Hvernig á að biðjast afsökunar á mistökum í tölvupósti: Sniðmát og dæmi

Við gerum öll mistök, en þegar þú sendir út markaðstengdan tölvupóst geta ein mistök skipt sköpum milli árangursríkrar herferðar og misheppnaðrar herferðar.

Það getur verið vandræðalegt að átta sig á því að þú hafir gert mistök í tölvupóstinum þínum, sérstaklega ef hann var sendur á stóran hóp fólks. En það er mikilvægt að biðjast afsökunar á mistökunum eins fljótt og auðið er.

Það eru nokkrar leiðir til að biðjast afsökunar á mistökum í tölvupósti, svo veldu réttu aðferðina eftir aðstæðum.

Biðstu strax afsökunar á mistökunum og bjóddu lausn. En þú þarft að velja réttu aðferðina eftir aðstæðum. Í þessari grein förum við yfir fjögur atriði góðs afsökunarpósts og hvernig þú getur notað þau til að bæta úr gagnvart áskrifendum þínum.

Viðurkenndu mistökin í stað þess að hunsa þau

Lítil stafsetningarvilla krefst ekki endilega afsökunarpósts. Stutt afsökun í upphafi eða lok tölvupóstsins getur verið nóg til að sýna viðtakendum þínum að þú takir ábyrgð á mistökunum. En ef þú gerðir alvarlegri villu, til dæmis sendir rangt viðhengi eða gleymdir að taka mikilvægt atriði fram í skilaboðunum, er mikilvægt að viðurkenna það.

Fyrsta skrefið er að biðjast afsökunar á mistökunum. Einföld setning á borð við „okkur þykir þetta leitt“ getur gert kraftaverk. Gættu þess að nefna efnið í efnislínu tölvupóstsins svo áskrifendur þínir viti við hverju þeir eiga að búast.

Til dæmis: „Við rugluðum saman síðasta tölvupósti okkar og okkur þykir það leitt. Við ætluðum að senda þér afslátt, ekki reikning.“

Næst skaltu útskýra hvað gerðist og hvernig þú ætlar að bæta úr því. Ef þú sendir til dæmis rangt viðhengi gætirðu sagt: „Okkur þykir ruglingurinn leitt. Rétta viðhenginu hefur verið bætt við þennan tölvupóst.“

Ef þú gerðir mistök í meginmáli tölvupóstsins geturðu annaðhvort breytt upprunalega tölvupóstinum og sent hann aftur eða sett leiðréttingu í afsökunarpóstinn.

Ef mistökin eru alvarlegri ættirðu að taka fram hvernig þú ætlar að koma í veg fyrir að þau endurtaki sig í framtíðinni. Ef þú gleymdir til dæmis að taka mikilvægt atriði fram í tölvupóstinum gætirðu sagt: „Í framtíðinni munum við gæta þess að yfirfara tölvupóstana okkar vandlega áður en við sendum þá.“

Sérsníddu skilaboðin þín

Almenn afsökunarbeiðni getur virst óeinlæg. Gefðu þér því tíma til að sérsníða skilaboðin og sýna að þú skiljir hvaða áhrif mistökin kunna að hafa haft á áskrifendur þína.

Þú ættir nú þegar að hafa skráð fornöfn áskrifenda þinna frá því þeir skráðu sig á póstlistann þinn. Notaðu fornafn þeirra í afsökunarpóstinum til að sýna að þú beinir honum persónulega til þeirra. Þannig virðast skilaboðin persónulegri og einlægari.

