Zarządzaj polami subskrybentów i tagami

Opublikowano: 16 lipca 2026 · Ostatnia aktualizacja: 12 września 2026 · Autor: Marcus Biel

Pola subskrybentów i tagi pomagają przechowywać przydatne informacje o subskrybentach i porządkować bazę odbiorców.

Pole subskrybenta przechowuje wartość, taką jak imię, data urodzenia, kraj, numer klienta lub zestaw zainteresowań. Tag to etykieta, na przykład „Klient”, „Webinar 2026” lub „VIP”. Pola najlepiej sprawdzają się do przechowywania uporządkowanych danych opisujących subskrybenta. Tagi służą przede wszystkim do grupowania subskrybentów według źródła pozyskania, aktywności lub kryteriów biznesowych.

Maildroppa korzysta z pól i tagów w całej aplikacji. Możesz dodawać pola do formularzy zapisu, importować wartości pól, personalizować treść wiadomości e-mail, tworzyć segmenty i filtry wysyłki oraz używać pól i tagów w automatyzacjach. Możesz też jednocześnie dodawać lub usuwać wiele tagów u wielu subskrybentów.

Strona rozdziela teraz dane aktywne i zarchiwizowane. Archiwizacja wyłącza pole lub tag z nowego użycia, ale nie usuwa od razu zapisanych danych subskrybentów. Jeśli zarchiwizowany element nie jest już potrzebny, możesz sprawdzić, gdzie jest używany, a następnie trwale go usunąć w osobnym kroku.

Otwórz stronę pól subskrybentów

Otwórz „Settings” i wybierz „Subscriber Fields”.

Możesz też przejść bezpośrednio pod adres:

https://app.maildroppa.com/settings/subscriber-fields

W zależności od danych na koncie strona może zawierać następujące sekcje:

• Subscriber Fields — pola subskrybentów
• Archived Fields — zarchiwizowane pola
• Tags — tagi
• Archived Tags — zarchiwizowane tagi
• Bulk Tagging per Email List — grupowe tagowanie na podstawie listy adresów e-mail
• System Tags — tagi systemowe

Sekcje „Archived Fields” i „Archived Tags” pojawiają się tylko wtedy, gdy zarchiwizowano co najmniej jedno pole lub co najmniej jeden tag. Sekcja „System Tags” jest widoczna tylko wtedy, gdy na koncie istnieją tagi wygenerowane przez system.

Czym różnią się pola subskrybentów od tagów?

Zanim utworzysz pole lub tag, zdecyduj, w jaki sposób najlepiej zapisać daną informację.

Użyj pola subskrybenta do przechowywania wartości

Wybierz pole, gdy każdy subskrybent ma przypisaną wartość w określonym formacie.

Przykłady:

• Imię
• Data urodzenia
• Numer klienta
• Preferowany język
• Kraj
• Ulubiona kategoria produktów
• Kilka wybranych zainteresowań

Pola pozwalają sprawdzać poprawność zapisywanych danych. Pole typu „Date” przyjmuje datę, „Number” — liczbę, a pole wyboru — wyłącznie jedną lub więcej wcześniej zdefiniowanych opcji.

Każde pole ma też stały tag personalizacji. Możesz wstawić go w obsługiwanej treści wiadomości e-mail, a Maildroppa zastąpi go wartością zapisaną dla danego odbiorcy.

Użyj tagu do oznaczania przynależności do grupy

Wybierz tag, gdy istotne jest to, czy subskrybent należy do określonej grupy.

Przykłady:

• Potencjalny klient
• Klient
• VIP
• Zapis na webinar
• Pobranie poradnika
• Zainteresowanie produktem A

Subskrybent albo ma dany tag, albo go nie ma. Tag nie przechowuje dowolnego tekstu, daty ani liczby.

Tagi są szczególnie przydatne w segmentach, wyzwalaczach i akcjach automatyzacji, przypisaniach w formularzach zapisu, akcjach uruchamianych kliknięciem linku i importach, a także przy ręcznym porządkowaniu subskrybentów.

Prosty przykład wyboru

Jeśli chcesz zapisać jeden kraj dla każdego subskrybenta, utwórz pole wyboru „Kraj”. Jeśli potrzebujesz jedynie wskazać osoby, które uczestniczyły w konkretnym wydarzeniu, utwórz tag „Udział w wydarzeniu w Berlinie”.

Zaplanowanie struktury przed rozpoczęciem zbierania danych pomaga zachować porządek na koncie i uniknąć sytuacji, w której kilka tagów zastępuje jedno pole.

Zbieraj tylko potrzebne dane

Każde dodatkowe pole zwiększa ilość przechowywanych danych osobowych. Może też wydłużyć formularz zapisu i zmniejszyć liczbę osób, które go wypełnią.

