Leitfaden zur Einhaltung des CAN-SPAM Act für effektives E-Mail-Marketing

Der CAN-SPAM Act ist ein US-amerikanisches Gesetz, das bestimmte Regeln für E-Mails festlegt. Die Federal Trade Commission (FTC) setzt den CAN-SPAM Act und die zugehörige CAN-SPAM Rule durch. Die FTC ist eine unabhängige US-Bundesbehörde mit Sitz in Washington, D.C.

In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Leitfaden zur Einhaltung der Vorschriften, damit Sie bei Ihren Marketingkampagnen von der Betreffzeile bis zum Inhalt rechtlich auf der sicheren Seite bleiben und den CAN-SPAM Act einhalten. Die Einhaltung des CAN-SPAM Act im E-Mail-Marketing ist unkompliziert und problemlos möglich, wenn Sie unsere leicht verständliche Zusammenfassung lesen.

Geltungsbereich des CAN-SPAM Act für verschiedene E-Mail-Typen

Der CAN-SPAM Act regelt die Nutzung von E-Mails durch Unternehmen. Das Gesetz gilt sowohl für Nachrichten von Unternehmen an Endkunden (B2C) als auch für E-Mails von Unternehmen an Unternehmen (B2B). Der Act unterscheidet zwischen verschiedenen E-Mail-Typen. Die strengsten Regeln gelten für kommerzielle E-Mails, die wir daher zuerst behandeln.

Anforderungen des CAN-SPAM Act für kommerzielle E-Mails

Kommerzielle E-Mails werben für ein Produkt oder eine Dienstleistung und sind ein wesentlicher Bestandteil von E-Mail-Marketingkampagnen. Ein Beispiel wäre eine E-Mail eines Onlineshops, die einen neuen Schlussverkauf oder ein neues Produkt bewirbt, etwa diese:

Betreff: „Großer Sommerschlussverkauf – 70 % Rabatt auf alle Outdoor-Artikel!“

Inhalt: „Hallo! Machen Sie sich mit unserem großen Schlussverkauf bereit für den Sommer. Alle Outdoor-Artikel sind jetzt um 70 % reduziert. Besuchen Sie noch heute unseren Onlineshop.“

Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Anforderungen für kommerzielle E-Mails im Rahmen der Einhaltung des CAN-SPAM Act.

• Sie dürfen in Ihren E-Mails keine falschen oder irreführenden Header-Informationen verwenden. Ihre Angaben zu „From“, „To“, „Reply-to“ und zum Routing, einschließlich des Domainnamens und der E-Mail-Adresse des Absenders, müssen korrekt sein und die Person oder das Unternehmen identifizieren, von der bzw. dem die Nachricht stammt.
• E-Mail-Header müssen zusätzliche Felder mit technischen Informationen enthalten, etwa wann die E-Mail gesendet wurde, von welcher E-Mail-Adresse und über welche Server. Da diese Informationen für den Empfänger in der Regel weniger wichtig sind, werden sie von modernen E-Mail-Programmen meist ausgeblendet, können bei Bedarf aber angezeigt werden.
• Die Betreffzeile der E-Mail muss den Inhalt der Nachricht korrekt wiedergeben und darf nicht irreführend sein.
• Die E-Mail muss klar angeben, dass es sich bei der Nachricht um Werbung handelt.
• Die E-Mail muss die physische Postanschrift des Absenders enthalten.
• In kommerziellen E-Mails muss den Empfängern klar erklärt werden, wie sie sich von künftigen E-Mails abmelden können. Diese Anweisungen sollten leicht erkennbar und verständlich sein, gegebenenfalls unterstützt durch auffällige Schriftgrößen, Farben und Platzierungen. Die Abmeldung kann per Antwort-E-Mail oder über einen einfachen Online-Link angeboten werden. Außerdem kann den Empfängern die Möglichkeit gegeben werden, sich nur von bestimmten Nachrichtentypen abzumelden, sofern auch eine vollständige Abmeldung von allen Marketing-E-Mails möglich ist. Wichtig ist, dass diese Abmeldeanfragen nicht durch Spamfilter blockiert werden.

• Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihr Abmeldemechanismus mindestens 30 Tage lang nach dem Versand einer E-Mail Abmeldungen akzeptiert und verarbeitet. Dadurch haben Empfänger ausreichend Zeit, ihre Abmeldung zu beantragen. Der Act nimmt die Einhaltung der Abmeldevorschriften sehr ernst.
• Abonnenten und Mitglieder von Diensten haben ebenfalls das Recht, sich von Marketing-E-Mails abzumelden. Dies gilt auch dann, wenn sie einen Dienst abonniert oder eine Mitgliedschaft abgeschlossen haben. Wird eine Nachricht ohne Abmeldelink versendet, muss sichergestellt sein, dass sie einer der gesetzlich definierten Kategorien von Transaktions- oder Beziehungsnachrichten entspricht.
• Unternehmen müssen Opt-out-Anfragen berücksichtigen und innerhalb von 10 Werktagen auf Abmeldeanfragen reagieren, ohne zusätzliche Kosten oder die Anforderung personenbezogener Daten außer der E-Mail-Adresse. E-Mail-Adressen von Personen, die keine weiteren Mitteilungen erhalten möchten, dürfen nicht verkauft oder weitergegeben werden. Eine Ausnahme bildet die Weitergabe an Unternehmen, die bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften helfen.
• Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden, auch wenn sie für ihr E-Mail-Marketing mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten. Sowohl das Unternehmen, das ein Produkt bewirbt, als auch das Unternehmen, das die Nachricht versendet, können bei einem Gesetzesverstoß strafrechtlich verfolgt werden.

Andere E-Mail-Typen unter dem CAN-SPAM Act

E-Mails ohne kommerzielle Absichten unterliegen im Allgemeinen deutlich geringeren Anforderungen. Die FTC unterscheidet zwischen Transaktions- oder Beziehungsinhalten und anderen Inhalten und achtet auf die Einhaltung der jeweiligen Inhaltsvorschriften.

Transaktions- oder Beziehungsinhalte

Eine Transaktions- oder Beziehungs-E-Mail ist eine Nachricht, deren Zweck darin besteht, Aspekte einer bestehenden Geschäftsbeziehung oder Transaktion zu ermöglichen, zu bestätigen oder darüber zu informieren.

Diese Art von E-Mail kann folgende Inhalte umfassen:

• Informationen, die eine kommerzielle Transaktion ermöglichen, abschließen oder bestätigen, der der Empfänger bereits zugestimmt hat.
• Wichtige Informationen über Produkte oder Dienstleistungen, etwa zu Garantie, Rückruf, Sicherheit oder Schutz, die der Empfänger bereits erworben hat.
• Aktualisierungen zu Bedingungen oder Funktionen einer Mitgliedschaft, eines Abonnements, Kontos, Kredits oder einer anderen fortlaufenden Geschäftsbeziehung.
• Informationen, die den Empfänger über Änderungen seines Status in einer fortlaufenden Geschäftsbeziehung informieren, oder regelmäßige Aktualisierungen von Kontoständen.
• Informationen über ein Beschäftigungsverhältnis, Mitarbeiterleistungen oder Lieferungen von Waren oder Dienstleistungen im Rahmen einer vereinbarten Geschäftstätigkeit.

Wenn eine E-Mail ausschließlich Transaktions- oder Beziehungsinhalte enthält, darf sie keine falschen oder irreführenden Routing-Informationen enthalten, ist ansonsten jedoch von den meisten Bestimmungen des CAN-SPAM Act ausgenommen.

Bitte beachten Sie die strenge gesetzliche Abgrenzung der einzelnen Kategorien. Es ist nicht automatisch gegeben, dass jede Nachricht an Empfänger, mit denen Sie eine laufende Geschäftsbeziehung haben, etwa Abonnenten oder Teilnehmer eines Mitgliedsprogramms, als Transaktions- oder Beziehungsnachricht gilt.

Prüfen Sie bei jeder E-Mail sorgfältig, ob ein durchschnittlicher Kunde den Hauptzweck der E-Mail als „Transaktions-E-Mail“ oder „Beziehungs-E-Mail“ erkennen oder bewerten würde. Im Zweifelsfall muss Ihre Nachricht die vollständigen Anforderungen des CAN-SPAM Act für kommerzielle Nachrichten erfüllen, wenn Sie rechtskonform bleiben möchten.

Beispiel für einen Transaktionsinhalt

Zahlungsbestätigung für Ihre Bestellung Nr. 78910

Hallo. Wir bestätigen den Eingang Ihrer Zahlung für die Bestellung Nr. 78910. Der Gesamtbetrag von 59,99 € wurde erfolgreich abgebucht. Ihre Bestellung wird nun für den Versand vorbereitet. Vielen Dank für Ihren Einkauf bei ElektroMarkt.

Beispiel für einen Beziehungsinhalt

Änderungen an unserer Datenschutzrichtlinie

Lieber Kunde, wir möchten Sie darüber informieren, dass unsere Datenschutzrichtlinie aktualisiert wurde, um den Schutz Ihrer Daten noch weiter zu verbessern. Sie können die neuen Richtlinien auf unserer Website einsehen. Vielen Dank für Ihr Vertrauen in ServicePlus .

