi ro đã biết cần cho đánh giá tác động của Khách hàng nếu chưa sẵn có trong tài liệu hoặc tài khoản.

7.3 Nếu Maildroppa nhận được yêu cầu ràng buộc từ cơ quan hoặc toà án về Dữ liệu Cá nhân của Khách hàng, Maildroppa sẽ thông báo cho Khách hàng trước khi tiết lộ nếu pháp luật cho phép. Maildroppa đánh giá thẩm quyền và phạm vi, chỉ tiết lộ những gì pháp luật yêu cầu và ghi lại vụ việc.

8. Vi phạm dữ liệu cá nhân

8.1 Maildroppa sẽ thông báo cho Khách hàng mà không chậm trễ sau khi biết về một Vi phạm Dữ liệu Cá nhân ảnh hưởng đến Dữ liệu Cá nhân của Khách hàng. Thông tin ban đầu có thể được cung cấp theo giai đoạn và sẽ không bị trì hoãn cho đến khi điều tra xong.

8.2 Trong phạm vi sẵn có, thông báo bao gồm:

• bản chất vi phạm, bao gồm danh mục và số lượng xấp xỉ người và bản ghi bị ảnh hưởng;
• hậu quả có thể xảy ra;
• biện pháp đã thực hiện hoặc đề xuất để khoanh vùng và khắc phục;
• thời gian hoặc giai đoạn và trạng thái điều tra hiện tại;
• điểm liên hệ để đặt câu hỏi.

8.3 Maildroppa nhanh chóng thực hiện các bước khoanh vùng, bảo lưu chứng cứ, xác định nguyên nhân gốc và khắc phục hợp lý, ghi lại vi phạm và cung cấp thông tin sẵn có cho nghĩa vụ theo Điều 33 và 34 GDPR của Khách hàng.

8.4 Khách hàng vẫn chịu trách nhiệm đánh giá và bất kỳ thông báo nào tới cơ quan giám sát trong vòng 72 giờ kể từ khi Khách hàng tự biết và cho bất kỳ thông tin nào tới đối tượng dữ liệu. Thông báo của Maildroppa không phải là thừa nhận vi phạm nghĩa vụ hay trách nhiệm pháp lý.

8.5 Khách hàng nhanh chóng thông báo cho Maildroppa về các sự cố bảo mật trong môi trường của Khách hàng có thể ảnh hưởng đến Dữ liệu Cá nhân của Khách hàng hoặc dịch vụ và hợp tác giảm thiểu.

9. Bên xử lý phụ

9.1 Khách hàng chấp thuận bằng văn bản chung đối với các bên xử lý phụ trong Phụ lục 3. Maildroppa vẫn chịu trách nhiệm với Khách hàng về việc bên xử lý phụ thực hiện nghĩa vụ theo Điều 28(4) GDPR.

9.2 Maildroppa ràng buộc hợp đồng với mỗi bên xử lý phụ ở mức bảo vệ dữ liệu về cơ bản tương đương cho dịch vụ liên quan, bao gồm chỉ dẫn, bảo mật, an ninh, hỗ trợ, xoá và quyền kiểm tra.

9.3 Maildroppa thường thông báo ít nhất 30 ngày trước khi thêm hoặc thay thế bên xử lý phụ tới địa chỉ email doanh nghiệp lưu trong tài khoản và công bố thay đổi có ghi ngày trong danh sách bên xử lý phụ. Khoảng thời gian ngắn hơn có thể áp dụng khi cần khẩn cấp vì bảo mật hoặc khả năng sẵn sàng; Maildroppa giải thích lý do và thông báo sớm nhất có thể.

9.4 Khách hàng có thể phản đối trong thời hạn thông báo dựa trên lý do bảo vệ dữ liệu cụ thể, có cơ sở. Các Bên tìm giải pháp hợp lý như thay đổi cấu hình. Nếu không thể và phản đối là chính đáng, Khách hàng có thể chấm dứt Hợp Đồng chính vì lý do chính đáng trước khi bên xử lý phụ mới được sử dụng mà không chịu phí bổ sung. Phản đối thuần túy thương mại hoặc cạnh tranh là không đủ.

