Xây dựng tự động hóa tiếp thị qua email

Published: 16 tháng 7, 2026 · Last updated: 21 tháng 7, 2026 · By Marcus Biel

Tự động hóa cho phép bạn tạo các hành trình email hoàn chỉnh, phản ứng theo hoạt động của người đăng ký, ngày tháng, thay đổi dữ liệu và sự kiện từ các ứng dụng bên ngoài.

Bạn xây dựng mỗi tự động hóa dưới dạng một luồng trực quan. Một trình kích hoạt quyết định thời điểm một liên hệ tham gia. Sau đó, các bước có thể gửi email, chờ, cập nhật dữ liệu người đăng ký, gọi một hệ thống khác hoặc chọn một nhánh khác dựa trên điều kiện. Bạn không cần lập trình cho các chuỗi chào mừng, email theo dõi, email kỷ niệm hoặc phân khúc người đăng ký thông thường. Khi muốn kết nối một ứng dụng khác, trình tạo này cũng cung cấp các trình kích hoạt Custom Event và Inbound Webhook.

Hướng dẫn này giải thích toàn bộ trang và trình tạo Automations, bao gồm tất cả trình kích hoạt và bước hiện tại, trình chỉnh sửa email bên trong một tự động hóa, dữ liệu sự kiện, việc phân phối lead magnet, xuất bản, lập phiên bản và thiết lập webhook an toàn.

Các nội dung bạn có thể xây dựng với Automations

Dưới đây là một vài ví dụ phổ biến:

• Chuỗi chào mừng — Bắt đầu sau khi một liên hệ xác nhận đăng ký, gửi email chào mừng ngay lập tức, chờ hai ngày rồi tiếp tục với nội dung hữu ích.
• Phân phối lead magnet — Bắt đầu sau khi đăng ký được xác nhận qua một Signup Flow cụ thể, gửi liên kết tải xuống được bảo vệ và theo dõi sau đó.
• Email sinh nhật và kỷ niệm — Bắt đầu hằng năm vào ngày được lưu trong một trường người đăng ký.
• Theo dõi dựa trên mối quan tâm — Bắt đầu khi một thẻ được thêm, sau đó gửi nội dung phù hợp với mối quan tâm đó.
• Hành trình hoàn thiện hồ sơ — Phản ứng khi một trường được thêm, cập nhật hoặc xóa.
• Hành trình sản phẩm và mua hàng — Cho phép backend gửi một sự kiện như trial.started hoặc order_paid, sau đó sử dụng các thuộc tính sự kiện trong email và điều kiện.
• Tích hợp inbound không cần mã — Cung cấp cho một công cụ bên ngoài một URL webhook duy nhất để bắt đầu một tự động hóa cụ thể khi công cụ đó nhận JSON.
• Bảo trì người đăng ký — Thêm hoặc xóa thẻ, cập nhật trường, bắt đầu hoặc dừng một tự động hóa khác hoặc hủy đăng ký một liên hệ.
• Tích hợp hệ thống — Gửi webhook JSON có chữ ký đến một ứng dụng khác khi một liên hệ đến một bước cụ thể.

Mở trang Automations

Mở “Automations” trong menu điều hướng chính.

Trang tổng quan liệt kê mọi tự động hóa trong tài khoản của bạn. Mỗi hàng hiển thị Trạng thái, Tên tự động hóa, số Người đăng ký đang hoạt động, số Người đăng ký đã hoàn tất và menu thao tác ở bên phải.

Trạng thái tự động hóa

Trạng thái cho biết tự động hóa hiện đang hoạt động như thế nào.

Draft — Tự động hóa vẫn đang được chuẩn bị. Tự động hóa không nhận liên hệ hoặc thực thi các bước. Bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa và kích hoạt khi sẵn sàng.

Active — Tự động hóa đang hoạt động. Các trình kích hoạt phù hợp có thể bắt đầu các lượt chạy mới và những liên hệ đã tham gia sẽ tiếp tục qua các bước.

Paused — Không có liên hệ mới nào tham gia và các liên hệ hiện có sẽ không tiến triển cho đến khi bạn kích hoạt lại tự động hóa. URL Inbound Webhook vẫn có thể nhận và ghi nhật ký yêu cầu khi tạm dừng, nhưng các yêu cầu đó không bắt đầu lượt chạy.

Disconnecting — Các trình kích hoạt bắt đầu không còn nhận liên hệ mới, nhưng các liên hệ hiện có vẫn tiếp tục hành trình. Khi liên hệ đang hoạt động cuối cùng rời đi, Maildroppa sẽ tự động lưu trữ tự động hóa. Tự động hóa đang ngắt kết nối chỉ có thể đọc.

Archived — Tự động hóa đã hoàn tất và chỉ có thể đọc. Tự động hóa không còn nhận liên hệ hoặc thực thi các bước. Bạn vẫn có thể xem hoặc dùng làm cơ sở cho một bản nháp mới.

Số liệu trong trang tổng quan

Active Subscribers là số liên hệ hiện đang chờ tại hoặc đang đi qua một bước trong tự động hóa đó.

Completed Subscribers là số lượt chạy tự động hóa đã hoàn tất. Nếu bật tính năng tham gia lại, một liên hệ có thể hoàn tất cùng một tự động hóa nhiều lần, vì vậy đây là số lượt hoàn tất chứ không nhất thiết là số liên hệ duy nhất.

Thao tác trên hàng

Mở menu ba chấm ở cuối một hàng. Các thao tác khả dụng phụ thuộc vào trạng thái hiện tại:

• Tự động hóa đang hoạt động có thể được tạm dừng, ngắt kết nối, chỉnh sửa, sao chép thành bản nháp hoặc xóa.
• Tự động hóa đang tạm dừng có thể được kích hoạt, ngắt kết nối, chỉnh sửa, sao chép thành bản nháp hoặc xóa.
• Tự động hóa đang ngắt kết nối và đã lưu trữ có thể được xem, sao chép thành bản nháp hoặc xóa.
• Bản nháp có thể được chỉnh sửa hoặc xóa.