Przed utworzeniem pola zadaj sobie kilka pytań:

• Czy potrzebujemy tych informacji do określonego celu?
• Czy informujemy subskrybentów, dlaczego je zbieramy?
• Jak długo należy je przechowywać?
• Kto potrzebuje do nich dostępu?
• Czy ten sam cel można osiągnąć, wykorzystując mniej danych?

Jeśli organizacja podlega przepisom o ochronie danych, takim jak RODO (GDPR), upewnij się, że zbieranie i przechowywanie danych, dostęp do nich oraz ich usuwanie odbywają się zgodnie z obowiązkami prawnymi. Maildroppa udostępnia narzędzia opisane w tym przewodniku, ale właściwa podstawa prawna i okres przechowywania zależą od organizacji oraz sposobu wykorzystania danych.

Jak działają pola subskrybentów?

Tabela aktywnych pól „Subscriber Fields” pokazuje następujące informacje o każdym polu:

• Field Label — etykieta pola
• Personalization Tag — tag personalizacji
• Type — typ

Pola wbudowane są wyświetlane razem z polami niestandardowymi, ale nie można ich edytować ani archiwizować.

Etykieta pola

Etykieta pola („Field Label”) to czytelna nazwa wyświetlana w Maildroppa. Jest też domyślną etykietą po dodaniu pola do formularza zapisu lub profilu subskrybenta.

Przykładowe etykiety to „Imię”, „Urodziny” i „Ulubione tematy”. Etykieta może mieć do 255 znaków, ale krótka, jednoznaczna nazwa będzie bardziej zrozumiała w formularzach, segmentach, importach i automatyzacjach.

Etykietę pola niestandardowego możesz później zmienić. Nie wpłynie to na tag personalizacji ani typ pola.

Tag personalizacji

Tag personalizacji („Personalization Tag”) to stały identyfikator używany w importach, integracjach, odwołaniach do pól i spersonalizowanej treści wiadomości e-mail.

Na przykład pole o etykiecie „Ulubione tematy” może otrzymać tag personalizacji favorite_topics. W obsługiwanej treści wiadomości e-mail możesz użyć go jako {{favorite_topics}}.

Maildroppa automatycznie tworzy dostępny tag personalizacji na podstawie etykiety pola. Używa małych liter ASCII, cyfr i podkreśleń. Jeśli wygenerowana nazwa już istnieje, tworzy jej unikalny wariant.

Po utworzeniu pola nie można edytować jego tagu personalizacji. Dzięki temu istniejące formularze, importy, integracje, treści i automatyzacje nie zaczną niepostrzeżenie wskazywać innego pola.

Typ pola

Typ pola określa, jakie wartości Maildroppa przyjmuje i jak można ich używać. Wybierz go uważnie — po utworzeniu pola nie można go zmienić.

Maildroppa obsługuje następujące typy pól:

Starsze przewodniki Maildroppa opisywały „Radio Button”, „Checkbox” i „Dropdown” — przyciski opcji, pola wyboru i listy rozwijane — jako typy pól. W obecnym modelu typ danych i sposób ich wyświetlania są rozdzielone.

Na przykład:

• Pole „Choice: one option” może być wyświetlane w formularzu zapisu jako lista rozwijana lub grupa przycisków opcji.
• Pole „Choice: multiple options” może być wyświetlane w formularzu zapisu jako pola wyboru lub lista rozwijana z możliwością zaznaczenia wielu pozycji.

Dzięki temu dane subskrybentów pozostają spójne, nawet gdy różne formularze prezentują je w różny sposób. Więcej o dodawaniu i wyświetlaniu pól w formularzach znajdziesz w przewodniku Formularze zapisu.

Pola wbudowane

Każde konto ma dwa pola wbudowane:

• Email — e-mail
• First name — imię

Pole „Email” jest wymagane, ponieważ każdy subskrybent musi mieć główny adres e-mail. Pole „First name” jest opcjonalne.

Nie można zmieniać nazw pól wbudowanych, archiwizować ich ani trwale usuwać. Nie wliczają się one do limitu pól niestandardowych.

Limity pól niestandardowych

Konto może mieć maksymalnie 30 aktywnych pól niestandardowych oprócz dwóch pól wbudowanych.

Maksymalnie pięć aktywnych pól niestandardowych może mieć typ „Choice: multiple options”. Ten osobny limit pozwala zachować przewidywalny sposób obsługi danych wielowartościowych w profilach, importach, segmentach, formularzach i automatyzacjach.

Zarchiwizowane pola nie wliczają się do limitów aktywnych pól. Przywrócenie pola oznacza jednak jego ponowną aktywację. Jeśli odpowiedni limit został już osiągnięty, przed przywróceniem zarchiwizuj inne pole.