9.5 Các dịch vụ không xử lý Dữ liệu Cá nhân của Khách hàng, cũng như người nhận hoặc tích hợp do Khách hàng kết nối theo chỉ dẫn của mình, không phải là bên xử lý phụ của Maildroppa. Bao gồm dịch vụ mà Khách hàng tự kết nối và ký kết thông qua tài khoản bên thứ ba của mình.

10. Chuyển dữ liệu quốc tế

10.1 Maildroppa chỉ chuyển Dữ liệu Cá nhân của Khách hàng ra ngoài Khu vực Kinh tế Châu Âu theo chỉ dẫn được ghi nhận và tuân thủ Chương V GDPR.

10.2 Khi không có quyết định về mức độ bảo vệ tương đương áp dụng, Maildroppa ký Các Điều Khoản Hợp Đồng Tiêu Chuẩn hiện hành tại thời điểm đó của Ủy ban Châu Âu với bên nhập khẩu. Thông thường Module 2 áp dụng khi Khách hàng là bên kiểm soát và Module 3 khi Khách hàng là bên xử lý. DPA này và các Phụ lục của nó hoàn thiện các Phụ lục SCC tương ứng.

10.3 Khi nhà cung cấp được chứng nhận hợp lệ theo Khung bảo mật dữ liệu EU-US cho dữ liệu liên quan, quyết định mức độ bảo vệ tương đương có thể được sử dụng. Maildroppa giám sát chứng nhận liên quan định kỳ hợp lý và duy trì cơ chế thay thế khi cần để tiếp tục chuyển dữ liệu.

10.4 Maildroppa lập tài liệu đánh giá tác động chuyển dữ liệu khi cần và sử dụng các biện pháp kỹ thuật, hợp đồng hoặc tổ chức bổ sung phù hợp với luật liên quan, khả năng truy cập và rủi ro dữ liệu. Khách hàng cung cấp thông tin cần thiết để đánh giá các chỉ dẫn của mình.

11. Trả lại và xoá dữ liệu

11.1 Trong thời hạn Hợp Đồng, Khách hàng có thể sử dụng chức năng xuất và xoá dữ liệu sẵn có. Trước khi hợp đồng kết thúc, Khách hàng có thể yêu cầu trả lại Dữ liệu Cá Nhân vận hành của Khách hàng ở định dạng máy đọc thông dụng sẵn có.

11.2 Sau khi dịch vụ kết thúc, Maildroppa xoá toàn bộ Dữ liệu Cá nhân của Khách hàng và các bản sao mà không chậm trễ trừ khi Khách hàng yêu cầu trả lại trước đó hoặc luật Liên minh/quốc gia thành viên yêu cầu lưu giữ. Việc xoá bắt đầu sau khi hoàn tất bất kỳ việc trả lại nào đã được thỏa thuận. Khi được yêu cầu, Maildroppa xác nhận việc xoá bằng văn bản.

11.3 Dữ liệu còn lại trong bản sao lưu bị hạn chế truy cập sẽ không được sử dụng cho mục đích sản xuất mới và sẽ bị ghi đè theo chu kỳ sao lưu thông thường đã ghi. Cho đến khi đó, dữ liệu bị chặn truy cập thông thường. Nếu bản sao lưu được sử dụng để khôi phục, Maildroppa sẽ nhanh chóng áp dụng lại các bản ghi xoá, phản đối và hạn chế còn tồn đọng.

11.4 Dữ liệu được lưu giữ hợp pháp và thông tin tối thiểu cần thiết hoàn toàn cho bảo mật, phòng chống lạm dụng hoặc tuân thủ vĩnh viễn danh sách từ chối được tách biệt, hạn chế truy cập và chỉ dùng cho mục đích đó, sau đó sẽ bị xoá khi không còn cần thiết. Maildroppa xác định danh mục và cơ sở pháp lý cho Khách hàng nếu chưa được ghi rõ.

