Cách xây dựng chiến lược tiếp thị bản tin hiệu quả

Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao một số bản tin lập tức thu hút sự chú ý, trong khi bạn thẳng tay cho những bản tin khác vào thùng rác? Bí mật không nằm ở may mắn—mà là có một chiến lược rõ ràng. Hãy hình dung bản tin của bạn như một chiếc xe đạp: nếu xích không nối đúng, dù bạn đạp mạnh đến đâu, xe vẫn không thể chạy. Bài viết này sẽ chỉ cho bạn cách lắp lại xích và giúp xe vận hành trơn tru. Bạn sẽ học những bước đơn giản để đặt mục tiêu, thấu hiểu độc giả và tạo nội dung mà mọi người thực sự muốn đọc. Dù bạn mới bắt đầu hay đang cần một khởi đầu mới, đến cuối hướng dẫn này, bạn sẽ có mọi thứ cần thiết để tạo ra những bản tin mang lại kết quả thực tế cho các chiến dịch tiếp thị của mình. Sẵn sàng lăn bánh chưa?

Xác định mục tiêu cho bản tin

Để xây dựng chiến lược bản tin tiếp thị kỹ thuật số hiệu quả, hãy bắt đầu bằng một mục tiêu được xác định rõ ràng. Mục tiêu vững chắc giúp bạn định hình nội dung và theo dõi tiến độ.

Hãy sử dụng khuôn khổ SMART để đặt mục tiêu:

• Cụ thể (Specific): Nêu chính xác điều bạn muốn đạt được.

• Đo lường được (Measurable): Quyết định cách bạn sẽ đo lường thành công.

• Có thể đạt được (Achievable): Đảm bảo mục tiêu thực tế với các nguồn lực hiện có.

• Phù hợp (Relevant): Gắn mục tiêu với các mục tiêu kinh doanh của bạn.

• Có thời hạn (Time-bound): Đặt thời hạn để duy trì đúng hướng.

Ví dụ, thay vì nói "tăng doanh số," hãy xác định một mục tiêu cụ thể hơn như:

"Tăng doanh số các sản phẩm liên quan thêm 15% trước ngày 30 tháng 6."

Mục tiêu này sẽ định hướng chiến lược bản tin và ảnh hưởng đến các chỉ số bạn lựa chọn. Chẳng hạn, mục tiêu tăng doanh số 15% có thể dẫn đến việc cung cấp gói sản phẩm hoặc giảm giá, với chỉ số "Doanh thu từ các gói sản phẩm" dùng để theo dõi tiến độ.

Dưới đây là cách mục tiêu định hình chiến lược bạn sử dụng và các chỉ số bạn theo dõi:

Hãy tập trung vào một mục tiêu chính mỗi quý để đảm bảo nội dung luôn tập trung và tạo tác động. Một mục tiêu phụ có thể hỗ trợ mục tiêu chính, nhưng tránh làm chiến lược trở nên quá phức tạp.

Xác định các chỉ số thành công (KPI)

Sau khi xác định rõ mục tiêu, đã đến lúc chọn các chỉ số phù hợp để theo dõi tiến độ. Các chỉ số cho thấy chiến lược đang hoạt động tốt đến đâu và bạn có đang đi đúng hướng để đạt mục tiêu hay không.

Hãy chọn các chỉ số hiệu suất chính (KPI) liên kết trực tiếp với mục tiêu chính. Những chỉ số này giúp bạn đánh giá hiệu quả của bản tin.

Hai chỉ số thiết yếu cần tập trung là:

• Tỷ lệ mở: Cho biết có bao nhiêu người nhận mở email, phản ánh mức độ hiệu quả của tiêu đề và nội dung. Tỷ lệ mở cao hơn cho thấy độc giả đang tương tác.

• Doanh thu trên mỗi email: Đo lường doanh thu tạo ra từ mỗi email. Chỉ số này theo dõi mức độ hiệu quả của nội dung email trong việc thúc đẩy doanh số hoặc chuyển đổi.

Hai chỉ số này cung cấp thông tin chi tiết về việc chiến lược có đang mang lại kết quả bạn mong muốn hay không.

Mức chuẩn theo ngành

Mặc dù các mức chuẩn có thể khác nhau, chúng cung cấp hướng dẫn hữu ích để đặt mục tiêu thực tế:

• Tỷ lệ mở: Hướng tới 40–50%, nhưng hãy điều chỉnh theo hành vi của độc giả.

• Doanh thu trên mỗi email: Dù chỉ số này thay đổi theo sản phẩm và đối tượng, hãy tập trung vào sự cải thiện ổn định phù hợp với mục tiêu kinh doanh cụ thể của bạn.

