Panduan Kepatuhan CAN-SPAM Act untuk Pemasaran Email yang Efektif

CAN-SPAM Act adalah undang-undang Amerika Serikat yang menetapkan aturan tertentu untuk email. Federal Trade Commission (FTC) memberlakukan CAN-SPAM Act dan CAN-SPAM Rule terkait. FTC adalah lembaga federal AS independen yang berbasis di Washington, D.C.

Dalam artikel ini, kami menyediakan panduan kepatuhan agar Anda tetap mematuhi hukum dan CAN-SPAM, mulai dari baris subjek hingga konten untuk kampanye pemasaran Anda. Kepatuhan pemasaran email terhadap CAN-SPAM Act dapat dilakukan dengan mudah dan tanpa merepotkan jika Anda membaca ringkasan sederhana kami.

Penerapan CAN-SPAM Act pada Berbagai Jenis Email

CAN-SPAM Act mengatur penggunaan email oleh perusahaan. Undang-undang ini berlaku baik untuk pesan dari perusahaan kepada pelanggan akhir (B2C) maupun email dari perusahaan kepada perusahaan (B2B). Undang-undang ini membedakan berbagai jenis email. Aturan paling ketat berlaku untuk email komersial, yang akan kami bahas terlebih dahulu.

Persyaratan CAN-SPAM Act untuk Email Komersial

Email komersial mengiklankan produk atau layanan dan merupakan bagian penting dari kampanye pemasaran email. Contohnya adalah email dari toko online yang mengiklankan obral baru atau produk baru, seperti ini:

Subjek: "Obral Besar Musim Panas – diskon 70% untuk semua perlengkapan luar ruangan!"

Konten: "Halo! Bersiaplah menyambut musim panas dengan obral besar kami. Semua perlengkapan luar ruangan kini didiskon 70%. Kunjungi toko online kami hari ini."

Di bawah ini adalah ringkasan persyaratan terpenting untuk email komersial dalam konteks kepatuhan CAN-SPAM.

• Anda tidak boleh menggunakan informasi header yang palsu atau menyesatkan dalam email. Informasi "From", "To", "Reply-to", dan routing, termasuk nama domain serta alamat email pengirim, harus akurat dan mengidentifikasi orang atau perusahaan asal pesan.
• Header email harus memuat kolom tambahan dengan informasi teknis, seperti waktu email dikirim, dari alamat email mana, dan melalui server mana. Karena informasi ini umumnya kurang penting bagi penerima, biasanya informasi tersebut disembunyikan oleh klien email modern, tetapi dapat ditampilkan jika diperlukan.
• Baris subjek email harus mencerminkan isi pesan secara akurat dan tidak boleh menyesatkan.
• Email harus menyatakan dengan jelas bahwa pesan tersebut merupakan iklan.
• Email harus memuat alamat pos fisik pengirim.
• Dalam email komersial, penerima harus diberi penjelasan yang jelas tentang cara berhenti berlangganan email di masa mendatang. Petunjuk ini harus mudah dikenali dan dipahami, misalnya dengan dukungan ukuran font, warna, dan penempatan yang menarik perhatian. Opsi berhenti berlangganan dapat ditawarkan melalui balasan email atau tautan online sederhana. Selain itu, penerima dapat diberi pilihan untuk berhenti berlangganan hanya dari jenis pesan tertentu, selama mereka juga dapat berhenti berlangganan sepenuhnya dari semua email pemasaran. Penting agar permintaan berhenti berlangganan ini tidak diblokir oleh filter spam.