“Use as Draft” tạo một bản sao riêng có thể chỉnh sửa. Thao tác này không kích hoạt lại hoặc thay đổi tự động hóa gốc. Nếu nguồn sử dụng URL Inbound Webhook, URL bí mật sẽ không được sao chép sang bản nháp mới; bản sao phải nhận URL riêng.

Tạo một tự động hóa

Nhấp vào “Create Automation” để mở trình tạo trực quan.

Mỗi tự động hóa có thể sử dụng cần có:

1. Một tên.
2. Ít nhất một trình kích hoạt.
3. Ít nhất một bước được kết nối.
4. Một lộ trình hoàn chỉnh từ bước đầu tiên đến cuối mỗi nhánh.

Canvas chứa các nút dấu cộng ở mọi nơi có thể chèn bước mới. Nhấp vào một nút dấu cộng, chọn loại bước và cấu hình. Di chuột lên trình kích hoạt hoặc bước hiện có để chỉnh sửa hoặc xóa.

Hãy xây dựng và lưu tự động hóa dưới dạng Draft trong khi kiểm thử. Chỉ kích hoạt sau khi đã kiểm tra các trình kích hoạt, nội dung, điều kiện, liên kết, thời gian chờ và tích hợp.

Trình kích hoạt: Cách liên hệ tham gia tự động hóa

Trình kích hoạt là điểm bắt đầu của một tự động hóa. Hiện Maildroppa cung cấp chín loại trình kích hoạt:

1. Signup confirmed
2. Date Anniversary
3. Tag is Added
4. Tag is Removed
5. Custom Event
6. Inbound Webhook URL
7. Field is Added
8. Field is Updated
9. Field is Removed

Trình kích hoạt tổng quát và cụ thể

Các trình kích hoạt đăng ký, thẻ và trường có thể áp dụng cho một nguồn rộng hoặc một nguồn cụ thể.

Ví dụ, “Any Tag” phản ứng với mọi thẻ do khách hàng tạo, trong khi trình kích hoạt cho “Webinar” chỉ phản ứng khi thẻ đó được gán. “Any Field” và trình kích hoạt cho một trường được chọn cũng hoạt động tương tự.

Một tự động hóa không thể đồng thời chứa trình kích hoạt tổng quát và trình kích hoạt cụ thể cùng loại. “Any Tag” đã bao gồm thẻ “Webinar”, nên việc thêm cả hai sẽ tạo ra sự chồng chéo. Các trình kích hoạt cụ thể trùng lặp cũng không hữu ích và sẽ bị ngăn chặn.

Bạn có thể thêm tối đa 30 trình kích hoạt tiêu chuẩn vào một tự động hóa. Một liên hệ sẽ tham gia khi bất kỳ trình kích hoạt nào khớp. Tuy nhiên, Custom Event và Inbound Webhook URL là các trình kích hoạt dữ liệu sự kiện đặc biệt và tuân theo các quy tắc nghiêm ngặt hơn được mô tả bên dưới.

Signup Confirmed

Trình kích hoạt này chỉ bắt đầu sau khi một liên hệ nhấp vào liên kết xác nhận Double Opt-in để đăng ký. Chỉ gửi biểu mẫu là chưa đủ.

Chọn phạm vi nguồn phù hợp với hành trình:

• Form — Chọn một biểu mẫu đăng ký cụ thể.
• Signup flow — Chọn một Signup Flow cụ thể.
• All sources — Phản ứng với các lượt đăng ký đã xác nhận từ mọi nguồn.

Sử dụng Form cụ thể khi tự động hóa thuộc về một vị trí duy nhất, chẳng hạn như trang đích hội thảo trực tuyến. Sử dụng Signup Flow cụ thể khi nhiều biểu mẫu cố ý dùng chung hành trình xác nhận và theo dõi. Chỉ sử dụng All sources khi mọi lượt đăng ký đã xác nhận đều phải nhận cùng một tự động hóa.

Để biết chi tiết về tin nhắn Double Opt-in, chuyển hướng, trang xác nhận và việc gán biểu mẫu, hãy xem hướng dẫn Signup Flows.

Date Anniversary

Date Anniversary bắt đầu tự động hóa hằng năm vào tháng và ngày được lưu trong một trường Date tùy chỉnh đã chọn.

Ví dụ, nếu trường “Birthday” chứa 1988-04-12, trình kích hoạt có thể bắt đầu vào ngày 12 tháng 4 hằng năm. Năm ban đầu xác định ngày nhưng không giới hạn trình kích hoạt chỉ trong năm đó.

Chỉ có thể chọn các trường Date đang hoạt động. Nếu chưa có trường Date, hãy tạo một trường trong Subscriber Fields and Tags trước khi cấu hình trình kích hoạt này.

Các hành trình hằng năm thường cần bật tính năng tham gia lại. Nếu không bật, một liên hệ đã hoàn tất tự động hóa sinh nhật năm ngoái sẽ không thể tham gia lại trong năm nay.

Tag is Added và Tag is Removed

Các trình kích hoạt này bắt đầu khi một thẻ do khách hàng tạo thực sự được gán cho hoặc xóa khỏi một liên hệ. Chọn “Any Tag” hoặc một thẻ cụ thể.

Chúng hữu ích cho sở thích, giai đoạn vòng đời, nhóm khách hàng, người tham dự hội thảo trực tuyến hoặc hàng đợi theo dõi thủ công. Các thay đổi hồ sơ hiện tại được thực hiện trong Maildroppa, các cập nhật API riêng lẻ được hỗ trợ và thao tác thẻ hàng loạt của khách hàng có thể bắt đầu các trình kích hoạt này.