Các mức chuẩn này là tài liệu tham khảo hữu ích, nhưng nên được dùng như hướng dẫn thay vì mục tiêu cứng nhắc. Hãy điều chỉnh dựa trên ngành và độc giả của bạn.

Phương pháp theo dõi đơn giản

Để theo dõi mức độ thành công của bản tin, hãy sử dụng những công cụ đơn giản như:

• Mã giảm giá: Cung cấp một mã duy nhất (ví dụ: NEWSLETTER10) trong email để theo dõi trực tiếp các giao dịch mua hàng gắn với chiến dịch.

• Liên kết theo dõi: Thêm thẻ UTM (ví dụ: ?utm_source=newsletter) vào các liên kết trong email để theo dõi lưu lượng truy cập đến từ chiến dịch.

Luôn kiểm tra các phương pháp theo dõi này trước khi gửi email để đảm bảo dữ liệu chính xác.

Bằng cách xác định mục tiêu rõ ràng và tập trung vào các chỉ số phù hợp, bạn có thể đo lường hiệu suất bản tin và tinh chỉnh chiến lược để đạt kết quả tốt hơn. Để tìm hiểu sâu hơn về các KPI này, hãy đọc hướng dẫn chi tiết về các chỉ số tiếp thị email của chúng tôi.

Thấu hiểu độc giả

Hiểu độc giả là bước đầu tiên để có một bản tin thành công. Khi biết độc giả đăng ký của bạn là ai và họ cần gì, email của bạn sẽ trở nên hữu ích và phù hợp.  Hãy cùng khám phá cách hiểu độc giả rõ hơn.

Tạo chân dung người đăng ký

Chân dung là hồ sơ ngắn về một độc giả điển hình. Để tạo mẫu chân dung, hãy trả lời những câu hỏi sau:

• Họ là ai? Độ tuổi, công việc, cuộc sống hằng ngày và sở thích

• Họ gặp vấn đề gì? Hãy nghĩ đến những vấn đề email của bạn có thể giúp giải quyết

• Họ muốn nhận được gì từ email của bạn? Mẹo thiết thực, lời khuyên hữu ích, giảm giá hoặc ý tưởng sản phẩm

Ví dụ về một chân dung:

Người đi làm bận rộn: 25–40 tuổi, ngày làm việc dài, ít thời gian rảnh. Muốn những mẹo giúp tiết kiệm thời gian hoặc tiền bạc.

Phân khúc danh sách người đăng ký

Phân khúc là việc nhóm những người đăng ký dựa trên sở thích hoặc hành vi của họ. Các cách phân khúc phổ biến gồm:

• Hành vi: Tần suất người đăng ký mở email, các liên kết họ nhấp và sản phẩm họ mua

• Vị trí: Nhóm người đăng ký theo quốc gia, thành phố hoặc múi giờ

• Sở thích: Những người đăng ký yêu thích giảm giá, hướng dẫn hoặc cập nhật sản phẩm

Khi phân khúc, mỗi nhóm trong đối tượng mục tiêu sẽ nhận được nội dung mà họ quan tâm. Độc giả tích cực nhận được thông tin chuyên sâu hơn. Độc giả ít hoạt động nhận được các cập nhật ngắn hơn hoặc lời nhắc nhẹ nhàng.

Hãy thường xuyên xem xét và cập nhật các phân khúc, vì sở thích của người đăng ký thay đổi theo thời gian.

Không ngừng tìm hiểu độc giả

Nhu cầu của mọi người luôn thay đổi. Cứ vài tháng, hãy xem lại chân dung và các phân khúc người đăng ký. Sử dụng khảo sát, phản hồi của người đăng ký và dữ liệu nhấp chuột để luôn cập nhật. Điều này sẽ đảm bảo bản tin vẫn hữu ích và thú vị.

Một cách hiệu quả để hiểu độc giả hơn là phân tích những bản tin họ đã đọc. Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn từng bước trong phần tiếp theo.

Phân tích đối thủ: Tìm lợi thế của bạn

Phân tích bản tin của đối thủ giúp bạn phát hiện cách làm cho bản tin của mình trở nên độc đáo và có giá trị. Việc này làm nổi bật những điểm đối thủ làm tốt, những điều họ còn thiếu và cách bạn có thể đáp ứng nhu cầu của người đăng ký tốt hơn.

