Jak przeprosić za błędy w e-mailu: szablony i przykłady

Wszyscy popełniamy błędy, ale gdy wysyłasz marketingowy e-mail, jeden błąd może oznaczać różnicę między udaną kampanią a nieudaną.

Zauważenie błędu w e-mailu może być krępujące, zwłaszcza jeśli wiadomość została wysłana do dużej grupy odbiorców. Ważne jest jednak, aby jak najszybciej przeprosić za swój błąd.

Istnieje kilka sposobów przeproszenia za błąd w e-mailu, dlatego wybierz odpowiednią metodę w zależności od sytuacji.

Natychmiast przeproś za błąd i zaproponuj rozwiązanie. Musisz jednak wybrać odpowiednią metodę w zależności od sytuacji. W tym artykule przedstawiamy cztery elementy dobrego e-maila z przeprosinami oraz wyjaśniamy, jak ich użyć, aby naprawić sytuację z subskrybentami.

Przyznaj się do błędu, zamiast go ignorować

Mała literówka nie zawsze wymaga wysyłania osobnego e-maila z przeprosinami. Krótkie przeprosiny na początku lub końcu wiadomości mogą wystarczyć, aby pokazać odbiorcom, że bierzesz odpowiedzialność za błąd. Jeśli jednak popełniłeś poważniejszy błąd, na przykład wysłałeś niewłaściwy załącznik lub zapomniałeś zawrzeć w wiadomości istotną informację, ważne jest, aby się do niego przyznać.

Pierwszym krokiem jest przeproszenie za błąd. Proste „przepraszamy” może zdziałać cuda. Pamiętaj, aby wspomnieć o temacie w temacie e-maila, żeby subskrybenci wiedzieli, czego się spodziewać.

Na przykład: „Pomyliły nam się informacje w ostatnim e-mailu i przepraszamy. Chcieliśmy wysłać Ci informację o rabacie, a nie rachunek”.

Następnie wyjaśnij, co się stało i jak zamierzasz naprawić błąd. Jeśli na przykład wysłałeś niewłaściwy załącznik, możesz napisać: „Przepraszamy za zamieszanie. Do tego e-maila dodaliśmy prawidłowy załącznik”.

Jeśli błąd znajdował się w treści e-maila, możesz edytować oryginalną wiadomość i wysłać ją ponownie albo zawrzeć poprawkę w e-mailu z przeprosinami.

W przypadku poważniejszego błędu powinieneś wyjaśnić, jak zamierzasz zapobiec jego ponownemu wystąpieniu. Jeśli na przykład zapomniałeś zawrzeć w e-mailu istotną informację, możesz napisać: „W przyszłości dopilnujemy, aby dokładnie sprawdzać nasze e-maile przed ich wysłaniem”.

Spersonalizuj wiadomość

Ogólne przeprosiny mogą zabrzmieć nieszczerze. Poświęć więc trochę czasu na spersonalizowanie wiadomości i pokaż, że rozumiesz, jak Twój błąd mógł wpłynąć na subskrybentów.

Prawdopodobnie znasz już imiona subskrybentów, które podali podczas zapisywania się na listę mailingową. Użyj ich imienia w e-mailu z przeprosinami, aby pokazać, że zwracasz się do nich osobiście. Dzięki temu wiadomość wyda się bardziej osobista i szczera.

Możesz również wspomnieć, jak długo są subskrybentami Twojej listy lub jak często otrzymują Twoje e-maile. Rozważ sformułowanie: „Wiemy, jak bardzo polegasz na naszych cotygodniowych e-mailach z najnowszymi wiadomościami ze świata technologii B2B, dlatego jest nam niezwykle przykro, że popełniliśmy ten błąd”.

Możesz na przykład napisać: „Przepraszamy. Wiemy, że czekałeś na nasz webinar z XYZ, i przepraszamy, że nie przekazaliśmy Ci tych informacji”.

Pokażesz w ten sposób subskrybentom, że rozumiesz, jak ważne są dla nich Twoje e-maile, i że zależy Ci na zapewnianiu dobrych doświadczeń klientom.

Zaoferuj prezent lub rabat

W niektórych sytuacjach same przeprosiny mogą nie wystarczyć. Konieczne może być podjęcie działania i zaoferowanie prezentu lub rabatu, aby odzyskać zaufanie subskrybentów.

Jeśli na przykład popełniłeś błąd, przez który subskrybenci nie otrzymali zakupionego produktu, możesz zaoferować rabat na kolejny zakup. Możesz napisać: „Twoja subskrypcja nie została dodana — bardzo za to przepraszamy. Zrobimy to od razu, a przy okazji otrzymasz 10% rabatu na kolejne odnowienie”.

Jeśli błąd spowodował, że subskrybenci przegapili wydarzenie lub wyprzedaż, możesz zaoferować im kod rabatowy na kolejny zakup. Możesz napisać: „Przepraszamy, że nie udało Ci się skorzystać z naszego ekskluzywnego wydarzenia Cyber Monday. Oto kod rabatowy o wartości 20%, którego możesz użyć przy kolejnym zakupie”.

Jeśli natomiast sprzedajesz produkt fizyczny, możesz dołączyć bezpłatny prezent do kolejnego zakupu. Pokażesz w ten sposób subskrybentom, że zależy Ci na naprawieniu sytuacji i że cenisz ich jako klientów.

To pokazuje subskrybentom, że jesteś gotów dołożyć wszelkich starań, aby naprawić sytuację. Być może wystarczy to, aby dali Ci kolejną szansę.

Spróbuj użyć humoru

Jeśli Twój błąd nie miał poważnych konsekwencji, takich jak narażenie subskrybentów na koszty lub spowodowanie niedogodności, możesz spróbować użyć humoru w e-mailu z przeprosinami.

To może być świetny sposób na rozładowanie sytuacji i pokazanie subskrybentom, że nie traktujesz siebie zbyt poważnie.

Ale uwaga: humor może być ryzykowny. Żart w nieodpowiednim momencie może przynieść odwrotny skutek i pogorszyć sytuację. Jeśli nie masz pewności, czy subskrybenci docenią Twoją próbę żartowania, lepiej zachować ostrożność i postawić na bardziej szczere przeprosiny.

Podsumowanie

Pomyłka w e-mailu może być krępująca i frustrująca, ale najważniejsze jest to, jak sobie z nią poradzisz. Istnieje kilka sposobów przeproszenia, dlatego wybierz odpowiednią metodę w zależności od sytuacji.

Najważniejsze jest przyznanie się do błędu i wzięcie za niego odpowiedzialności. Możesz edytować oryginalny e-mail i wysłać go ponownie albo zawrzeć poprawkę w e-mailu z przeprosinami. W przypadku poważniejszego błędu powinieneś wyjaśnić, jak zamierzasz zapobiec jego ponownemu wystąpieniu. Spersonalizuj wiadomość, aby pokazać, że rozumiesz, jak Twój błąd mógł wpłynąć na subskrybentów. Możesz również zaoferować prezent lub rabat jako zachętę do odzyskania ich zaufania.

Na koniec spróbuj użyć humoru, aby rozładować sytuację, jeśli jest to odpowiednie, ale uważaj, by nie urazić subskrybentów. Stosując się do tych wskazówek, możesz przeprosić za błędy w sposób, który zbuduje zaufanie subskrybentów i poprawi relacje z klientami.