Utwórz niestandardowe pole subskrybenta

Aby utworzyć pole:

1. Otwórz „Settings” → „Subscriber Fields”.
2. W sekcji „Subscriber Fields” kliknij „Add a New Field”.
3. Wpisz etykietę w polu „Field Label”.
4. Wybierz typ w polu „Type”.
5. Jeśli wybierzesz pole wyboru, wprowadź opcje w obszarze „Options”.
6. Kliknij „Add”.

Maildroppa wygeneruje tag personalizacji i doda pole do tabeli aktywnych pól „Subscriber Fields”.

Utwórz pola wyboru

Pola wyboru pomagają zbierać spójne dane zamiast wielu wariantów zapisu tej samej informacji.

Na przykład w polu tekstowym „Preferowany newsletter” mogą pojawić się wartości „Produkt”, „nowości produktowe”, „Produkty” lub wpisy z błędami. Pole wyboru ogranicza dane wejściowe do zdefiniowanych opcji.

Wybór jednej opcji

Użyj typu „Choice: one option”, gdy subskrybent ma wybrać tylko jedną wartość.

Przykłady:

• Preferowany język
• Kraj
• Typ klienta
• Wielkość firmy
• Główne zainteresowanie

W kreatorze formularzy zapisu możesz wyświetlić to pole jako listę rozwijaną lub przyciski opcji.

Wybór wielu opcji

Użyj typu „Choice: multiple options”, gdy kilka wartości może jednocześnie dotyczyć subskrybenta.

Przykłady:

• Tematy, o których subskrybent chce otrzymywać wiadomości
• Produkty, z których korzysta subskrybent
• Preferowane formaty wydarzeń
• Regiony obsługiwane przez subskrybenta

Subskrybent może zaznaczyć maksymalnie 20 opcji w jednym polu wielokrotnego wyboru. W kreatorze formularzy zapisu możesz wyświetlić je jako grupę pól wyboru lub listę rozwijaną z możliwością zaznaczenia wielu pozycji.

Dodaj opcje

Po wybraniu dowolnego z dwóch typów pól wyboru pojawi się obszar „Options”.

Wpisz pierwszą opcję, a następnie kliknij „Add Value”, aby dodać kolejne miejsce na wpisanie wartości. Powtarzaj tę czynność, aż wprowadzisz wszystkie opcje.

Pole wyboru:

• Musi mieć co najmniej jedną opcję.
• Może mieć maksymalnie 50 opcji.
• Musi mieć unikalne etykiety opcji. Różnica wyłącznie w wielkości liter nie wystarcza, by uznać etykiety za różne.
• Dopuszcza maksymalnie 255 znaków w każdej etykiecie opcji.
• Nie dopuszcza znaku pionowej kreski (|) w etykiecie opcji.

Używaj krótkich etykiet, które będą zrozumiałe w profilach subskrybentów, elementach formularzy, segmentach, eksportach i spersonalizowanej treści.

Edytuj niestandardowe pole subskrybenta

Aby edytować aktywne pole niestandardowe:

1. Znajdź pole w tabeli „Subscriber Fields”.
2. Otwórz menu z trzema kropkami na końcu jego wiersza.
3. Wybierz „Edit”.
4. Zmień etykietę w „Field Label” lub — w przypadku pola wyboru — opcje w „Options”.
5. Kliknij „Change”.

Typ pola i tag personalizacji celowo nie podlegają edycji.

Edytuj opcje wyboru

Możesz zmienić nazwę istniejącej opcji, dodać nową lub usunąć nieużywaną.

Zmiana nazwy opcji nie zmienia jej tożsamości ani powiązania z dotychczasowymi wyborami subskrybentów. Pamiętaj, że nowa etykieta może pojawić się także w profilach, segmentach, eksportach i spersonalizowanej treści.

Aby usunąć opcję, wyczyść miejsce, w którym jest wpisana, i zapisz pole. Maildroppa usunie istniejącą opcję tylko wtedy, gdy nie korzysta z niej już żadna zapisana wartość subskrybenta. Jeśli opcja jest używana, zmiana zostanie odrzucona, a bieżąca definicja pola — ponownie wczytana.

Chroni to zapisane wybory przed utratą poprawności. Jeśli opcja jest nadal używana, najpierw zaktualizuj lub wyczyść odpowiednie wartości subskrybentów, a następnie spróbuj ponownie.

Gdzie używane są pola subskrybentów?

Pola subskrybentów są dostępne w kilku obszarach Maildroppa:

• Formularze zapisu mogą zbierać wartości pól.
• Profile subskrybentów pozwalają wyświetlać i aktualizować wartości pól.
• Importy umożliwiają mapowanie kolumn na pola.
• Treść wiadomości e-mail może zawierać tagi personalizacji.
• Segmenty i filtry wysyłki pozwalają wybierać subskrybentów według wartości pól.
• Automatyzacje mogą odczytywać lub aktualizować pola.
• Klienty API i integracje mogą odczytywać lub zapisywać obsługiwane wartości pól.