• Perusahaan harus memastikan bahwa mekanisme berhenti berlangganan menerima dan memproses permintaan berhenti berlangganan setidaknya selama 30 hari setelah email dikirim. Hal ini memberi penerima cukup waktu untuk mengajukan permintaan berhenti berlangganan. Undang-undang ini sangat serius dalam menegakkan kepatuhan terkait berhenti berlangganan.
• Pelanggan dan anggota layanan juga berhak berhenti berlangganan email pemasaran. Hal ini berlaku meskipun mereka telah berlangganan suatu layanan atau menjadi anggota. Jika pesan dikirim tanpa tautan berhenti berlangganan, harus dipastikan bahwa pesan tersebut termasuk salah satu kategori pesan transaksional atau hubungan yang ditetapkan secara hukum.
• Perusahaan harus menghormati permintaan opt-out dan menanggapi permintaan berhenti berlangganan dalam waktu 10 hari kerja tanpa biaya tambahan atau permintaan informasi pribadi selain alamat email. Alamat email individu yang tidak lagi ingin menerima komunikasi tidak boleh dijual atau dibagikan. Pengecualiannya adalah berbagi dengan perusahaan yang membantu kepatuhan hukum.
• Perusahaan harus memastikan semua persyaratan hukum terpenuhi, meskipun mereka bekerja sama dengan perusahaan lain untuk pemasaran email. Baik perusahaan yang mempromosikan produk maupun perusahaan yang mengirimkan pesan dapat dituntut jika melanggar hukum.

Jenis email lain berdasarkan CAN-SPAM Act

Email yang tidak memiliki tujuan komersial umumnya tunduk pada persyaratan yang jauh lebih ringan. FTC membedakan konten transaksional atau hubungan dari konten lainnya dan memantau kepatuhan konten.

Konten transaksional atau hubungan

Email transaksional atau hubungan adalah pesan yang bertujuan memfasilitasi, mengonfirmasi, atau memberikan informasi tentang aspek hubungan komersial atau transaksi yang sudah ada.

Jenis email ini dapat mencakup konten berikut:

• Informasi yang memfasilitasi, menyelesaikan, atau mengonfirmasi transaksi komersial yang telah disetujui oleh penerima.
• Informasi penting tentang produk atau layanan, seperti garansi, penarikan produk, keselamatan, atau keamanan, yang telah dibeli oleh penerima.
• Pembaruan tentang ketentuan atau fitur keanggotaan, langganan, akun, kredit, atau hubungan bisnis berkelanjutan lainnya.
• Informasi yang memberi tahu penerima tentang perubahan status mereka dalam hubungan bisnis yang sedang berlangsung, atau pembaruan rutin tentang saldo akun.
• Informasi tentang hubungan kerja, tunjangan karyawan, atau pengiriman barang maupun layanan sebagai bagian dari aktivitas bisnis yang telah disepakati.

Jika email hanya berisi konten transaksional atau terkait hubungan, email tersebut tidak boleh memuat informasi routing yang palsu atau menyesatkan, tetapi selain itu dikecualikan dari sebagian besar ketentuan CAN-SPAM Act.

Perhatikan batasan hukum yang ketat untuk setiap kategori. Tidak dapat dipastikan bahwa setiap pesan kepada penerima yang memiliki hubungan bisnis berkelanjutan dengan Anda, seperti pelanggan atau peserta program keanggotaan, otomatis dianggap sebagai pesan transaksional atau hubungan.

Untuk setiap email, periksa dengan cermat apakah pelanggan rata-rata akan mengenali atau menilai tujuan utama email tersebut sebagai "email transaksional" atau "email hubungan." Jika ragu, pesan Anda harus memenuhi seluruh persyaratan CAN-SPAM Act untuk pesan komersial jika ingin tetap patuh.

Contoh konten transaksi

Konfirmasi pembayaran untuk pesanan Anda no. 78910

Halo. Kami mengonfirmasi penerimaan pembayaran Anda untuk pesanan no. 78910. Jumlah total €59.99 telah berhasil ditarik. Pesanan Anda kini sedang disiapkan untuk dikirim. Terima kasih telah berbelanja di ElektroMarkt.

Contoh konten hubungan

Perubahan pada kebijakan privasi kami

Pelanggan yang terhormat, kami ingin memberi tahu Anda bahwa kebijakan privasi kami telah diperbarui untuk memastikan perlindungan data Anda yang lebih baik. Anda dapat melihat pedoman baru tersebut di situs web kami. Terima kasih atas kepercayaan Anda kepada ServicePlus .