Quyết định tần suất gửi email

Hãy bắt đầu bằng cách đăng ký bản tin của đối thủ và theo dõi tần suất gửi email của họ trong ít nhất một tháng. Điều này giúp bạn hiểu rõ điều gì là phổ biến trong lĩnh vực của mình. Thay vì lập tức bắt chước đối thủ gửi nhiều email nhất, hãy bắt đầu với ít email hơn và duy trì lịch gửi nhất quán. Theo dõi sát tỷ lệ mở và tỷ lệ hủy đăng ký, rồi điều chỉnh tần suất khi cần. Sự nhất quán mà không khiến độc giả quá tải sẽ xây dựng lòng trung thành.

Cung cấp nội dung tốt hơn bằng cách lấp đầy khoảng trống

Hãy xem kỹ các chủ đề đối thủ đề cập. Ghi chú những lĩnh vực họ xử lý tốt và những chủ đề họ chưa đề cập đầy đủ hoặc hoàn toàn bỏ qua. Nếu sản phẩm của bạn giải quyết các vấn đề họ bỏ sót, hãy làm nổi bật những điểm đó. Với các chủ đề phổ biến, hãy đưa ra góc tiếp cận mới bằng những mẹo chi tiết, hướng dẫn thiết thực hoặc ví dụ gần gũi. Nỗ lực bổ sung này giúp bản tin thực sự hữu ích và nổi bật.

Tạo phong cách hình ảnh độc đáo

Thiết kế bản tin phải thu hút sự chú ý. Hãy xem kỹ email của đối thủ, chú ý đến bố cục, màu sắc và hình ảnh. Chọn phong cách hình ảnh phù hợp với thương hiệu nhưng khác biệt rõ ràng với đối thủ. Nếu họ sử dụng màu sắc đậm, rực rỡ, bạn có thể chọn phong cách đơn giản, tối giản hơn. Sự độc đáo này giúp người đăng ký nhận ra và yêu thích email của bạn.

Cá nhân hóa email vượt ra ngoài tên gọi

Cá nhân hóa hiệu quả không chỉ là sử dụng tên người đăng ký. Hãy xem đối thủ cá nhân hóa email như thế nào. Nếu họ chỉ làm ở mức cơ bản, bạn có cơ hội tiến xa hơn. Điều chỉnh nội dung bản tin dựa trên sở thích, hành vi trước đây hoặc những tương tác trước đó của người đăng ký. Việc này khiến độc giả cảm thấy được coi trọng và thấu hiểu, từ đó gắn kết sâu sắc hơn với thương hiệu.

Tăng tương tác bằng các hoạt động tương tác

Quan sát cách đối thủ khuyến khích độc giả tương tác—họ có sử dụng câu đố, khảo sát hoặc thăm dò ý kiến không? Hãy đưa những ý tưởng này vào bản tin, nhưng thêm dấu ấn sáng tạo riêng. Cân nhắc phần thưởng cho người tham gia, các cuộc thăm dò ảnh hưởng đến nội dung sắp tới hoặc email tiếp nối dựa trên tương tác của độc giả. Tương tác chủ động xây dựng một nhóm độc giả gắn bó hơn.

Thường xuyên kiểm tra hoạt động của đối thủ

Phân tích đối thủ nên là một hoạt động liên tục. Hãy đặt lời nhắc để xem xét đối thủ vài tháng một lần. Điều này giúp bạn nắm được các xu hướng thay đổi, chiến lược mới và những điều chỉnh trong cách tiếp cận của họ. Kiểm tra thường xuyên giúp bản tin luôn phù hợp, hiệu quả và dẫn trước xu hướng.

Ví dụ: Xây dựng bản tin "Weekend Tune-Up Plan"

Hãy kết nối tất cả nội dung trên bằng một ví dụ thực tế về bản tin dành riêng cho những người đi xe đạp trong đô thị—"Weekend Tune-Up Plan."

Hãy tưởng tượng bạn quản lý một bản tin hướng đến những người đi xe đạp hằng ngày và dành cuối tuần để bảo dưỡng xe. Qua việc phân tích các đối thủ phổ biến—GearUp Weekly và CityPedal Stories—bạn nhận thấy họ rất giỏi trong việc thu hút người đọc bằng đánh giá thiết bị và câu chuyện người đạp xe, nhưng còn thiếu sót về thời điểm gửi, cấu trúc và cá nhân hóa email.

Dựa trên những thông tin này, bạn định vị bản tin một cách chiến lược:

Lịch gửi nhất quán:
Gửi email vào mỗi tối thứ Năm, giúp người đăng ký chuẩn bị cho các công việc cuối tuần.

Nội dung đơn giản, thiết thực:
Nhóm các hoạt động bảo dưỡng được đề xuất theo quỹ thời gian:

• 15 phút: Kiểm tra áp suất lốp, tra dầu xích

• 30 phút: Thay má phanh, căn chỉnh bánh xe

• 60 phút: Xả dầu phanh, lắp xích mới

Hình ảnh rõ ràng:
Sử dụng thiết kế tối giản, đơn sắc, khác biệt với định dạng nhiều màu của đối thủ, kết hợp GIF hướng dẫn ngắn và danh sách kiểm tra có thể tải xuống.

