Cách xây dựng chiến lược nội dung bản tin hiệu quả

Khi điều hành một doanh nghiệp nhỏ, mỗi email đều quan trọng. Tuy nhiên, chỉ gửi email thôi chưa đảm bảo mang lại kết quả, đặc biệt nếu nội dung chưa được lên kế hoạch cẩn thận. Một chiến lược nội dung bản tin vững chắc sẽ giải quyết vấn đề này. Chiến lược mang đến cho bạn một cách có cấu trúc và có thể lặp lại để tạo ra những email mà người đọc mở, đánh giá cao và phản hồi.

Hướng dẫn này giúp quá trình trở nên dễ thực hiện, ngay cả khi bạn mới bắt đầu. Bạn sẽ học được những bước thực tế—từ việc đặt một mục tiêu chính đến xây dựng thói quen biến ý tưởng thành những bản tin hấp dẫn. Dựa trên các nguyên tắc marketing nội dung, những mẹo đơn giản này sẽ giúp bạn viết những email mà người đăng ký trân trọng—and quan trọng hơn, những email hỗ trợ doanh nghiệp phát triển.

Tập trung vào một mục tiêu rõ ràng

Bản tin của bạn cần một mục tiêu có thể đo lường. Nếu không có mục tiêu, bạn sẽ khó quyết định nên viết nội dung gì hoặc đo lường thành công ra sao.

Một mục tiêu tốt liên kết trực tiếp với một mục tiêu kinh doanh cụ thể. Tốt nhất là tuân theo nguyên tắc SMART—mục tiêu của bạn nên:

• Cụ thể: Nêu rõ chính xác điều bạn sẽ đạt được.

• Có thể đo lường: Bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ.

• Có thể đạt được: Mục tiêu thực tế dựa trên nguồn lực của bạn.

• Có liên quan: Trực tiếp hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh.

• Có thời hạn: Đặt thời hạn rõ ràng để tạo tính cấp thiết và sự tập trung.

Ví dụ, thay vì một mục tiêu mơ hồ như "tăng doanh số", hãy chọn một mục tiêu cụ thể:

"Tăng doanh số các sản phẩm liên quan thêm 15% trước ngày 30 tháng 6."

Mục tiêu này hiệu quả vì mô tả rõ chính xác điều bạn muốn đạt được (Cụ thể), đưa ra tỷ lệ cụ thể để theo dõi tiến độ (Có thể đo lường), thực tế đối với doanh nghiệp của bạn (Có thể đạt được) và trực tiếp hỗ trợ các mục tiêu tổng thể (Có liên quan). Ngoài ra, đặt thời hạn rõ ràng—“trước ngày 30 tháng 6”—giúp bạn duy trì sự tập trung và động lực (Có thời hạn).

Chọn một chỉ số rõ ràng để theo dõi

Hãy chọn một chỉ số rõ ràng trực tiếp cho biết nội dung của bạn có hiệu quả hay không. Ví dụ, nếu mục tiêu là thúc đẩy doanh số sản phẩm, hãy theo dõi doanh thu từ các liên kết trong bản tin. Nếu muốn tăng số lượt đặt lịch demo, hãy đếm số yêu cầu demo nhận được. Nếu mục tiêu là kích hoạt lại người đăng ký, hãy đo số lượt nhấp từ những độc giả trước đây không hoạt động.

Các chỉ số khác, như tỷ lệ mở hoặc tổng số lượt nhấp, có thể giúp bạn tinh chỉnh bản tin—nhưng hãy xem chúng là thứ yếu. Chỉ số chính là một con số duy nhất cho thấy ngay bạn có đang đi đúng hướng hay cần điều chỉnh.

Sử dụng phương pháp theo dõi đơn giản

Đơn giản hóa việc theo dõi bằng cách sử dụng thẻ UTM hoặc mã giảm giá duy nhất dành riêng cho người đăng ký bản tin. Ví dụ:

Liên kết thông thường: https://example.com/product
Liên kết được theo dõi: https://example.com/product?utm_source=newsletter
Mã giảm giá: NEWS10

Những thẻ này cho phép bạn dễ dàng theo dõi doanh thu hoặc hành động phát sinh từ bản tin trực tiếp trong công cụ phân tích.

Trước khi gửi chiến dịch, hãy tự kiểm tra phương pháp theo dõi. Nhấp vào các liên kết hoặc sử dụng mã giảm giá để đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru. Theo dõi chính xác đồng nghĩa với kết quả đáng tin cậy.

Ghi chép rõ ràng mục tiêu và chỉ số

Hãy viết mục tiêu và chỉ số chính ở nơi mọi người liên quan đều dễ dàng nhìn thấy:

• Mục tiêu theo quý: Tăng doanh số các sản phẩm liên quan thêm 15% trước ngày 30 tháng 6.

• Chỉ số chính: Tỷ lệ doanh thu từ các chương trình khuyến mãi trong bản tin.

• Hiện tại: 5% → Mục tiêu: 20% | Mục tiêu hàng tuần: +1,25%

Khi mục tiêu và chỉ số rõ ràng, việc quyết định nội dung trở nên đơn giản. Trước khi tiếp tục với bất kỳ ý tưởng mới nào, hãy tự hỏi:

“Ý tưởng này có giúp đạt được mục tiêu bản tin không?”

Nếu câu trả lời không rõ ràng là có, hãy bỏ qua. Thói quen đơn giản này đảm bảo mỗi bản tin đều đóng góp trực tiếp vào mục tiêu kinh doanh có thể đo lường. Để biết thêm chi tiết về cách đặt mục tiêu hiệu quả, hãy xem Giải thích về mục tiêu SMART – Asana.

Viết cho một độc giả thực tế

Khi tạo bản tin, bạn có thể muốn viết thật rộng để thu hút tất cả mọi người trong danh sách. Nhưng viết cho tất cả thường có nghĩa là nội dung không thực sự chạm đến ai. Trớ trêu thay, nhắm đến một nhóm quá rộng có thể khiến bản tin trở nên chung chung và dễ bị bỏ qua.