Konten lainnya

Kategori ini mencakup email yang bukan komersial, transaksional, maupun terkait hubungan. Contohnya adalah buletin dari perusahaan yang berisi informasi umum atau saran tanpa mempromosikan produk atau layanan secara langsung.

Contoh

Berita bulanan dari TechTrends: Tips & Trik

Selamat datang di edisi bulanan TechTrends! Dalam edisi ini, Anda akan menemukan kiat bermanfaat untuk meningkatkan keterampilan komputer, berita teknologi menarik, dan wawancara eksklusif dengan para pakar industri. Selamat membaca! Tim TechTrends.

Sayangnya, FTC tidak memberikan banyak perincian lebih lanjut tentang "Konten lainnya". Namun, dapat diasumsikan bahwa aturan yang sama berlaku untuk kategori ini seperti halnya untuk email transaksional atau terkait hubungan.

Ingat hal-hal ini saat merencanakan strategi pemasaran email Anda!

Menilai Konten Komersial dan Nonkomersial berdasarkan CAN-SPAM Act

Dalam praktiknya, perusahaan sering mencampurkan konten komersial dengan konten nonkomersial dalam email mereka. Dalam pesan campuran seperti ini, tujuan utama menentukan apakah email tersebut tunduk pada ketentuan pesan komersial CAN-SPAM Act. Penentuan tujuan utama bergantung pada dua faktor utama:

Interpretasi baris subjek

Jika penerima menafsirkan baris subjek sebagai pesan yang tampaknya merupakan iklan produk atau layanan komersial, pesan tersebut akan diklasifikasikan sebagai pesan komersial.

Penempatan konten dalam pesan

Pesan juga dianggap komersial jika bagian komersial berada di awal dan bagian transaksional atau hubungan baru muncul menjelang akhir email.

Contoh 1

KEPADA: John Smith

DARI: TechWorld Inc.

SUBJEK: Pesanan Anda #12345 dan penawaran eksklusif!

KONTEN: Tuan Smith yang terhormat, dengan senang hati kami informasikan bahwa pesanan Anda #12345 untuk tiga ponsel pintar Model X telah berhasil dikirim. Pengiriman diperkirakan tiba dalam tiga hari kerja ke depan.

Sebagai pelanggan berharga, kami juga ingin membagikan penawaran eksklusif kepada Anda: diskon 20% untuk tablet Model Y terbaru kami, berlaku hingga akhir bulan. Kunjungi situs web kami untuk informasi lebih lanjut!

Email ini kemungkinan merupakan pesan transaksional atau hubungan karena konten utamanya berisi informasi tentang pesanan. Bagian komersial di akhir—penawaran tablet—memang ada, tetapi tidak mendominasi keseluruhan pesan.

Contoh 2

KEPADA: Lisa Johnson

DARI: Trendy Fashion House

SUBJEK: Koleksi musim panas baru kini tersedia - dan pembaruan tentang pesanan Anda

KONTEN: Temukan koleksi musim panas terbaru kami dengan diskon eksklusif khusus untuk pelanggan kami! Jelajahi pilihan gaun dan aksesori musim panas kami.

Sebagai informasi, pesanan Anda #67890 telah diproses dan diperkirakan akan dikirim pada hari Jumat.

Email ini lebih merupakan pesan promosi karena fokusnya adalah mempromosikan koleksi musim panas baru. Informasi tentang pesanan di bagian akhir merupakan bagian yang lebih kecil dan tampaknya hanya berupa pembaruan tambahan.

Email Komersial dengan Konten dari Beberapa Perusahaan

Dalam kasus ketika sebuah email mempromosikan informasi dari beberapa perusahaan, terdapat metode yang jelas untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab atas kepatuhan terhadap CAN-SPAM Act sebagai "pengirim."