Maildroppa chỉ phản ứng với một thay đổi thực sự. Việc gán một thẻ mà liên hệ đã có hoặc xóa một thẻ mà liên hệ không có sẽ không tạo ra sự kiện thay đổi thẻ mới.

Các thay đổi thẻ do một bước tự động hóa thực hiện không đệ quy bắt đầu một tự động hóa khác dựa trên trình kích hoạt thẻ. Sử dụng thao tác “Start Other Automation” rõ ràng khi một tự động hóa cần chủ động chuyển liên hệ sang một tự động hóa khác.

Field is Added, Field is Updated và Field is Removed

Các trình kích hoạt này phản ứng với những thay đổi trong giá trị hồ sơ người đăng ký. Mỗi trình kích hoạt có thể theo dõi “Any Field” hoặc một trường được chọn.

• Field is Added — Một trường trước đó trống nhận được giá trị.
• Field is Updated — Giá trị hiện có thay đổi thành một giá trị khác.
• Field is Removed — Giá trị trường bị xóa.

Sự khác biệt này rất hữu ích. Ví dụ, việc thêm ngày sinh lần đầu có thể bắt đầu một thông điệp giáo dục, trong khi thay đổi ngày đó sau này có thể bắt đầu quy trình xem xét dữ liệu.

Các chỉnh sửa hồ sơ được thực hiện trong ứng dụng Maildroppa và các cập nhật API riêng lẻ được hỗ trợ có thể tạo ra những sự kiện này. Việc xử lý đăng ký, nhập dữ liệu và các thay đổi do một bước tự động hóa khác thực hiện không bắt đầu nhóm trình kích hoạt này. Đối với hành trình đăng ký, hãy sử dụng Signup confirmed.

Không thể chọn các trường đã lưu trữ trong trình kích hoạt mới. Các tham chiếu hiện có vẫn hiển thị để bạn có thể hiểu và sửa chữa tự động hóa cũ, nhưng hãy khôi phục hoặc thay thế trường trước khi kích hoạt cấu hình đã chỉnh sửa.

Để biết các loại trường và cách lưu trữ, hãy xem hướng dẫn Subscriber Fields and Tags.

Custom Event và Inbound Webhook URL

Cả hai trình kích hoạt dữ liệu sự kiện đều cho phép hệ thống bên ngoài bắt đầu một tự động hóa và cung cấp dữ liệu tạm thời cho lượt chạy đó. Chúng phục vụ các kiểu tích hợp khác nhau.

Trình kích hoạt dữ liệu sự kiện phải là trình kích hoạt duy nhất trong tự động hóa. Bạn không thể kết hợp Custom Event hoặc Inbound Webhook URL với Signup confirmed, trình kích hoạt thẻ, trình kích hoạt trường, Date Anniversary hoặc trình kích hoạt dữ liệu sự kiện thứ hai. Quy tắc này đảm bảo các thuộc tính sự kiện luôn sẵn có một cách đáng tin cậy trong mọi email và điều kiện của luồng.

Dữ liệu sự kiện thuộc về một lượt chạy tự động hóa. Dữ liệu này không tự động trở thành dữ liệu hồ sơ người đăng ký vĩnh viễn. Thêm bước Update Field nếu một số thông tin được chọn cũng cần được lưu trên liên hệ.

Thiết lập trình kích hoạt Custom Event

Chọn “Custom Event” khi máy chủ của bạn có thể gọi Maildroppa Events API bằng khóa API.

Bước 1: Chọn Event Key

Nhập một tên sự kiện nghiệp vụ ổn định, chẳng hạn như:

• trial.started
• order_paid
• booking_created

Event key có thể chứa chữ cái, số, dấu chấm, dấu gạch dưới và dấu gạch ngang. Việc khớp là chính xác, vì vậy order_paid và order.paid là các sự kiện khác nhau. Hãy giữ tên ổn định sau khi tích hợp đã được triển khai.

Bước 2: Quyết định có cho phép liên hệ mới hay không

Sử dụng “Allow new contacts from this source” để kiểm soát các địa chỉ email chưa biết.

• Khi tắt, chỉ địa chỉ email đã thuộc về một liên hệ Maildroppa mới có thể bắt đầu tự động hóa. Địa chỉ chưa biết sẽ bị từ chối.
• Khi bật, Maildroppa tạo một liên hệ cho địa chỉ email chưa biết rồi bắt đầu tự động hóa.

Tắt tùy chọn này khi hệ thống gửi chỉ nên bổ sung dữ liệu hoặc phản ứng với các liên hệ đã được quản lý trong Maildroppa. Chỉ bật khi sự kiện bên ngoài là nguồn tạo liên hệ được phê duyệt và quy trình của bạn có quyền cần thiết.

Bước 3: Tạo hoặc sử dụng khóa API

Danh sách kiểm tra thiết lập cho biết liệu đã có khóa API hay chưa. Nếu cần, hãy tạo khóa từ phần thiết lập trình kích hoạt.

Hãy coi khóa API như mật khẩu. Chỉ sử dụng khóa trong mã phía máy chủ. Không đặt khóa vào JavaScript trên trình duyệt, kho lưu trữ công khai, ảnh chụp màn hình, phiếu hỗ trợ, tài liệu công khai hoặc nhật ký được chia sẻ. Việc sao chép lệnh cURL mẫu cũng sao chép bí mật vào bộ nhớ tạm.

Yêu cầu được gửi đến:

POST https://api.maildroppa.com/events

với header:

X-API-Key: YOUR_API_KEY

Để biết thêm về bảo mật và xoay vòng khóa, hãy xem hướng dẫn API Key.