Thay vào đó, hãy chọn một độc giả cụ thể, có thật và viết trực tiếp cho người đó. Điều này có vẻ trái trực giác—tập trung vào một độc giả có khiến những người khác bị loại trừ không? Thực ra, điều ngược lại mới đúng. Khi giải quyết rõ ràng nhu cầu của một người, bài viết của bạn trở nên sắc bén, thiết thực và gần gũi hơn. Những độc giả tương tự người bạn nhắm đến sẽ ngay lập tức cảm thấy được thấu hiểu và quay lại đọc thêm.

Hãy bắt đầu bằng cách hình dung rõ độc giả lý tưởng của bạn. Ví dụ:

Ben điều hành một cửa hàng nhỏ thân thiện với môi trường, bán các sản phẩm bền vững cả trực tuyến lẫn tại địa phương. Anh tự tay đóng gói đơn hàng và quản lý website của cửa hàng. Tiền bạc và thời gian đều hạn hẹp, vì vậy mỗi bản tin anh đọc phải nhanh chóng đưa ra những ý tưởng thiết thực giúp tăng doanh số hoặc đơn giản hóa hoạt động ngay lập tức.

Bất cứ khi nào cân nhắc một ý tưởng bản tin mới, hãy dùng Ben làm bộ lọc. Chỉ cần tự hỏi:

“Ben có dừng lại và đọc nội dung này ngay bây giờ không?”

Nếu cảm giác đầu tiên của bạn là "không", hãy bỏ qua. Kiểm tra nhanh này ngăn nội dung chung chung hoặc không liên quan len vào bản tin.

Khi viết riêng cho Ben, bản tin của bạn trở nên ngắn gọn, thiết thực và hấp dẫn. Nhiều độc giả hơn—chứ không ít hơn—sẽ cảm thấy email đang nói trực tiếp về những thách thức và khát vọng hằng ngày của họ. Kết quả? Tỷ lệ mở cao hơn, mức độ tương tác sâu hơn và những độc giả thực sự mong chờ email tiếp theo của bạn.

Đọc thêm
Hiểu độc giả của bạn: Viết cho một người có thật (Wally Bock)

Xác định giọng điệu thương hiệu

Giọng điệu thương hiệu là cách doanh nghiệp giao tiếp qua văn viết, đặc biệt là trong các bản tin. Đó là cá tính mà độc giả cảm nhận khi mở và đọc email của bạn. Bạn thân mật và thân thiện, điềm tĩnh và chuyên nghiệp, hay tinh nghịch và táo bạo? Giọng điệu thương hiệu thiết lập sắc thái—định hình từ ngữ, cụm từ và cảm nhận tổng thể mà độc giả nhận được từ thông điệp của bạn.

Hãy hình dung doanh nghiệp của bạn như một con người. Cũng như mỗi người có cách nói chuyện riêng, thương hiệu cũng vậy. Dưới đây là một ví dụ:

Bức ảnh này minh họa một giọng điệu thương hiệu táo bạo, vui nhộn và khó quên.
Kính quá khổ, màu sắc rực rỡ và nụ cười tự tin ngay lập tức truyền tải một cá tính vui vẻ, sống động. Giọng điệu thương hiệu như vậy không cố hòa mình vào đám đông—nó tôn vinh sự khác biệt, trực tiếp hướng đến những độc giả trân trọng cá tính và sự táo bạo.

Giọng điệu thương hiệu phát triển tự nhiên từ những gì doanh nghiệp đại diện và những người bạn muốn kết nối. Hãy xem hai ví dụ ngắn để làm rõ:

• Giọng điệu thân thiện, thoải mái:
  "Chào Steve, cà phê hạt của bạn vừa rang xong—ghé qua thưởng thức một tách hoàn hảo nhé!"
  (Ấm áp, cá nhân, thân thiện—hoàn hảo cho một quán cà phê.)

• Giọng điệu rõ ràng, chuyên nghiệp:
  "Chào Steve, quá trình đồng bộ dữ liệu của bạn đã hoàn tất. Bạn sẽ tìm thấy báo cáo đầy đủ trong bảng điều khiển."
  (Thẳng thắn, điềm tĩnh, tạo sự an tâm—lý tưởng cho một dịch vụ công nghệ.)

Hãy chọn phong cách phù hợp nhất với độc giả lý tưởng—tức kiểu người bạn muốn thu hút nhất. Nếu điều hành một quán cà phê nhỏ, độc giả lý tưởng có thể là khách địa phương yêu thích những cuộc trò chuyện thân thiện. Độc giả lý tưởng của một nhà cung cấp công nghệ có thể là những chuyên gia bận rộn đang tìm kiếm thông tin ngắn gọn.

Sau khi chọn giọng điệu, hãy ghi lại trong một hướng dẫn phong cách đơn giản. Hướng dẫn có thể bao gồm kiểu giọng điệu (thân thiện, chuyên nghiệp, vui nhộn), những từ phổ biến bạn ưu tiên và những từ bạn tránh dùng. Bước đơn giản này đảm bảo sự nhất quán, bất kể ai là người viết bản tin.

Cần thêm trợ giúp để xác định giọng điệu? Hãy xem hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về cách tạo giọng điệu thương hiệu.

Định vị sản phẩm

Định vị thương hiệu là cảm nhận tổng thể mọi người có về một công ty—phù hợp với những gã khổng lồ như Apple, nhưng ngoài tầm với của hầu hết doanh nghiệp nhỏ. Điều bạn có thể sở hữu ngay lúc này là định vị sản phẩm: một câu sắc gọn cho người mua phù hợp biết bạn giải quyết vấn đề gì và vì sao bạn giải quyết vấn đề đó tốt hơn bất kỳ ai khác.

Làm tốt điều này và ba việc sẽ xảy ra. Khách hàng tiềm năng hiểu đề nghị của bạn trong vài giây; mọi email, quảng cáo và trang đích đều lặp lại một lời hứa rõ ràng thay vì một mớ tính năng; và chỉ những khách hàng thực sự cần bạn mới quan tâm—giúp bạn tiết kiệm thời gian và ngân sách.