Cá nhân hóa tương tác:
Thêm các cuộc thăm dò nhanh để xác định mối quan tâm về bảo dưỡng sắp tới. Điều chỉnh nội dung dựa trên loại xe của người đăng ký (xe đua, xe hybrid hoặc xe đạp điện), được thu thập khi đăng ký. Ngoài ra, gửi một email ngắn vào thứ Hai cho những người đăng ký đã mở email thứ Năm, hỏi thăm việc bảo dưỡng cuối tuần của họ diễn ra thế nào.

Bằng cách áp dụng những hiểu biết từ phân tích đối thủ, bản tin "Weekend Tune-Up Plan" mang lại giá trị nhất quán, thiết thực và được cá nhân hóa, qua đó giành được lòng tin và sự tương tác của độc giả tuần này qua tuần khác.

Chiến lược nội dung bản tin

Khi đã có mục tiêu rõ ràng và hiểu độc giả, bạn sẵn sàng tạo nội dung mà họ trân trọng. Chiến lược nội dung quyết định bạn viết gì, cấu trúc ra sao và cung cấp giá trị cho người đăng ký như thế nào.

Chọn 3–4 chủ đề cốt lõi

Hãy quyết định từ ba đến bốn chủ đề chính—thường được gọi là “trụ cột nội dung”—mà bản tin sẽ thường xuyên đề cập. Ví dụ, bản tin của một cửa hàng xe đạp có thể bao gồm điểm nổi bật về sản phẩm, mẹo bảo dưỡng, câu chuyện thành công của người đạp xe và lời khuyên đạp xe theo mùa.

Luân phiên các trụ cột này giúp bản tin trở nên quen thuộc, có tổ chức và hữu ích, khuyến khích độc giả mở mỗi số mới.

Sử dụng quy tắc 80/20 để cân bằng nội dung

Khoảng 80% bản tin nên cung cấp nội dung hữu ích hoặc mang tính giáo dục, chẳng hạn như mẹo, thông tin chuyên sâu về ngành hoặc câu chuyện thành công. Hạn chế các thông điệp quảng bá trực tiếp hoặc ưu đãi bán hàng ở khoảng 20%.

Sự cân bằng này định vị email của bạn như nguồn tài nguyên thay vì lời chào hàng, giúp xây dựng lòng tin và tương tác của người đăng ký.

Xây dựng giọng điệu thương hiệu nhất quán

Giọng điệu thương hiệu là cách doanh nghiệp giao tiếp qua bản tin. Hãy chọn giọng điệu phù hợp với tính cách thương hiệu—thân mật, thân thiện, chuyên nghiệp hoặc vui nhộn—và duy trì nhất quán.

Giọng điệu nhất quán giúp người đăng ký nhận ra email của bạn, củng cố sự quen thuộc và lòng tin.

Tuân theo cấu trúc đơn giản, có thể lặp lại

Giúp người đăng ký dễ nắm bắt và sử dụng bản tin bằng cách tuân theo cấu trúc đơn giản:

• Móc thu hút: Một câu hoặc câu hỏi ngắn để thu hút sự chú ý

• Nội dung chính: Cung cấp lời khuyên thiết thực trong khoảng 200 từ

• Hành động nhanh: Kết thúc bằng một hành động nhỏ, tức thì mà độc giả có thể thực hiện—có thể hoàn thành trong một hoặc hai phút

Sử dụng cùng một cấu trúc giúp viết bản tin dễ hơn, đồng thời người đăng ký đọc và hành động nhanh hơn.

Chỉ đưa ra một lời kêu gọi hành động (CTA) rõ ràng

Mỗi bản tin nên tập trung vào một bước tiếp theo cụ thể—truy cập website, mua một ưu đãi hoặc đọc hướng dẫn hữu ích. Một CTA mạnh làm tăng khả năng người đăng ký hành động, trong khi nhiều CTA có thể làm loãng kết quả.

Thiết lập quy trình viết đơn giản

Tránh các quy trình phức tạp bằng cách làm theo quy trình đơn giản:

• Ý tưởng: Nhanh chóng ghi lại các ý tưởng nội dung khi bạn nghĩ ra.

• Soạn thảo: Chuyển một ý tưởng vào đây khi bạn sẵn sàng viết.

• Sẵn sàng: Đọc soát bản tin, sau đó chuyển vào đây cho đến khi sẵn sàng gửi.