Andere Inhalte

Diese Kategorie umfasst E-Mails, die weder kommerzieller Natur sind noch Transaktions- oder Beziehungsinhalte enthalten. Ein Beispiel könnte ein Newsletter eines Unternehmens sein, der allgemeine Informationen oder Ratschläge enthält, ohne direkt für ein Produkt oder eine Dienstleistung zu werben.

Beispiel

Monatliche Neuigkeiten von TechTrends: Tipps & Tricks

Willkommen zu unserer monatlichen Ausgabe von TechTrends! In dieser Ausgabe finden Sie hilfreiche Tipps zur Verbesserung Ihrer Computerkenntnisse, spannende Techniknachrichten und exklusive Interviews mit Branchenexperten. Viel Freude beim Lesen! Ihr TechTrends-Team.

Leider bietet die FTC kaum weitere Einzelheiten zu „anderen Inhalten“. Es kann jedoch davon ausgegangen werden, dass hierfür dieselben Regeln gelten wie für Transaktions- oder Beziehungs-E-Mails.

Behalten Sie diese Punkte bei der Planung Ihrer E-Mail-Marketingstrategie im Hinterkopf!

Bewertung kommerzieller und nicht kommerzieller Inhalte unter dem CAN-SPAM Act

In der Praxis ist es üblich, dass Unternehmen kommerzielle Inhalte mit nicht kommerziellen Inhalten in ihren E-Mails kombinieren. Bei solchen gemischten Nachrichten entscheidet der Hauptzweck darüber, ob die E-Mail den Bestimmungen des CAN-SPAM Act für kommerzielle Nachrichten unterliegt. Die Bestimmung des Hauptzwecks hängt von zwei wesentlichen Faktoren ab:

Die Auslegung der Betreffzeile

Wenn ein Empfänger die Betreffzeile als Nachricht interpretiert, die wie eine Werbung für ein kommerzielles Produkt oder eine Dienstleistung erscheint, wird die Nachricht als kommerziell eingestuft.

Die Platzierung des Inhalts in der Nachricht

Eine Nachricht gilt ebenfalls als kommerziell, wenn der kommerzielle Teil am Anfang steht und der Transaktions- oder Beziehungsteil erst gegen Ende der E-Mail erscheint.

Beispiel 1

AN: John Smith

VON: TechWorld Inc.

BETREFF: Ihre Bestellung Nr. 12345 und ein exklusives Angebot!

INHALT: Sehr geehrter Herr Smith, wir freuen uns, Ihnen mitzuteilen, dass Ihre Bestellung Nr. 12345 über drei Smartphones des Modells X erfolgreich versendet wurde. Die Lieferung wird voraussichtlich innerhalb der nächsten drei Werktage erfolgen.

Als geschätzter Kunde möchten wir Ihnen außerdem ein exklusives Angebot unterbreiten: 20 % Rabatt auf unser neuestes Tablet-Modell Y, gültig bis zum Monatsende. Besuchen Sie unsere Website, um mehr zu erfahren!

Diese E-Mail ist wahrscheinlich eine Transaktions- oder Beziehungsnachricht, da der Hauptinhalt Informationen zur Bestellung enthält. Der kommerzielle Teil am Ende – das Tablet-Angebot – ist zwar vorhanden, dominiert jedoch nicht die gesamte Nachricht.

Beispiel 2

AN: Lisa Johnson

VON: Trendy Fashion House

BETREFF: Neue Sommerkollektion jetzt erhältlich – und ein Update zu Ihrer Bestellung

INHALT: Entdecken Sie unsere brandneue Sommerkollektion mit exklusiven Rabatten nur für unsere Abonnenten! Stöbern Sie in unserer Auswahl an Sommerkleidern und Accessoires.

Übrigens: Ihre Bestellung Nr. 67890 wurde bearbeitet und wird voraussichtlich am Freitag zugestellt.

Bei dieser E-Mail handelt es sich eher um eine Werbenachricht, da der Schwerpunkt auf der Bewerbung der neuen Sommerkollektion liegt. Die Information zur Bestellung am Ende der Nachricht nimmt einen kleineren Teil ein und wirkt eher wie ein zusätzliches Update.

Kommerzielle E-Mails mit Inhalten mehrerer Unternehmen

Wenn eine E-Mail Informationen mehrerer Unternehmen bewirbt, gibt es eine klare Methode, um zu bestimmen, wer als „Absender“ für die Einhaltung des CAN-SPAM Act verantwortlich ist.