Bước 4: Gửi sự kiện kiểm thử

Gửi sự kiện với triggerAutomations được đặt thành false. Điều này cho phép Maildroppa quan sát các thuộc tính sự kiện mà không bắt đầu một tự động hóa đang hoạt động.

{
  "eventKey": "trial.started",
  "email": "contact@example.com",
  "properties": {
    "planName": "Professional",
    "trialDays": 14,
    "salesAssisted": false
  },
  "occurredAt": "2026-07-16T08:00:00Z",
  "triggerAutomations": false
}

Properties phải là một đối tượng phẳng. Giá trị có thể là chuỗi, số, boolean hoặc null. Tên thuộc tính có thể chứa chữ cái, số, dấu gạch dưới, dấu chấm và dấu gạch ngang. Đối tượng properties được tuần tự hóa có thể có kích thước tối đa 64 KiB.

Maildroppa hiển thị các thuộc tính đã quan sát trong phần thiết lập trình kích hoạt. Sau đó, chúng có thể được chọn trong tính năng cá nhân hóa email và bên dưới Event data trong điều kiện. Ví dụ, có thể chèn planName vào email dưới dạng {{event.planName}}.

Bước 5: Hoàn tất danh sách kiểm tra và kích hoạt

Danh sách kiểm tra Custom Event xác nhận rằng:

• Event key đã được cấu hình.
• Khóa API đã có sẵn.
• Dữ liệu sự kiện kiểm thử đã được quan sát.
• Trình kích hoạt sẵn sàng để kích hoạt.

Sau khi tự động hóa hoạt động, hãy gửi các sự kiện thực tế với triggerAutomations được đặt thành true. Event key phải khớp chính xác. Các thuộc tính sự kiện được lưu cùng lượt chạy tự động hóa đó và vẫn sẵn có trong suốt các bước.

Thiết lập trình kích hoạt Inbound Webhook URL

Chọn “Inbound Webhook URL” khi một ứng dụng bên ngoài có thể gửi yêu cầu POST JSON nhưng không nên sử dụng khóa API cấp tài khoản của bạn.

Maildroppa tạo một URL bí mật duy nhất cho tự động hóa này, ví dụ:

https://in.maildroppa.com/webhooks/inbound/SECRET_TOKEN

Token trong đường dẫn cấp quyền truy cập. Không cần khóa API và chỉ tự động hóa gắn với URL này mới có thể bắt đầu.

Bước 1: Tạo URL

Thêm trình kích hoạt Inbound Webhook URL và lưu tự động hóa khi được yêu cầu. Maildroppa sau đó tạo và hiển thị URL.

Sao chép URL vào phần cài đặt webhook của hệ thống bên ngoài. Hãy coi toàn bộ URL như một mật khẩu. Không công khai URL, đặt URL trong mã phía máy khách hoặc đưa URL vào nhật ký được chia sẻ thông thường.

Bước 2: Gửi yêu cầu kiểm thử JSON

Phần thiết lập cung cấp các ví dụ sẵn sàng sao chép cho macOS/Linux và Windows PowerShell. Gửi một yêu cầu webhook cho một liên hệ. Payload phải chứa một email người nhận hợp lệ ở vị trí mà Maildroppa có thể xác định.

Ví dụ:

{
  "email": "contact@example.com",
  "checkout": {
    "id": "checkout_123",
    "total": 99
  },
  "planName": "Professional"
}

Trước khi kích hoạt, các yêu cầu được chấp nhận chỉ được lưu dưới dạng dữ liệu kiểm thử ngắn hạn. Chúng không bắt đầu tự động hóa và không gửi email.

Nếu hệ thống bên ngoài tự động thử lại yêu cầu, hãy gửi header Idempotency-Key hoặc X-Webhook-Id. Điều này giúp Maildroppa nhận diện cùng một lần gửi thay vì bắt đầu cùng một sự kiện hai lần. Nếu hai sự kiện giống hệt nhau về mọi mặt khác là có chủ đích, hãy cấp cho mỗi sự kiện một ID sự kiện riêng.

Bước 3: Chọn email người nhận

Maildroppa kiểm tra yêu cầu kiểm thử hợp lệ mới nhất và tìm các trường email khả dĩ.

• Nếu tìm thấy một trường rõ ràng, trường đó có thể được tự động chọn.
• Nếu tìm thấy nhiều trường có khả năng, hãy chọn trường xác định liên hệ.
• Nếu không tìm thấy trường nào, hãy điều chỉnh payload và gửi yêu cầu kiểm thử khác.

Đường dẫn đã chọn thuộc về hợp đồng webhook. Gửi một yêu cầu cho mỗi người nhận thay vì một mảng người nhận.

Bước 4: Quyết định có tạo liên hệ bị thiếu hay không

Khi “Create missing contacts” bị tắt, chỉ các liên hệ hiện có mới bắt đầu tự động hóa. Các địa chỉ email chưa biết được ghi nhật ký nhưng không bắt đầu lượt chạy.

Khi bật, Maildroppa tạo một liên hệ mới cho địa chỉ email chưa biết hợp lệ rồi bắt đầu tự động hóa. Chỉ bật khi nguồn inbound được phép tạo liên hệ.

Bước 5: Xem xét dữ liệu sự kiện

Maildroppa liệt kê các giá trị có thể sử dụng được quan sát trong payload kiểm thử. Các đề xuất này không phải là schema hoàn chỉnh, vĩnh viễn. Nếu thiếu trường bắt buộc, hãy đưa trường đó vào yêu cầu kiểm thử mới và làm mới dữ liệu kiểm thử.

Email người nhận được xử lý đặc biệt và không được lặp lại dưới dạng thuộc tính dữ liệu sự kiện. Danh sách, các giá trị có vẻ nhạy cảm, giá trị lồng nhau quá sâu, đối tượng trống, tên thuộc tính không an toàn hoặc các trường vượt quá giới hạn phát hiện được hỗ trợ cũng có thể bị loại trừ.