Các buổi viết ngắn, được lên lịch giúp bạn duy trì tính nhất quán mà không bị quá tải.

Tối ưu tiêu đề và văn bản xem trước

Tiêu đề email rất quan trọng—hãy giữ tiêu đề ngắn gọn (lý tưởng là 6–8 từ) và hấp dẫn. Thêm văn bản xem trước (đoạn trích sau tiêu đề) để cung cấp ngữ cảnh và khuyến khích người đăng ký mở email.

Giúp email dễ đọc và tải nhanh

Người đăng ký thường lướt nhanh email, thường trên thiết bị di động. Để đảm bảo email dễ đọc:

• Sử dụng bố cục một cột, thân thiện với thiết bị di động.

• Giữ tiêu đề ngắn và súc tích để người đọc lướt có thể hiểu ngay nội dung.

• Chọn phông chữ rõ ràng, cỡ 16–20 px.

• Viết các đoạn văn ngắn (mỗi đoạn 1–3 câu).

• Đảm bảo khoảng cách dòng đủ để dễ đọc.

• Làm cho nút và liên kết văn bản đủ lớn để dễ chạm trên màn hình di động.

• Đặt thông tin quan trọng và CTA gần phía trên.

• Tối ưu hình ảnh ở khoảng 100–200 KB để tải nhanh hơn.

Email tải nhanh, rõ ràng về mặt hình ảnh sẽ khuyến khích tương tác cao hơn và giảm số lượt hủy đăng ký.

Cung cấp phiên bản văn bản thuần túy

Luôn bao gồm phiên bản văn bản thuần túy của email. Điều này đảm bảo thông điệp vẫn đến được với người đăng ký ngay cả khi hình ảnh hoặc thành phần HTML không hoạt động. Phiên bản này cũng cải thiện khả năng gửi email.

Để có thêm thông tin chuyên sâu và ví dụ về cách xây dựng bản tin hiệu quả, hãy xem hướng dẫn đầy đủ của chúng tôi về cách xây dựng chiến lược nội dung bản tin.

Làm theo những bước thiết thực này sẽ giúp bản tin của bạn liên tục mang lại giá trị và tăng trưởng cho doanh nghiệp.

Chọn phần mềm bản tin

Chọn đúng phần mềm là một bước quan trọng khi xây dựng bản tin. Công cụ phù hợp sẽ giúp bạn dễ dàng tạo và gửi email, theo dõi kết quả cũng như quản lý người đăng ký.

Dưới đây là những tính năng chính cần tìm kiếm.

Dễ sử dụng
Hãy chọn phần mềm đơn giản, ngay cả khi bạn không rành công nghệ. Trình chỉnh sửa kéo và thả giúp bạn dễ dàng thiết kế bản tin thân thiện với thiết bị di động mà không cần viết mã. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo email trông chuyên nghiệp.

Cá nhân hóa & Phân khúc
Hãy tìm một công cụ cho phép cá nhân hóa email bằng cách thêm tên người đăng ký hoặc điều chỉnh nội dung dựa trên sở thích. Công cụ cũng nên cho phép bạn nhóm người đăng ký thành các phân khúc để gửi nội dung mục tiêu phù hợp hơn.

Tự động hóa & Lên lịch
Chọn dịch vụ cho phép tự động hóa các email phổ biến, chẳng hạn như lời chào mừng hoặc email theo dõi. Dịch vụ cũng nên cho phép bạn lên lịch gửi email vào thời điểm cụ thể, dù là gửi ngay hay vào một ngày sau đó.

Quản lý người đăng ký
Đảm bảo phần mềm giúp bạn dễ dàng quản lý danh sách người đăng ký. Bạn sẽ muốn nhập và cập nhật liên hệ mà không gặp rắc rối. Giữ danh sách ngăn nắp là yếu tố then chốt để tiếp thị email thành công.

Phân tích
Nền tảng nên cung cấp dữ liệu phân tích dễ hiểu. Hãy tìm các báo cáo cho biết tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp và hiệu suất email. Những thông tin này giúp bạn cải thiện chiến lược theo thời gian.

Gói dịch vụ hợp túi tiền & Hỗ trợ
Điều quan trọng là chọn phần mềm phù hợp với ngân sách. Hãy tìm nền tảng có gói miễn phí hoặc bản dùng thử để kiểm tra trước khi cam kết. Ngoài ra, hãy đảm bảo có bộ phận hỗ trợ khách hàng đáng tin cậy nếu bạn gặp vấn đề.