Przed zmianą, archiwizacją lub trwałym usunięciem pola uwzględnij wszystkie procesy, które mogą od niego zależeć. Maildroppa sprawdza znane zastosowania wewnątrz aplikacji i w miarę możliwości wyświetla linki do powiązanych elementów.

Zarchiwizuj pole subskrybenta

Archiwizacja to bezpieczny pierwszy krok, gdy nie chcesz już zapisywać nowych danych w danym polu.

Po zarchiwizowaniu pola niestandardowego:

• Dotychczasowe wartości subskrybentów pozostają zapisane.
• Pole przestaje być dostępne przy wybieraniu pól do nowego użycia.
• Próby zapisania nowych danych w polu są odrzucane.
• Istniejące odwołania służące do odczytu lub wyświetlania nie są automatycznie usuwane.
• Pole trafia do sekcji „Archived Fields”.
• Nie można go edytować, dopóki nie zostanie przywrócone.

Aby zarchiwizować pole:

1. Otwórz menu z trzema kropkami przy aktywnym polu niestandardowym.
2. Wybierz „Archive”.
3. Poczekaj, aż Maildroppa sprawdzi, gdzie pole jest używane.
4. Przejrzyj sekcje „Archive blockers”, „Existing read or render usage” i „Content merge tag usage” — blokady archiwizacji, istniejące użycia do odczytu lub wyświetlania oraz użycia tagu personalizacji w treści.
5. Usuń każdą przyczynę blokady.
6. Wpisz ARCHIVE w polu potwierdzenia.
7. Kliknij „Archive”.

Co blokuje archiwizację pola?

Maildroppa blokuje archiwizację, gdy znany proces nadal ma zapisywać dane w polu. Przykłady:

• Formularz zapisu zbierający dane do tego pola.
• Automatyzacja zapisująca dane w polu.
• Aktywne mapowanie importu zapisujące dane w polu.
• Trwający import subskrybentów lub grupowy zapis danych subskrybentów.

Otwórz wskazany element, usuń lub zastąp odwołanie do pola, a następnie wróć do okna archiwizacji.

Ostrzeżenia, które nie blokują archiwizacji

Niektóre odwołania służą wyłącznie do odczytu lub wyświetlania pola. Mogą to być segmenty, warunki automatyzacji i tagi personalizacji w treści wiadomości e-mail.

Są wyświetlane jako ostrzeżenia, ponieważ archiwizacja nie zmienia automatycznie tych procesów. Przed kontynuowaniem sprawdź każde ostrzeżenie i zdecyduj, czy dane odwołanie ma pozostać, zostać zastąpione czy usunięte.

Maildroppa nie jest w stanie wykryć wszystkich zewnętrznych klientów API ani niezależnie przechowywanych żądań osadzonych formularzy. Po archiwizacji kolejne zewnętrzne próby zapisu danych w polu będą kończyć się niepowodzeniem. Zaktualizuj integracje przed archiwizacją.

Przywróć zarchiwizowane pole

Przywróć zarchiwizowane pole, gdy chcesz ponownie z niego korzystać.

1. Znajdź je w sekcji „Archived Fields”.
2. Otwórz menu z trzema kropkami.
3. Wybierz „Restore”.

Pole wróci do sekcji aktywnych pól „Subscriber Fields” z tym samym tagiem personalizacji, typem, opcjami i zapisanymi wartościami subskrybentów.

Przywrócenie może się nie powieść, jeśli konto ma już 30 aktywnych pól niestandardowych lub pięć aktywnych pól wielokrotnego wyboru. Zmiany pól są też tymczasowo niedostępne podczas importu subskrybentów.

Tabela „Archived Fields” pokazuje dwie dodatkowe wartości:

• Subscriber values — liczba zapisanych wartości subskrybentów, które obecnie korzystają z pola.
• Blocking usages — liczba znanych odwołań, które obecnie uniemożliwiają trwałe usunięcie.

Te liczby ułatwiają podjęcie decyzji, czy przywrócić pole, uporządkować odwołania do niego, czy przejść do trwałego usunięcia.

Trwale usuń zarchiwizowane pole

Trwałe usunięcie różni się od archiwizacji. Usuwa pole i wszystkie zapisane w nim wartości subskrybentów. Tej operacji nie można cofnąć.

Przed trwałym usunięciem pole musi zostać zarchiwizowane.

Aby trwale je usunąć:

1. Znajdź pole w sekcji „Archived Fields”.
2. Otwórz menu z trzema kropkami.
3. Wybierz „Permanently delete”.
4. Sprawdź liczbę wartości subskrybentów i każdą wymienioną blokadę.
5. Usuń lub zastąp wszystkie blokujące odwołania.
6. Wpisz dokładną etykietę pola („Field Label”) wyświetloną w oknie.
7. Kliknij „Permanently delete”.