Các trường đã quan sát sẽ có sẵn trong email dưới dạng merge tag và trong điều kiện bên dưới Event data. Giá trị của chúng được ghi nhận riêng cho từng lượt chạy tự động hóa thực tế.

Bước 6: Hoàn tất danh sách kiểm tra và kích hoạt

Danh sách kiểm tra thiết lập cho biết:

• URL webhook đã sẵn sàng.
• Đã nhận yêu cầu kiểm thử hợp lệ.
• Email người nhận đã được phát hiện hoặc chọn.
• Dữ liệu sự kiện có sẵn khi luồng sử dụng dữ liệu đó.
• Webhook sẵn sàng để kích hoạt.

Khi kích hoạt tự động hóa, Maildroppa xóa các mẫu thiết lập. Sau đó, các yêu cầu mới có thể bắt đầu lượt chạy thực tế.

Trạng thái và bảo mật URL

URL inbound có thể có các trạng thái sau:

• Pending — Yêu cầu được lưu dưới dạng dữ liệu thiết lập và không bắt đầu lượt chạy.
• Live — Các yêu cầu hợp lệ có thể bắt đầu tự động hóa đang hoạt động.
• Paused — Yêu cầu được chấp nhận và ghi nhật ký nhưng không bắt đầu lượt chạy.
• Revoked — URL đã bị vô hiệu hóa vĩnh viễn và không còn bắt đầu lượt chạy.
• Expired — Thiết lập không được kích hoạt đúng hạn. Hãy tạo URL mới và kiểm thử lại.

Sử dụng “Rotate URL” để thay đổi theo kế hoạch. Maildroppa tạo URL mới trong khi URL trước đó vẫn hợp lệ trong 24 giờ, giúp bạn có thời gian cập nhật ứng dụng bên ngoài.

Chỉ sử dụng “Replace URL Now” nếu URL hiện tại bị lộ hoặc bị lạm dụng. Thao tác này vô hiệu hóa URL cũ ngay lập tức và không thể hoàn tác. Hãy cập nhật bên gửi bằng URL mới được tạo trước khi chờ thêm sự kiện.

Thêm và chỉnh sửa bước

Nhấp vào nút dấu cộng bên dưới trình kích hoạt hoặc giữa các bước hiện có. Hộp thoại đầu tiên cung cấp bốn lựa chọn chính:

• Action
• Delay
• Email
• Condition

Action và Delay mở lựa chọn thứ hai với các loại bước riêng.

Để chỉnh sửa một bước, di chuột lên bước đó và chọn biểu tượng chỉnh sửa. Để xóa, chọn biểu tượng xóa và xác nhận cảnh báo. Xóa một bước khỏi tự động hóa đã có liên hệ đang hoạt động có thể loại bỏ các liên hệ đang chờ ở bước đó, vì vậy hãy xem xét cẩn thận các luồng đang hoạt động.

Các bước Action

Danh mục Action gồm bảy thao tác.

Update Field

Chọn một trường người đăng ký và nhập giá trị mới. Trường nhập sẽ điều chỉnh theo loại trường, bao gồm các trường lựa chọn và đa lựa chọn.

Sử dụng thao tác này để lưu giai đoạn vòng đời, ghi nhận tùy chọn hoặc bảo toàn thông tin đã chọn sau khi liên hệ đạt một cột mốc. Không thể chọn các trường đã lưu trữ cho thao tác mới.

Add Tag

Chọn một thẻ do khách hàng tạo để gán cho liên hệ. Các thẻ hệ thống không khả dụng cho thao tác này.

Sử dụng thẻ để tổ chức nội bộ, phân khúc và chọn chiến dịch sau này. Việc thêm một thẻ đã được gán không làm thay đổi hồ sơ.

Remove Tag

Chọn một thẻ do khách hàng tạo để xóa. Nếu liên hệ không có thẻ đó, bước có thể tiếp tục mà không tạo thay đổi.

Start Other Automation

Chọn một tự động hóa phù hợp khác và bắt đầu tự động hóa đó cho cùng liên hệ.

Đây là cách rõ ràng để kết nối các hành trình nhỏ có thể tái sử dụng. Maildroppa loại trừ các mục tiêu không hợp lệ và kiểm tra các phụ thuộc tự động hóa để ngăn chu kỳ, chẳng hạn như Tự động hóa A bắt đầu Tự động hóa B trong khi Tự động hóa B bắt đầu Tự động hóa A.

Các quy tắc tham gia lại của tự động hóa mục tiêu vẫn được áp dụng. Một liên hệ đang hoạt động tại đó không thể bắt đầu lượt chạy đồng thời thứ hai.

Stop Other Automation

Chọn một tự động hóa khác mà liên hệ này sẽ dừng tiến triển. Thao tác này hữu ích khi một sự kiện mới khiến chuỗi nuôi dưỡng cũ không còn phù hợp.

Send Webhook

Send Webhook gửi yêu cầu POST JSON có chữ ký khi liên hệ đến bước này. Đây là thao tác gửi đi và khác với trình kích hoạt Inbound Webhook URL nhận vào.

Cấu hình:

• URL đích HTTPS công khai.
• Header tùy chỉnh tùy chọn để xác thực phía máy chủ.
• Tất cả trường người đăng ký được hỗ trợ hoặc một nhóm trường được chọn.
• Signing secret của webhook tài khoản.

Hộp thoại hiển thị bản xem trước payload trước khi bạn lưu. Gửi webhook kiểm thử để xác minh endpoint, sau đó kiểm tra kết quả gửi và lịch sử gửi thực tế sau này từ bước đó.