12. Thông tin và kiểm tra

12.1 Maildroppa cung cấp thông tin cần thiết để chứng minh tuân thủ Điều 28 GDPR và DPA này. Thông tin có thể bao gồm TOMs hiện tại, thông tin bên xử lý phụ và chuyển dữ liệu, chứng nhận phù hợp, báo cáo kiểm toán, bảng câu hỏi và xác nhận xoá.

12.2 Nếu các tài liệu đó không giải quyết được rủi ro có cơ sở, Khách hàng hoặc kiểm toán viên độc lập có năng lực, bị ràng buộc bảo mật, có thể tiến hành kiểm toán. Kiểm toán thường diễn ra không quá một lần trong 12 tháng, với thông báo ít nhất 30 ngày, trong giờ làm việc bình thường và không gây gián đoạn không cần thiết cho khách hàng khác hoặc an ninh.

12.3 Kiểm toán bổ sung hoặc thông báo ngắn hơn được phép khi có Vi phạm Dữ liệu Cá nhân, lo ngại trọng yếu cụ thể hoặc chỉ đạo của cơ quan giám sát. Maildroppa có thể cung cấp tài liệu bảo mật nhạy cảm thông qua báo cáo bên thứ ba phù hợp và hạn chế truy cập dữ liệu khách hàng khác, mã nguồn, lỗ hổng hoặc bí mật kinh doanh khi mục đích kiểm toán vẫn đạt được.

12.4 Mỗi Bên tự chịu chi phí của mình. Khi kiểm toán tạo ra khối lượng công việc đáng kể vượt quá nghĩa vụ pháp lý hoặc không phát hiện Maildroppa không tuân thủ nghiêm trọng, Maildroppa có thể tính phí hợp lý đã thoả thuận trước. Nếu kiểm toán xác định Maildroppa không tuân thủ nghiêm trọng, Maildroppa chịu chi phí kiểm toán hợp lý và khắc phục mà không chậm trễ.

12.5 Maildroppa lưu giữ hồ sơ về các danh mục xử lý theo Điều 30(2) GDPR và hợp tác với cơ quan giám sát có thẩm quyền khi có yêu cầu.

13. Trách nhiệm

13.1 Trách nhiệm giữa Các Bên được điều chỉnh bởi Điều 82 GDPR, các quy định Luật Bảo vệ Dữ liệu bắt buộc khác và các điều khoản trách nhiệm đang có hiệu lực trong Hợp Đồng chính. Không điều gì trong DPA này hạn chế quyền của đối tượng dữ liệu hoặc thẩm quyền của cơ quan giám sát.

13.2 Giữa Các Bên, mỗi Bên chịu trách nhiệm về tổn thất và chi phí trong phạm vi do vi phạm có lỗi của mình đối với DPA này, nghĩa vụ pháp lý hoặc trách nhiệm hợp pháp gây ra. Quyền truy đòi theo luật vẫn không bị ảnh hưởng.

14. Chấm dứt do vi phạm bảo vệ dữ liệu

14.1 Nếu Maildroppa vi phạm nghiêm trọng DPA này, Khách hàng có thể tạm ngưng việc xử lý bị ảnh hưởng cho đến khi được khắc phục. Nếu Maildroppa không khắc phục trong thời hạn hợp lý hoặc việc khắc phục là không thể, Khách hàng có thể chấm dứt dịch vụ bị ảnh hưởng vì lý do chính đáng.

14.2 Maildroppa có thể tạm ngưng một chỉ dẫn bất hợp pháp theo khoản 4.3. Nếu không thể tìm giải pháp hợp pháp và tiếp tục sẽ vi phạm Luật Bảo vệ Dữ liệu, Maildroppa có thể chấm dứt việc xử lý bị ảnh hưởng. Nghĩa vụ trả lại, xoá và lưu chứng cứ vẫn áp dụng.

15. Điều khoản cuối cùng

15.1 Sửa đổi được thoả thuận bằng văn bản hoặc được tích hợp thông qua quy trình điện tử có thể chứng minh. Các Phụ lục có thể được cập nhật để phản ánh việc xử lý thực tế khi mức độ bảo vệ tổng thể không bị giảm đáng kể và quyền thông báo, phản đối theo DPA được tuân thủ.