Trwałe usunięcie mogą blokować formularze, automatyzacje, segmenty, mapowania importu, filtry wysyłki, tagi personalizacji w treści lub trwająca wysyłka. W odróżnieniu od archiwizacji usunięcie blokują także odwołania służące do odczytu i wyświetlania, ponieważ definicja pola przestanie być dostępna.

Po trwałym usunięciu:

• Wartości subskrybentów zapisane w polu zostają usunięte.
• Pole znika z sekcji „Archived Fields”.
• Nie można go przywrócić.
• Jego tag personalizacji pozostaje zarezerwowany i nie może zostać ponownie użyty w przyszłym polu.

Zarezerwowanie tagu personalizacji zapobiega przypadkowemu zapisywaniu danych przez stare integracje lub opóźnione żądania w nowym, niepowiązanym polu.

Jak działają tagi?

Sekcja „Tags” zawiera aktywne tagi utworzone przez klienta Maildroppa. Każdy wiersz pokazuje nazwę tagu („Tag Name”) i menu pozwalające zmienić jego nazwę lub go zarchiwizować.

Konto może mieć maksymalnie 50 aktywnych tagów utworzonych przez klienta. Zarchiwizowane tagi nie wliczają się do tego limitu, ale przywrócenie tagu oznacza jego ponowną aktywację.

Subskrybent może mieć maksymalnie 20 tagów zarządzanych przez klienta. Pamiętaj o tym przy grupowym dodawaniu kilku tagów osobom, które mają już wiele przypisań.

Utwórz tag

Aby utworzyć tag:

1. W sekcji „Tags” kliknij „Add a New Tag”.
2. Wpisz nazwę w polu „Tag Name”.
3. Kliknij „Add”.

Wybierz nazwę, która jasno wskazuje cel tagu. „Webinar 2026 — zapis” mówi więcej niż „Lista 4”.

Zmień nazwę tagu

Aby zmienić nazwę aktywnego tagu utworzonego przez klienta:

1. Otwórz menu z trzema kropkami na końcu jego wiersza.
2. Wybierz „Rename”.
3. Wpisz nową nazwę.
4. Kliknij „Change”.

Zmiana nazwy zachowuje dotychczasowe przypisania tagu do subskrybentów i jego wewnętrzną tożsamość. Sprawdź dokumentację zespołu oraz zewnętrzne procesy, które odwołują się do starej, widocznej nazwy.

Tagi systemowe

Maildroppa automatycznie tworzy tagi systemowe na potrzeby wewnętrznych procesów aplikacji. Są one wyświetlane oddzielnie od tagów utworzonych przez klienta.

Nie można zmieniać nazw tagów systemowych, ręcznie ich przypisywać, grupowo usuwać ich przypisań, archiwizować ich ani trwale usuwać. Chroni to procesy, które od nich zależą.

Zarchiwizuj tag

Po zarchiwizowaniu tagu utworzonego przez klienta:

• Tag przestaje być dostępny do nowych przypisań do subskrybentów.
• Dotychczasowe przypisania pozostają zapisane.
• Tag trafia do sekcji „Archived Tags”.
• Nie można zmienić jego nazwy, dopóki nie zostanie przywrócony.

Aby zarchiwizować tag:

1. Otwórz menu z trzema kropkami przy aktywnym tagu.
2. Wybierz „Archive”.
3. Poczekaj, aż Maildroppa sprawdzi, gdzie tag jest używany.
4. Przejrzyj blokady, ostrzeżenia i liczbę przypisań do subskrybentów.
5. Usuń każdą przyczynę blokady.
6. Wpisz ARCHIVE w polu potwierdzenia.
7. Kliknij „Archive”.

Przypisania tagu do subskrybentów są sygnalizowane jako ostrzeżenia, a nie blokady archiwizacji, ponieważ pozostają zachowane po archiwizacji.

Archiwizację mogą blokować na przykład:

• Formularz zapisu, który przypisuje tag po przesłaniu formularza.
• Automatyzacja, która dodaje tag lub korzysta z niego jako aktywnego wyzwalacza.
• Aktywny import przypisujący tag.
• Skonfigurowana akcja linku przypisująca tag.

Segmenty i inne odwołania służące wyłącznie do odczytu mogą pojawić się jako ostrzeżenia. Sprawdź je, ponieważ Maildroppa nie zmienia ich logiki po zarchiwizowaniu tagu.

Zewnętrzne klienty API i importowane pliki również mogą później próbować przypisać tag. Zaktualizuj te zewnętrzne procesy przed archiwizacją.