Dữ liệu người đăng ký được gửi trong phần thân JSON. Giữ URL đích cố định; không đặt dữ liệu cá nhân hoặc bí mật trong tham số truy vấn. Các lần gửi thực tế chạy ở chế độ nền và thử lại các lỗi tạm thời. Yêu cầu kiểm thử được gửi một lần và không được thử lại.

Nếu bên nhận trả về 410 Gone, Maildroppa sẽ vô hiệu hóa việc gửi cho bước đó vì endpoint đã xác nhận rõ rằng không còn tồn tại. Sửa bên nhận hoặc URL, sau đó dùng “Re-enable” trong bước.

Webhook tự động hóa và webhook nhà phát triển cấp tài khoản sử dụng cùng Signing secret. Để biết cách xác minh chữ ký, hành vi thử lại, yêu cầu đối với mục tiêu và xoay vòng secret, hãy xem hướng dẫn Webhooks.

Unsubscribe

Unsubscribe chuyển liên hệ sang trạng thái hủy đăng ký khỏi tất cả email. Đây là bước kết thúc, vì vậy không thể có bước nào tiếp theo trên nhánh đó.

Chỉ sử dụng khi tự động hóa thể hiện một quyết định hủy đăng ký rõ ràng hoặc một chính sách bạn đã chủ động thiết kế. Không dùng chỉ để dừng một tự động hóa; hãy dùng Stop Other Automation cho mục đích đó.

Các bước Delay

Delay kiểm soát thời điểm liên hệ đến bước tiếp theo.

Fixed Delay

Nhập số lượng và chọn Minutes, Hours, Days, Weeks hoặc Months.

Thời gian chờ tối thiểu là năm phút. Tất cả đơn vị khác yêu cầu số lượng tối thiểu là một. Thời gian chờ cố định bắt đầu khi liên hệ đến bước, vì vậy hai liên hệ có thể chờ ở những thời điểm lịch khác nhau dù sử dụng cùng một khoảng thời gian.

Date Field Delay

Chọn một trường Date tùy chỉnh đang hoạt động. Liên hệ chờ cho đến khi đạt đến ngày được lưu trong trường đó.

Bạn cũng phải quyết định điều gì xảy ra nếu liên hệ không có giá trị trong trường đó:

• Proceed Immediately — Bỏ qua thời gian chờ và tiếp tục bước tiếp theo.
• Wait Indefinitely — Giữ liên hệ tại bước này cho đến khi có giá trị.
• Remove Subscriber — Kết thúc lượt chạy tự động hóa hiện tại của liên hệ.

Hãy lựa chọn có chủ đích. “Wait Indefinitely” có thể khiến liên hệ hoạt động trong thời gian dài, còn “Remove Subscriber” kết thúc hành trình mà không thực thi các bước sau.

Tạo email trực tiếp trong tự động hóa

Bước Email hiện mở một trình chỉnh sửa email hoàn chỉnh bên trong quy trình tự động hóa. Bạn không còn cần tạo một Transactional Email riêng rồi chọn email đó từ danh sách thả xuống.

Nhập Subject và Preheader tùy chọn, sau đó xây dựng nội dung email trong trình chỉnh sửa trực quan. Bạn có thể kéo các khối nội dung vào thông điệp, cấu hình giao diện hoặc nhấp vào “Browse Templates” để bắt đầu từ một thiết kế hiện có. Nhấp vào “Save Step” để đưa thông điệp đã hoàn tất trở lại canvas tự động hóa.

Chân trang Maildroppa tiêu chuẩn của tài khoản được thêm vào email. Cấu hình giao diện chung tại trang Footer Style.

Subject và Preheader

Subject là bắt buộc và có thể chứa tối đa 255 ký tự. Preheader là tùy chọn và có thể chứa tối đa 100 ký tự.

Đặt phần quan trọng ở gần đầu vì hộp thư thường cắt ngắn cả hai. Trình chỉnh sửa hiển thị hướng dẫn về độ dài khi bạn nhập.

Template và khối nội dung

“Browse Templates” mở các template phù hợp với thông điệp email. Việc chọn một template sẽ thay thế thiết kế nội dung hiện tại, vì vậy hãy chọn template trước khi thực hiện nhiều thao tác thủ công.

Trong trình chỉnh sửa trực quan, sử dụng cấu trúc và khối nội dung cho văn bản, hình ảnh, nút, khoảng cách, liên kết mạng xã hội và các nội dung được hỗ trợ khác. Kiểm tra liên kết xem trước, bố cục trên thiết bị di động, danh tính người gửi, độ tương phản chân trang và nội dung cuối cùng trước khi kích hoạt.

Cá nhân hóa

Sử dụng các trường cá nhân hóa người đăng ký cho thông tin được lưu trên liên hệ.

Khi tự động hóa bắt đầu từ Custom Event hoặc Inbound Webhook URL, các thuộc tính sự kiện đã quan sát cũng có sẵn dưới dạng thẻ cá nhân hóa. Ví dụ:

Your {{event.planName}} trial has started

Giá trị sự kiện đến từ lượt chạy riêng lẻ đã đi đến email. Nếu một thuộc tính là bắt buộc, hãy đảm bảo payload kiểm thử chứa thuộc tính đó và mọi bên gửi thực tế đều tuân theo cùng một hợp đồng.

Thêm Lead Magnet vào email tự động hóa

Email tự động hóa có thể phân phối lead magnet ngay sau khi đăng ký được xác nhận. Lead magnet có thể là tệp đã tải lên được bảo vệ hoặc ưu đãi URL được quản lý trong Maildroppa.

Tính năng phân phối lead magnet chỉ khả dụng khi mọi trình kích hoạt trong tự động hóa đều là “Signup confirmed” cho một Signup Flow được chọn cụ thể. Tính năng này không khả dụng với All sources, phạm vi Form trực tiếp, Date Anniversary, trình kích hoạt thẻ hoặc trường, Custom Event hay Inbound Webhook URL. Mối quan hệ nghiêm ngặt này đảm bảo nội dung tải xuống thuộc về một hành trình Double Opt-in đã hoàn tất với Signup Flow xác định.