15.2 Nếu một điều khoản vô hiệu, các điều khoản còn lại vẫn có hiệu lực và quy định pháp luật thay thế điều khoản đó.

15.3 Luật Đức và điều khoản về địa điểm giải quyết tranh chấp của Hợp Đồng chính được áp dụng trong phạm vi Luật Bảo vệ Dữ liệu bắt buộc không yêu cầu khác.

15.4 Phiên bản tiếng Việt này được cung cấp để thuận tiện. Nếu có mâu thuẫn với phiên bản tiếng Đức, phiên bản tiếng Đức sẽ ưu tiên áp dụng trừ khi luật bắt buộc quy định khác.

Phụ lục 1 – Mô tả việc xử lý

1. Đối tượng và mục đích

Cung cấp dịch vụ Maildroppa trên nền tảng đám mây cho tiếp thị email dựa trên sự cho phép, bao gồm quản lý liên hệ và danh sách, biểu mẫu và Quy trình Đăng ký, chiến dịch, mẫu, tự động hoá, gửi, báo cáo gửi và tương tác, tập tin, tích hợp, xuất, hỗ trợ, bảo mật, sao lưu và xoá theo hợp đồng.

2. Thời gian

Thời hạn Hợp Đồng chính cộng với thời gian trả lại, xoá và hết hạn sao lưu tại khoản 11.

3. Bản chất xử lý

Thu thập qua biểu mẫu Khách hàng, ghi nhận, tổ chức, cấu trúc, lưu trữ, điều chỉnh, phân đoạn, đối sánh, truy xuất, hiển thị, nhập, xuất, truyền, gửi, ghi log, phân tích, hạn chế, sao lưu và xoá theo chỉ dẫn của Khách hàng.

4. Danh mục đối tượng dữ liệu

• người đăng ký, khách tiềm năng, đầu mối khách hàng (leads), khách hàng và liên hệ kinh doanh khác của Khách hàng;
• khách truy cập và người gửi biểu mẫu, trang đích của Khách hàng;
• người nhận chiến dịch, tự động hoá và thông điệp giao dịch của Khách hàng;
• cá nhân khác mà Khách hàng hợp pháp cung cấp dữ liệu cho dịch vụ.

5. Danh mục dữ liệu cá nhân

• dữ liệu nhận diện và liên hệ: tên, địa chỉ email và thông tin liên hệ kinh doanh do Khách hàng nhập;
• trường hồ sơ, thẻ, phân đoạn, danh sách và phân bổ khán giả do Khách hàng định nghĩa;
• dữ liệu đồng ý, nguồn và bằng chứng: nguồn đăng ký, biểu mẫu, nội dung đồng ý, dấu thời gian, tình trạng xác nhận và huỷ đăng ký, và siêu dữ liệu IP/trình duyệt khi được bật và hợp pháp;
• dữ liệu kỹ thuật biểu mẫu và lạm dụng: kích thước màn hình, phiên bản trình duyệt và hệ điều hành, định danh thiết bị suy ra, dữ liệu IP/yêu cầu và thời gian hiển thị cửa sổ bật cuối cùng lưu trong trình duyệt khi Khách hàng nhúng bộ nạp biểu mẫu theo cách tương ứng;
• nội dung chiến dịch, biểu mẫu, tự động hoá, mẫu và thông điệp;
• dữ liệu gửi và tương tác: trạng thái gửi, sự kiện mở và nhấp (khi được bật và hợp pháp), trả lại, khiếu nại, huỷ đăng ký và chặn;
• dữ liệu kỹ thuật: địa chỉ IP, thiết bị, trình duyệt, yêu cầu, bảo mật, log và lỗi;
• tập tin, tệp đính kèm và nội dung do Khách hàng tải lên;
• thông tin tích hợp, nhập, xuất và hỗ trợ, bao gồm định danh bên thứ ba do Khách hàng cung cấp.

6. Dữ liệu đặc biệt

Việc xử lý các danh mục đặc biệt theo Điều 9 và dữ liệu án tích hình sự theo Điều 10 GDPR không thuộc phạm vi dịch vụ và bị cấm trừ khi được thoả thuận rõ ràng trước bằng văn bản cho mục đích cụ thể với biện pháp bảo vệ bổ sung.