Przywróć lub trwale usuń zarchiwizowany tag

Przywróć tag

Aby ponownie korzystać z zarchiwizowanego tagu:

1. Znajdź go w sekcji „Archived Tags”.
2. Otwórz jego menu z trzema kropkami.
3. Wybierz „Restore”.

Tag wróci do sekcji aktywnych tagów „Tags” wraz z dotychczasowymi przypisaniami do subskrybentów. Przywrócenie nie powiedzie się, jeśli konto ma już 50 aktywnych tagów utworzonych przez klienta.

Trwale usuń tag

Trwałe usunięcie zarchiwizowanego tagu usuwa go również z zapisanych przypisań do subskrybentów. Takiego tagu nie można przywrócić.

Aby trwale go usunąć:

1. Znajdź go w sekcji „Archived Tags”.
2. Otwórz jego menu z trzema kropkami.
3. Wybierz „Permanently delete”.
4. Sprawdź liczbę przypisań i wszystkie blokady.
5. Usuń lub zastąp blokujące odwołania w formularzach, linkach, automatyzacjach, importach i segmentach.
6. Wpisz dokładną nazwę tagu („Tag Name”) wyświetloną w oknie.
7. Kliknij „Permanently delete”.

Same przypisania do subskrybentów nie blokują trwałego usunięcia — Maildroppa usuwa je razem z tagiem. Usunięcie blokują natomiast inne elementy, które nadal odwołują się do tagu, ponieważ bez niego ich konfiguracja byłaby nieprawidłowa.

Grupowo zarządzaj tagami wybranych subskrybentów

Użyj tabeli „Subscribers”, gdy osoby, których dane chcesz zaktualizować, są już widoczne na liście po filtrowaniu lub wyszukiwaniu.

Aby dodać lub usunąć tagi u wybranych subskrybentów:

1. Otwórz stronę „Subscribers”.
2. Zaznacz pole wyboru przy każdym subskrybencie, którego dane chcesz zaktualizować.
3. Otwórz „Bulk Actions”.
4. Wybierz „Add tags” lub „Remove tags”.
5. Wybierz co najmniej jeden tag utworzony przez klienta.
6. Potwierdź działanie.

Po aktualizacji Maildroppa odświeży tabelę i usunie zaznaczenia wierszy. Komunikat z wynikiem poda liczbę subskrybentów, u których wprowadzono zmiany, którzy już mieli wybrane tagi lub ich nie mieli, oraz tych, których pominięto.

Nowe tagi można przypisywać wyłącznie subskrybentom z potwierdzoną subskrypcją. Pomijane są osoby oczekujące na potwierdzenie, wypisane, zablokowane oraz te, do których wiadomości nie zostały dostarczone. Usuwanie tagów pozwala porządkować dotychczasowe przypisania niezależnie od statusu subskrybenta.

Tagi systemowe nie są wyświetlane w oknie wyboru.

Ta metoda sprawdza się przy liczbie wierszy, którą można wygodnie zaznaczyć ręcznie. W przypadku dużej listy pochodzącej z innego narzędzia, arkusza kalkulacyjnego, systemu CRM lub systemu obsługi wydarzeń użyj funkcji „Bulk Tagging per Email List”.

Grupowo zarządzaj tagami na podstawie listy adresów e-mail

Sekcja „Bulk Tagging per Email List” pozwala wkleić adresy e-mail i dodać lub usunąć wiele tagów u każdego subskrybenta pasującego do listy.

To przydatne, gdy masz listę adresów i nie chcesz ręcznie wyszukiwać ani zaznaczać każdej osoby.

Obsługiwane dane wejściowe

Pole „Email Addresses” przyjmuje proste listy adresów oraz tekst zawierający adresy e-mail.

Przykłady:

• name1@example.com
• name1@example.com, name2@example.com
• Name Two <name2@example.com>
• Tekst skopiowany z innej aplikacji, zawierający adresy e-mail

Maildroppa wyodrębnia prawidłowe adresy e-mail, ujednolica wielkość liter i usuwa duplikaty przed dopasowaniem adresów do subskrybentów. Nieprawidłowe wpisy przypominające adresy e-mail są zgłaszane osobno i nie zatrzymują przetwarzania całej listy.

W tej sekcji dostępne są tylko aktywne tagi utworzone przez klienta. Nie można tu tworzyć nowych przypisań tagów systemowych ani zarchiwizowanych.

Dodaj tagi na podstawie listy adresów e-mail

Aby dodać tagi:

1. Wybierz kartę „Add Tags”.
2. Wklej tekst źródłowy w polu „Email Addresses”.
3. Wybierz co najmniej jeden tag w „Tags”.
4. Kliknij „Preview”.
5. Sprawdź każdą kategorię w podglądzie.
6. Jeśli można zaktualizować dane co najmniej jednego subskrybenta, kliknij „Add Tags”.