Die Vermarkter, deren Produkte oder Dienstleistungen in der E-Mail beworben werden, können eines von ihnen als offiziellen „Absender“ bestimmen, der die Regeln des CAN-SPAM Act einhält. Dies ist möglich, sofern der bestimmte Absender die folgenden Kriterien erfüllt:

1. Der bestimmte Absender initiiert die E-Mail, um für seine eigenen Produkte, Dienstleistungen oder Websites zu werben.
2. Der angegebene Absender wird in der „From“-Zeile der E-Mail eindeutig genannt.
3. Der angegebene Absender hält alle Bestimmungen des CAN-SPAM Act ein, was bedeutet, dass die E-Mail keine irreführenden Angaben zur Übermittlung oder Betreffzeile enthält. Außerdem muss die E-Mail eine gültige Postanschrift, einen funktionierenden Abmeldelink und eine korrekte Kennzeichnung als kommerzielle oder sexuell explizite Nachricht enthalten.

Erfüllt der angegebene Absender diese Pflichten nicht, können alle in der E-Mail genannten Vermarkter gemeinsam für den Gesetzesverstoß verantwortlich gemacht werden.

Verantwortung für E-Mails mit Weiterleitungsfunktion

Einige E-Mails bieten die Möglichkeit, sie über einen „An Freund weiterleiten“-Link an andere Personen weiterzuleiten. Ob das ursprüngliche Unternehmen, das die E-Mail versendet hat, weiterhin für die Einhaltung von Regeln wie dem CAN-SPAM Act verantwortlich ist, hängt von bestimmten Faktoren ab.

Entscheidend ist, ob der Absender der ursprünglichen E-Mail der Person, die die Nachricht weiterleitet, eine Belohnung oder einen Vorteil anbietet. Wenn der Absender beispielsweise Geld, Gutscheine, Rabatte, Preise oder andere Anreize für die Weiterleitung anbietet, kann er für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich sein. Dasselbe gilt, wenn der Absender jemanden belohnt oder Vorteile bietet, um den Traffic auf eine Website zu steigern oder Empfehlungen zu erhalten.

Gibt es hingegen keine klaren Vorteile für die Weiterleitung, liegt die Verantwortung für die weitergeleitete E-Mail in der Regel nicht mehr beim ursprünglichen Absender.

Strafen für Verstöße gegen den CAN-SPAM Act

Verstöße gegen den CAN-SPAM Act können zu erheblichen Strafen führen. Jede einzelne E-Mail, die gegen die CAN-SPAM-Gesetze verstößt, kann eine zivilrechtliche Strafe von bis zu 53.088 US-Dollar nach sich ziehen – der von der FTC bei der letzten Inflationsanpassung festgelegte Höchstbetrag (gültig seit dem 17. Januar 2025 und im Juli 2026 weiterhin aktuell).

Konkret bedeutet dies: Wenn Sie eine Newsletterkampagne an 1000 E-Mail-Empfänger senden und die Anforderungen des CAN-SPAM Act nicht einhalten, kann sich der theoretische Höchstbetrag auf mehr als 53 Millionen US-Dollar belaufen, da die Strafe für jede einzelne E-Mail gilt.

Sowohl das Unternehmen, dessen Produkt in der Nachricht beworben wird, als auch das Unternehmen, von dem die Nachricht stammt, können rechtlich verantwortlich gemacht werden. E-Mails mit irreführenden Aussagen über Produkte oder Dienstleistungen können außerdem unter Gesetze fallen, die irreführende Werbung verbieten.

Der CAN-SPAM Act sieht für bestimmte schwere Verstöße zusätzliche Geldstrafen vor. Darüber hinaus gibt es strafrechtliche Sanktionen einschließlich Freiheitsstrafen für Aktivitäten wie den unbefugten Zugriff auf Computer zum Versand von Spam, die Verwendung falscher Angaben bei der Registrierung von E-Mail-Konten oder Domainnamen, die Täuschung über den Ursprung von Spam-Nachrichten, das Sammeln von E-Mail-Adressen oder Listen durch unbefugte Methoden sowie die unbefugte Nutzung offener Relays oder Proxys.