Ví dụ, một nền tảng như Maildroppa cung cấp tất cả những tính năng nêu trên. Nền tảng này được thiết kế để giúp doanh nghiệp phát triển hoạt động tiếp thị bản tin, dễ dàng quản lý người đăng ký, cá nhân hóa nội dung và theo dõi hiệu suất. Chọn đúng phần mềm sẽ tạo nền tảng cho thành công, giúp bạn xây dựng và phát triển danh sách người đăng ký tương tác tích cực, đồng thời giữ mọi thứ đơn giản và ngăn nắp.

Sau khi chọn phần mềm email, hãy chuyển sự chú ý sang việc mở rộng danh sách độc giả.

Xây dựng & phát triển danh sách người đăng ký

Chất lượng người đăng ký ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ số cốt lõi của bản tin, như Tỷ lệ mở và Doanh thu trên mỗi email. Hãy hướng đến những người thực sự muốn nhận email—500 độc giả tương tác thường xuyên mở và nhấp sẽ hiệu quả hơn 5.000 người không quan tâm. Tăng trưởng cần sự kiên nhẫn, nhưng chất lượng độc giả luôn quan trọng hơn số lượng thuần túy.

Không bao giờ đi đường tắt

Mua danh sách email có thể rất hấp dẫn, nhưng việc này có thể làm tổn hại danh tiếng người gửi, dẫn đến khiếu nại spam hoặc thậm chí khiến bạn bị đưa vào danh sách đen. Luôn xây dựng danh sách một cách tự nhiên bằng cách thu hút những người đăng ký thực sự, chủ động đồng ý nhận thông tin từ bạn.

Đưa ra lý do hấp dẫn để tham gia

Hãy cho người đăng ký tiềm năng một lý do thuyết phục để tham gia danh sách, chẳng hạn như ưu đãi độc quyền, quyền truy cập sớm, hướng dẫn hữu ích hoặc danh sách kiểm tra thiết thực. Ví dụ, một cửa hàng làm vườn có thể cung cấp PDF mang tên “Mẹo chăm sóc cây trong năm phút cho người bận rộn.” Làm nổi bật lợi ích này khuyến khích đăng ký bằng cách cho thấy giá trị tức thì.

Giúp việc đăng ký trở nên dễ dàng

Giữ biểu mẫu đăng ký ngắn—thường chỉ cần địa chỉ email và có thể thêm tên. Đặt biểu mẫu ở vị trí nổi bật trên trang chủ, dưới dạng banner hoặc thậm chí cửa sổ bật lên tinh tế. Đảm bảo biểu mẫu dễ sử dụng trên thiết bị di động và tuân thủ các quy định về quyền riêng tư.

Sử dụng mạng xã hội để khuếch đại tăng trưởng

Tận dụng mạng xã hội để làm nổi bật lợi ích của việc đăng ký bản tin. Giới thiệu đoạn xem trước, lời chứng thực của người đăng ký hoặc nội dung độc quyền. Thường xuyên nhắc nhở về giá trị bạn cung cấp sẽ khuyến khích người theo dõi tham gia danh sách.

Xây dựng lòng tin bằng sự minh bạch

Hãy nói chính xác cho người đăng ký biết họ sẽ nhận được gì và bạn sẽ liên hệ với họ bao lâu một lần. Sử dụng phương thức xác nhận đăng ký kép giúp xác nhận sự quan tâm, giảm khiếu nại spam và củng cố lòng tin của người đăng ký.

Duy trì danh sách lành mạnh

Thường xuyên xóa các địa chỉ email không hoạt động hoặc bị trả lại. Danh sách người đăng ký nhỏ hơn, sạch hơn và tương tác tích cực sẽ cải thiện danh tiếng người gửi, tăng khả năng gửi thành công và mang lại kết quả tốt hơn.

Để biết thêm mẹo chi tiết, hãy xem hướng dẫn đầy đủ về cách xây dựng danh sách email của chúng tôi.

Tìm thời điểm gửi tối ưu

Gửi bản tin đúng thời điểm có thể tạo ra khác biệt lớn về số người mở và tương tác với email. Nhưng làm sao biết thời điểm phù hợp? Dù có những hướng dẫn chung, thời điểm tốt nhất cho độc giả sẽ phụ thuộc vào thói quen của họ. Cách tốt nhất để xác định là thử nghiệm.

Bắt đầu với các mức chuẩn đã được chứng minh

Dưới đây là một số điểm khởi đầu hữu ích:

• Đối tượng B2B:
  Gửi email vào giữa tuần (thứ Ba–thứ Năm) trong khoảng 9–11 giờ sáng hoặc 1–2 giờ chiều.

• Đối tượng B2C:
  Hướng đến các buổi sáng giữa tuần (khoảng 10 giờ sáng), sáng thứ Sáu, buổi tối khoảng 8 giờ, hoặc sáng Chủ Nhật (8–10 giờ sáng).