Hãy viết câu giới thiệu một dòng của riêng bạn bằng công thức đơn giản này và thử nghiệm với khách hàng tiềm năng thực tế:
“[Sản phẩm] giúp [khách hàng lý tưởng] [đạt được lợi ích chính] tốt hơn [giải pháp thay thế chính].”

Nếu họ lập tức gật đầu, bạn đã làm đúng. Đưa câu này vào dòng tiêu đề, phần mở đầu và CTA để mỗi bản tin đều củng cố cùng một lời hứa rõ ràng như pha lê.

Để tìm hiểu sâu hơn, hãy đọc Cách định vị sản phẩm của bạn.

Vì sao giọng điệu và định vị sản phẩm quan trọng

Giọng điệu nhất quán và định vị sản phẩm rõ ràng phối hợp với nhau để xây dựng niềm tin ngay lập tức. Độc giả nhanh chóng nhận ra bạn giúp ai, giải quyết vấn đề nào và vì sao email của bạn đáng được mở. Sự quen thuộc đó biến tò mò thành thói quen: những người phù hợp sẽ tìm tên bạn trong hộp thư tuần này qua tuần khác.

Giờ bạn đã thiết lập sắc thái thương hiệu và cô đọng lời hứa sản phẩm thành một câu sắc gọn, hãy dùng cả hai để soạn một thông điệp đăng ký ngắn. Nói chính xác cho người đăng ký biết họ sẽ nhận được lợi ích gì trong mỗi số—và luôn thực hiện đúng lời hứa—để họ háo hức chờ đợi từng email bạn gửi.

Giải thích vì sao độc giả nên đăng ký

Mọi người chỉ mở email khi chắc chắn email đó đáng để dành thời gian. Hầu hết hộp thư đều chật kín, vì vậy người đăng ký cần một lý do thuyết phục để chọn email của bạn thay vì những email khác.

Để tạo ra lý do đó, hãy xây dựng một lời hứa đơn giản, hấp dẫn—một câu ngắn nêu giá trị của bản tin. Một lời hứa mạnh mẽ ngay lập tức cho người đăng ký biết:

• Ai được bản tin của bạn hỗ trợ 

• Nội dung giá trị nào người đăng ký sẽ nhận được một cách nhất quán

• Tần suất bạn sẽ cung cấp nội dung này

• Vì sao bản tin của bạn độc đáo và đáng để họ chú ý

Ví dụ về một lời hứa hiệu quả:

“Mỗi thứ Năm, chủ cửa hàng sinh thái nhận được một mẹo bán hàng có thể áp dụng trong mười phút—văn bản thuần túy, không dài dòng, hiệu quả nhanh.”

Lời hứa này xác định độc giả cụ thể (chủ cửa hàng sinh thái) và nêu rõ những gì người đăng ký nhận được (một mẹo bán hàng có thể áp dụng mỗi thứ Năm). Lời hứa nhấn mạnh tốc độ và sự dễ dàng khi áp dụng mẹo (mười phút), phù hợp với các chủ cửa hàng bận rộn không thể lãng phí thời gian. Cuối cùng, lời hứa tạo sự khác biệt cho bản tin bằng cách nhấn mạnh phong cách độc đáo (văn bản thuần túy, không dài dòng, hiệu quả nhanh).

Sau khi tạo lời hứa mạnh mẽ này, hãy thường xuyên nhắc người đăng ký vì sao họ tham gia và vì sao nên tiếp tục đăng ký:

• Làm nổi bật lời hứa trên biểu mẫu đăng ký để độc giả mới ngay lập tức thấy được giá trị.

• Củng cố lời hứa trong email chào mừng, nhắc người đăng ký mới vì sao bản tin có giá trị và đáng để họ tiếp tục quan tâm.

• Lặp lại ngắn gọn ở chân mỗi bản tin để củng cố lợi ích.

Thường xuyên nhắc lại lời hứa giúp người đăng ký nhớ vì sao họ tham gia và củng cố giá trị cốt lõi của bản tin—giữ họ tương tác và háo hức với mỗi email mới.

Cho độc giả biết điều gì sẽ xảy ra

Sau khi người đăng ký tham gia, điều quan trọng là củng cố lời hứa ban đầu bằng các chi tiết cụ thể về cách thức và thời điểm bạn cung cấp giá trị đã cam kết. Lời hứa ban đầu khiến họ quan tâm, nhưng tuyên bố về kỳ vọng tạo dựng niềm tin bằng cách nêu rõ người đăng ký sẽ nhận được gì mỗi tuần.

Có thể việc nhắc lại tần suất nghe có vẻ lặp lại, nhưng đó là chủ ý. Ban đầu, bạn đã nói chung về tần suất gửi bản tin. Ở đây, bạn xác nhận bằng các chi tiết cụ thể, trấn an người đăng ký rằng họ có thể tin cậy vào sự nhất quán của bạn.

Hãy trả lời những câu hỏi thực tế của người đăng ký:

• Khi nào bản tin sẽ đến?

• Chính xác thì độc giả sẽ tìm thấy gì trong mỗi email?

• Mất bao lâu để đọc mỗi số?

Email chào mừng là nơi hoàn hảo để kết hợp lời hứa (➊) và các chi tiết chính xác này (➋):

Dòng tiêu đề:
🎉 Chào mừng! Mẹo đầu tiên của bạn sẽ đến vào thứ Năm.

Nội dung email:

Chào Emma,

Cảm ơn bạn đã đăng ký—mọi thứ đã sẵn sàng!

Đây là những gì bạn sẽ nhận được mỗi tuần: (➊)
Mỗi thứ Năm, chủ cửa hàng sinh thái nhận được một mẹo bán hàng có thể áp dụng trong mười phút—văn bản thuần túy, không dài dòng, hiệu quả nhanh.

