Tìm tần suất phù hợp cho email của bạn

Hầu hết mọi người đều ghét nhận thư rác trong hộp thư đến, nhưng làm thế nào để biết tần suất phù hợp khi gửi email cho khách hàng?

Có thể rất khó tìm được sự cân bằng giữa việc luôn hiện diện trong tâm trí khách hàng và việc không trở thành một sự phiền toái. Bạn không muốn gửi dồn dập email cho khách hàng mỗi ngày, nhưng cũng không muốn họ quên mất bạn.

Hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về tần suất gửi email cho khách hàng để tìm ra mức phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Tác động của tần suất email

Trước khi quyết định tần suất gửi email, điều quan trọng là phải hiểu những lợi ích và hạn chế tiềm ẩn của việc gửi email quá thường xuyên hoặc không đủ thường xuyên. Tất cả đều xoay quanh việc tìm được sự cân bằng hoàn hảo và tần suất phù hợp nhất với khách hàng của bạn. Dưới đây là một số điều cần cân nhắc:

1. Không gửi email tiếp thị đủ thường xuyên

Ưu điểm:

• Tăng mức độ phù hợp và giá trị: Bằng cách gửi ít email hơn, bạn có thể đảm bảo mỗi thông điệp đều được nhắm mục tiêu và phù hợp cao với khách hàng, từ đó làm tăng giá trị mà họ cảm nhận được và mức độ tương tác.
• Cải thiện danh tiếng người gửi: Ít email hơn có thể giảm nguy cơ bị khiếu nại là thư rác và duy trì danh tiếng tích cực cho người gửi, qua đó cải thiện khả năng gửi đến hộp thư và mức độ tương tác.
• Tăng sự mong đợi và tương tác: Bạn có thể tạo cảm giác mong đợi và độc quyền trong khách hàng, từ đó tăng mức độ tương tác và phản hồi của họ.

Nhược điểm:

• Giảm khả năng nhận diện thương hiệu: Không gửi đủ email có thể khiến khách hàng quên bạn hoặc tệ hơn là chuyển sang đối thủ cạnh tranh.
• Giảm khả năng tương tác: Khả năng khách hàng nhìn thấy và tương tác với thông điệp của bạn sẽ thấp hơn.
• Khả năng chuyển đổi thấp hơn: Khách hàng ít có khả năng thực hiện hành động mong muốn hơn (ví dụ: mua hàng).

2. Gửi email tiếp thị quá thường xuyên

Ưu điểm:

• Thương hiệu của bạn có nhiều khả năng luôn được khách hàng nhớ đến: Bằng cách gửi nhiều email hơn, bạn có thể giảm khả năng khách hàng quên doanh nghiệp của mình.
• Tăng mức độ tương tác: Khách hàng có nhiều khả năng nhìn thấy và tương tác với thông điệp của bạn hơn.
• Tỷ lệ chuyển đổi tốt hơn: Bạn gửi càng nhiều email thì khả năng khách hàng thực hiện hành động mong muốn càng cao (ví dụ: đăng ký hội thảo trực tuyến của bạn).

Nhược điểm:

• Tăng nguy cơ bị khiếu nại là thư rác: Nếu khách hàng cảm thấy bị gửi quá nhiều email, họ có thể đánh dấu thông điệp của bạn là thư rác, điều này có thể gây ảnh hưởng xấu đến khả năng gửi email và danh tiếng người gửi.
• Giảm mức độ tương tác và chuyển đổi: Nếu nhận quá nhiều email từ bạn, khách hàng có thể bắt đầu phớt lờ hoặc xóa chúng mà không đọc, từ đó làm giảm mức độ tương tác và tỷ lệ chuyển đổi.
• Nguy cơ hủy đăng ký: Gửi quá nhiều email có thể khiến khách hàng cảm thấy “mệt mỏi vì email” và hủy đăng ký khỏi danh sách của bạn hoàn toàn, làm giảm quy mô khán giả và doanh thu tiềm năng.

Xác định mục tiêu kinh doanh

Hãy dành thời gian suy nghĩ về điều bạn muốn đạt được qua email. Bạn muốn tăng doanh số? Giúp khách hàng hiểu về một sản phẩm mới? Tăng lưu lượng truy cập website?

Tần suất và nội dung email nên phản ánh mục tiêu đó. Nếu mục tiêu là bán hàng, hãy đưa vào lời kêu gọi hành động rõ ràng nhưng đừng gửi email quá thường xuyên vì sẽ làm giảm tác động của chúng. Nếu mục tiêu là giáo dục, hãy thêm liên kết đến nội dung hữu ích như các bài đăng blog.