Zusätzlich zu zivilrechtlichen Strafen können E-Mail-Vermarkter nach Section 19 des FTC Act verpflichtet sein, betroffenen Verbrauchern Schadensersatz zu zahlen. Dieser kann sowohl die von Verbrauchern gezahlten Beträge als auch den Wert ihrer verlorenen Zeit umfassen. Daher ist es äußerst wichtig, die Bestimmungen des CAN-SPAM Act sorgfältig einzuhalten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Regeln für E-Mails mit sexuell expliziten Inhalten

Für Marketing-E-Mails mit sexuell expliziten Inhalten hat die FTC im CAN-SPAM Act besondere Regeln festgelegt. Diese Regeln sollen sicherstellen, dass Empfänger bewusst entscheiden können, ob sie die sexuell expliziten Inhalte sehen möchten, beispielsweise durch Scrollen oder Klicken auf einen speziellen Link. Dadurch wird verhindert, dass solche Inhalte unerwartet oder unbeabsichtigt angezeigt werden.

Beachten Sie jedoch, dass diese Regeln nicht gelten, wenn die empfangende Person bereits ihre Einwilligung zum Erhalt solcher E-Mail-Nachrichten vom Absender erteilt hat.

Um diese Regel einzuhalten, müssen E-Mails mit sexuell orientiertem Material am Anfang der Betreffzeile den Warnhinweis „SEXUALLY-EXPLICIT:“ enthalten. Im Nachrichtentext müssen die zuerst sichtbaren E-Mail-Inhalte ebenfalls den Warnhinweis „SEXUALLY-EXPLICIT:“ sowie die Standardinformationen einer kommerziellen E-Mail enthalten, etwa einen Hinweis auf Werbung, die Postanschrift des Absenders und die Möglichkeit für den Empfänger, den Erhalt weiterer Nachrichten dieses Absenders abzulehnen.

CAN-SPAM Act im Vergleich zur DSGVO

Der CAN-SPAM Act erlaubt den Versand von Direktmarketing-E-Mails an beliebige Personen ohne vorherige Zustimmung, bis der Empfänger ausdrücklich darum bittet, dies zu unterlassen (Opt-out).

Im Gegensatz dazu geht die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) deutlich weiter:

Direktmarketing-E-Mails dürfen nur an Empfänger gesendet werden, die zuvor ihre Einwilligung erteilt haben (Opt-in). Die Einwilligung muss freiwillig, spezifisch, informiert und durch eine klare bestätigende Handlung eindeutig sein. Aktivierte Kontrollkästchen oder andere Formen einer konkludenten Einwilligung reichen daher nicht aus. Außerdem muss dem Empfänger genau mitgeteilt werden, wie seine Daten verwendet werden. Absender müssen Nachweise über die Einwilligung aufbewahren und im Fall einer Beanstandung Belege für ihr E-Mail-Versandverhalten vorlegen können.

Maildroppa: Ihr Partner für rechtskonformes E-Mail-Marketing

Maildroppa ist ein wichtiges Tool für Unternehmen, die E-Mail-Marketingvorschriften wie den CAN-SPAM Act und die DSGVO einhalten möchten. Es gewährleistet Compliance und erhält gleichzeitig die Wirksamkeit von E-Mail-Kampagnen.

Zur Einhaltung des CAN-SPAM Act fügt Maildroppa automatisch wichtige Absenderinformationen wie eine physische Postanschrift in jede E-Mail ein. Diese Funktion sorgt für Transparenz und Vertrauenswürdigkeit in der Kommunikation. Nutzer können ihren Absendernamen und ihre Absenderadresse anpassen, wodurch ihre E-Mails besser erkennbar sind und seltener als Spam eingestuft werden. Jede Absenderadresse wird verifiziert, was die Glaubwürdigkeit der E-Mails erhöht.

Gemäß der DSGVO setzt Maildroppa für alle Kunden ein verpflichtendes Double-Opt-in durch. Dies sichert nicht nur die ausdrückliche Einwilligung der Abonnenten, sondern verbessert auch die Zustellraten und Glaubwürdigkeit. Die Plattform bietet anpassbare DSGVO-Einwilligungsoptionen und Zustimmungstexte für verschiedene Abonnentengruppen aus Regionen wie der EU, dem Vereinigten Königreich und der Schweiz.

Darüber hinaus wird Maildroppas Engagement für den Datenschutz durch das Hosting bei Hetzner in Deutschland unterstrichen, das den strengen deutschen Datenschutzgesetzen entspricht. Die Möglichkeit, das Tracking von Kunden zu deaktivieren, respektiert die Privatsphäre und entspricht aktuellen Trends im digitalen Marketing.

Maildroppa zeichnet sich als umfassende Lösung für Unternehmen aus, die sich in der komplexen Welt der rechtlichen Anforderungen im E-Mail-Marketing zurechtfinden möchten, und verbindet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben mit Marketingeffizienz.