Pemasar yang produk atau layanannya diiklankan dalam email dapat menunjuk salah satu dari mereka sebagai "pengirim" resmi yang akan mematuhi aturan CAN-SPAM Act. Hal ini dimungkinkan selama pengirim yang ditunjuk memenuhi kriteria berikut:

1. Pengirim yang ditunjuk memprakarsai email untuk mempromosikan produk, layanan, atau situs web mereka sendiri.
2. Pengirim yang ditentukan disebutkan dengan jelas pada baris "From" email.
3. Pengirim yang ditentukan mematuhi semua ketentuan CAN-SPAM Act, yang berarti email tidak memuat informasi menyesatkan tentang pengiriman atau baris subjek. Selain itu, email harus memuat alamat surat yang valid, tautan berhenti berlangganan yang berfungsi, dan pelabelan yang tepat sebagai pesan komersial atau pesan dengan konten seksual eksplisit.

Jika pengirim yang ditentukan tidak memenuhi kewajiban ini, semua pemasar yang disebutkan dalam email dapat dimintai pertanggungjawaban bersama karena tidak mematuhi hukum.

Tanggung Jawab atas Email dengan Fungsi Penerusan

Beberapa email menawarkan opsi untuk meneruskannya kepada orang lain melalui tautan "forward to a friend". Apakah perusahaan asal yang mengirim email tersebut masih bertanggung jawab untuk mematuhi aturan seperti CAN-SPAM Act bergantung pada faktor-faktor tertentu.

Faktor penentu adalah apakah pengirim email asli menawarkan imbalan atau manfaat kepada orang yang meneruskan pesan. Misalnya, jika pengirim menawarkan uang, kupon, diskon, hadiah, atau insentif lain untuk meneruskan pesan, pengirim tersebut mungkin bertanggung jawab atas kepatuhan. Hal yang sama berlaku jika pengirim memberi imbalan atau manfaat kepada seseorang untuk mengarahkan lalu lintas ke situs web atau membuat rekomendasi.

Namun, jika tidak ada manfaat yang jelas untuk meneruskan pesan, tanggung jawab atas email yang diteruskan biasanya tidak lagi berada pada pengirim asli.

Sanksi atas Pelanggaran CAN-SPAM Act

Pelanggaran CAN-SPAM Act dapat mengakibatkan sanksi yang signifikan. Setiap email yang melanggar undang-undang CAN-SPAM dapat dikenai sanksi perdata hingga $53,088 — jumlah maksimum yang ditetapkan berdasarkan penyesuaian inflasi terbaru FTC (berlaku sejak 17 Januari 2025 dan masih berlaku per Juli 2026).

Secara konkret, jika Anda mengirim kampanye buletin kepada 1000 penerima email dan tidak mematuhi persyaratan CAN-SPAM Act, jumlah maksimum teoretisnya mencapai lebih dari 53 juta dolar AS karena sanksi tersebut berlaku untuk setiap email secara individual.

Baik perusahaan yang produknya diiklankan dalam pesan maupun perusahaan asal pesan dapat dimintai pertanggungjawaban secara hukum. Email yang membuat klaim menyesatkan tentang produk atau layanan juga dapat tunduk pada undang-undang yang melarang iklan menyesatkan.

CAN-SPAM Act menetapkan pelanggaran serius tertentu yang dapat mengakibatkan denda tambahan. Selain itu, terdapat sanksi pidana, termasuk hukuman penjara, untuk aktivitas seperti mengakses komputer tanpa izin guna mengirim spam, menggunakan informasi palsu saat mendaftarkan akun email atau nama domain, menipu tentang asal pesan spam, mengumpulkan alamat atau daftar email melalui metode yang tidak sah, serta menggunakan open relay atau proxy tanpa izin.

Selain sanksi perdata, pemasar email mungkin diwajibkan membayar kompensasi kepada konsumen yang terdampak berdasarkan Section 19 FTC Act. Kompensasi ini dapat mencakup jumlah yang telah dibayarkan konsumen serta nilai waktu yang hilang. Oleh karena itu, sangat penting untuk mematuhi ketentuan CAN-SPAM Act dengan cermat guna menghindari konsekuensi hukum.