Þú gætir einnig nefnt hversu lengi þeir hafa verið áskrifendur að listanum þínum eða hversu oft þeir fá tölvupósta frá þér. Íhugaðu til dæmis: „Við vitum hversu mikið þú reiðir þig á vikulegu tölvupóstana okkar til að fylgjast með nýjustu fréttum úr B2B-tækniheiminum, svo okkur þykir afar leitt að hafa gert þessi mistök.“

Til dæmis gætirðu sagt: „Okkur þykir þetta leitt. Við vitum að þú hlakkaðir til vefnámskeiðsins okkar með XYZ og biðjumst afsökunar á að hafa ekki veitt þær upplýsingar.“

Þetta sýnir áskrifendum þínum að þú skiljir hversu mikilvægir tölvupóstarnir þínir eru þeim og að þú leggir áherslu á að veita góða upplifun.

Bjóddu gjöf eða afslátt

Í sumum aðstæðum dugar einföld afsökunarbeiðni ekki. Þú gætir þurft að grípa til aðgerða og bjóða gjöf eða afslátt til að endurvinna traust áskrifenda þinna.

Ef mistökin urðu til dæmis til þess að þau fengu ekki vöruna sem þau keyptu gætirðu boðið afslátt af næstu kaupum þeirra. Þú gætir skrifað: „Áskriftin þín var ekki bætt við og okkur þykir það leitt. Við gerum það strax og þú færð einnig 10% afslátt af næstu endurnýjun.“

Ef mistökin urðu til þess að þau misstu af viðburði eða útsölu gætirðu boðið þeim afsláttarkóða fyrir næstu kaup. Þú gætir sagt: „Okkur þykir leitt að þú hafir misst af einkaviðburðinum okkar á Cyber Monday. Hér er 20% afsláttarkóði sem þú getur notað við næstu kaup.“

Eða, ef þú selur áþreifanlega vöru, gætirðu látið ókeypis gjöf fylgja næstu kaupum þeirra. Þetta sýnir áskrifendum þínum að þú leggir þig fram um að bæta úr og metir viðskipti þeirra.

Þetta sýnir áskrifendum þínum að þú sért tilbúin(n) að leggja meira á þig til að bæta úr. Og það gæti einmitt verið nóg til að fá þá til að gefa þér annað tækifæri.

Prófaðu að nota húmor

Ef mistökin höfðu ekki alvarlegar afleiðingar, svo sem að kosta áskrifendur þína peninga eða valda þeim óþægindum, geturðu prófað að nota húmor í afsökunarpóstinum.

Þetta getur verið frábær leið til að draga úr spennunni og sýna áskrifendum þínum að þú takir sjálfa(n) þig ekki of alvarlega.

En farðu varlega: húmor getur verið vandmeðfarinn. Brandari sem á illa við getur snúist í höndunum á þér og gert ástandið verra. Ef þú ert ekki viss um að áskrifendur þínir kunni að meta húmorstilraunina er best að fara varlega og halda sig við einlægari afsökunarbeiðni.

Samantekt

Það getur verið vandræðalegt og pirrandi að gera mistök í tölvupósti, en það sem skiptir máli er hvernig þú bregst við þeim. Það eru nokkrar leiðir til að biðjast afsökunar, svo veldu réttu aðferðina eftir aðstæðum.

Mikilvægast er að viðurkenna mistökin og taka ábyrgð á þeim. Þú getur annaðhvort breytt upprunalega tölvupóstinum og sent hann aftur eða sett leiðréttingu í afsökunarpóstinn. Ef mistökin eru alvarlegri ættirðu að taka fram hvernig þú ætlar að koma í veg fyrir að þau endurtaki sig í framtíðinni. Sérsníddu skilaboðin til að sýna að þú skiljir hvaða áhrif mistökin kunna að hafa haft á áskrifendur þína. Þú gætir einnig boðið gjöf eða afslátt sem hvatningu til að endurvinna traust þeirra.

Að lokum geturðu prófað að nota húmor til að draga úr spennunni ef það á við, en gættu þess að móðga ekki áskrifendur þína. Með því að fylgja þessum ráðum geturðu beðist afsökunar á mistökum þínum á þann hátt sem byggir upp traust áskrifenda þinna og bætir samskipti þín við viðskiptavini.