Để thêm lead magnet:

1. Thêm hoặc chỉnh sửa bước Email trong một tự động hóa đủ điều kiện.
2. Mở “Lead magnet delivery”.
3. Chọn tệp hoặc ưu đãi URL.
4. Trong nội dung email, tạo nút hoặc liên kết văn bản.
5. Sử dụng thẻ cá nhân hóa “Lead magnet URL” làm đích của liên kết đó.
6. Lưu bước Email rồi lưu tự động hóa.

Maildroppa sử dụng merge tag {{ lead_magnet_url }} nội bộ và thay thế tag này tại thời điểm gửi bằng một liên kết tải xuống Maildroppa được bảo vệ.

Tag phải được sử dụng làm đích liên kết trong nội dung email. Không đặt tag trong Subject, Preheader, văn bản hiển thị hoặc vị trí không phải liên kết khác. Trình chỉnh sửa ngăn việc lưu lead magnet đã chọn nếu không có liên kết tải xuống hợp lệ, đồng thời cũng ngăn việc sử dụng tag URL lead magnet nếu chưa chọn ưu đãi.

Liên kết được bảo vệ vẫn ổn định. Nếu sau đó bạn thay thế tệp hoặc thay đổi đích của ưu đãi, các liên kết trong email đã gửi vẫn tiếp tục hoạt động và trỏ đến đích hiện tại.

Các bước Condition

Condition đánh giá dữ liệu khi liên hệ đến bước và chia hành trình thành hai nhánh:

• YES — Biểu thức hoàn chỉnh khớp.
• NO — Biểu thức không khớp.

Điều kiện có thể sử dụng trường người đăng ký, thẻ và phân khúc. Trong tự động hóa Custom Event hoặc Inbound Webhook, điều kiện cũng có thể sử dụng Event data đã quan sát.

Kết hợp bộ lọc

Điều kiện sử dụng các nhóm bộ lọc:

• Các bộ lọc trong cùng một nhóm được nối bằng AND. Mọi bộ lọc trong nhóm đó phải khớp.
• Các nhóm riêng biệt được nối bằng OR. Chỉ cần một nhóm hoàn chỉnh khớp.

Ví dụ:

Group 1

• Country equals Germany
• AND tag contains Customer

OR Group 2

• Event data planName equals Professional
• AND Event data trialDays is greater than 7

Nếu một trong hai nhóm hoàn chỉnh khớp, liên hệ đi theo YES. Nếu không, liên hệ đi theo NO.

Điều kiện dữ liệu sự kiện

Tùy chọn Event data chỉ xuất hiện khi tự động hóa có trình kích hoạt Custom Event hoặc Inbound Webhook URL và Maildroppa đã quan sát các thuộc tính có thể sử dụng.

Nếu thiếu thuộc tính, hãy gửi một bài kiểm thử Custom Event khác với triggerAutomations: false hoặc gửi yêu cầu kiểm thử inbound webhook khác trước khi kích hoạt. Điều kiện Inbound Webhook có thể được xem trước dựa trên mẫu kiểm thử đã chấp nhận trong quá trình thiết lập.

Dữ liệu sự kiện được đánh giá từ ảnh chụp nhanh của lượt chạy, không phải từ hồ sơ liên hệ. Việc cập nhật một trường người đăng ký có tên tương tự không thay đổi giá trị sự kiện được ghi nhận khi lượt chạy bắt đầu.

Xây dựng nhiều hơn hai nhánh

Mỗi Condition riêng lẻ chỉ có nhánh YES và NO. Để tạo luồng phân nhánh theo quốc gia, gói giá hoặc nhiều đường đi khác, hãy kết nối một Condition khác với nhánh NO và tiếp tục cho đến nhánh dự phòng cuối cùng.

Lưu, kích hoạt và tham gia lại

Khi luồng hoàn tất, hãy lưu dưới dạng Draft hoặc kích hoạt.

Đặt tên duy nhất, rõ ràng cho tự động hóa, chẳng hạn như “Confirmed Signup - Main Welcome”, “Annual Birthday Offer” hoặc “Trial Started - Professional”. Tên cụ thể giúp nhận diện phiên bản và các thao tác liên tự động hóa dễ dàng hơn nhiều.

Allow Reentry

Tính năng tham gia lại kiểm soát việc một liên hệ đã hoàn tất tự động hóa trước đó có thể tham gia lại hay không.

• Khi tắt tham gia lại, liên hệ đã hoàn tất không thể bắt đầu lại cùng tự động hóa.
• Khi bật tham gia lại, liên hệ có thể tham gia lại sau một trình kích hoạt phù hợp vào thời điểm sau.

Một liên hệ không thể có hai lượt chạy đang hoạt động đồng thời trong cùng một tự động hóa. Ngay cả khi bật tham gia lại, Maildroppa vẫn giới hạn tối đa 10 lượt hoàn tất cho mỗi liên hệ, mỗi tự động hóa, mỗi ngày.

Bật tham gia lại cho các hành trình thực sự có thể lặp lại như ngày kỷ niệm hằng năm hoặc mua hàng lặp lại. Tắt đối với quy trình onboarding một lần hoặc lead magnet chỉ nên được phân phối một lần.

Kiểm tra trước khi kích hoạt

Trước khi tự động hóa trở thành Active, Maildroppa kiểm tra toàn bộ cấu hình. Tùy thuộc vào luồng, việc này bao gồm:

• Tính đầy đủ của trình kích hoạt và bước.
• Các nhánh được kết nối và bước bắt đầu hợp lệ.
• Chu kỳ hoặc phụ thuộc tự động hóa không hợp lệ.
• Nội dung email và cú pháp cá nhân hóa.
• Việc gán lead magnet và vị trí liên kết tải xuống.
• Khóa API Custom Event và dữ liệu kiểm thử đã quan sát.
• URL inbound webhook, yêu cầu kiểm thử, email người nhận và các trường sự kiện được tham chiếu.
• Signing secret của webhook gửi đi.