• Đối tượng toàn cầu:
  Điều chỉnh thời điểm gửi dựa trên múi giờ của người đăng ký.

Thử nghiệm và điều chỉnh

Các mức chuẩn này là điểm khởi đầu tốt, nhưng thử nghiệm mới là cách tìm ra thời điểm phù hợp nhất với độc giả. Hãy thử gửi cùng một email vào các thời điểm hoặc ngày khác nhau và theo dõi phản hồi của người đăng ký. Bạn sẽ bắt đầu nhận thấy các quy luật, từ đó tìm ra thời điểm gửi lý tưởng.

Sử dụng dữ liệu phân tích website

Website cũng có thể cung cấp manh mối về thời điểm độc giả hoạt động. Kiểm tra thời điểm khách truy cập tương tác nhiều nhất với nội dung. Sau đó, điều chỉnh thời điểm gửi email trùng với những khung giờ cao điểm đó để đạt kết quả tốt hơn.

Duy trì sự linh hoạt

Thói quen của người đăng ký có thể thay đổi, vì vậy điều quan trọng là tiếp tục thử nghiệm và điều chỉnh lịch gửi. Bằng cách linh hoạt và thích nghi theo thời gian, bạn sẽ không ngừng cải thiện mức độ tương tác.

Để biết thêm mẹo chi tiết về thời điểm gửi, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về thời điểm tốt nhất để gửi email tiếp thị.

Cách chuẩn bị & gửi bản tin

Gửi bản tin là bước cuối cùng quan trọng trước khi tiếp cận độc giả. Để đảm bảo mỗi email trông chuyên nghiệp, đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý và đến được với người đăng ký một cách ổn định, hãy cẩn thận làm theo những hướng dẫn đơn giản sau.

Tuân thủ luật tiếp thị email (GDPR và CAN-SPAM)

Hai luật tiếp thị email quan trọng bảo vệ người đăng ký và doanh nghiệp của bạn:

• GDPR (đối với người đăng ký ở châu Âu)

• Đạo luật CAN-SPAM (đối với người đăng ký ở Hoa Kỳ)

Mọi email bạn gửi phải bao gồm:

• Địa chỉ bưu chính đầy đủ của doanh nghiệp (địa chỉ văn phòng hoặc hộp thư bưu điện).

• Liên kết hủy đăng ký hoạt động, để người đăng ký có thể ngừng nhận email bất cứ lúc nào.

Ngoài ra, việc cung cấp liên kết để người đăng ký cập nhật tùy chọn email cũng rất hữu ích. Điều này trao quyền kiểm soát cho người đăng ký và giúp duy trì tương tác.

Để tìm hiểu thêm về các luật này, hãy đọc các hướng dẫn thân thiện với người mới bắt đầu của chúng tôi:

• Tuân thủ GDPR cho startup

• Hướng dẫn tuân thủ Đạo luật CAN-SPAM

Bảo vệ danh tiếng người gửi

Danh tiếng người gửi quyết định email của bạn đến hộp thư đến hay bị đánh dấu là spam. Để xây dựng danh tiếng tốt, hãy làm theo các thông lệ tốt nhất sau:

• Luôn sử dụng cùng một tên người gửi dễ nhận biết (ví dụ: “_Anna từ YourCompan_y”).

• Gửi từ địa chỉ email doanh nghiệp (ví dụ: anna@yourcompany.com). Tránh địa chỉ chung (noreply@) hoặc nhà cung cấp email miễn phí như Gmail.

• Tránh các từ ngữ dễ bị coi là spam trong tiêu đề, chẳng hạn như "MIỄN PHÍ," "THỜI GIAN CÓ HẠN," hoặc "KHẨN CẤP." Đồng thời, tránh viết toàn bộ bằng chữ in hoa và sử dụng quá nhiều dấu câu.

Danh tiếng người gửi tốt giúp nhiều người đăng ký nhận email trong hộp thư đến hơn.

Luôn gửi email thử nghiệm trước

Trước khi gửi bản tin cho người đăng ký, luôn gửi email thử nghiệm cho chính mình. Hãy kiểm tra cẩn thận:

• Liên kết hoạt động: Tất cả liên kết có dẫn đến đúng nơi không?

• Hình ảnh: Hình ảnh có tải đúng không?

• Định dạng: Bố cục có dễ đọc không?

• Chính tả và ngữ pháp: Mọi thứ có chính xác không?

• Khả năng đọc trên di động và máy tính: Email có hiển thị đẹp trên điện thoại và máy tính không?

Bước này giúp bạn phát hiện lỗi trước khi người đăng ký nhìn thấy chúng.