Cách thức hoạt động: (➋)

• Thời gian: Mỗi thứ Năm lúc 8 giờ sáng CET

• Nội dung: Một mẹo bán hàng, một câu chuyện thành công ngắn và một bước hành động nhanh trong 60 giây

• Thời gian đọc: Dưới ba phút

Hãy kiểm tra hộp thư vào sáng thứ Năm này để nhận mẹo đầu tiên!

Hẹn sớm gặp lại,
[Tên của bạn]

Vì sao phải nêu tần suất hai lần?

• Lần đề cập đầu tiên (➊) truyền tải nhịp độ tổng thể, giúp người đăng ký yên tâm ngay từ đầu.

• Lần thứ hai (➋) xác nhận thời điểm cụ thể, củng cố độ tin cậy và sự rõ ràng, đồng thời xây dựng niềm tin vững chắc hơn.

Bằng cách kết hợp một lời hứa hấp dẫn với kỳ vọng chính xác, bạn loại bỏ sự không chắc chắn, xây dựng niềm tin và đảm bảo người đăng ký háo hức chờ đợi mỗi bản tin bạn gửi.

Chọn 3–4 chủ đề chính

Chủ đề chính là những nội dung cốt lõi mà bản tin của bạn thường xuyên tập trung vào. Chúng tạo cấu trúc, giữ cho bản tin nhất quán và đảm bảo độc giả luôn biết mình sẽ nhận được gì khi mở email. Các chủ đề được xác định rõ giúp duy trì sự tương tác bằng cách làm cho mỗi bản tin trở nên có giá trị và phù hợp.

Nếu không có chủ đề chính cụ thể (thường được gọi là "Trụ cột nội dung"), bản tin có thể trở nên khó hiểu hoặc không liên quan. Hãy hình dung Ben, người điều hành một cửa hàng thân thiện với môi trường bận rộn, gửi email mà không có chủ đề rõ ràng. Một bản tin có thể giới thiệu một chiếc bình tái sử dụng mà không giải thích lợi ích, trong khi bản khác lại đề cập đến các cập nhật nội bộ không khiến độc giả quan tâm. Chẳng bao lâu, người đăng ký không còn chắc chắn về giá trị của bản tin và ngừng mở email hoàn toàn.

Đối với những nhà sáng lập bận rộn, chọn ba chủ đề chính là phù hợp nhất. Nhiều hơn có thể khiến khán giả choáng ngợp, còn ít hơn có thể trở nên lặp lại. Các chủ đề được chọn phải phù hợp với mối quan tâm của độc giả và hỗ trợ mục tiêu chính, chẳng hạn như tăng doanh số hoặc thúc đẩy lưu lượng truy cập website.

Để bản tin luôn thú vị, hãy cân bằng nội dung lâu bền—những chủ đề vẫn hữu ích quanh năm—với nội dung mang tính thời điểm, gắn với sự kiện, xu hướng hoặc cơ hội theo mùa hiện tại. 

Bắt đầu từ mục tiêu và độc giả lý tưởng

Trước tiên, hãy xem lại mục tiêu chính của bản tin. Chẳng hạn, nếu mục tiêu là tăng doanh số, hãy chọn các chủ đề giới thiệu sản phẩm, chia sẻ mẹo thực tế hoặc làm nổi bật những cơ hội đúng thời điểm. Sau đó, xác nhận rằng các chủ đề này phù hợp với mối quan tâm của độc giả lý tưởng và mang lại giá trị ngay lập tức.

Nhanh chóng chọn ý tưởng bản tin tốt nhất

Trước khi kéo một chủ đề từ “Ý tưởng” sang “Đang soạn”, hãy kiểm tra bằng bộ lọc ba điểm sau:

• Phù hợp – Độc giả lý tưởng có dừng lại và đọc nội dung này hôm nay không?

• Hữu ích – Nội dung có đưa ra mẹo, thông tin chuyên sâu hoặc câu chuyện mà họ có thể sử dụng ngay không?

• Đồng nhất – Nội dung có hỗ trợ mục tiêu, phù hợp với một trong các chủ đề đã chọn và khớp với giọng điệu thương hiệu không?

Bí ý tưởng? Hãy xem các câu hỏi gần đây của khách hàng, một thành công mới (hoặc sai lầm) trong doanh nghiệp, hay một bài viết đáng tin cậy trong ngành mà bạn có thể giải thích bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Nếu ý tưởng vượt qua cả ba bước kiểm tra, ý tưởng đó đáng để soạn thảo.

Các chủ đề chính trong thực tế

Dưới đây là cách các chủ đề cho cửa hàng thân thiện với môi trường của Ben có thể được triển khai, cân bằng nội dung lâu bền và nội dung mang tính thời điểm:

• Điểm nổi bật về sản phẩm thân thiện với môi trường (Lâu bền):
  Giới thiệu các sản phẩm hữu ích và cho thấy lợi ích của chúng. Ví dụ, Ben có thể làm nổi bật bộ dao nĩa bằng tre tái sử dụng và giải thích cách sản phẩm giúp khách hàng giảm rác thải hằng ngày.

• Mẹo bền vững nhanh (Lâu bền):
  Đưa ra lời khuyên ngắn gọn, thiết thực mà độc giả có thể áp dụng ngay, chẳng hạn như những mẹo đơn giản để giảm sử dụng nhựa tại nhà hoặc nơi làm việc.

• Câu chuyện bền vững theo mùa và xu hướng (Mang tính thời điểm):
  Kết nối bản tin với các sự kiện hoặc xu hướng hiện tại, chẳng hạn như ý tưởng quà tặng thân thiện với môi trường cho dịp lễ hoặc thông tin có thể áp dụng trong Tháng Bảy Không Nhựa. Chủ đề này giúp bản tin luôn mới mẻ và phù hợp bên cạnh nội dung lâu bền.

Hãy luân phiên các chủ đề chính này, chọn một chủ đề cho mỗi bản tin để tránh gây bối rối.