7. Tần suất và khối lượng

Liên tục, với khối lượng do cách sử dụng, cấu hình, người nhận, gói dịch vụ và chỉ dẫn của Khách hàng quyết định.

8. Quyền và nghĩa vụ của Khách hàng

Quyền và nghĩa vụ của Khách hàng phát sinh từ DPA này, Hợp Đồng chính và Luật Bảo vệ Dữ liệu. Khách hàng đặc biệt quyết định mục đích, cơ sở pháp lý, danh mục dữ liệu, người nhận, cấu hình, lưu giữ và phản hồi quyền của đối tượng dữ liệu.

Phụ lục 2 – Biện pháp kỹ thuật và tổ chức

Maildroppa duy trì các biện pháp sau cho Dữ liệu Cá nhân của Khách hàng. Việc triển khai có thể tiến hóa theo trình độ kỹ thuật mà không làm giảm đáng kể mức bảo vệ tổng thể.

1. Tổ chức và quản trị

• trách nhiệm về quyền riêng tư, bảo mật và sự cố được lập thành văn bản;
• nghĩa vụ bảo mật đối với nhân sự được ủy quyền;
• hướng dẫn quyền riêng tư và bảo mật phù hợp với vai trò và nhiệm vụ;
• kiểm soát cấp, thay đổi và thu hồi truy cập nội bộ;
• rà soát nhà cung cấp được ghi nhận và hợp đồng xử lý dữ liệu bắt buộc;
• quy trình cho yêu cầu đối tượng dữ liệu, chỉ dẫn, xoá và yêu cầu cơ quan chức năng.

2. Xác thực và kiểm soát truy cập

• tài khoản xác thực qua Auth0/Okta và giao diện sản phẩm, quản trị bị giới hạn theo vai trò;
• truy cập nội bộ cá nhân dựa trên nhu cầu và quyền tối thiểu;
• bảo vệ truy cập đặc quyền và bí mật kỹ thuật; Maildroppa không lưu mật khẩu dưới dạng văn bản thuần;
• ghi log các sự kiện tài khoản và quản trị liên quan đến bảo mật;
• rà soát dựa trên sự kiện và rủi ro, thu hồi kịp thời truy cập không còn cần.

3. Bảo mật truyền và giao tiếp

• truyền dữ liệu mã hoá qua kết nối HTTPS/TLS hiện hành;
• API và webhook được bảo vệ bằng phương thức xác thực hoặc chữ ký/bí mật khi được cung cấp;
• kiểm tra tên miền và người gửi và hỗ trợ các phương thức xác thực email phổ biến;
• bảo vệ chống yêu cầu lạm dụng thông qua proxy, mạng, giới hạn tốc độ và kiểm soát bảo mật.

4. Tách biệt khách hàng và mục đích

• phân bổ logic dữ liệu và truy cập tới tài khoản Khách hàng;
• uỷ quyền phía máy chủ cho tài nguyên tài khoản;
• tách biệt vai trò và mục đích cho vận hành, hỗ trợ, thanh toán và xử lý Khách hàng;
• không sử dụng Dữ liệu Cá nhân của Khách hàng cho quảng cáo bên thứ ba hoặc mua bán danh sách.

5. Tính sẵn sàng, khả năng phục hồi và khôi phục

• vận hành ứng dụng lõi trên hạ tầng được kiểm soát tại Đức và lưu trữ đối tượng chính tại EU;
• biện pháp bảo vệ chống tấn công mạng và tải lạm dụng;
• giám sát dịch vụ, ghi lỗi và thang xử lý kiểm soát;
• sao lưu hạn chế truy cập theo lịch trình được ghi nhận;
• quy trình khôi phục được kiểm soát;
• áp dụng lại bản ghi xoá và hạn chế còn tồn đọng sau khôi phục.