Hãy xử lý mọi mục thiết lập còn mở thay vì kích hoạt dựa trên một giả định chưa được kiểm thử.

Chỉnh sửa tự động hóa đang hoạt động

Bạn có thể mở tự động hóa Active hoặc Paused trong trình chỉnh sửa. Nếu các liên hệ đang hoạt động có thể bị ảnh hưởng, khi lưu bạn sẽ có hai lựa chọn.

Update Automation

Thao tác này áp dụng các thay đổi trực tiếp vào tự động hóa hiện tại.

Sử dụng cho các chỉnh sửa nhỏ, an toàn khi bạn hiểu liên hệ đang hoạt động đang chờ ở đâu. Việc xóa hoặc thay thế một bước có thể làm gián đoạn hành trình hoặc loại bỏ liên hệ khỏi tự động hóa.

Save as New Version

Thao tác này giữ nguyên thiết lập hiện tại cho các liên hệ đã tham gia và tạo một phiên bản hoạt động mới cho các lượt tham gia sau này.

Phiên bản trước chuyển sang Disconnecting. Các trình kích hoạt của phiên bản đó ngừng nhận liên hệ mới, nhưng các liên hệ đang hoạt động vẫn tiếp tục qua luồng không thay đổi. Phiên bản này trở thành Archived sau khi liên hệ cuối cùng hoàn tất. Phiên bản mới nhận các liên hệ mới.

Sử dụng tùy chọn này cho các thay đổi cấu trúc, chuỗi mới, thời gian chờ thay đổi, thay đổi điều kiện lớn hoặc thay thế email mà các liên hệ đang tiếp cận.

Tạm dừng, ngắt kết nối, sao chép và xóa

Tạm dừng khi dự định tiếp tục

Tạm dừng một tự động hóa để ngăn các lượt tham gia mới và tạm thời đóng băng các liên hệ đang hoạt động. Kích hoạt lại khi sự cố hoặc khoảng gián đoạn theo kế hoạch kết thúc.

Tạm dừng hữu ích khi sửa một đích đến, kiểm tra email hoặc tạm thời dừng một hành trình nhạy cảm về thời gian. Hãy nhớ rằng các yêu cầu inbound webhook nhận được trong khi tạm dừng không trở thành lượt chạy bị trì hoãn; chúng được chấp nhận và ghi nhật ký mà không bắt đầu tự động hóa.

Ngắt kết nối khi muốn liên hệ hiện có hoàn tất

Ngắt kết nối một tự động hóa khi không có liên hệ mới nào được tham gia nhưng các liên hệ hiện có vẫn nên hoàn tất bình thường. Cách này thường an toàn hơn xóa một hành trình đang hoạt động.

Dùng làm bản nháp cho hành trình mới

Sử dụng Use as Draft khi cấu trúc hữu ích nhưng tự động hóa mới phải độc lập. Đổi tên bản sao, xem xét mọi trình kích hoạt, thông điệp gửi cho người nhận, mục tiêu thao tác, webhook, thời gian chờ và điều kiện trước khi kích hoạt.

Cẩn thận khi xóa

Xóa là thao tác vĩnh viễn. Một tự động hóa vẫn đang được tự động hóa khác tham chiếu có thể yêu cầu xóa các tham chiếu đó trước. Đối với hành trình đang hoạt động, hãy cân nhắc Pause, Disconnect hoặc Save as New Version trước khi xóa.

Danh sách kiểm tra thiết lập thực tế

Trước khi kích hoạt, hãy xem xét tự động hóa từ góc nhìn của một liên hệ:

1. Mỗi trình kích hoạt có đại diện chính xác cho sự kiện nên bắt đầu hành trình không?
2. Nếu có nhiều trình kích hoạt tiêu chuẩn, phạm vi của chúng có không chồng chéo và có chủ đích không?
3. Tính năng tham gia lại có phù hợp với trường hợp sử dụng này không?
4. Mọi nhánh có dẫn đến một điểm hợp lý không?
5. Thời lượng chờ có chính xác không và mọi Date Field Delay có xử lý giá trị bị thiếu phù hợp không?
6. Tất cả Subject, Preheader, liên kết, thẻ cá nhân hóa và bố cục trên thiết bị di động đã được kiểm tra chưa?
7. Nếu đã chọn lead magnet, tag được bảo vệ của nó có được dùng làm đích liên kết trong nội dung không?
8. Nếu sử dụng dữ liệu sự kiện, yêu cầu kiểm thử có chứa mọi thuộc tính bắt buộc không?
9. URL và secret webhook có chỉ được lưu trong các hệ thống phía máy chủ phù hợp không?
10. Bản xem trước và các bài kiểm thử webhook gửi đi có thành công không?
11. Update Automation có làm gián đoạn các liên hệ đang hoạt động không, khiến Save as New Version an toàn hơn?
12. Có cách rõ ràng để tạm dừng hoặc ngắt kết nối hành trình nếu một phụ thuộc bên ngoài gặp lỗi không?

Hãy bắt đầu với một luồng nhỏ, dễ hiểu và chỉ thêm độ phức tạp khi điều đó phục vụ một hành trình rõ ràng của người đăng ký. Các trình kích hoạt rõ ràng, nhánh ngắn, thời gian chờ có chủ đích và email tập trung dễ kiểm thử hơn, đồng thời thường tạo trải nghiệm tốt hơn một tự động hóa khổng lồ duy nhất.