Đọc thêm

Trụ cột nội dung là gì? (Anna Norriss)

Điều chỉnh tần suất gửi bản tin một cách thực tế

Hãy chọn tần suất gửi phù hợp với lịch trình của bạn. Tính đều đặn quan trọng hơn tần suất. Dù là hàng tuần, hai tuần một lần hay hàng tháng, hãy duy trì lịch luân phiên có thể dự đoán.

Ví dụ, lịch luân phiên của Ben có thể như sau:

• Tuần 1: Điểm nổi bật về sản phẩm thân thiện với môi trường

• Tuần 2: Mẹo bền vững nhanh

• Tuần 3: Câu chuyện bền vững theo mùa hoặc xu hướng

Cấu trúc này đảm bảo độc giả luôn biết mình có thể mong đợi nội dung giá trị nào, khuyến khích họ thường xuyên mở và yêu thích bản tin của bạn.

 Tạo thói quen viết đơn giản

Đến đây, bạn đã có mục tiêu bản tin rõ ràng, biết chính xác mình đang viết cho ai và đã chọn các chủ đề cốt lõi. Bây giờ, bạn cần một cách thực tế để sản xuất bản tin đều đặn. Một thói quen viết đơn giản giúp điều này trở nên khả thi, biến nội dung đã lên kế hoạch thành những email hoàn chỉnh—không cuống cuồng, không phỏng đoán.

“Tôi viết vào cùng những ngày, tại cùng một chiếc bàn, dù cảm hứng có xuất hiện hay không. Hầu hết các ngày, nàng đến khoảng mười phút sau khi tôi bắt đầu.”
—Phil Jourdan

1. Thu thập ý tưởng trên bảng

Trước đó, bạn đã học cách chọn 3–4 chủ đề. Tuy nhiên, ý tưởng hay thường xuất hiện vào những thời điểm bất chợt. Để duy trì dòng ý tưởng (mà không quên mất chúng), hãy tạo một bảng đơn giản với ba cột rõ ràng:

Bảng ý tưởng này cụ thể hơn các chủ đề tổng quát đã chọn—đây là nơi thực tế để lưu trữ và sắp xếp những ý tưởng bản tin cụ thể, sẵn sàng được viết bất cứ khi nào đến buổi viết theo lịch tiếp theo.

(Lưu ý: Lịch nội dung chi tiết hơn có thể hữu ích cho các đội ngũ lớn quản lý lịch xuất bản phức tạp, chương trình khuyến mãi theo mùa hoặc nhiều kênh marketing. Tuy nhiên, với các đội ngũ nhỏ hoặc nhà sáng lập làm việc một mình, sự đơn giản và linh hoạt của Bảng ý tưởng thường thực tế hơn.)

2. Thiết lập các buổi viết thường xuyên

Những bản tin hay nhất không được viết vội vàng hay gượng ép—chúng hình thành từ các buổi tập trung đều đặn. Hãy chọn lịch viết thực tế dựa trên yêu cầu của công việc và cuộc sống (hàng tuần, hàng tháng hoặc khoảng thời gian ở giữa). Tần suất không phải yếu tố then chốt, nhưng tính nhất quán thì có. Các buổi viết ngắn và đều đặn dễ duy trì hơn, ngay cả khi bạn bận rộn.

• Thời lượng buổi viết: Khoảng 30 phút mỗi buổi

• Địa điểm: Cùng một nơi thoải mái, không bị xao nhãng mỗi lần

• Quy tắc: Không bao giờ bỏ buổi viết này trừ khi bạn cũng sẽ hủy một cuộc họp quan trọng với khách hàng

3. Sử dụng quy trình viết rõ ràng, linh hoạt

Việc sản xuất bản tin gồm nhiều bước: soạn thảo, chỉnh sửa, hoàn thiện và kiểm tra lỗi. Thay vì tự làm mình quá tải với mọi thứ cùng lúc, hãy chia nhiệm vụ thành các buổi có thể quản lý. Bạn có thể phân bổ các buổi này trong nhiều ngày, nhiều tuần hoặc thậm chí một tháng, tùy theo lịch trình:

Để đơn giản hóa việc tạo nội dung, hãy tái sử dụng các bài blog, cập nhật mạng xã hội hoặc thông tin chuyên sâu từ webinar có hiệu quả cao. Việc tái sử dụng này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo bản tin luôn mang lại giá trị.

4. Duy trì định dạng bản tin nhất quán

Trước đó, bạn đã học rằng cho độc giả biết điều gì sẽ xảy ra giúp duy trì sự tương tác. Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng ở đây. Để tiết kiệm thời gian, đơn giản hóa việc viết và liên tục mang lại giá trị, hãy luôn sử dụng một cấu trúc bản tin có thể lặp lại.

Một bản tin hiệu quả có ba phần:

Móc câu
Trong một câu, hãy thu hút sự chú ý và khiến độc giả tò mò muốn đọc tiếp.
Ví dụ:
"Bạn có bao giờ chật vật để duy trì tốc độ trên những con sóng mùa hè cao ngang mắt cá chân không?"

Chi tiết
Giải thích ý chính trong khoảng 200 từ. Hãy giữ nội dung thiết thực, cụ thể và không dùng thuật ngữ khó hiểu. Độc giả nên ngay lập tức hiểu vì sao ý tưởng của bạn quan trọng.
Ví dụ:
"Sóng nhỏ nhanh chóng tan biến, nhưng bạn có thể cưỡi lâu hơn bằng cách điều chỉnh thời điểm bật lên và tư thế. Sau khi chèo vào và cảm nhận ván nâng lên, hãy đếm ‘một-một nghìn’, rồi bật đứng dậy. Trượt chân sau về phía trước khoảng ba inch so với bình thường để làm phẳng ván và duy trì đà. Ban đầu hãy giữ người thấp để duy trì độ bám của cạnh ván. Cuối tuần trước, chúng tôi đã thử cách này với năm người mới bắt đầu; tất cả đều tăng gấp đôi thời lượng cưỡi sóng trung bình. Những điều chỉnh nhỏ tạo ra khác biệt lớn, ngay cả trên những con sóng nhỏ."