6. Tính toàn vẹn và xử lý an toàn

• xác thực loại, kích thước và truy cập kỹ thuật cho tải lên được hỗ trợ;
• triển khai phần mềm có kiểm soát và xử lý phụ thuộc/lỗ hổng;
• ghi log lỗi và bảo mật với tối thiểu hoá dữ liệu;
• biện pháp chống thay đổi trái phép thông qua kiểm soát truy cập;
• xử lý chịu trách nhiệm đối với trả lại, khiếu nại, huỷ đăng ký và chặn.

7. Bảo vệ dữ liệu theo thiết kế

• trường bắt buộc và xử lý giới hạn cho mục đích; trường bổ sung do Khách hàng cấu hình;
• chức năng xuất, chỉnh sửa, xoá và chặn hỗ trợ quy trình quyền đối tượng dữ liệu;
• luồng đồng ý và đăng ký có thể ghi lại văn bản, nguồn và dấu thời gian thích hợp;
• đo lường mở và nhấp được hiển thị như một cấu hình minh bạch khi chức năng áp dụng;
• dữ liệu chẩn đoán và phân tích được giả danh hoá hoặc tối thiểu hoá khi khả thi.

8. Xoá và lưu giữ

• luồng xoá vận hành cho liên hệ, chiến dịch, tự động hoá, biểu mẫu, tập tin và dữ liệu liên quan của Khách hàng;
• tách biệt hồ sơ thanh toán theo luật khỏi dữ liệu vận hành của Khách hàng;
• thông tin chặn và bảo mật giới hạn chỉ dùng cho mục đích bảo vệ;
• xoá vận hành không chậm trễ sau khi dịch vụ kết thúc và hoàn tất mọi việc trả lại đã được thỏa thuận, nếu có; hết hạn sao lưu theo chu kỳ được ghi;
• trả lại hoặc xoá được ghi nhận khi có yêu cầu.

9. Quản lý sự cố và rà soát

• quy trình phát hiện, phân loại, khoanh vùng, điều tra, khắc phục và rà soát được lập thành văn bản;
• thông báo cho Khách hàng mà không chậm trễ sau khi biết vi phạm ảnh hưởng đến Dữ liệu Cá Nhân của Khách hàng;
• ghi lại mốc thời gian, hệ thống và dữ liệu bị ảnh hưởng, biện pháp và tác động sẵn có;
• bảo lưu chứng cứ dưới hạn chế truy cập;
• rà soát hiệu quả định kỳ và điều chỉnh biện pháp dựa trên rủi ro.

Phụ lục 3 – Bên xử lý phụ được ủy quyền và chuyển dữ liệu

Danh sách sau áp dụng cho các chức năng liên quan; không phải nhà cung cấp nào cũng xử lý cùng một dữ liệu cho mọi Khách hàng. Maildroppa kiểm tra pháp nhân, khu vực và cơ chế chuyển dữ liệu so với hợp đồng thực tế trước khi sử dụng lần đầu và sau thay đổi trọng yếu.

Auth0/Okta chỉ được liệt kê trong Phụ lục này trong phạm vi họ xử lý Dữ liệu Cá nhân của Khách hàng như bên xử lý phụ trong một luồng dữ liệu cụ thể. Việc xử lý ở vai trò bên kiểm soát của Maildroppa đối với dữ liệu người dùng tài khoản cho mục đích hợp đồng, tài khoản và xác thực của chính Maildroppa được điều chỉnh bởi Thông báo Bảo mật và nằm ngoài DPA này.

Thông báo thay đổi

Maildroppa thông báo cho Khách hàng tại địa chỉ email doanh nghiệp lưu trong tài khoản và công bố phiên bản danh sách này có ghi ngày. Thông báo nêu rõ nhà cung cấp, mục đích, địa điểm, cơ chế và ngày bắt đầu dự kiến. Quy trình phản đối được điều chỉnh bởi khoản 9.

Tích hợp do Khách hàng chỉ định

Zapier, Make và các dịch vụ do Khách hàng kết nối không tự động là bên xử lý phụ của Maildroppa. Khi Maildroppa truyền dữ liệu tới một tích hợp như vậy theo chỉ dẫn của Khách hàng, Khách hàng chịu trách nhiệm lựa chọn người nhận, thẩm quyền, thông báo quyền riêng tư, hợp đồng và cơ chế chuyển dữ liệu quốc tế.