Sau cùng, mục tiêu của bạn sẽ ảnh hưởng đến loại nội dung email bạn tạo ra, chẳng hạn như ưu đãi, cập nhật hoặc bản tin.

Tìm hiểu sở thích của khách hàng

Khảo sát khách hàng để tìm hiểu sở thích của họ về tần suất email là cách tốt nhất để bắt đầu. Hãy hỏi họ những câu hỏi như:

• Bạn muốn nhận email từ chúng tôi bao lâu một lần?
• Bạn thích nhận một bản tin lớn hay nhiều bản tin ngắn hơn?
• Bạn quan tâm đến những chủ đề nào và muốn nhận thông tin cập nhật về chúng?

Điều này không chỉ giúp bạn xác định tần suất mà còn giúp bạn biết loại nội dung nên gửi. Bạn cũng có thể sử dụng dữ liệu tương tác email để hiểu sở thích của khách hàng. Hãy xem những email nào được khách hàng mở và nhấp vào nhiều nhất, rồi sử dụng thông tin đó để định hướng nội dung.

Một lựa chọn khác là cho phép người đăng ký email tự chọn tần suất họ muốn nhận email. Bạn có thể thực hiện việc này trong quá trình đăng ký, trong chuỗi email tái tương tác hoặc bằng cách đưa trung tâm tùy chọn vào email của mình.

Cân nhắc loại sản phẩm hoặc dịch vụ bạn cung cấp

Tùy thuộc vào loại sản phẩm hoặc dịch vụ bạn cung cấp, tần suất email có thể khác nhau. Nếu đó là dịch vụ đăng ký hoặc sản phẩm mà khách hàng cần mua lại thường xuyên, việc gửi email thường xuyên có thể giúp duy trì tương tác và nhắc họ mua hàng.

Mặt khác, nếu bạn bán các sản phẩm như nội thất hoặc thiết bị điện tử—những thứ mọi người thường không mua thường xuyên—thì bạn có thể muốn gửi ít email hơn. Bạn không muốn khách hàng trở nên chai lì trước thông điệp của mình hoặc hủy đăng ký.

Xây dựng chiến lược về tần suất email

Giờ đây, khi đã xác định mục tiêu kinh doanh và sở thích của khách hàng, đã đến lúc lập kế hoạch về tần suất email. Quyết định tần suất gửi email và loại nội dung chúng nên bao gồm.

Bạn có thể thử các tần suất khác nhau cho từng loại email để xem cách nào phù hợp nhất với khán giả của mình. Ví dụ: nếu gửi email ưu đãi, bạn có thể gửi 10 ngày một lần, sau đó thử 20 ngày một lần để xem phương án nào có hiệu quả tốt hơn.

Cũng cần nhớ rằng tần suất email chỉ là một phần của bài toán. Bạn cũng nên cân nhắc chất lượng, mức độ phù hợp của nội dung và mức độ nhắm mục tiêu đến khách hàng.

Kiểm tra và điều chỉnh chiến lược

Giờ đây, khi đã có kế hoạch về tần suất gửi email cho khách hàng, đã đến lúc thử nghiệm. Bắt đầu bằng cách gửi theo tần suất đã xác định và theo dõi các chỉ số tương tác như tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp và số lượt hủy đăng ký để hiểu sở thích của khách hàng.

Nếu kết quả thấp hơn mức trung bình, hãy điều chỉnh chiến lược. Thử thay đổi tần suất, nội dung hoặc cách nhắm mục tiêu để xem bạn có thể cải thiện kết quả hay không. Tiếp tục kiểm tra và điều chỉnh cho đến khi tìm được mức phù hợp nhất cho cả bạn và khách hàng.

Tóm tắt

Tìm được tần suất email phù hợp là một quá trình thử và sai. Nhưng khi làm đúng, bạn sẽ xây dựng được nhiều niềm tin hơn, còn khách hàng sẽ tương tác và trung thành hơn với doanh nghiệp.

Điều quan trọng là phải cân nhắc sở thích của khách hàng, loại sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp và mục tiêu kinh doanh. Tuy nhiên, bạn cũng cần tiếp tục kiểm tra và điều chỉnh tần suất email để tìm ra phương án phù hợp nhất với bạn và khách hàng. Vì vậy, hãy bắt đầu bằng cách khảo sát khách hàng, sau đó xây dựng kế hoạch dựa trên phản hồi của họ.

Theo dõi các chỉ số tương tác như tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp và số lượt hủy đăng ký để hiểu nên gửi email cho họ thường xuyên đến mức nào mà không khiến họ quá tải. Và cuối cùng, hãy tiếp tục thử nghiệm cho đến khi tìm ra điều tạo ra kết quả cho doanh nghiệp của bạn, rồi bắt tay gửi email thôi!