Aturan untuk Email dengan Konten Seksual Eksplisit

Untuk email pemasaran dengan konten seksual eksplisit, FTC telah menetapkan aturan khusus dalam CAN-SPAM Act. Aturan ini bertujuan memastikan penerima dapat memutuskan secara sadar apakah mereka ingin melihat konten seksual eksplisit, misalnya dengan menggulir ke bawah atau mengeklik tautan khusus. Dengan demikian, konten tersebut tidak ditampilkan secara tiba-tiba atau tidak sengaja.

Namun, perlu diperhatikan bahwa aturan ini tidak berlaku jika orang yang menerima pesan telah memberikan persetujuan untuk menerima pesan email semacam itu dari pengirim.

Untuk mematuhi aturan ini, email yang memuat materi berorientasi seksual harus mencantumkan peringatan "SEXUALLY-EXPLICIT:" di awal baris subjek. Pada isi pesan, konten email pertama yang terlihat juga harus memuat peringatan "SEXUALLY-EXPLICIT:" serta informasi standar email komersial, seperti keterangan bahwa pesan tersebut merupakan iklan, alamat pos pengirim, dan opsi bagi penerima untuk berhenti menerima pesan lebih lanjut dari pengirim ini.

CAN-SPAM Act dibandingkan dengan GDPR

CAN-SPAM Act mengizinkan email pemasaran langsung dikirim kepada siapa pun tanpa izin sampai penerima secara eksplisit meminta agar hal tersebut dihentikan (opt-out).

Sebaliknya, General Data Protection Regulation (GDPR) jauh lebih ketat:

Email pemasaran langsung hanya boleh dikirim kepada penerima yang telah memberikan persetujuan sebelumnya (opt-in). Persetujuan harus diberikan secara bebas, spesifik, terinformasi, dan tidak ambigu melalui tindakan afirmatif yang jelas, yang berarti kotak centang atau jenis persetujuan tersirat lainnya tidak memadai. Selain itu, penerima harus diberi tahu secara tepat tentang cara data mereka akan digunakan. Pengirim harus menyimpan bukti persetujuan dan memberikannya jika terdapat keberatan terhadap praktik pengiriman email mereka.

Maildroppa: Mitra Anda dalam Pemasaran Email yang Patuh

Maildroppa adalah alat penting bagi bisnis yang ingin memenuhi peraturan pemasaran email seperti CAN-SPAM dan GDPR. Maildroppa memastikan kepatuhan sekaligus mempertahankan efektivitas kampanye email.

Untuk mematuhi CAN-SPAM, Maildroppa secara otomatis menyertakan informasi penting pengirim, seperti alamat surat fisik, dalam setiap email. Fitur ini memastikan transparansi dan keandalan komunikasi. Pengguna dapat menyesuaikan nama dan email pengirim, sehingga email mereka lebih mudah dikenali dan mengurangi kemungkinan ditandai sebagai spam. Setiap alamat pengirim diverifikasi, sehingga meningkatkan kredibilitas email.

Berdasarkan GDPR, Maildroppa mewajibkan double opt-in untuk semua pelanggan. Hal ini tidak hanya mengamankan persetujuan eksplisit pelanggan, tetapi juga meningkatkan tingkat keterkiriman dan kredibilitas. Platform ini menyediakan opsi persetujuan GDPR dan teks perjanjian yang dapat disesuaikan, untuk memenuhi kebutuhan basis pelanggan yang beragam dari wilayah seperti UE, Inggris Raya, dan Swiss.

Selain itu, komitmen Maildroppa terhadap perlindungan data diperkuat dengan hosting di Hetzner, Jerman, yang selaras dengan undang-undang perlindungan data Jerman yang ketat. Opsi untuk menonaktifkan pelacakan pelanggan menghormati privasi dan selaras dengan tren pemasaran digital saat ini.

Maildroppa menonjol sebagai solusi komprehensif bagi bisnis untuk menghadapi kompleksitas kepatuhan hukum dalam pemasaran email, dengan memadukan kepatuhan terhadap peraturan dan efektivitas pemasaran.