Ví dụ hoặc Thắng lợi nhanh
Đưa ra một hành động ngay lập tức để độc giả cảm nhận giá trị nhanh chóng.
Ví dụ:
"Tối nay hãy tập bật đứng dậy mười lần, mỗi lần dừng thêm nửa giây để hình thành thói quen."

Bằng cách nhất quán cấu trúc bản tin—Móc câu, Chi tiết, Thắng lợi nhanh—bạn sẽ đơn giản hóa việc viết, mang lại giá trị và khiến độc giả háo hức với mỗi số.

Để biết hướng dẫn chi tiết hơn—bao gồm dòng tiêu đề và các chiến lược nội dung chuyên sâu—hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách viết email hiệu quả.

Danh sách kiểm tra nhanh:

• Bảng ý tưởng đơn giản (Ý tưởng → Đang soạn → Sẵn sàng)

• Các buổi viết được bảo vệ và diễn ra thường xuyên (tần suất thực tế với bạn)

• Quy trình rõ ràng, có thể lặp lại từ soạn thảo đến gửi

• Cấu trúc nhất quán (Móc câu → Chi tiết → Thắng lợi nhanh)

• Kiểm tra nhanh giọng điệu hội thoại

Hãy tuân theo thói quen linh hoạt này, và bạn sẽ đều đặn tạo ra những bản tin chất lượng cao mà độc giả mong chờ—mà không bị căng thẳng.

5. Tạo lời kêu gọi hành động (CTA) mạnh mẽ

Sau khi cung cấp nội dung hấp dẫn, hãy thúc đẩy độc giả hành động. Một CTA mạnh biến sự quan tâm thành kết quả có thể đo lường—dù đó là đặt dịch vụ, mua hàng hay truy cập website.

Vì sao CTA quan trọng

CTA biến độc giả thụ động thành người tham gia chủ động. Một CTA tốt đưa độc giả tiến gần hơn đến mục tiêu bản tin và cải thiện kết quả.

Mẹo tạo CTA hiệu quả

• Nói thẳng: Sử dụng các động từ hành động như "Mua ngay," "Đặt lịch hôm nay," hoặc "Giữ chỗ của bạn."

• Tạo tính cấp thiết: Sử dụng các cụm từ như "Có thời hạn" hoặc "Ưu đãi kết thúc tối nay" để thúc đẩy hành động ngay lập tức.

• Làm nổi bật: Sử dụng nút hoặc chữ in đậm để làm nổi bật CTA.

• Giữ ngắn gọn: Tốt nhất là từ hai đến bốn từ, chẳng hạn như "Nhận ưu đãi của bạn."

• Thử nghiệm và hoàn thiện: Thử nghiệm để tìm ra cách hiệu quả nhất.

Chỉ tập trung vào một CTA

Nhiều CTA khiến độc giả bối rối. Hãy hướng khán giả đến chỉ một bước tiếp theo, tăng khả năng họ hành động.

Ví dụ:
"Đặt lịch học lướt sóng ngay" (nút được đặt nổi bật bên dưới phần Thắng lợi nhanh).

Bằng cách thêm một CTA hấp dẫn, bản tin của bạn sẽ thúc đẩy hành động một cách ổn định, biến sự tương tác thành tăng trưởng kinh doanh có thể đo lường.

Để biết thêm chiến lược CTA chuyên sâu, hãy xem hướng dẫn của Litmus: Hướng dẫn chiến lược về lời kêu gọi hành động trong marketing qua email.

Trao giá trị trước

Cung cấp giá trị trước giúp xây dựng niềm tin, uy tín và các mối quan hệ vững chắc. Hãy hỗ trợ khán giả hoặc khách hàng tiềm năng mà không lập tức mong đợi điều gì đáp lại. Đặt giá trị lên trước tạo thiện chí, khiến mọi yêu cầu sau này trở nên tự nhiên thay vì thúc ép.

Vì sao cung cấp giá trị trước quan trọng

Như Ajay Agrawal đã nêu trên Forbes, doanh nghiệp cần có tư duy cho đi trước khi nhận lại. Trong hộp thư tràn ngập lời chào bán, khách hàng tìm kiếm những thương hiệu cung cấp giá trị thực sự thông qua nội dung email sâu sắc, lời khuyên thiết thực hoặc tài nguyên hữu ích. Bằng cách mang lại giá trị ngay từ đầu, email của bạn sẽ nổi bật, xây dựng niềm tin và cuối cùng giúp chốt doanh số dễ dàng hơn.

Tuân theo quy tắc 80/20 đơn giản

Hãy hướng đến khoảng 80% nội dung giáo dục hoặc hữu ích (mẹo, câu chuyện thành công và thông tin chuyên sâu), dành khoảng 20% cho thông điệp quảng bá như ưu đãi sản phẩm hoặc thông báo. Duy trì sự cân bằng này sẽ đảm bảo bản tin mang lại giá trị thay vì thiên về bán hàng, khiến người đăng ký dễ tiếp nhận hơn khi bạn đưa ra đề nghị.

Ví dụ về nội dung ưu tiên giá trị

• Nội dung email giáo dục: Cung cấp các mẹo thiết thực, tập trung vào giải pháp để giải quyết vấn đề của khán giả. Ví dụ, một doanh nghiệp thể hình có thể gửi kế hoạch tập luyện hữu ích, thể hiện sự quan tâm thực sự đến việc hỗ trợ người đăng ký trước khi bán hàng.

• Tài nguyên miễn phí qua email: Chia sẻ các công cụ có thể tải xuống như danh sách kiểm tra hoặc mẫu mà độc giả có thể sử dụng. Cung cấp tài nguyên mà không gây áp lực thể hiện giá trị và xây dựng thiện chí.

Trở thành cố vấn đáng tin cậy

Ramon Vela giải thích trên LinkedIn rằng cung cấp giá trị trước khi yêu cầu sẽ hiệu quả nhất khi bạn định vị mình là một cố vấn đáng tin cậy thay vì chỉ là một nhân viên bán hàng khác. Cởi mở chia sẻ chuyên môn và đưa ra giải pháp hữu ích giúp bạn trở thành người mà người đăng ký có thể tin tưởng để nhận hướng dẫn. Định vị này dẫn đến những mối quan hệ kinh doanh sâu sắc và ý nghĩa hơn.