Podgląd dodawania pokazuje:

• Unique Emails — prawidłowe, unikalne adresy wyodrębnione z danych wejściowych.
• Can Be Tagged — subskrybenci z potwierdzoną subskrypcją, którym brakuje co najmniej jednego z wybranych tagów.
• Already Tagged — subskrybenci z potwierdzoną subskrypcją, którzy mają już wszystkie wybrane tagi.
• Not Found — prawidłowe adresy, które nie należą do żadnego subskrybenta na koncie.
• Invalid Inputs — wpisy przypominające adresy e-mail, które nie są prawidłowymi adresami.
• Skipped — wszystkie wpisy nieprawidłowe, nieznalezione lub niekwalifikujące się ze względu na status.
• Skipped by Status — osobne liczby dla statusów „Unsubscribed” (wypisani), „Bounced” (niedostarczone wiadomości), „Blocked” (zablokowani) i „Pending” (oczekujący na potwierdzenie).

U każdej osoby w kategorii „Can Be Tagged” Maildroppa doda tylko te wybrane tagi, których obecnie brakuje. Dotychczasowe przypisania nie zostaną zduplikowane.

Usuń tagi na podstawie listy adresów e-mail

Aby usunąć tagi:

1. Wybierz kartę „Remove Tags”.
2. Wklej tekst źródłowy w polu „Email Addresses”.
3. Wybierz co najmniej jeden tag w „Tags”.
4. Kliknij „Preview”.
5. Sprawdź każdą kategorię w podglądzie.
6. Jeśli można zaktualizować dane co najmniej jednego subskrybenta, kliknij „Remove Tags”.

Podgląd usuwania pokazuje:

• Unique Emails — prawidłowe, unikalne adresy wyodrębnione z danych wejściowych.
• Existing Subscribers — adresy pasujące do rekordów subskrybentów.
• Can Be Updated — subskrybenci, którzy mają co najmniej jeden z wybranych tagów.
• Without Selected Tags — pasujący subskrybenci, którzy nie mają żadnego z wybranych tagów.
• Not Found — prawidłowe adresy, do których nie pasuje żaden subskrybent.
• Invalid Inputs — wpisy przypominające adresy e-mail, które nie są prawidłowymi adresami.
• Skipped — wpisy nieprawidłowe i nieznalezione.

U każdej osoby w kategorii „Can Be Updated” Maildroppa usunie wybrane tagi, które są faktycznie przypisane. Pozostałe tagi pozostaną bez zmian.

Usuwanie tagów przydaje się też do porządkowania przypisań u subskrybentów oczekujących na potwierdzenie, wypisanych, zablokowanych lub ze statusem niedostarczonej wiadomości. W odróżnieniu od dodawania tagów usuwanie nie wymaga potwierdzonej subskrypcji.

Dlaczego podgląd jest wymagany?

Dzięki podglądowi samo wklejenie listy nie zmienia od razu danych subskrybentów. Możesz sprawdzić wynik, zanim pojawi się możliwość wykonania końcowej akcji.

Jeśli zmienisz tryb, tekst z adresami e-mail lub wybrane tagi, Maildroppa wyczyści poprzedni podgląd. Kliknij ponownie „Preview”, aby wynik odpowiadał bieżącym danym wejściowym.

Ostateczny wynik znajdziesz w „Tagging Summary” lub „Removal Summary” — podsumowaniu dodawania lub usuwania tagów. Pokazuje ono subskrybentów, u których faktycznie wprowadzono zmiany, oraz wpisy pominięte podczas wykonywania akcji.

Zalecany sposób pracy z polami i tagami

Postępuj według tych kroków, aby zachować wiarygodność danych subskrybentów:

1. Określ biznesowy cel zbierania danych.
2. Zdecyduj, czy informację zapisać jako wartość pola, czy jako przypisanie tagu.
3. Wybierz typ pola, który najściślej ogranicza dane, a jednocześnie odpowiada potrzebom.
4. Używaj wcześniej zdefiniowanych opcji, gdy zamknięta lista poprawi jakość danych.
5. Utwórz pole lub tag przed skonfigurowaniem formularzy, importów, segmentów lub automatyzacji.
6. Przetestuj zbieranie danych na testowym subskrybencie.
7. Sprawdź, jak wartość jest wyświetlana w profilu subskrybenta i spersonalizowanej treści.
8. Udokumentuj znaczenie ważnych pól i tagów dla zespołu.
9. Gdy element przestanie być potrzebny, najpierw go zarchiwizuj.
10. Przed trwałym usunięciem sprawdź, gdzie jest jeszcze używany i jakie dane zawiera.

Unikaj tworzenia kilku pól lub tagów o niemal identycznym znaczeniu. Niewielki, przemyślany model danych jest łatwiejszy w utrzymaniu niż długa lista niejednoznacznych elementów.

Rozwiązywanie problemów

Nie mogę zmienić typu pola

Po utworzeniu pola jego typ jest niezmienny. Utwórz nowe pole o właściwym typie, przenieś lub ponownie zbierz potrzebne wartości, zaktualizuj wszystkie zależne procesy, a następnie zarchiwizuj stare pole.