Lên lịch gửi một cách chiến lược

Bạn có thể gửi bản tin ngay lập tức hoặc lên lịch gửi sau. Lên lịch thường hiệu quả hơn vì:

• Bạn có thể bình tĩnh chuẩn bị bản tin trước.

• Bạn có thể lên lịch theo những thời điểm tối ưu đã xác định trước đó.

• Bạn có thể gửi email vào các thời điểm tối ưu khác nhau cho từng nhóm người đăng ký.

Khắc phục lỗi sau khi gửi

Ngay cả sau khi kiểm tra cẩn thận, đôi khi lỗi vẫn có thể lọt qua. Một công cụ tiếp thị email như Maildroppa cho phép bạn sửa các liên kết hỏng sau khi bản tin đã được gửi, với điều kiện đã bật tính năng theo dõi lượt nhấp.

Nếu công cụ của bạn không có tùy chọn này, việc kiểm tra kỹ mọi thứ trước khi nhấn gửi là rất quan trọng. Đây là cách tốt nhất để tránh sự cố và giữ cho bản tin luôn chuyên nghiệp.

Làm theo những hướng dẫn đơn giản này sẽ đảm bảo mỗi bản tin bạn gửi đều tuân thủ quy định, chuyên nghiệp và hiệu quả, giúp bạn tự tin đạt được mục tiêu tiếp thị email.

Đánh giá & điều chỉnh bản tin

Đánh giá hiệu suất bản tin email nghĩa là so sánh kết quả thực tế với các mục tiêu bạn đã đặt ra trước đó. Nếu mục tiêu của bạn là tỷ lệ mở 40–50% và doanh thu trên mỗi email liên tục tăng, đã đến lúc xem xét kết quả và điều chỉnh nếu cần.

Hãy xem ví dụ bản tin “Weekend Tune-Up Plan”:

• Tỷ lệ mở: 36% (dưới mục tiêu 40%)

• Doanh thu trên mỗi email: $0.05 (chưa cải thiện như kế hoạch)

Nếu tỷ lệ mở thấp hơn mục tiêu, hãy thử thay đổi tiêu đề. Ví dụ:

• Bản gốc: "Get Your Bike Ready for the Weekend!"

• Trực tiếp hơn: "Weekend Checklist: Is Your Bike Ready?"

• Hấp dẫn hơn: "3 Quick Steps for a Perfect Weekend Ride"

Chỉ thay đổi một yếu tố mỗi lần để xác định điều gì giúp cải thiện kết quả.

Nếu doanh thu trên mỗi email không đổi hoặc thấp hơn kỳ vọng, hãy điều chỉnh nội dung email:

• Đưa ưu đãi chính hoặc liên kết tải xuống lên vị trí cao hơn.

• Sử dụng lời kêu gọi hành động rõ ràng hơn như "Claim Your 10% Discount Now" thay vì cách diễn đạt chung chung như "Download."

Cứ hai tháng, hãy xem xét các xu hướng tổng thể. Nếu tỷ lệ mở không đạt mục tiêu, hãy điều chỉnh lịch gửi. Nếu doanh thu trên mỗi email vẫn trì trệ, hãy đưa ra ưu đãi mới hoặc định vị lại nội dung hiện có.

Đánh giá thường xuyên và điều chỉnh có mục tiêu giúp bản tin hoạt động tốt hơn, đưa bạn từng bước tiến gần hơn đến các mục tiêu kinh doanh.

Kết luận

Vận hành một chiến dịch bản tin email cũng giống như giữ cho chiếc xe đạp luôn ở trạng thái tốt nhất—đó là việc không bao giờ “hoàn tất.” Bạn điều chỉnh, kiểm tra và siết lại một con ốc bất cứ khi nào nghe thấy tiếng kêu. Lên kế hoạch cho từng chuyến đi (đặt mục tiêu SMART), kiểm tra tốc độ và quãng đường (theo dõi đúng chỉ số), đồng thời lắng nghe mọi âm thanh bất thường từ sợi xích (phản hồi của người đăng ký).

Hãy duy trì thói quen đó, và mỗi lần gửi sẽ vận hành trơn tru hơn lần trước—không tuột xích, không lãng phí công sức, chỉ có tiến bộ ổn định hướng đến mục tiêu kinh doanh.

Sẵn sàng bắt đầu chưa? Hãy chọn một mục tiêu hôm nay, vạch lộ trình cho chuyến đi đầu tiên và tự tin đạp xe. Bản tin của bạn, giống như một chiếc xe đạp được bảo dưỡng tốt, sẽ đưa bạn đi xa hơn bạn nghĩ.