• Minh bạch và hữu ích: Cởi mở chia sẻ thông tin giá trị, ngay cả khi độc giả chưa mua hàng ngay. Ví dụ, đưa ra mẹo giải quyết vấn đề mà không trực tiếp quảng bá sản phẩm cho thấy bạn thực sự quan tâm đến thành công của khán giả.

• Đưa ra đề xuất phù hợp: Cung cấp lời khuyên hoặc giải pháp trực tiếp phù hợp với nhu cầu riêng của người đăng ký. Điều này thể hiện sự thấu hiểu và cam kết vượt ra ngoài việc đơn thuần bán sản phẩm.

Duy trì nhịp độ hào phóng

Maciek Motylinski viết trên Medium nhấn mạnh sức mạnh của mô hình “cho, cho, cho, rồi mới yêu cầu”—liên tục cung cấp giá trị mà không mong đợi lợi ích ngay lập tức. Cách tiếp cận này đảm bảo rằng khi cuối cùng bạn đưa ra yêu cầu, người đăng ký đã cảm thấy họ nhận được điều gì đó xứng đáng, qua đó tăng khả năng phản hồi tích cực.

Cách tạo mô hình thiện chí

• Lên lịch email định hướng giá trị: Với mỗi email quảng bá hoặc lời kêu gọi hành động, hãy đảm bảo bạn đã gửi ít nhất ba email định hướng giá trị trước đó. Ví dụ, hãy gửi thông tin chuyên sâu trong ngành, mẹo có thể áp dụng hoặc câu chuyện thành công của khách hàng trong vài tuần trước khi giới thiệu ưu đãi.

• Thỉnh thoảng vượt qua kỳ vọng: Làm người đăng ký bất ngờ bằng giá trị bổ sung hoặc đề xuất cá nhân hóa dựa trên mối quan tâm hay tương tác trước đây của họ. Những cử chỉ này làm tăng đáng kể mức độ tương tác và xây dựng niềm tin lâu dài.

Duy trì sự tương tác của độc giả

Cung cấp giá trị nhất quán là yếu tố quan trọng để duy trì tương tác:

• Theo dõi bằng giá trị bổ sung: Sau các tương tác hoặc giao dịch, luôn gửi email cung cấp hỗ trợ thêm, thông tin liên quan hoặc đơn giản là lời cảm ơn. Sự hào phóng liên tục củng cố mối quan hệ với người đăng ký.

• Duy trì sự phù hợp: Thường xuyên thu thập phản hồi từ người đăng ký để đảm bảo nội dung phù hợp với nhu cầu đang thay đổi của họ. Điều chỉnh bản tin tương ứng để tối đa hóa tính phù hợp và hữu ích.

Nhấn mạnh giá trị tức thì

Hãy cung cấp giá trị có thể áp dụng ngay trong email—một điều gì đó người đăng ký có thể sử dụng ngay mà không cần nhấp vào liên kết hoặc thực hiện thêm bước nào. Email mang lại lợi ích tức thì xây dựng niềm tin và khiến người đăng ký háo hức nhận tin nhắn của bạn.

Ví dụ yếu
"Chúng tôi có một tin thú vị—nhấp vào đây để tìm hiểu thêm."
(Câu này mơ hồ, không rõ ràng và không mang lại lợi ích tức thì cho độc giả.)

Ví dụ mạnh
"Giảm rác thải nhựa ngay hôm nay—chỉ cần thay ống hút nhựa bằng ống hút kim loại tái sử dụng. Khách hàng của chúng tôi đã giảm 25% lượng nhựa sử dụng trong tháng trước nhờ mẹo đơn giản này. Hãy thử nhé!"
(Cung cấp lời khuyên tức thì, có thể áp dụng và phù hợp với một doanh nghiệp thân thiện với môi trường.)

Cung cấp giá trị tức thì củng cố tính hữu ích của email, tự nhiên thúc đẩy tương tác mà không cần đến chiến thuật câu nhấp.

Những điểm chính về việc trao giá trị trước

• Tính nhất quán là yếu tố then chốt: Thường xuyên cung cấp nội dung có giá trị trước khi đưa ra yêu cầu quảng bá.

• Thể hiện sự quan tâm chân thành: Tập trung vào nhu cầu của người đăng ký thông qua nội dung giáo dục, tài nguyên miễn phí và đề xuất cá nhân hóa.

• Định vị bản thân là cố vấn đáng tin cậy: Giải quyết vấn đề của người đăng ký, xây dựng niềm tin trước khi quảng bá sản phẩm.

• Thiết lập nhịp độ: Tuân theo mô hình “cho, cho, cho, rồi mới yêu cầu”, đảm bảo yêu cầu quảng bá trở nên tự nhiên, xứng đáng và được chào đón.

Bằng cách áp dụng những nguyên tắc này, chiến lược email sẽ tăng tỷ lệ chuyển đổi và xây dựng các mối quan hệ sâu sắc, ý nghĩa hơn, mang lại lợi ích lâu dài cho cả người đăng ký và doanh nghiệp.

Đọc thêm

Sức mạnh của việc cho đi (Elevated Marketing Solutions)

Thêm dấu ấn cá nhân vào mỗi bản tin

Những chi tiết được chăm chút khiến bản tin trở nên cá nhân, thân thiện và hấp dẫn. Người đăng ký nhanh chóng nhận ra khi doanh nghiệp quan tâm. Dưới đây là những cách dễ thực hiện nhưng hiệu quả để mỗi email trở nên cá nhân và chào đón hơn:

Sử dụng tên một cách tự nhiên

Gọi độc giả bằng tên riêng một hoặc hai lần trong mỗi email. Ví dụ:
"Chào Peter, đây là mẹo hàng tuần của bạn!"
Cách này tự nhiên và mang tính cá nhân, nhưng tránh lặp lại tên quá thường xuyên vì sẽ tạo cảm giác máy móc.