Nie usuwaj trwale starego pola, dopóki nie zadbasz o wszystkie potrzebne wartości i odwołania.

Nie mogę usunąć opcji wyboru

Opcja jest nadal zapisana jako wartość u co najmniej jednego subskrybenta. Najpierw zaktualizuj lub wyczyść te wartości, a następnie ponownie edytuj pole.

Nie mogę zarchiwizować pola

Okno archiwizacji pokazuje znane zastosowania, które zapisują dane w polu i które trzeba najpierw usunąć. Sprawdź formularze zapisu, akcje automatyzacji zapisujące dane, mapowania importu oraz trwające importy subskrybentów lub grupowe operacje zapisu.

Po usunięciu odwołania zamknij i ponownie otwórz okno archiwizacji, aby Maildroppa jeszcze raz sprawdziła bieżące użycie pola.

Pole jest zarchiwizowane, ale jego wartości nadal istnieją

To prawidłowe działanie. Archiwizacja uniemożliwia nowe użycie i zapis danych, ale zachowuje dotychczasowe wartości subskrybentów. Wybierz trwałe usunięcie tylko wtedy, gdy świadomie chcesz usunąć pole i wszystkie zapisane w nim wartości.

Nie mogę trwale usunąć pola

Trwałe usunięcie wymaga bardziej rygorystycznego sprawdzenia użycia niż archiwizacja. Usuń zarówno odwołania służące do zapisu, jak i te służące do odczytu lub wyświetlania — w tym w segmentach, filtrach wysyłki, tagach personalizacji w treści i automatyzacjach. Trwająca wysyłka również może tymczasowo blokować usunięcie.

Nie mogę zarchiwizować ani trwale usunąć tagu

Sprawdź listę użycia w oknie. Do tagu mogą odwoływać się formularze, akcje linków, automatyzacje, importy i segmenty. Przypisania do subskrybentów nie blokują archiwizacji ani trwałego usunięcia, ale archiwizacja je zachowuje, a trwałe usunięcie — usuwa.

Zarchiwizowane pole lub tag nie są dostępne do nowego użycia

To prawidłowe działanie. Zarchiwizowane elementy są celowo ukryte przy nowych wyborach. Przywróć element, jeśli chcesz ponownie przypisywać tag lub zapisywać dane w polu.

Nie mogę przywrócić pola lub tagu

Limit aktywnych elementów mógł już zostać osiągnięty. Maildroppa pozwala na maksymalnie 30 aktywnych pól niestandardowych, pięć aktywnych pól wielokrotnego wyboru i 50 aktywnych tagów utworzonych przez klienta.

Zarchiwizuj nieużywany aktywny element, a następnie ponownie spróbuj przywrócić wybrane pole lub tag. Przed zmianą pól lub tagów poczekaj też na zakończenie trwającego importu subskrybentów.

Podgląd grupowego dodawania tagów pomija subskrybentów

Grupowo można dodawać nowe tagi tylko subskrybentom z potwierdzoną subskrypcją. Osoby oczekujące na potwierdzenie, wypisane, ze statusem niedostarczonej wiadomości i zablokowane są widoczne w kategorii „Skipped by Status”. Nieprawidłowe i nieznalezione adresy są wyświetlane osobno.

Nie widzę przycisku „Add Tags” lub „Remove Tags”

Najpierw wyświetl podgląd, klikając „Preview”. Końcowa akcja pojawia się tylko wtedy, gdy podgląd zawiera co najmniej jednego subskrybenta, u którego można wprowadzić zmiany.

Zmiana listy adresów e-mail, wybranych tagów lub trybu unieważnia poprzedni podgląd.

Brak tagów dostępnych do działania grupowego

Utwórz lub przywróć co najmniej jeden tag utworzony przez klienta. Tagów systemowych nie można przypisywać ręcznie, a zarchiwizowane tagi są ukryte przy nowych przypisaniach.

Niektórzy subskrybenci mieli już wybrane tagi

To prawidłowe działanie. Maildroppa nie tworzy zduplikowanych przypisań. W trybie „Add Tags” subskrybenci, którzy mają już wszystkie wybrane tagi, są uwzględniani w kategorii „Already Tagged”. Osoby, którym brakuje tylko niektórych wybranych tagów, otrzymają wyłącznie te brakujące.

Pola subskrybentów i tagi nadają strukturę danym odbiorców w Maildroppa. Dobieraj właściwe typy danych, używaj pól wielokrotnego wyboru do zaznaczania kilku wartości ze zdefiniowanej listy, a tagów — do oznaczania przynależności do grup. Przed usunięciem najpierw archiwizuj elementy, aby bezpiecznie sprawdzić wszystkie zależności.