Thừa nhận những khó khăn của họ

Cho độc giả thấy bạn hiểu những khó khăn của họ. Chỉ một câu cũng có thể giúp độc giả kết nối với bạn, chẳng hạn:
"Điều hành một cửa hàng nhỏ đồng nghĩa với việc thời gian của bạn rất quý giá. Đây là một mẹo nhanh để đơn giản hóa tuần của bạn."

Phân nhóm người đăng ký theo mối quan tâm

Cá nhân hóa nội dung bằng cách nhóm người đăng ký dựa trên mối quan tâm. Cách này có thể rất đơn giản—chỉ cần điều chỉnh nhẹ email:

• Độc giả quan tâm đến doanh số nhận được mẹo tăng doanh số.

• Độc giả quan tâm đến lưu lượng truy cập website nhận được mẹo thu hút thêm khách truy cập.

Những điều chỉnh nhỏ khiến người đăng ký cảm thấy email được viết riêng cho họ.

Sử dụng lời kết thân thiện

Kết thúc bản tin một cách ấm áp và phù hợp với giọng điệu thương hiệu:

• Thân mật: "Hẹn sớm gặp lại!" hoặc "Thân ái!"

• Trang trọng: "Trân trọng" hoặc "Thân ái"

Chi tiết nhỏ này giúp email tạo cảm giác chào đón thay vì chung chung.

Chia sẻ câu chuyện cá nhân

Những câu chuyện cá nhân ngắn gọn, phù hợp tạo thêm sự ấm áp và khiến thương hiệu gần gũi hơn. Ví dụ:
"Cuối tuần trước, các con tôi thách tôi không dùng nhựa trong hai ngày. Không dễ chút nào, nhưng điều đó đã truyền cảm hứng cho mẹo thân thiện với môi trường hôm nay!"

Những câu chuyện ngắn, gần gũi khiến email đáng nhớ hơn mà không làm tăng độ dài không cần thiết.

Mời độc giả phản hồi

Đặt câu hỏi ở cuối bản tin để khuyến khích trả lời. Ngay cả những phản hồi nhanh cũng giúp độc giả cảm thấy được tương tác và trân trọng. Ví dụ:
"Thách thức lớn nhất của bạn trong tuần này là gì? Hãy nhấn trả lời—tôi rất muốn giúp!"

Độc giả trân trọng việc được lắng nghe, còn bạn cũng nhận được những thông tin chuyên sâu giá trị.

Đánh giá hiệu quả bản tin

Sau khi dành thời gian xây dựng từng bản tin, bạn sẽ muốn biết nội dung có đạt mục tiêu hay không. Để tránh bị quá tải, hãy sử dụng một bảng điểm đơn giản—chỉ theo dõi bốn chỉ số thiết yếu mỗi lần gửi email:

• Tỷ lệ mở: Cho biết dòng tiêu đề có thu hút sự chú ý hay không

• Tỷ lệ nhấp: Cho biết nội dung có thúc đẩy độc giả hành động hay không

• Chuyển đổi mục tiêu: Đo lường bản tin có đạt mục tiêu kinh doanh hay không (ví dụ: đặt lịch demo hoặc thúc đẩy doanh số)

• Tỷ lệ hủy đăng ký: Giúp bạn nhận ra nội dung có không phù hợp với kỳ vọng của người đăng ký hay không.

Tạo một bảng tính đơn giản để ghi lại các chỉ số này:

Làm nổi bật các xu hướng tích cực hoặc những khu vực cần chú ý. Thay vì phản ứng với những lần tăng hoặc giảm đơn lẻ, hãy tập trung vào xu hướng dài hạn để xem điều gì đang hiệu quả và điều gì cần cải thiện.

Mỗi ba tháng, dành khoảng một giờ để đánh giá kỹ lưỡng:

• Quét bảng điểm để tìm các mẫu hình:

  • Tỷ lệ mở, nhấp và chuyển đổi đang tăng hay giảm đều đặn?

  • Số lượt hủy đăng ký ổn định hay đang tăng?

• Xem lại các bản tin gần đây:

  • Dòng tiêu đề nào hiệu quả nhất?

  • Chủ đề nào luôn đạt hiệu quả tốt?

Dùng những thông tin này để quyết định bước tiếp theo. Tập trung hơn vào những gì đang hiệu quả, cải thiện hoặc dừng những gì liên tục không đạt mục tiêu và thường xuyên thử nghiệm ý tưởng mới—đặc biệt là những ý tưởng do người đăng ký đề xuất. Đặt câu hỏi nhanh cho độc giả hoặc gửi khảo sát đơn giản giúp đảm bảo bản tin luôn phù hợp và có giá trị với họ.

Đánh giá bản tin theo cách này giúp bạn tinh chỉnh nội dung và liên tục gửi những email thực sự kết nối, thu hút độc giả.

Muốn biết thêm chi tiết về các chỉ số?
Hãy xem hướng dẫn đầy đủ của chúng tôi, Từ hộp thư đến doanh thu: Hướng dẫn về các chỉ số marketing qua email, để tìm hiểu sâu hơn về tỷ lệ gửi thành công, lượt nhấp, ROI và mọi yếu tố liên quan.

Kết luận

Cuối cùng, một bản tin thành công không đến từ may mắn—it’s the result of một chiến lược bản tin có chủ đích: Chọn một mục tiêu có thể đo lường và nói chuyện với một độc giả có thật. Đưa ra một lời hứa rõ ràng và quay lại với ba hoặc bốn chủ đề cốt lõi quan trọng đối với họ. Duy trì nhịp viết đơn giản, ưu tiên giá trị chân thật trước khi bán hàng và theo dõi một số chỉ số để biết điều gì hiệu quả. Khi những yếu tố đó phối hợp nhịp nhàng, mọi bản tin email bạn gửi đều trở nên có mục đích, hữu ích và đáng mở.